32 HR KI-Tools im Vergleich

Personio ist HR-Software für 10 bis 10.000 Mitarbeitende mit Personalakte, Zeiterfassung, Recruiting, Payroll und KI-Assistent, dessen KI-Daten laut Personio in der EU verarbeitet und in Frankfurt gespeichert werden. Öffentlich nennt Personio nur einen Einstiegspreis ab 7,60 € pro Mitarbeitendem und Monat, das konkrete Angebot gibt es erst nach einer Demo. Bestimmte KI-Funktionen rechnet Personio über KI-Credits ab, Admins können KI-Funktionen in den Einstellungen deaktivieren.

Deutsche Cloud-Software für Personaldienstleister und Zeitarbeitsfirmen. Kombiniert ATS, Disposition, Mitarbeiterverwaltung, Equal Pay, AÜG-Compliance und Lohnabrechnung auf einer Plattform, inklusive KI-Agenten für Recruiting und ein Migrationsangebot auf zvoove One für Bestandskunden.

Planday ist eine cloudbasierte Schichtplanungssoftware für Branchen mit wechselnden Arbeitszeiten, Gastronomie, Einzelhandel und Gesundheitswesen. Arbeitgeber erstellen Schichtpläne, verwalten Abwesenheiten und tauschen Schichten, während Mitarbeiter über die App Dienstpläne einsehen. Seit 2021 Teil von Xero. Die Startseite führt inzwischen auch KI-Dienstplanung (Auto Schedule) und Anbindungen an ChatGPT und Claude.

ATOSS ist eine deutsche Workforce-Management-Plattform für Dienstplanung, Zeiterfassung und Personalbedarfsplanung. Seit 1987 entwickelt, mit Sitz in München, wird die Software laut Anbieter von rund 21.100 Unternehmen weltweit eingesetzt; eigene Branchenlösungen gibt es unter anderem für Gesundheitswesen, Produktion und Handel.

Globale ATS- und CRM-Plattform speziell für Personalvermittler und Zeitarbeitsfirmen. Stärken bei internationalem Recruiting-Volumen, KI-gestütztem Matching (Amplify AI) und der Verbindung von ATS und CRM in einem Produkt. Für den deutschen Markt wichtig: US-Unternehmen mit Datenübermittlung in die USA, Speicherort nicht genannt, Listenpreise nur für zwei Pläne.

Quinyx ist eine cloudbasierte Workforce-Management-Plattform aus Schweden für Schichtplanung, Zeiterfassung und Mitarbeiterkommunikation. Die Mobile-App ist die eigentliche Stärke, der belegbare KI-Mehrwert liegt im Demand-Forecasting (Optimize-Bereich) und im Assistenten Ava, beides setzt auf einem klassischen WFM-Kern auf.

Workday ist eine Enterprise-Cloud-Plattform für Human Capital Management und Finanzmanagement. Großkonzerne setzen Workday ein, um HR, Finance und Workforce-Planung in einem einzigen System zu vereinen, mit KI-Funktionen für Skills-Matching, Talentlücken und das Aufspüren von Ausnahmen in den Finanzdaten. Für Unternehmen unter 1.000 Mitarbeitenden ist die Plattform schlicht überdimensioniert.

rexx systems ist eine modulare HR-Suite aus Hamburg, die Personalverwaltung, Recruiting und Talent Management abdeckt. Die Software ist stark konfigurierbar, richtet sich an den Mittelstand und wird ausschließlich in Deutschland entwickelt, in Rechenzentren in Deutschland und der Schweiz betrieben und ist nach ISO 27001:2022 zertifiziert.

SAP SuccessFactors ist die cloudbasierte HR-Suite (HCM) von SAP für den gesamten Mitarbeiter-Lebenszyklus: Recruiting, Onboarding, Performance, Learning, Compensation, Payroll und Nachfolgeplanung. Die KI-Funktionen (Joule-Copilot, KI-gestütztes Recruiting, Skills-Inferenz, Successor-Matching) sind tief in alle Module eingebettet. Stark bei der Integration in die SAP-Welt und bei globaler Compliance, aber teuer, komplex und für kleinere Unternehmen überdimensioniert.

gastromatic ist eine cloudbasierte HR-Software speziell für die Gastronomie und den Einzelhandel. Dienstplanung, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung in einer deutschen Lösung, die Kundendaten laut Datenschutzerklärung auf AWS-Servern in Frankfurt am Main speichert.

Performance-Management-Plattform aus Berlin für strukturierte Mitarbeitergespräche, 360-Grad-Feedback und Zielmanagement. KI-Agenten für Auswertungen, Workflows und Review-Vorbereitung. Daten bei AWS in Frankfurt, KI-Funktionen über Unterauftragsverarbeiter auch in den USA; DPA öffentlich, ISO 27001 und SOC 2 Type II.

Greenhouse ist ein professionelles Applicant Tracking System (ATS) für strukturierte und datengetriebene Recruiting-Prozesse. Das Tool unterstützt HR-Teams bei einheitlichen Bewerbungsprozessen, der Zusammenarbeit mit Hiring Managern und der Auswertung von Recruiting-KPIs und ergänzt das ATS um native KI-Funktionen.

Deutsches ATS aus Berlin für den Mittelstand mit integrierten KI-Funktionen, seit 2022 Teil der Grupa Pracuj S.A. Verbindet Multiposting auf über 1.200 Jobbörsen mit KI-gestützter Stellenerstellung, KI Screening Assistant im Bewerbermanagement und KI-gestützter Kommunikation, gehostet in Rechenzentren in Deutschland und nach ISO 27001 zertifiziert.

Modulare Unternehmenssoftware aus Paderborn mit Schwerpunkt Sicherheitsdienste, Nachfolger des Securo-Planer. Securo Hub verbindet Dienstplanung mit Zeiterfassung, Personalakte, Wächterkontrolle, digitalem Wachbuch, Bewacherregister, Lohnvorbereitung und Rechnungen. Die Gratis-Stufe gilt bis 10 aktive Mitarbeiter und ohne Wachbuch, Wächterkontrolle und Pro-Stufen, sonst zahlt man einen Satz je Mitarbeiter. Der KI-Assistent Securo AI schlägt Schichten, Stammdaten, Angebote und Rechnungen vor, die man bestätigt; die KI-Funktionen laufen überwiegend in den USA. Anbieter ist das Einzelunternehmen Dennis Bialik (Marke Securo Net).

shyftplan ist eine KI-gestützte Schichtplanungssoftware der shyftplan GmbH aus Berlin für Produktionsbetriebe und Schichtmodelle mit Qualifikationsanforderungen. Der Anbieter beschreibt eine Planung nach über 20 Kriterien, darunter Bedarf, vertragliche Verfügbarkeit, Planungsvorschriften, Präferenzen und Fairness. Laut Anbieter liegen die Daten in einem Rechenzentrum in Deutschland, und er nennt sich nach ISO 27001 und SOC 2 Type II zertifiziert. Als zertifizierter SAP-Partner bindet shyftplan SuccessFactors, HCM und APO an. Kundenlogos auf der Website: unter anderem Siemens Energy, Bosch, ZF, Mercedes, Miele, Krones, Hilton und McDonald's.

Deputy ist eine cloudbasierte Workforce-Management-Plattform für Schichtplanung, Zeiterfassung und Mitarbeiterkommunikation. Besonders beliebt in Gastronomie, Einzelhandel und Gesundheitswesen, primär in Australien, Nordamerika und UK. Für den DACH-Markt gibt es lokale Alternativen.

Plattform für „Agentic HR“: KI-Agenten für Karriereberatung, interne Mobilität, Skills-Analyse und Workforce Planning auf Basis eines unternehmensspezifischen Knowledge Graph (Loomra). Richtet sich an Großunternehmen und lässt sich in HR-Systeme wie SAP SuccessFactors, Workday und Oracle HCM einbinden.

People-Analytics-Plattform mit eingebauten Vorhersagemodellen für Fluktuation, Beförderung und interne Mobilität. Ergänzt um Vee, einen generativen KI-Agenten, der HR-Daten in natürlicher Sprache abfragt und Insights direkt in Teams, Slack und Microsoft Copilot liefert. Für mittelgroße und große Unternehmen; Rechenzentren in Kanada, Deutschland, Singapur oder den USA, ein DPA mit Standardvertragsklauseln bietet Visier laut eigener Seite jedem Kunden, der es braucht.

Deutsches Spesenmanagement-Tool speziell für den DACH-Markt. Laut Anbieter GoBD-konform und nach IDW PS 880 zertifiziert, laut Startseite „Made & hosted in Germany“. KI-gestützte Belegerfassung per OCR, automatische Duplikat- und Policy-Prüfung. Besonders geeignet für Unternehmen mit strengen Compliance-Anforderungen und DATEV-Integration.

Europäisch ausgerichtete Echtzeit-Vergütungsdatenbank, spezialisiert auf Tech-, Start-up- und Wachstumsunternehmen. Aggregiert anonymisierte Daten aus 1.700+ Unternehmen, 50+ Regionen und über 300 Rollen (Angaben der Startseite, Stand Juni 2026, am 7. November 2026 nicht abrufbar). Besonderer Fokus auf europäische Märkte. HRIS-Integration synchronisiert die eigenen Vergütungsdaten laut Hilfecenter automatisch („Real-time updates“), 30+ angebundene Systeme nannte die Preisseite im Juni 2026. Anbieter ist Ravio Technologies Ltd. aus Großbritannien.

Führende europäische Plattform für interne Mitarbeiterkommunikation. Kombiniert Mitarbeiter-App, Intranet, Mitarbeiter-E-Mail und Digital Signage mit zielgruppengenauem Content-Targeting, relevante Inhalte für Schichtarbeit, Vertrieb oder einzelne Standorte statt Gießkanne. KI-Funktionen (Companion-Editor für Texte, Navigator-Assistent, On-Air-Audiobriefings, automatische Übersetzung) sind integriert; gehostet wahlweise in Frankfurt.

TechWolf extrahiert Skill-Daten automatisch aus bestehenden HR-Systemen (Workday, SAP SuccessFactors, LMS) und baut daraus eine kontinuierlich aktualisierte Skills-Intelligence-Schicht. Statt eines neuen Tools setzt TechWolf auf Einbettung in vorhandene Systeme, Skill-Lücken werden direkt in Workday oder SuccessFactors sichtbar, ohne dass Mitarbeitende ein weiteres System bedienen müssen. Seit 2025 ergänzt um „Work Intelligence“, das auf Aufgabenebene analysiert, wo KI Tätigkeiten automatisieren oder ergänzen kann.

KI-API für semantisches Lebenslauf-Parsing und Kandidaten-Job-Matching. Laut Anbieter in über 100 ATS- und HR-Systeme integriert. Besonders stark bei mehrsprachigem Parsing, Skill-Taxonomien und der Standardisierung unstrukturierter Kandidatendaten für automatisiertes Matching.

Timebutler ist eine deutsche SaaS-Lösung für rechtssichere Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung. Die Software unterstützt die Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes und des BAG-Urteils zur Arbeitszeiterfassung (2022), ist DSGVO-konform und wird in einem Rechenzentrum bei Frankfurt am Main betrieben. Funktionsumfang: Zeiterfassung, Urlaubsplaner, Überstunden, digitale Personalakte, Schichtplanung, Stempeluhr-Terminal, Berichte und eine kostenlose App für iOS und Android. Kein KI-Tool, sondern klassische Compliance-Software.

compleet ist eine deutsche HR- und Workforce-Plattform aus München mit fünf Modulen: VMS für Personaldienstleister-Steuerung (compleet vendor), Bewerbermanagement (compleet recruiting), Dienstplanung und Zeiterfassung (compleet workforce), Mitarbeiterportal (mycompleet) sowie eine Speziallösung für Personaldienstleister (compleet PDL). KI-Funktionen wie KI-basiertes Kandidaten-Matching und KI-Recruiterin (automatisches Pre-Screening) sind in das Recruiting-Modul integriert. Entstanden 2022 aus der Fusion mehrerer deutscher HR-Tech-Anbieter, betreut Kunden wie Hays, Nagel, Geodis und I.K. Hofmann.

Cloud-Plattform für automatisierte Dokumentengenerierung aus Templates und Datenquellen. Erstellt personalisierte PDFs, DOCX-, HTML- oder PPTX-Dokumente per API, Formular oder Automatisierungstool wie Make, Zapier und Airtable. Template-Engine mit bedingter Logik, auf den Anbieterseiten ist keine Textgenerierung per KI beschrieben, aber starker Workflow-Baustein für HR-, Vertriebs- und Onboarding-Prozesse.

HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen aus Barcelona, stark im DACH-Markt vertreten. Deckt Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, digitale Personalakten, Lohnvorbereitung und Qualifikationsmanagement ab. Seit 2024/25 mit eingebautem KI-Assistenten (Factorial One), KI-Recruiting und KI-gestützten Auswertungen erweitert. Günstiger Einstiegspreis und Self-Service-Zugang ohne langen Onboarding-Prozess machen Factorial zur Alternative für KMU, die Personio zu komplex oder zu teuer finden.

Das Karriereportal des öffentlichen Dienstes für Behörden, Kommunen, Länder und Bundesbehörden: Die DVZ M-V nennt über 90.000 Jobs jährlich, Wikipedia bezeichnet Interamt als größte Stellenbörse für den öffentlichen Dienst in Deutschland. Betrieben von der DVZ M-V GmbH, einer 100-prozentigen Gesellschaft des Landes Mecklenburg-Vorpommern. Die archivierten Betreiberseiten nennen keine KI-Funktion, Interamt ist aber der naheliegende Veröffentlichungskanal, sobald du eine Stellenanzeige mit KI getextet hast.

KI-Bewerberchatbot 'Olivia' für Hochvolumen-Recruiting. Führt strukturierte Erstgespräche per SMS/Chat/WhatsApp, koordiniert Termine und übergibt qualifizierte Profile ans ATS. US-Marktführer bei High-Volume-Einstellungen (McDonald's, Chipotle, GM); DACH-Einsatz möglich, aber Enterprise-Pricing, US-Hosting und ein gravierender Datenvorfall 2025 sind erhebliche Hürden.

Payscale ist einer der weltweit größten Anbieter von Gehalts- und Vergütungsdaten (Anbieterangaben: über 250 Milliarden Datenpunkte, 15.400 Job-Titel, mehr als 16.000 Kunden). Das Portfolio umfasst mehrere Comp-Produkte, unter anderem Payfactors, Marketpay und Insight Lab, die zunehmend unter der neueren Plattform Payscale Ascent gebündelt werden, ergänzt um KI-gestütztes Job-Matching und ein Pay-Equity-Modul. Payscale positioniert sich als Comp-Engine für mittelgroße und große Unternehmen, primär im englischsprachigen Markt, mit begrenzter Datentiefe in der DACH-Region.

Spezialisierte Branchensoftware für Zeitarbeit und Arbeitnehmerüberlassung, lokal oder optional im Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Personal-DIALOG überwacht Überlassungshöchstdauer, Equal Pay und Branchenzuschläge und warnt bei erreichten oder überschrittenen Fristen. Lebenslauf-Parsing in Bewerber-Online als Zusatzfunktion, KI-Matching im optional buchbaren KI-Paket. Deutsches Unternehmen aus Schkeuditz (Sachsen), seit über 30 Jahren am Markt.

Deutsches Lernmanagement- und Compliance-System für den Mittelstand: automatisiertes Tracking von Schulungspflichten, Zertifikats-Ablaufdaten und Nachweisdokumentation, audit-sicher und schnell einsatzbereit. Berliner Anbieter mit EU-Datenhaltung und fertig produzierten Compliance-Kursen. Eine KI-Kursgenerierung erstellt Kursstruktur, Lektionstexte und Quizfragen aus Beschreibungen und eigenen Dokumenten.