Circula

Kurzfazit

Circula ist die ernstzunehmende DACH-Antwort auf SAP Concur: native DATEV-Anbindung, laut Anbieter Hosting in Deutschland und GoBD-Konformität nach IDW PS 880 und ein modernes Interface, das nicht aussieht wie Enterprise-Software aus den 2000ern. Die KI-Funktionen (OCR, Duplikat- und Policy-Prüfung, automatische Buchungsvorschläge) sind solide. Für den deutschen Mittelstand mit Steuerberater-Workflow, laut Anbieter von etwa 50 bis über 5.000 Mitarbeitenden, ist Circula die naheliegende Wahl. Wer global tausende Reisen pro Monat abrechnet, bleibt bei Concur oder Rydoo.

Für wen ist Circula?

Deutscher Mittelstand mit DATEV-Workflow: Wenn dein Steuerberater oder deine interne Buchhaltung mit DATEV arbeitet, sparst du dir mit Circula den klassischen Excel-Belegberg. Der Export geht direkt in die Buchhaltung, ohne CSV-Bastelei.

Compliance-getriebene Branchen: Anwaltskanzleien, Steuerberatungen, Gesundheitswesen, öffentliche Hand. Circula wirbt mit „Made & hosted in Germany“, die Datenschutzerklärung nennt aber auch Übermittlungen in die USA, etwa Daten des Admin-Kontos an Omni und Metabase.

Teams mit hoher Reisetätigkeit im DACH-Raum: Außendienst, Beratungen, Vertrieb. Pauschalen, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungssätze sind im deutschen Steuerrecht hinterlegt, Circula rechnet automatisch korrekt.

Wachsende Startups, die Pleo-Komfort wollen, aber GoBD brauchen: Circula wirbt mit revisionssicherer Archivierung nach den Anforderungen der GoBD.

Weniger geeignet für: Konzerne mit globaler Reisepolicy in 30+ Ländern (Concur passt besser), Solo-Selbstständige (zu teuer für eine Person, da nutzt sich ein einfacher Beleg-Scanner besser), und Teams, die ihre Spesen tief in Salesforce oder NetSuite verzahnen wollen, denn beide stehen nicht auf der Integrationsseite.

Preise im Detail

Circula rechnet produktbasiert ab, nicht über klassische Stufenpläne. Du buchst die Module, die du brauchst:

Produkt	Preis	Für wen
Auslagen & Reisekosten	ab 15 €/Lizenz/Monat (mind. 10 Lizenzen)	Spesen, Belege, OCR, Pauschalen, Genehmigungs-Workflows
Firmenkreditkarten	99 €/Monat Plattformgebühr (Kartenanzahl unbegrenzt)	Physische und virtuelle VISA-Karten mit automatischer Belegzuordnung
Eingangsrechnungen	149 €/Monat (inkl. 100 Rechnungen), Verfügbarkeit siehe Einordnung	KI-gestützte Rechnungsprüfung nach § 14 UStG, DATEV und SEPA
Mitarbeiter-Benefits	1 €/Lizenz/Monat	Sachbezug, Essenszuschuss, Mobilitätsbudget, Internetpauschale, Erholungsbeihilfe

Einordnung: Auslagen & Reisekosten gibt es ab 15 € pro Lizenz und Monat. Laut FAQ umfasst Circula immer mindestens 10 Lizenzen, für kleine Teams nennt Circula Spezialmodelle und verweist auf sein Team. Eine Lizenz brauchen Mitarbeitende laut FAQ nur für die Monate, in denen sie aktiv Ausgaben einreichen, freigeben oder prüfen oder einen Bericht erstellen. Die Beträge sind Startpreise („ab“) und gelten laut Preisseite „pro Monat, bei jährlicher Abrechnung“, die Seite steht unter der Überschrift „Individuelle Preise für individuelle Bedürfnisse“. Beim Modul Eingangsrechnungen widersprechen sich die Seiten des Anbieters: In der Detailübersicht der Preisseite steht „Demnächst verfügbar“, die Produktseite beschreibt das Modul („Verarbeiten Sie Ihre Eingangsrechnungen digital und automatisiert“), und der Pressebereich listet zum 1. Juli 2026 die Meldung „Circula erweitert Plattform um Eingangsrechnungen und wird zur All-Spend-Plattform“.

Stärken im Detail

Hosting in Deutschland laut Anbieter. Die Startseite wirbt mit „Made & hosted in Germany“ und „ISO27001:2022 zertifiziert“. Die Datenschutzerklärung nennt Frankfurt am Main für die Server der Website und für Daten des Admin-Kontos einen Auftragsverarbeiter, „der ein Hochsicherheits-Rechenzentrum in Frankfurt am Main betreibt“. Vereinzelt können Nutzungsdaten in die USA übermittelt werden, auf Grundlage des Data-Privacy-Frameworks, Daten des Admin-Kontos gehen außerdem an Omni und Metabase in die USA. In der Fußzeile ist ein AVV (EU-SCC) als Download verlinkt.

DATEV-Integration als nativer Workflow, nicht als Export-Krücke. Buchungssätze landen direkt im Format, das dein Steuerberater erwartet. Circula nennt sich „die offizielle Nachfolgelösung für DATEV Reisekosten classic“ und DATEV Premium Partner.

KI-Funktionen sinnvoll fokussiert. Laut Anbieter analysiert Circula KI Belege im Moment der Einreichung: „Daten werden extrahiert, Pflichtangaben vorausgefüllt und Transaktionen abgeglichen“, ungültige oder unvollständige Belege werden in Echtzeit markiert. Jede Ausgabe wird laut Anbieter gegen UStG, UStDV und interne Richtlinien geprüft, die KI „erkennt Duplikate“. Die Seite zur künstlichen Intelligenz nennt außerdem „bis zu 85%“ automatisierte Ausgabenworkflows und „92% weniger manuelle Eingaben“, beides Herstellerangaben ohne Methodik.

Mobile-First-App, die Mitarbeitende tatsächlich nutzen. Beleg fotografieren, abschicken, fertig. Das ist banal, aber genau hier scheitern viele Spesentools: zu viele Klicks, zu viele Pflichtfelder. Laut Anbieter reichen Geschäftsreisende ihre Kosten „in wenigen Sekunden“ in der mobilen App ein.

Pauschalen-Engine für deutsches Reiserecht. Laut Anbieter werden Pauschalen für In- und Auslandsreisen „automatisch nach den aktuellen BMF-Tabellen berechnet“, die Dreimonatsfrist erkennt das System selbstständig.

Schwächen ehrlich betrachtet

Internationale Reichweite ist eine Frage des Länderumfangs. Circula wurde laut Anbieter „von Grund auf für deutsche Gesetzesanforderungen und steuerliche Konformität“ entwickelt. Die Compliance-Seite nennt regulatorische Expertise „in bereits über 25 Ländern“, die Seite für internationale Unternehmen sagt „Internationale Teams nutzen uns bereits in 25 Ländern“ und „In 13 Ländern bieten wir bereits integrierte lokale Compliance“. Ihre Länderübersicht nennt Belgien, Deutschland, Frankreich, Italien, Luxemburg, die Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, die Schweiz, die Slowakei, Spanien, Tschechien und das Vereinigte Königreich, ein Eintrag trägt den Vermerk „On request“. Für alle weiteren Länder verweist Circula auf Unterstützung „flexibel auf Anfrage“.

Konnektoren-Ökosystem ist überschaubar. Die Integrationsseite listet DATEV, Microsoft Dynamics 365 Business Central, ELO, SAP (per CSV), ADDISON OneClick, Diamant Software, Personio, Workday, Lanes & Planes, Perk, Pliant und WAY2VAT. Salesforce, HubSpot und NetSuite stehen dort nicht.

Produktbasierte Preise summieren sich. Wer Spesen, Firmenkarten und später Eingangsrechnungen kombiniert, zahlt zu den Startpreisen der Preisseite 99 € + 149 € + 10 × 15 € = 398 € im Monat bei jährlicher Abrechnung (zur Verfügbarkeit der Eingangsrechnungen widersprechen sich Preisseite und Pressebereich, siehe Preise). Die Grundpreise sind öffentlich, die effektiven Gesamtkosten je nach Modulmix muss man aber selbst durchrechnen.

Mindestabnahme von 10 Lizenzen. Für sehr kleine Teams oder einzelne Nutzende ist Circula nicht gedacht, hier braucht es Sonderkonditionen auf Anfrage. Wer nur eine Handvoll reisender Mitarbeitender hat, zahlt also faktisch für mehr Lizenzen als genutzt, sofern keine Ausnahme verhandelt wird.

Alternativen im Vergleich

Wenn du das willst	Nimm
Einen globalen Enterprise-Standard	SAP Concur
Rechnungseingang und Kreditorenbuchhaltung statt Spesen	Candis
Direkt in der Steuerberater-Software bleiben	DATEV

Pleo, Spendesk, Yokoy und Mooncard sind weitere Anbieter für Spesen- und Spend-Management; zu ihnen haben wir hier keine Quellen archiviert und vergleichen sie deshalb nicht. Spesen, Rechnungen und Firmenkarten in einer Plattform bietet auch Klippa mit Doxis SpendControl.

So steigst du ein

Schritt 1: Fordere unter circula.com/de eine Demo an und lass dir die für dich relevanten Module zeigen (Auslagen & Reisekosten, optional Firmenkreditkarten). Erteile als erstes Zugriff für dein Finanzteam und definiere die Unternehmensrichtlinien (Tagessätze, Belegpflicht ab welchem Betrag, Genehmigungsstruktur).

Schritt 2: Verbinde Circula mit DATEV oder deiner Buchhaltungssoftware. Für DATEV-Nutzer ist der Export vollständig GoBD-konform und direkt verarbeitbar, kein manueller CSV-Import. Lege außerdem deine Kostenstellen und Sachkonten an, damit die KI-Vorschläge direkt korrekt buchen.

Schritt 3: Lade Mitarbeitende per App ein. Belege werden per Kamerascan erfasst, OCR liest Betrag, Datum und Händler aus, das System kategorisiert automatisch und prüft gegen eure Policy, alles vor dem ersten Klick des Buchhalters. Plane die ersten zwei Wochen aktives Nachfassen ein, damit alle die App auch tatsächlich auf dem Diensthandy installieren.

Ein konkretes Beispiel

Ein denkbarer Ablauf, kein Kundenbericht und ohne belegte Zeitersparnis: Ein Mittelständler, dessen Steuerberater ausschließlich DATEV nutzt, setzt Circula ein und exportiert die vorkontierten Buchungen direkt in DATEV. Laut Circula exportiert die Plattform als DATEV Premium Partner „korrekt vorkontierte“ Buchungen.

DSGVO & Datenschutz

• Hosting: Laut Startseite „Made & hosted in Germany“. Der AVV (Standardvertragsklauseln Version 2.7, Anhang zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen in der Fassung 2.5 vom 26. Januar 2026) nennt AWS (Amazon Web Services EMEA SARL) als Hosting-Dienstleister: „Die Datenverarbeitung erfolgt innerhalb der EU.“ Die Datenschutzerklärung nennt Frankfurt am Main für die Server der Website und ein Hochsicherheits-Rechenzentrum in Frankfurt am Main für Daten des Admin-Kontos, erhobene Daten werden „grundsätzlich auf ISO 27001 zertifizierten Servern gehostet“.
• US-Transfer: Laut Datenschutzerklärung können vereinzelt Nutzungsdaten in die USA übermittelt werden, auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses zum Data-Privacy-Framework; die Auftragsverarbeitungsverträge mit den Dienstleistern enthalten Standardvertragsklauseln. Daten des Admin-Kontos werden an Omni und Metabase in die USA übermittelt.
• KI-Verarbeitung: Laut AVV ist Google Cloud Platform Vertex AI der primäre KI-Anbieter, „gehostet in (EU)“, „Ausschließlich EU-Verarbeitung“, „Kundendaten werden niemals zum Trainieren von Modellen verwendet“, Aufbewahrung „24 Stunden zur Optimierung von Latenz und Leistung“. Für die OCR-Datenlesung nennt der AVV außerdem Mindee als Unterauftragsverarbeiter, daneben Mailjet, Intercom und Accantum (Archivierung).
• Auftragsverarbeitung: Die Verarbeitungen in der App sind laut Datenschutzerklärung „im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverträgen zwischen Circula und seinen Kunden als Verantwortliche geregelt“, nach Art. 28 DSGVO ist ein AVV Pflicht. Der in der Fußzeile verlinkte AVV (EU-SCC) nennt Circula als Auftragsverarbeiter und den Kunden als Verantwortlichen; Aufbewahrungsfrist „in der Regel bis zu 10 Jahre“, Löschung auf ausdrückliche Anweisung.
• GoBD: Circula wirbt mit „revisionssichere Speicherung und Archivierung von Ausgaben und Belegen gemäß den Anforderungen der GoBD“, laut FAQ ist Circula „GoBD-konform und nach IDW PS 880 zertifiziert“.

Gut kombiniert mit

DATEV: Der natürliche Buchhaltungs-Endpunkt. Circula liefert Belege und Buchungsvorschläge GoBD-konform, DATEV verarbeitet weiter, ohne Medienbruch.

Candis: Während Circula die Mitarbeiter-Spesen abdeckt, übernimmt Candis Eingangsrechnungen und Kreditorenbuchhaltung. Beide Tools zusammen decken das Belegmanagement eines Mittelständlers fast vollständig ab, Spesen plus Lieferantenrechnungen.

Personio: Wer ohnehin auf Personio als HR-Plattform setzt, integriert Circula direkt, neue Mitarbeitende werden automatisch angelegt, Austritte deaktiviert. Das spart Onboarding-Aufwand und schließt eine häufige Compliance-Lücke (Ex-Mitarbeitende mit aktiven Konten).

Unser Fazit

4 von 5 Sternen. Circula ist eines der wenigen Tools, das deutschen Mittelstand wirklich verstanden hat: GoBD-Konformität und Hosting in Deutschland laut Anbieter, DATEV, Pauschalen, deutsche Sprache. Die KI-Funktionen sind solide. Den fünften Stern kostet vor allem das überschaubare Konnektoren-Ökosystem jenseits der DACH-Standards. Für die Zielgruppe, deutsche KMU mit Steuerberater-Workflow, ist Circula trotzdem die naheliegende und ehrliche Empfehlung.

Was wir bemerkt haben

• Juni 2026, Circula stellt die Preise inzwischen produktbasiert dar: Auslagen & Reisekosten ab 15 €/Lizenz/Monat (mind. 10 Lizenzen), Firmenkreditkarten 99 €/Monat Plattformgebühr, Mitarbeiter-Benefits 1 €/Lizenz/Monat. Die früher kursierende Angabe „Basic ab 8,50 €/Nutzer” trifft das aktuelle Modell nicht mehr, wir haben die Seite korrigiert.
• Juni 2026, Das Modul Eingangsrechnungen (149 €/Monat inkl. 100 Rechnungen, KI-gestützte Prüfung nach § 14 UStG) ist als „coming soon” gelistet, also angekündigt, aber noch nicht voll verfügbar.
• Juni 2026, Korrektur zum Datenschutz: Die Datenschutzerklärung nennt Frankfurt für die Server der Website, vereinzelt können Nutzungsdaten laut Datenschutzerklärung in die USA fließen. Die pauschale Aussage „keine Daten in US-Cloud” war zu absolut.
• November 2026, Auf der Website steht „Circula ist jetzt Teil von Personio.“ und „Gemeinsam mit Personio – Europas führender HR- und Payroll-Plattform – werden wir alle Geschäftsausgaben eines Unternehmens auf einer integrierten Plattform vereinen.“ Der Pressebereich datiert die Meldung „Personio übernimmt Ausgabenmanagement-Plattform Circula“ auf den 6. Oktober 2026. Die Eingangsrechnungen stehen in der Detailübersicht der Preisseite weiter als „Demnächst verfügbar“, der Pressebereich listet zum 1. Juli 2026 die Meldung „Circula erweitert Plattform um Eingangsrechnungen und wird zur All-Spend-Plattform“.
• Beobachtung: Circula ist laut Anbieter DATEV-Premium-Partner und wird von DATEV „selbst genutzt und empfohlen“, im DACH-Mittelstand ein nicht zu unterschätzender Vertrauenskanal. Laut Startseite vertrauen „mehr als 3.000 Unternehmen“ Circula.