Deputy

Kurzfazit

Deputy macht Schichtplanung und Zeiterfassung für betriebsreiche Branchen wie Gastronomie, Einzelhandel und Gesundheitswesen einfach — vorausgesetzt, du bist in Australien, Nordamerika oder UK tätig. Die KI-gestützte Schichtplanung und die mobile App sind echte Stärken. Für deutsche Unternehmen ist Deputy jedoch keine empfehlenswerte Wahl: Kein Deutsch, kein deutsches Arbeitsrecht, keine DSGVO-konforme EU-Datenhaltung. Hier gibt es bessere lokale Alternativen.

Für wen ist Deputy?

Gastronomiebetriebe international: Deputy ist in der Gastronomie weltweit verbreitet — Restaurants, Cafés, Foodservice-Ketten mit wechselnden Schichten profitieren von der automatischen Schichtplanung und der schnellen Ausfallvertretung. Wenn ein Koch kurzfristig krank wird, schickt Deputy automatisch Benachrichtigungen an verfügbare Ersatzkräfte.

Einzelhändler mit Filialbetrieb: Für Einzelhändler mit mehreren Standorten bietet Deputy die Übersicht über alle Schichten, die Qualifikationssteuerung (“wer kann an der Kasse arbeiten?”) und die Compliance mit lokalen Arbeitszeitregeln — allerdings für US, AU und UK-Recht.

Gesundheitseinrichtungen (US/AU/UK): Pflegeeinrichtungen, ambulante Pflegedienste und Kliniken nutzen Deputy für die Schichtplanung mit Qualifikationsnachweisen. Die Compliance-Tools für Ruhezeiten und Überstunden sind hier besonders relevant.

HR-Teams in wachsenden Startups (anglophoner Raum): Für Startups in Nordamerika oder Australien, die schnell skalieren, ist Deputy ein günstiger Einstieg in professionelle Workforce-Management-Software — deutlich günstiger als Enterprise-Lösungen.

Weniger geeignet für: Deutsche, österreichische oder schweizerische Unternehmen mit Compliance-Anforderungen nach deutschem Arbeitsrecht, Unternehmen mit zwingender DSGVO-Anforderung an EU-Datenhaltung, und kleine Teams unter 10 Personen, für die das Mindestbudget unverhältnismäßig ist.

Preise im Detail

Plan	Preis	Was du bekommst
Lite	5 USD/Nutzer/Monat	Schichtplanung, Zeiterfassung, Zeitstempelung, grundlegende Arbeitszeitgesetze-Compliance
Core	6,50 USD/Nutzer/Monat	Alles aus Lite + KI-Schichtplanung, Nachfrageprognose, Arbeitsoptimierung
Pro	9 USD/Nutzer/Monat	Alles aus Core + Analytics+, Messaging+, SSO, Dedicated Customer Success
Add-ons	1,50–1,95 USD/Nutzer/Monat	Analytics+, Messaging+ separat buchbar
Deputy Payroll	8 USD/Nutzer/Monat + 49 USD/Monat Basis	Integrierte Lohnabrechnung via Paycor
Enterprise	Auf Anfrage	Individuelle Verträge, dedizierter Support

Einordnung: Mindestrechnung ist 30 USD/Monat — bei weniger als 5 Nutzern zahlt man also mehr pro Person. Die Lite-Version reicht für einfache Schichtplanung, aber wer KI-gestützte Planung will, braucht Core. Add-ons für Analytics und Messaging können die Kosten um 30–40% erhöhen. Für EU-Unternehmen kommen ggf. noch Währungsrisiken durch die USD-Abrechnung hinzu.

Stärken im Detail

KI-basierte Schichtplanung spart echte Stunden. Die Auto-Scheduling-Funktion erstellt optimierte Schichtpläne in Minuten, nicht Stunden. Sie berücksichtigt Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Arbeitszeit-Regelungen und historische Nachfragemuster (z.B. Restaurantauslastung nach Wochentag). Was ein Manager früher manuell in 2–3 Stunden erstellte, dauert jetzt 15 Minuten Nachkontrolle.

Echtzeitmanagement bei Ausfällen. Wenn jemand spontan krank wird, identifiziert Deputy automatisch alle verfügbaren und qualifizierten Kolleginnen und schickt Push-Benachrichtigungen. Die erste Rückmeldung kommt meist in Minuten — ohne Telefonkette, ohne manuelle Koordination. Das ist besonders in der Gastronomie und im Pflegebereich entscheidend.

Mitarbeiter-App ist gut durchdacht. Die App ermöglicht Schichteinblick, Schichttausch, Urlaubsanträge und Kommunikation — auf dem Smartphone des Mitarbeitenden. Das reduziert Rückfragen beim Vorgesetzten und gibt Mitarbeitenden mehr Eigenverantwortung. Shift Pulse-Befragungen geben Managern anonymes Feedback zur Team-Stimmung.

Payroll-Integrationen sind umfangreich. Deputy verbindet sich mit über 100 Payroll- und HR-Systemen weltweit — Xero, ADP, QuickBooks, Gusto, BambooHR, Workday. Erfasste Zeiten fließen automatisch in die Lohnabrechnung, ohne manuelle Übertragung. Das eliminiert eine häufige Fehlerquelle in der Lohnbuchhaltung.

Schwächen ehrlich betrachtet

Kein Deutsch, nirgends. Die gesamte Benutzeroberfläche, der Support, die Hilfsdokumentation — alles auf Englisch. Für Betriebe mit vielen Mitarbeitenden, die kein Englisch sprechen (häufig in der Gastronomie), ist das ein echtes Nutzungsproblem. Es gibt keine lokale Übersetzung für den deutschsprachigen Raum.

Deutsches Arbeitsrecht ist nicht integriert. Deputy kennt Compliance-Regeln für US, Australien und UK. Deutsche Regelungen wie Mindestlohn, Arbeitszeitgesetz (Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten), Betriebsverfassungsgesetz oder DATEV-kompatible Lohnexporte sind nicht eingebaut. Wer diese braucht, muss Workarounds bauen oder zu einer deutschen Alternative wechseln.

Keine EU-Datenhaltung. Daten liegen auf AWS-Servern in Australien, UK und USA. Für Unternehmen mit DSGVO-Anforderungen an EU-Datenhaltung ist das problematisch — es gibt keinen EU-Serverstandort. ISO 27001 und SOC2 bestätigen Sicherheitsstandards, ersetzen aber keine geographische EU-Datenhaltung.

Mindestkosten und Add-on-Struktur. 30 USD Mindestrechnung bedeutet, dass kleine Betriebe mit 3–5 Mitarbeitenden effektiv 6–10 USD pro Person zahlen. Add-ons für Messaging und Analytics sind separat, was das scheinbar günstige Einstiegsangebot teurer macht als es zunächst wirkt.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
In Deutschland betrieben bist und deutsches Arbeitsrecht brauchst	Personio
Als Gastronomiebetrieb in DACH deutschsprachige Lösung willst	gastromatic
Eine HR-Komplettlösung mit Recruiting und Onboarding suchst	Personio
Nur einfache Zeiterfassung für kleine Teams brauchst	Lexware Office

Deputy ist in seinem Heimatmarkt (AU, US, UK) gut positioniert. Im deutschen Markt verliert es klar gegen lokale Alternativen mit deutschsprachigem Support, DSGVO-konformer Datenhaltung und Integration ins deutsche Lohnrecht.

So steigst du ein

Schritt 1: Registriere dich auf deputy.com und starte die 31-tägige kostenlose Testphase — keine Kreditkarte nötig. Lade deine Mitarbeiterliste per CSV hoch oder importiere Daten aus deinem bestehenden HR-System. Definiere dann deine Standorte und Schichttypen.

Schritt 2: Erstelle deinen ersten Schichtplan per Drag-and-Drop und aktiviere die Auto-Scheduling-Funktion. Deputy schlägt basierend auf Verfügbarkeiten, Qualifikationen und historischen Mustern optimale Besetzungen vor — du überprüfst und genehmigst. Mitarbeitende erhalten automatisch eine Benachrichtigung.

Schritt 3: Verbinde Deputy mit deinem Payroll-System (Xero, ADP, QuickBooks o.ä.). Sobald Schichten abgeschlossen sind, fließen die Stunden automatisch in die Lohnvorbereitung. Aktiviere Zeiterfassung per GPS-Check-in oder Tablet-Stempeluhr für genaue Stundenerfassung vor Ort.

Ein konkretes Beispiel

Eine australische Restaurantkette mit fünf Filialen in Sydney nutzt Deputy für die wöchentliche Schichtplanung. Der Operations Manager erstellt früher manuell Pläne für alle 80 Mitarbeitenden — mit Deputy hat die KI-Auto-Scheduling-Funktion diese Arbeit auf 20 Minuten Überprüfung reduziert. Als an einem Samstagabend drei Mitarbeitende kurzfristig ausfielen, schickte Deputy automatisch Benachrichtigungen an alle verfügbaren Ersatzkräfte — innerhalb von 15 Minuten hatten sich zwei gemeldet. Die Stunden fließen direkt in Xero, sodass die Buchhaltung keine manuelle Übertragung mehr macht. Monatseinsparung: rund 30 Stunden Verwaltungszeit.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: AWS-Rechenzentren in Australien, Großbritannien und den USA — kein dedizierter EU-Serverstandort
• DSGVO-Status: Deputy gibt an, DSGVO-konform zu sein; ISO 27001 und SOC2 Type II zertifiziert; EU-Datenhaltung ist jedoch nicht verfügbar
• Datenverschlüsselung: TLS 1.2+ für Übertragung, AES-256 für gespeicherte Daten
• Datenweitergabe: Daten können an Sub-Auftragsverarbeiter (AWS) und integrierte Payroll-Drittanbieter weitergegeben werden
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Verfügbar über das Trust Center (trust.deputy.com) — für EU-Kunden zu prüfen
• Empfehlung für DACH-Unternehmen: Für deutsche Unternehmen mit Mitarbeiterdaten ist die fehlende EU-Datenhaltung ein erhebliches Risiko. Vor Einsatz Datenschutzbeauftragten konsultieren. Für kleine Teams ohne strenge DSGVO-Anforderungen akzeptabel, für Branchen mit sensiblen Daten (Gesundheit, Finanzen) nicht zu empfehlen.

Gut kombiniert mit

• Personio — für DACH-Unternehmen: Personio übernimmt alle HR-Kernprozesse (Verträge, Onboarding, Krankmeldungen), während Deputy operative Schichtplanung übernimmt — bei internationalen Unternehmen, die beides brauchen
• gastromatic — deutschsprachige Alternative für Gastronomie in Deutschland mit DSGVO-konformer Datenhaltung und direkter DATEV-Integration
• ChatGPT — zur Analyse von Deputy-Berichten: Exportierte CSV-Daten aus Deputy in ChatGPT laden für schnelle Auswertung von Schichtkosten, Überstunden-Trends und Personalkosten-Optimierungspotenzial

Unser Testurteil

Deputy verdient 3 von 5 Sternen. Als Workforce-Management-Tool für Schichtbetriebe in Australien, UK und USA ist es solide und gut durchdacht — die KI-Schichtplanung, die mobile App und die Payroll-Integrationen sind echter Mehrwert. Für den deutschen Markt empfehlen wir Deputy jedoch nicht: kein Deutsch, kein deutsches Arbeitsrecht, keine EU-Datenhaltung. Wer in DACH betrieben ist, wählt besser Gastromatic oder Personio. Wer international in anglophonen Märkten unterwegs ist, bekommt mit Deputy ein zuverlässiges und günstiges Tool.

Was wir bemerkt haben

• 2024 — Deputy hat “Deputy Payroll” eingeführt — eine integrierte Lohnabrechnung via Paycor (8 USD/Nutzer/Monat + 49 USD/Monat Basisgebühr). Das richtet sich ausschließlich an den US-Markt und ist für DACH-Nutzer nicht relevant.
• 2023 — Deputy hat die Mindestmonatsbrechnung von 25 USD auf 30 USD erhöht. Kleine Betriebe mit wenigen Mitarbeitern zahlen damit mehr als der Stückpreis vermuten lässt.
• Hinweis — Deputy ist in mehreren Bewertungsplattformen (G2, Capterra) sehr präsent und wird dort gut bewertet — diese Bewertungen stammen fast ausschließlich von US- und AU-Kunden. Für den DACH-Markt sind diese Bewertungen nur bedingt aussagekräftig.