gastromatic

Kurzfazit

gastromatic ist die erste Adresse, wenn du als Gastronom oder Einzelhändler in Deutschland deine Dienstplanung digitalisieren willst. Die Software ist von Anfang an für die spezifischen Anforderungen der Branche gebaut — geteilte Schichten, Springer-Verwaltung, saisonale Schwankungen — und nicht ein generisches HR-Tool, das sich nachträglich zurechtbiegen lässt. Die KI-gestützte automatische Dienstplanung und die DATEV-Integration sparen spürbar Zeit. Schwäche: Wer alle Preise vorab sehen will, wird bei Professional und Enterprise auf “Anfrage” vertröstet.

Für wen ist gastromatic?

Restaurantbetreiber und Gastronomen: gastromatic ist explizit für diese Branche gebaut. Geteilte Dienste (Split-Shifts), verschiedene Schichtsysteme und saisonale Lastspitzen sind Standard-Konfigurationen, keine Workarounds. Betriebe mit 10–60 Mitarbeitenden profitieren am meisten vom Preis-Leistungs-Verhältnis.

Einzelhändler mit Schichtbetrieb: Auch außerhalb der Gastronomie eignet sich gastromatic für Betriebe, die Schichtsysteme, Teilzeitkräfte und Minijobber verwalten. Die Kombination aus Zeiterfassung und Lohnvorbereitung schließt den kompletten operativen HR-Kreislauf.

DATEV-Nutzer: Wer seinen Steuerberater mit DATEV-Exporten versorgt, gewinnt durch gastromatic echte Zeitersparnis bei der monatlichen Lohnvorbereitung — der Export passiert automatisiert, ohne manuelle Übertragung.

Betriebe mit hoher Mitarbeiterfluktuation: Gastgewerbe und Einzelhandel kennen das Problem: häufige Personalwechsel, viele Aushilfen, komplizierte Urlaubsplanung. Die digitale Personalakte und die Mitarbeiter-App reduzieren den Verwaltungsaufwand für Führungskräfte erheblich.

Weniger geeignet für: Kleinstbetriebe unter 5 Mitarbeitenden (zu teuer für den Nutzen), internationale Ketten (DACH-Fokus), und alle, die eine vollständige HR-Suite mit Recruiting, Onboarding und Weiterbildung suchen. gastromatic ist operative Personalplanung, kein People-Management-System.

Preise im Detail

Plan	Preis	Was du bekommst
Starter	ab 6,95 EUR/Mitarbeiter/Monat	Dienstplanung, stationäre Zeiterfassung per Tablet, Mitarbeiter-App, digitale Personalakte, Dokumenten-Upload
Professional	Auf Anfrage	Alle Starter-Funktionen + KPIs im Dienstplan, mobile Zeiterfassung, anpassbare Zeitregeln, individuelle Zugriffsrechte, elektronische Krankmeldungen (eAU), Lohnschnittstellen
Enterprise	Auf Anfrage	Individuelle Professional-Konfiguration für Großbetriebe und Filialketten, dedizierter Support, Sonderanforderungen
Add-ons	Auf Anfrage	Lohnverarbeitung, Dokumentenerstellung mit E-Signatur, API/HR-Integrationen, automatische Dienstplanung

Einordnung: Der Starterpreis von 6,95 EUR pro Mitarbeiter ist bei 10 Mitarbeitenden 69,50 EUR/Monat — überschaubar für einen gastronomischen Betrieb, wenn man die gesparte Planungszeit einrechnet. Für Professional und Enterprise lohnt eine direkte Anfrage: Betriebe mit über 20 Mitarbeitenden und Bedarf an mobiler Zeiterfassung oder DATEV-Schnittstelle werden typischerweise zu Professional tendieren. Die fehlende öffentliche Preisübersicht ist ein Kritikpunkt, aber keine Ausnahme im deutschen HR-Software-Markt.

Stärken im Detail

Branchenspezifisch statt generisch. gastromatic wurde nicht als allgemeine HR-Software gebaut und dann auf Gastronomie angepasst. Die Software kennt Split-Shifts (Mittagsservice und Abendservice als ein geteilter Dienst), Springer-Verwaltung für flexible Mitarbeitende und Saisonplanung für Ferienbetriebe. Das klingt nach Details — in der Praxis spart es täglich Arbeit, weil du keine Workarounds brauchst.

KI-gestützte automatische Dienstplanung. Der Algorithmus berechnet auf Basis von Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Arbeitszeitvorgaben und gesetzlichen Regelungen (Mindestpause, maximale Wochenarbeitszeit) den optimalen Dienstplan. Du prüfst und veröffentlichst, statt von Null zu planen. Das ist besonders bei wechselnden Teilzeit- und Minijobbern ein erheblicher Zeitgewinn.

Mitarbeiter-App reduziert Kommunikationschaos. Schichtpläne per WhatsApp verteilen ist Standard in der Gastronomie — und ein ständiges Chaos. Die gastromatic-App gibt Mitarbeitenden direkten Zugriff auf ihren Plan, ermöglicht Tausch-Anfragen, die automatisch vom System geprüft werden, und digitalisiert Urlaubsanträge. Führungskräfte genehmigen per App, nicht per Anruf.

DSGVO-konforme Datenhaltung in Deutschland. Alle Daten liegen auf AWS-Servern in Frankfurt am Main. Für Betriebe in Deutschland ist das ein wichtiges Argument — keine Daten bei US-Hyperscalern ohne europäischen Serverstandort, volle DSGVO-Compliance, AVV verfügbar.

DATEV-Integration schließt den Buchhaltungskreislauf. gastromatic exportiert die Lohnvorbereitungsdaten in einem DATEV-kompatiblen Format. Wer mit einem Steuerberater auf DATEV-Basis arbeitet, spart sich die monatliche manuelle Datenübertragung — ein echter Zeitgewinn von mehreren Stunden pro Monat.

Schwächen ehrlich betrachtet

Preistransparenz fehlt ab Professional. Nur das Starter-Paket hat einen öffentlichen Preis. Für Professional und Enterprise muss man eine Anfrage stellen und ein Verkaufsgespräch führen. Das ist verbreitet im deutschen B2B-Software-Markt, trotzdem unbefriedigend — ein Budgetrahmen für die Planungsphase wäre hilfreich.

Keine vollständige HR-Suite. gastromatic ist operative Personalplanung, kein People-Management-System. Recruiting, Onboarding, Weiterbildungsmanagement, Leistungsbeurteilungen — das alles fehlt. Wer diese Funktionen braucht, benötigt eine Ergänzungslösung wie Personio. Für viele Gastronomiebetriebe ist das kein Problem, da der Fokus auf Schichtbetrieb liegt.

Für sehr kleine Betriebe wirtschaftlich fraglich. Selbst 6,95 EUR pro Mitarbeiter summiert sich bei 3–4 Mitarbeitenden schnell auf 20–30 EUR/Monat — für eine Funktion, die man auch mit einem einfachen App wie Shiftbase oder Sling günstiger bekäme. Der echte Wert von gastromatic entfaltet sich erst ab etwa 8–10 Mitarbeitenden.

Internationaler Einsatz eingeschränkt. gastromatic ist auf den DACH-Raum ausgerichtet — deutsche Arbeitszeitgesetze, deutsches Steuerrecht (DATEV), deutschen Support. Für Betriebe mit Standorten außerhalb Deutschlands oder Österreichs ist die Software nicht die erste Wahl.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Eine vollständige HR-Suite mit Recruiting brauchst	Personio
Internationale Standorte außerhalb DACH managen willst	Deputy
Eine günstigere Lösung für sehr kleine Betriebe suchst	Shiftbase oder Sling (noch kein eigenes Tool)
Fokus auf Personalkosten-Controlling und Budgetplanung brauchst	Planday

gastromatic ist die beste Wahl für mittelständische Gastronomiebetriebe in Deutschland, die operative Dienstplanung und Zeiterfassung digitalisieren wollen. Für komplexere HR-Anforderungen oder internationale Betriebe gibt es bessere Alternativen.

So steigst du ein

Schritt 1: Starte eine kostenlose Testphase auf gastromatic.com — lege deine Mitarbeitenden an, erfasse Verfügbarkeiten und erstelle deinen ersten Dienstplan per Drag-and-Drop. Kein Kreditkarteneintrag nötig, der Trial läuft zeitlich begrenzt und mit vollem Funktionsumfang.

Schritt 2: Aktiviere die Mitarbeiter-App und lade dein Team ein. Erkläre beim ersten Teammeeting, wie Schichteinsicht, Tausch-Anfragen und Urlaubsanträge funktionieren — die App ist intuitiv und braucht keine Schulung. Das reduziert WhatsApp-Rückfragen innerhalb der ersten Woche spürbar.

Schritt 3: Richte die DATEV-Schnittstelle ein (ab Professional) und sprich mit deinem Steuerberater über das Export-Format. Einmal konfiguriert, exportierst du die Lohnvorbereitungsdaten jeden Monat per Klick — kein manuelles Übertragen mehr.

Ein konkretes Beispiel

Ein Restaurant in München mit 18 Mitarbeitenden — Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte und Aushilfen gemischt — hat die Dienstplanung komplett auf gastromatic umgestellt. Die Geschäftsführerin verbrachte früher sonntags zwei Stunden mit Excel-Tabellen und WhatsApp-Anfragen zu Verfügbarkeiten. Mit gastromatic erstellt der KI-Algorithmus einen Rohplan in etwa 10 Minuten, den sie noch kurz anpasst und dann mit einem Klick veröffentlicht. Das Team sieht die Schichten sofort in der App und kann Tausch-Anfragen direkt stellen — ohne Anruf bei der Chefin. Die Lohnvorbereitung exportiert gastromatic monatlich automatisch in das DATEV-Format. Ergebnis: etwa 4 Stunden weniger Verwaltungsarbeit pro Monat, weniger Konflikte wegen Planfehlern, und das Team kommuniziert über die App statt über private WhatsApp-Gruppen.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: AWS Frankfurt am Main (Deutschland) — keine Daten außerhalb der EU
• Datenschutzbeauftragter: Externer DSB (NOTOS Xperts GmbH) benannt
• Datennutzung: Kundendaten werden nicht zu Werbezwecken oder für KI-Training genutzt
• AVV: Auftragsverarbeitungsvertrag wird abgeschlossen — für Betriebe mit Beschäftigtendaten verpflichtend
• Kontoschließung: Datenlöschung auf Anfrage nach Vertragsende gemäß DSGVO-Vorgaben
• Empfehlung für Unternehmen: gastromatic ist für deutsche Betriebe DSGVO-konform einsetzbar. Für Betriebe in der kritischen Infrastruktur oder mit besonderen Datenschutzanforderungen empfiehlt sich eine Datenschutz-Folgenabschätzung vor dem Roll-out.

Gut kombiniert mit

• Personio — HR-Kernprozesse wie Verträge, Onboarding und Stammdatenverwaltung in Personio, operative Schichtplanung und Zeiterfassung in gastromatic
• Lexoffice — Lohnvorbereitung aus gastromatic, Buchhaltung und Rechnungsstellung in Lexoffice für kleine Betriebe ohne DATEV-Steuerberater
• Planday — wer beim Testen beider Lösungen bleibt, kann Planday als stärker auf Personalkosten-Controlling fokussierte Alternative prüfen

Unser Testurteil

gastromatic verdient 4 von 5 Sternen. Die Spezialisierung auf die Gastronomiebranche ist ein echter Wettbewerbsvorteil — das Tool löst genau die Probleme, die Restaurantbetreiber täglich haben, ohne unnötige Komplexität. Die DSGVO-konforme Datenhaltung in Deutschland und die DATEV-Integration sind für deutsche KMU wichtige Pluspunkte. Den fünften Stern kostet die fehlende Preistransparenz bei Professional und Enterprise sowie der begrenzte Funktionsumfang außerhalb der operativen Planung. Für Gastronomiebetriebe mit 8–60 Mitarbeitenden in Deutschland ist gastromatic die erste Empfehlung im Segment.

Was wir bemerkt haben

• Keine wesentlichen Änderungen bekannt.