softgarden

Kurzfazit

softgarden ist ein deutsches Bewerbermanagement-System für Unternehmen im DACH-Raum, 2001 in Saarbrücken gegründet, heute mit Sitz in Berlin und seit 2022 Teil der Grupa Pracuj S.A. Die Stärken liegen im Multiposting auf über 1.200 Jobbörsen, im Hosting in Deutschland mit öffentlichem Auftragsverarbeitungsvertrag und in KI-Funktionen, die Kandidatenprofile gegen Kriterien abgleichen. Wer ein internationales Hiring-Setup mit globalen Integrationen sucht, schaut sich zusätzlich Greenhouse an. Wer Hosting in Deutschland und eine KI-Vorauswahl in einem Paket will, findet hier eine passende Option, muss aber wissen, dass die KI-Dienste nicht in den deutschen Rechenzentren laufen.

Für wen ist softgarden?

Mittelstand im DACH-Raum: Der Anbieter führt eine eigene Seite „Für den Mittelstand gedacht und gemacht“, ausgerichtet auf KMU aus Deutschland, Österreich und der Schweiz, und nennt softgarden dort „Sinnvoll bereits ab 50 Mitarbeitende und schon ab 10 offene Stellen jährlich“. Die Preisseite fasst es weiter: „Organisationen und Unternehmen aller Branchen und Größen“, viele Kunden kämen aus dem DACH-Raum und hätten mehrere Standorte, wachsende Teams oder kontinuierlichen Hiring-Bedarf. Core ist der Einstieg, All-in-One ist für komplexere Organisationen mit mehreren Standorten oder Marken gedacht.

HR-Teams mit hohem Bewerbungsaufkommen: Wenn viele Bewerbungen pro Stelle eingehen, hilft der KI Screening Assistant bei der Vorauswahl. Er gleicht jede Bewerbung mit den festgelegten Kriterien ab, sortiert aber laut Anbieter niemanden automatisch aus, die Entscheidung bleibt beim Recruiting-Team. Du musst ihn erst aktivieren: Die Funktion ist laut Anbieter „komplett optional und standardmäßig für alle Kunden deaktiviert“.

Unternehmen mit Datenschutz-Anforderungen: Server in Rechenzentren in Deutschland, ein öffentlich einsehbarer Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Liste der Subunternehmer sind für Branchen mit hohen Anforderungen ein Pluspunkt gegenüber Anbietern ohne diese Angaben. Die KI-Dienste und der Support haben eigene Datenflüsse, siehe den DSGVO-Abschnitt.

Recruiting-Teams ohne dedizierte HR-Tech-Rolle: Multiposting, Bewerberverwaltung, Bewertungsbögen und Onboarding-Software stammen vom selben Anbieter, einzelne Funktionen buchst du als Add-on dazu. Beide Pläne nennen unbegrenzte Nutzer.

Weniger geeignet für: Teams, die eine rein LLM-basierte Bewertung ohne festgelegte Kriterien suchen, und Unternehmen, die schon vor dem ersten Gespräch einen festen Gesamtpreis für die große Variante brauchen.

Preise im Detail

Tier	Zielgruppe	Ausgeschriebene Jobs inklusive	Preis
softgarden Core	Unternehmen, die ihr Recruiting digitalisieren und strukturieren	ab 5	ab 199 EUR/Monat (zzgl. MwSt.)
softgarden All-in-One	Firmen mit mehreren Standorten oder Marken, die Recruiting zentral steuern	20	individuell nach Angebot
Add-ons	Mitarbeiterempfehlungen, Arbeitgeberbewertungen, Onboarding-Software, Chat Recruiting	entfällt	werden zusätzlich hinzugebucht, Beträge nennt die Preisseite nicht

Einordnung: Der Core-Plan startet laut Preisseite bei 199 EUR/Monat, alle Preise zzgl. MwSt. Ob sich der Betrag auf eine monatliche oder eine jährliche Laufzeit bezieht, sagt die Seite nicht. Enthalten sind laut Anbieter Bewerbermanagement mit Automatisierungen, Zugang zu Multiposting auf zahlreichen Jobboards, E-Mail-, Kalender- und Aufgaben-Integrationen sowie Vorlagen, Workflows und Reports. Die Vergleichstabelle nennt für beide Pläne unbegrenzte Nutzer und eine Karriereseite, bei Core ist die Prozess- und Systemkonfiguration „Basis“ und das persönliche Onboarding „Zubuchbar“. Der All-in-One-Plan (erweiterte Analysen, Chat Recruiting, SSO, fortgeschrittene Individualisierungen) wird individuell angeboten. Du kannst laut Anbieter auch nach dem Kauf up- oder downgraden: Upgrades wirken sofort, Downgrades erst nach Ablauf des Abrechnungszeitraums.

Anzeigenschaltung: Die 1.200 Jobbörsen sind die Reichweite, nicht der Inhalt des Grundpreises. Die Multiposting-Seite nennt „bis zu 4 kostenfreie Jobplattformen“ und Anzeigenpakete, die Mittelstandsseite wirbt zugleich mit „Stellenanzeigenschaltung inklusive“. Was im Core-Preis an Schaltungen steckt, nennt die Preisseite nicht.

KI im Plan: Der KI Text Assistant steht laut Anbieter allen Nutzern zur Verfügung und muss zuerst aktiviert werden. In welchem Plan Screening und Interview Assistant stecken und ob sie etwas kosten, zeigen die eingeklappten Zeilen der Vergleichstabelle; unsere Archivkopie enthält sie nicht.

Laufzeit: Die Preisseite sagt: „Du kannst jederzeit anpassen, statt dich langfristig festzulegen“. Die AGB (Rev. 4.0) schließen den Vertrag auf die Dauer der Abrechnungsperiode, er verlängert sich automatisch um den gleichen Zeitraum, die Kündigungsfrist beträgt drei Monate zum Ende der Laufzeit. Für Direktbuchungen über die Website gilt laut AGB etwas anderes: monatliche oder jährliche Laufzeit, Kündigung jederzeit zum Monatsende, keine anteilige Erstattung bereits gezahlter Lizenzgebühren.

Demo oder Direktkauf: Die Preisseite führt zu „Demo buchen“ und „Angebot erhalten“, der kostenlose und unverbindliche Test startet dort über eine Demo. Die AGB beschreiben daneben eine Direktbuchung über die Website mit Kreditkarte und eine Testphase: „Die ersten 14 Tage“ seien kostenfrei. Einen Bestellweg ohne Gespräch fanden wir auf der Preisseite nicht. Wer gezielt einen reinen Self-Service-Tarif sucht, schaut zusätzlich bei JOIN nach.

Stärken im Detail

Multiposting auf über 1.200 Jobbörsen. Du veröffentlichst Stellen direkt aus softgarden auf „über 1.200 Jobbörsen, Social Media-Kanälen, sowie über Google Ads“. Eine Anzeige wird mit einem Klick auf mehreren Platzierungen geschaltet, laut Multiposting-Seite an bis zu 8 Standorten gleichzeitig.

KI-Funktionen entlang des Recruiting-Prozesses. Der Anbieter nennt mehrere KI-Bausteine: die KI-gestützte Joberstellung schlägt nach Eingabe eines Titels Branche, Art, Level und Aufgaben vor, der KI Stellenanzeigen-Text-Assistent erstellt Texte und prüft Grammatik sowie AGG-relevante Formulierungen, die KI-gestützte Kommunikation formuliert personalisierte E-Mails, der KI Screening Assistant prüft eingehende Bewerbungen gegen Kriterien, und der KI Interview Assistant leitet aus der Stellenbeschreibung Interviewfragen mit kurzer Begründung ab. Der Anbieter betont, die KI unterstütze, und die Entscheidung treffe immer der Mensch.

KI Screening Assistant mit nachvollziehbarem Abgleich. Der Assistent erzeugt aus der Stellenbeschreibung Screening-Kriterien, die du anpasst und um bis zu 10 weitere ergänzt. Danach siehst du pro Kandidat, wie viele Kriterien erfüllt sind, und pro Kriterium, ob es eine vollständige, teilweise oder keine Übereinstimmung gibt, inklusive hervorgehobener Belege im Lebenslauf. Laut Anbieter wird niemand automatisch aussortiert.

Datenschutz-Unterlagen öffentlich. Der Anbieter veröffentlicht einen Auftragsverarbeitungsvertrag zum Herunterladen oder digitalen Unterschreiben, eine Subunternehmerliste und seine ISO-Zertifikate. Bewerberdaten lassen sich automatisiert löschen, die Fristen stellt der Verantwortliche ein, softgarden empfiehlt sechs Monate.

Bewertungsbögen für strukturiertes Hiring. Du bewertest Bewerber nach dem Interview anhand vordefinierter Kriterien mit Sternen, Daumen oder Text und ermittelst den Gesamt-Score als Team. Die AGG-konformen Nachrichtenvorlagen sind Teil des Bewerbermanagements.

Integrationen. Die Integrationsseite wirbt mit „65 automatisierten Integrationen“ und „Von A wie Aivy bis S wie SAP SuccessFactors“. Schnittstellen buchst du im softgarden Marketplace hinzu, dort sind Einträge als kostenlos oder kostenpflichtig markiert.

Deutschsprachige Angebote. Website, Hilfe-Center und Datenschutzunterlagen sind auf Deutsch, auf der Preisseite verspricht der Anbieter eine „persönliche Rückmeldung von unserem deutschsprachigen Team“. Support läuft laut Anbieter per Chat, E-Mail oder telefonisch, je nach gewähltem Tarif. Im Chat kann laut Datenschutzhinweisen zuerst ein KI-Assistent antworten.

Schwächen ehrlich betrachtet

Nur Core hat einen Listenpreis. Der Einstieg bei 199 EUR/Monat ist ausgewiesen, der größere All-in-One-Plan dagegen „individuell“. Wer Multi-Standort-Strukturen braucht, muss für eine belastbare Zahl erst ein Angebot einholen, ein direkter Preisvergleich mit Konkurrenten bleibt dort schwierig. Chat Recruiting lässt sich laut Preisseite auch direkt in der Software hinzubuchen, Single Sign-On steht im Marketplace als kostenpflichtiges Add-on.

Offene Punkte im Grundpreis. Was die 199 EUR an Anzeigenschaltungen und an KI-Funktionen abdecken, lässt sich aus der Preisseite nicht vollständig ablesen, siehe oben.

Werbeaussage und Vertrag bei der Laufzeit. „Jederzeit anpassen“ auf der Preisseite und drei Monate Kündigungsfrist in den AGB stehen nebeneinander. Maßgeblich für dich ist, wie du buchst.

KI hilft beim Sortieren, ersetzt aber keine fachliche Bewertung. Der Screening Assistant gleicht Bewerbungen mit Kriterien ab, die er vorschlägt und du festlegst. Ob er eine fachliche Eignung erkennt, die in keinem Kriterium steht (zum Beispiel ob ein Polier auch als Bauleiter taugt), nennt der Anbieter nicht.

Einrichtung kostet je nach Plan Zeit. Laut Anbieter kannst du mit Core „in der Regel sofort starten“, bei All-in-One begleitet softgarden die Implementierung und das Setup von Prozessen, Strukturen und gegebenenfalls Migrationen individuell. Eine allgemeine Dauer nennt der Anbieter nicht. Die Mittelstandsseite zitiert Kunden mit „Nach zwei Tagen war die Implementierung abgeschlossen“ und „Nach fünf Stunden waren die ersten Stellenanzeigen online“, das sind Einzelstimmen.

Mehrere Dienstleister im Datenfluss. Die KI-Texte basieren auf OpenAI ChatGPT, der Screening Assistant läuft auf Microsoft Azure Servern in der EU, Cloudflare (Sitz San Francisco) schützt die Plattform mit Datenlokalisierung auf Deutschland, Intercom bearbeitet den Support. OpenAI und Microsoft fehlen in der Subunternehmerliste der AGB und des Auftragsverarbeitungsvertrags, eine Begründung nennen beide Dokumente nicht. Das solltest du in deiner Datenschutzprüfung berücksichtigen.

Alternativen im Vergleich

Wenn du … willst	… nimm
eine deutsche HR-Suite mit ATS-Anteil	Personio
schnelles Self-Service-Recruiting	JOIN
internationales ATS für strukturierte Recruiting-Prozesse	Greenhouse
umfassende deutsche HR-Software	rexx systems

Die Eigenschaften der Alternativen findest du auf ihren eigenen Tool-Seiten, wir vergleichen sie hier nicht im Einzelnen.

So steigst du ein

Schritt 1: Fordere eine Demo auf softgarden.com an. Damit startet laut Preisseite auch der kostenlose Testzeitraum.

Schritt 2: Aktiviere den KI Screening Assistant in den Einstellungen deines Kontos. Er erzeugt Kriterien aus der Stellenbeschreibung, die du anpasst und um bis zu 10 weitere ergänzt.

Schritt 3: Schalte die erste Ausschreibung live und wähle die Jobplattformen. Beobachte zu Beginn, wie der Screening-Abgleich die eingehenden Bewerbungen einordnet, und passe die Kriterien auf Basis der echten Ergebnisse an.

Ein konkretes Beispiel

Ein Pflegeunternehmen schreibt eine Stelle aus. Der Screening Assistant erzeugt aus der Stellenbeschreibung Kriterien wie Pflegeausbildung und Fachweiterbildung, die die Personalleitung anpasst. Bei jeder Bewerbung sieht sie, welche Kriterien vollständig, teilweise oder nicht erfüllt sind. Wer kein Kriterium erfüllt, wird nicht automatisch aussortiert, die Entscheidung trifft weiterhin die Personalleitung. Das Beispiel ist ein Szenario zur Veranschaulichung, keine Kundenangabe von softgarden, und enthält bewusst keine Zeitersparnis- oder Mengenangaben.

DSGVO & Datenschutz

• Hosting in Deutschland: Laut Anbieter wird die Software in Rechenzentren in Deutschland gehostet (WIIT AG und Equinix Germany in Frankfurt am Main und Düsseldorf), Wartung und Betrieb erfolgen ebenfalls aus Deutschland. „Ein Drittlandtransfer von Bewerberdaten im Bewerbermanagementsystem erfolgt nicht und ist nicht vorgesehen.“
• Support über Intercom: Der Support läuft über Intercom R&D Unlimited Company (Irland). softgarden sieht Intercom nicht als Unterauftragnehmer und schreibt: „Beim Einsatz des Dienstes findet gegebenenfalls eine Übermittlung Ihrer Daten in die USA oder in andere Drittländer statt.“ Die Datenschutzhinweise nennen dafür Name, E-Mail-Adresse und Problembeschreibung, die Datenschutzseite die geschäftliche Mailadresse. Eingaben in den KI-Assistenten darf Intercom laut softgarden nicht zu Trainingszwecken verwenden.
• Zertifizierungen: softgarden ist nach ISO 9001 (seit 2020) und ISO 27001 (seit 2022) zertifiziert und erfüllt zusätzlich ISO 27017 und ISO 27018. Das Datenschutzmanagement hat laut Anbieter die DEKRA geprüft und zertifiziert. Das Hosting bezeichnet der Anbieter als „Made in Germany“.
• Sitz und Eigentümer: softgarden e-recruiting GmbH, Tauentzienstraße 14, 10789 Berlin, Handelsregister Berlin Charlottenburg HRB 114159 B, weiterer Standort Saarbrücken. Seit 2022 ist softgarden laut Über-uns-Seite „Teil der Grupa Pracuj S.A.“ Der Anbieter nennt „Über 20 Jahre Erfahrung“ im digitalen Recruiting.
• AVV: Der Auftragsverarbeitungsvertrag steht zum Herunterladen und zum digitalen Unterschreiben bereit, Anlage 1 (Auftragsinhalt und Subunternehmer) und Anlage 2 (TOMs) stehen in den Nutzungsbedingungen. Standardmäßig eingesetzte Subunternehmer sind WIIT AG, Equinix Germany und Cloudflare. Bei aktivierten Zusatzprodukten kommen Textkernel (CV-Parsing, Serverstandort Deutschland), Cronofy (Kalender, Serverstandort Deutschland) und 360 Dialog (Chat Recruiting, Serverstandorte Frankfurt und Dublin) dazu. Bei Direktkauf über die Website sind diese Zusatzprodukte laut AGB standardmäßig aktiviert, bei Vertrieb über softgarden standardmäßig deaktiviert.
• Löschfristen: Der Anbieter beschreibt eine automatisierte Löschung von Bewerberdaten, die der Verantwortliche einstellt, und empfiehlt sechs Monate Aufbewahrungsfrist.
• KI und Training: Die KI-Texte für Stellenanzeigen und Karriereseiten basieren auf OpenAI ChatGPT, laut Anbieter ohne personenbezogene Daten, wenn der Recruiter keine eingibt. Das KI-Matching nutzt ein eigens entwickeltes Machine-Learning-Modell, das ausschließlich mit anonymisierten Daten trainiert wurde. Der Screening Assistant verarbeitet ausgewählte Lebenslaufdaten ohne geschützte Merkmale wie Alter oder Geschlecht, nutzt ein Sprachmodell auf Microsoft Azure Servern in der EU, und deine Daten werden laut Anbieter nicht zum Training verwendet.
• Empfehlung: Für Branchen mit hohen Datenschutz-Anforderungen sind Hosting in Deutschland, AVV und Subunternehmerliste ein Pluspunkt. Prüfe trotzdem die Datenflüsse der KI-Dienste und des Supports, sie laufen nicht alle über die deutschen Rechenzentren.

Gut kombiniert mit

Personio: Personio steht auf der softgarden-Integrationsseite unter den HR-Lösungen und im Marketplace mit dem Hinweis „kostenpflichtig“, als HR-Volllösung für Onboarding, Gehalt und Leistung.

SAP SuccessFactors: Die Integrationsseite nennt die Anbindung ausdrücklich. Bedingungen und Preis haben wir nicht geprüft.

LinkedIn und Xing: softgarden nennt eine Xing- und LinkedIn-Schnittstelle, über die du Bewerbungen aus diesen Karriere-Plattformen direkt erhältst, oder Direktbewerbungen über Indeed.

Outlook, Google Calendar und Microsoft Teams: Termineinladungen versendest du laut Anbieter dank Kalenderzugriff mit Outlook und Google Calendar, und Microsoft Teams ist für Video-Interviews in softgarden eingebunden, im Marketplace als „kostenlos“ gelistet.

Unser Fazit

Vier Sterne sind verdient: softgarden liefert Multiposting-Reichweite, strukturiertes Bewerbermanagement und KI-Funktionen entlang des Prozesses, gehostet in Deutschland und nach ISO 27001 zertifiziert. Der fünfte Stern fehlt aus drei Gründen: Erstens unterstützen die KI-Funktionen, nehmen dir aber die fachliche Bewertung nicht ab, und einige laufen über Dienste außerhalb der deutschen Rechenzentren (OpenAI ChatGPT, Azure EU). Zweitens die nur teilweise transparente Preisgestaltung, der Einstieg bei 199 EUR/Monat ist ausgewiesen, All-in-One bleibt Angebotssache, und was Core an Anzeigen und KI umfasst, bleibt teilweise offen. Drittens passt die Werbeaussage zur flexiblen Laufzeit nicht ohne Weiteres zu den Kündigungsfristen der AGB. Wer Hosting in Deutschland, öffentliche Datenschutzunterlagen und eine KI-Vorauswahl priorisiert, bekommt hier eine passende Option.

Was wir bemerkt haben

• November 2026, Bei der erneuten Prüfung haben wir Preis (Core ab 199 EUR/Monat zzgl. MwSt.) und Multiposting-Reichweite (über 1.200 Jobbörsen) bestätigt und die Seite um die inzwischen genannten KI-Bausteine (KI Screening Assistant, KI Interview Assistant, KI Stellenanzeigen-Text-Assistent) ergänzt. Korrigiert haben wir die frühere Angabe, der Anbieter lege nicht offen, wie das Matching arbeitet: Er nennt ein eigens entwickeltes Machine-Learning-Modell und, für den Screening Assistant, ein Sprachmodell auf Microsoft Azure Servern in der EU. Falsch war auch die Zeile, Änderungen an der Eigentümerstruktur seien nicht bekannt: softgarden ist laut eigener Seite seit 2022 Teil der Grupa Pracuj S.A. Unsere frühere Einschätzung, die Oberfläche wirke nicht modern, stützte sich auf keine eigene Nutzung und ist entfernt, ebenso das Siegel „Cloud Services made in Germany“, das wir im Text der aktuellen Seiten nicht fanden, die Spanne bis 2.000 Mitarbeitende und der Vergleich der Integrationen mit US-Anbietern.
• Juni 2026, softgarden weist auf der Preisseite einen Einstiegspreis aus: softgarden Core ab 199 EUR/Monat. Frühere Recherchen fanden nur „Preise auf Anfrage“, entsprechend haben wir die Annahme „ab ca. 300–500 EUR/Monat“ und die „Mindestlaufzeit 12 Monate“ korrigiert.