32 HR KI-Tools im Vergleich

Führende HR-Software für KMU im DACH-Raum. Vereint Personalverwaltung, Recruiting, Onboarding, Zeiterfassung und vorbereitende Lohnbuchhaltung auf einer Plattform, mit direkter DATEV-Integration und Fokus auf deutsches Arbeitsrecht. KI-Funktionen sind ein ergänzender Baustein, nicht der Kern des Produkts.

Führende deutsche Cloud-Software für Personaldienstleister und Zeitarbeitsfirmen. Kombiniert ATS, Disposition, Mitarbeiterverwaltung, Equal Pay, AÜG-Compliance und Lohnabrechnung auf einer Plattform, inklusive KI-Agenten für Recruiting und ein bewährtes Migrationsprogramm für LANDWEHR-L1-Kunden.

Planday ist eine cloudbasierte Schichtplanungssoftware für Branchen mit wechselnden Arbeitszeiten, Gastronomie, Einzelhandel, Gesundheitswesen und Produktion. Arbeitgeber erstellen Schichtpläne, verwalten Abwesenheiten und tauschen Schichten, während Mitarbeiter über die App in Echtzeit informiert werden. Teil von Xero, dem neuseeländischen Buchhaltungssoftware-Konzern.

ATOSS ist die führende deutsche Workforce-Management-Plattform für Dienstplanung, Zeiterfassung und Personalbedarfsplanung. Seit 1987 in München entwickelt, wird die Software von über 21.100 Unternehmen weltweit eingesetzt, besonders stark in Pflege, Gesundheitswesen, Produktion und Einzelhandel.

Globale ATS- und CRM-Plattform speziell für Personalvermittler und Zeitarbeitsfirmen. Stärken bei internationalem Recruiting-Volumen, KI-gestütztem Matching (Amplify AI) und tiefer CRM-Integration. Für den deutschen Markt wichtig: US-Datenhosting und englische Hauptsprache.

Quinyx ist eine cloudbasierte Workforce-Management-Plattform aus Schweden für Schichtplanung, Zeiterfassung und Mitarbeiterkommunikation. Die Mobile-App ist die wahre Stärke, KI-Forecasting und der Vivian-Assistent sind zusätzliche Schichten auf einem klassischen WFM-Kern, aber ein echtes Differenzierungsmerkmal gegenüber älteren Wettbewerbern.

Workday ist die führende Enterprise-Cloud-Plattform für Human Capital Management und Finanzmanagement. Großkonzerne setzen Workday ein, um HR, Finance und Workforce-Planung in einem einzigen System zu vereinen, mit KI-Features, die Fluktuation vorhersagen, Talentlücken identifizieren und Finanzanomalien aufdecken. Für Unternehmen unter 1.000 Mitarbeitenden ist die Plattform schlicht überdimensioniert.

rexx systems ist eine modulare HR-Suite aus Hamburg, die Personalverwaltung, Recruiting und Talent Management abdeckt. Die Software ist stark konfigurierbar, richtet sich an den Mittelstand und wird ausschließlich in Deutschland entwickelt, mit EU-Datenhaltung und ISO-27001-Zertifizierung.

gastromatic ist eine cloudbasierte HR-Software speziell für die Gastronomie und den Einzelhandel. Dienstplanung, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung in einer deutschen Lösung mit DSGVO-konformer Datenhaltung in Frankfurt.

Deutsches Performance-Management-Tool (Berlin) für strukturierte Mitarbeitergespräche, kontinuierliches Feedback und Zielmanagement. KI-gestützte Zusammenfassungen und Review-Vorbereitungen. EU-Datenhosting (AWS EEA), DSGVO-konform, mit AVV.

SAP SuccessFactors ist die cloudbasierte HR-Suite (HCM) von SAP für den gesamten Mitarbeiter-Lebenszyklus: Recruiting, Onboarding, Performance, Learning, Compensation, Payroll und Nachfolgeplanung. Die KI-Funktionen (Joule-Copilot, KI-gestütztes Recruiting, Skills-Inferenz, Successor-Matching) sind tief in alle Module eingebettet. Stark bei der Integration in die SAP-Welt und bei globaler Compliance, aber teuer, komplex und für kleinere Unternehmen überdimensioniert.

Greenhouse ist ein professionelles Applicant Tracking System (ATS) für strukturierte und datengetriebene Recruiting-Prozesse. Das Tool unterstützt HR-Teams bei der Gestaltung einheitlicher Bewerbungsprozesse, der Zusammenarbeit mit Hiring Managern und der Auswertung von Recruiting-KPIs.

Deutsches ATS aus Berlin für den Mittelstand mit integrierten KI-Funktionen. Verbindet Multiposting auf 1.200+ Jobbörsen mit KI-gestützter Stellenerstellung, KI-Match-Funktion im Bewerbermanagement und automatisierter Kommunikation, gehostet in Deutschland und ISO-27001-zertifiziert.

Spezialisierte Dienstplanungssoftware für Sicherheitsdienste, Wach- und Werkschutz aus Paderborn. KI-Chatbot mit Planungs- und IHK-Sachkunde-Hilfe, intelligente E-Mail-Analyse (SAnalyzer), digitales Wachbuch, WKS-Streifenmodul und Bewacherregister-Anbindung in einem DSGVO-konformen System. Anbieter ist das Einzelunternehmen Dennis Bialik (Marke Securo-Net).

shyftplan ist eine KI-gestützte Schichtplanungssoftware aus Berlin, spezialisiert auf Produktionsbetriebe und Schichtmodelle mit komplexen Qualifikationsanforderungen. Der Algorithmus berücksichtigt Qualifikationen, Verfügbarkeiten, Rotationsmuster und Rechtsvorschriften simultan und schlägt regelkonforme Pläne vor. Hosting in Deutschland, ISO 27001 und SOC 2 zertifiziert, native SAP-SuccessFactors-Integration. Prominente Referenzkunden: Siemens Energy, Bosch, ZF, Mercedes, Miele, Krones, Hilton, McDonald's.

Deputy ist eine cloudbasierte Workforce-Management-Plattform für Schichtplanung, Zeiterfassung und Mitarbeiterkommunikation. Besonders beliebt in Gastronomie, Einzelhandel und Gesundheitswesen, primär in Australien, Nordamerika und UK. Für den DACH-Markt gibt es lokale Alternativen.

KI-gestützte Workforce-Intelligence-Plattform für große Unternehmen. Analysiert vorhandene Skills der Belegschaft, identifiziert Lücken zu zukünftigen Rollen und schlägt interne Mobilität sowie Lernpfade vor, auf Basis einer maschinenlesbaren Skills-Ontologie.

Deutsches Spesenmanagement-Tool speziell für den DACH-Markt. GoBD-konform, deutschsprachiger Support, Server in Frankfurt am Main. KI-gestützte Belegerfassung per OCR, automatische Duplikat- und Policy-Prüfung. Besonders geeignet für Unternehmen mit strengen Compliance-Anforderungen und DATEV-Integration.

Europäisch ausgerichtete Echtzeit-Vergütungsdatenbank, spezialisiert auf Tech-, Start-up- und Wachstumsunternehmen. Aggregiert anonymisierte Daten aus 1.700+ Unternehmen, 50+ Regionen und über 300 Rollen. Besonderer Fokus auf europäische Märkte, deutlich bessere Datentiefe für DACH und UK als US-amerikanische Anbieter wie PayScale oder Mercer. HRIS-Integration mit 30+ Systemen synchronisiert die eigenen Vergütungsdaten automatisch, sodass Benchmarks immer aktuell sind. Anbieter ist Ravio Technologies Ltd. aus Großbritannien.

Führende europäische Plattform für interne Mitarbeiterkommunikation. Kombiniert Mitarbeiter-App, Intranet, Mitarbeiter-E-Mail und Digital Signage mit zielgruppengenauem Content-Targeting, relevante Inhalte für Schichtarbeit, Vertrieb oder einzelne Standorte statt Gießkanne. KI-Funktionen (Companion-Editor für Texte, Navigator-Assistent, On-Air-Audiobriefings, automatische Übersetzung) sind integriert; gehostet wahlweise in Frankfurt.

TechWolf extrahiert Skill-Daten automatisch aus bestehenden HR-Systemen (Workday, SAP SuccessFactors, LMS) und baut daraus eine kontinuierlich aktualisierte Skills-Intelligence-Schicht. Statt eines neuen Tools setzt TechWolf auf Einbettung in vorhandene Systeme, Skill-Lücken werden direkt in Workday oder SuccessFactors sichtbar, ohne dass Mitarbeitende ein weiteres System bedienen müssen. Seit 2025 ergänzt um „Work Intelligence“, das auf Aufgabenebene analysiert, wo KI Tätigkeiten automatisieren oder ergänzen kann.

KI-API für semantisches Lebenslauf-Parsing und Kandidaten-Job-Matching. Integriert in über 100 ATS- und HR-Systeme. Besonders stark bei mehrsprachigem Parsing, Skill-Taxonomien und der Standardisierung unstrukturierter Kandidatendaten für automatisiertes Matching.

Timebutler ist eine deutsche SaaS-Lösung für rechtssichere Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung. Die Software unterstützt die Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes und des BAG-Urteils zur Arbeitszeiterfassung (2022), ist DSGVO-konform und wird in einem Rechenzentrum nahe Frankfurt am Main betrieben. Funktionsumfang: Zeiterfassung, Urlaubsplaner, Überstunden, digitale Personalakte, Schichtplanung, Stempeluhr-Terminal und Berichte. Kein KI-Tool, sondern klassische Compliance-Software.

compleet ist eine deutsche HR- und Workforce-Plattform aus München mit fünf Modulen: VMS für Personaldienstleister-Steuerung (compleet vendor), Bewerbermanagement (compleet recruiting), Dienstplanung und Zeiterfassung (compleet workforce), Mitarbeiterportal (mycompleet) sowie eine Speziallösung für Personaldienstleister (compleet PDL). KI-Funktionen wie KI-basiertes Kandidaten-Matching und KI-Recruiterin (automatisches Pre-Screening) sind in das Recruiting-Modul integriert. Entstanden 2022 aus der Fusion mehrerer deutscher HR-Tech-Anbieter, betreut Kunden wie Hays, Nagel, Geodis und I.K. Hofmann.

Cloud-Plattform für automatisierte Dokumentengenerierung aus Templates und Datenquellen. Erstellt personalisierte PDFs, DOCX-, HTML- oder PPTX-Dokumente per API, Formular oder Automatisierungstool wie Make, Zapier und Airtable. Reine Template-Engine mit bedingter Logik, kein generatives LLM, aber starker Workflow-Baustein für HR-, Vertriebs- und Onboarding-Prozesse.

HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen aus Barcelona, stark im DACH-Markt vertreten. Deckt Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, digitale Personalakten, Lohnvorbereitung und Qualifikationsmanagement ab. Seit 2024/25 mit eingebautem KI-Assistenten (Factorial One), KI-Recruiting und KI-gestützten Auswertungen erweitert. Günstiger Einstiegspreis und Self-Service-Zugang ohne langen Onboarding-Prozess machen Factorial zur Alternative für KMU, die Personio zu komplex oder zu teuer finden.

Das Karriereportal des öffentlichen Dienstes, mit rund 60.000 Stellenangeboten jährlich die größte deutschsprachige Jobbörse für Behörden, Kommunen, Länder und Bundesbehörden. Betrieben von der DVZ M-V GmbH, einem 100-prozentigen Landesunternehmen aus Mecklenburg-Vorpommern. Kein eigenes KI-Werkzeug, aber der naheliegende Veröffentlichungskanal, sobald du eine Stellenanzeige mit KI getextet hast.

KI-Bewerberchatbot 'Olivia' für Hochvolumen-Recruiting. Führt strukturierte Erstgespräche per SMS/Chat/WhatsApp, koordiniert Termine und übergibt qualifizierte Profile ans ATS. US-Marktführer bei High-Volume-Einstellungen (McDonald's, Chipotle, GM); DACH-Einsatz möglich, aber Enterprise-Pricing, US-Hosting und ein gravierender Datenvorfall 2025 sind erhebliche Hürden.

Payscale ist einer der weltweit größten Anbieter von Gehalts- und Vergütungsdaten. Das Portfolio umfasst drei Hauptprodukte: Payfactors (Job-Pricing und Survey-Management), Marketpay (Enterprise-Benchmarking mit Echtzeit-Daten) und Paycycle (Gehaltsrunden-Management). Mit über 250 Milliarden Datenpunkten und KI-gestütztem Job-Matching positioniert sich Payscale als Comp-Engine für mittelgroße und große Unternehmen, primär im englischsprachigen Markt, mit begrenzter Datentiefe in der DACH-Region.

Spezialisierte On-Premise- und Cloud-Software für Zeitarbeit und Arbeitnehmerüberlassung. Personal-DIALOG berechnet AÜG-Fristen automatisch, Überlassungshöchstdauer, Equal Pay und Branchenzuschläge, und warnt bei drohenden Grenzüberschreitungen. CV-Parsing und Matching in der Bewerber-Online-Komponente vorhanden. Deutsches Unternehmen aus Schkeuditz (Sachsen), gegründet 1997.

Führende People-Analytics-Plattform mit eingebauten Vorhersagemodellen für Fluktuation, Beförderung und interne Mobilität. Seit 2024 ergänzt um Vee, einen generativen KI-Agenten, der HR-Daten in natürlicher Sprache abfragt und Insights direkt in Teams, Slack und Microsoft Copilot liefert. Für mittelgroße und große Unternehmen, Datenhosting in den USA, deutschsprachiger Support und Oberfläche fehlen, AVV nach europäischem Standard nur über Enterprise-Vereinbarung.

Deutsches Lernmanagement- und Compliance-System für den Mittelstand: automatisiertes Tracking von Schulungspflichten, Zertifikats-Ablaufdaten und Nachweisdokumentation, audit-sicher und schnell einsatzbereit. Berliner Anbieter mit EU-Datenhaltung und vorkonfigurierten deutschsprachigen Compliance-Kursen. Eine KI-Kursgenerierung erstellt Kursstruktur, Lektionstexte und Quizfragen aus Beschreibungen und eigenen Dokumenten.