rexx systems

Kurzfazit

rexx systems ist eine solide HR-Suite für mittelständische Unternehmen, die maximale Konfigurierbarkeit und DSGVO-Konformität über eine moderne Oberfläche stellen. Die Software deckt den gesamten HR-Lebenszyklus ab — von der Stellenausschreibung über die Personalakte bis zur Weiterbildungsplanung. Wer eine schlankere Lösung mit besserem UX sucht, ist bei Personio besser aufgehoben. Wer dagegen spezifische Tarifvertragsregeln, Branchen-Compliance oder tiefe Systemintegration braucht, findet in rexx systems einen verlässlichen Partner — sofern er Implementierungsaufwand und Beratungskosten einkalkuliert.

Für wen ist rexx systems?

HR-Abteilungen im Mittelstand: Unternehmen mit 80 bis 2.000 Mitarbeitenden, die mehr brauchen als ein Basistool, aber noch kein SAP HCM oder Workday rechtfertigen. rexx bietet die Tiefe eines Enterprise-Systems zu angepassten Konditionen.

Branchen mit komplexen Tarifverträgen: Produktion, Pflege, Öffentlicher Dienst — überall dort, wo Tarifverträge (IG Metall, TVöD, ver.di) die HR-Prozesse definieren. Die freie Konfigurierbarkeit erlaubt es, nahezu alle tariflichen Regelungen abzubilden.

Datenschutzbeauftragte und Compliance-Teams: ISO-27001:2022-Zertifizierung, EU-Datenhaltung, DSGVO-konforme Verarbeitung — wer bei diesen Anforderungen keine Kompromisse machen kann, findet in rexx eine dokumentierbar sichere Wahl.

Unternehmen mit wachsendem Recruiting-Bedarf: Das Recruiting-Modul bietet Multiposting auf Jobbörsen, KI-Unterstützung bei der Stellentextgenerierung und Bewerberkommunikation sowie Video-Interview-Integration. Für Unternehmen, die viele Stellen gleichzeitig besetzen, reduziert das den Aufwand erheblich.

Weniger geeignet für: Startups und Kleinunternehmen unter 80 Mitarbeitenden, die ein schlankes, günstiges und sofort nutzbares Tool suchen. Auch für Unternehmen, die Wert auf eine moderne, intuitive Oberfläche legen — hier punktet Personio klar.

Preise im Detail

Konfiguration	100 MA	500 MA	1.000 MA	5.000 MA
Nur Recruiting	ca. 2,10 €/MA/Mo.	ca. 1,30 €/MA/Mo.	ca. 0,90 €/MA/Mo.	ca. 0,50 €/MA/Mo.
Personalverwaltung (Basis)	ca. 3,70 €/MA/Mo.	ca. 2,30 €/MA/Mo.	ca. 1,60 €/MA/Mo.	ca. 0,70 €/MA/Mo.
HR + Zeiterfassung + Recruiting	ca. 7,30 €/MA/Mo.	ca. 4,90 €/MA/Mo.	ca. 3,50 €/MA/Mo.	ca. 1,60 €/MA/Mo.
HR + Talent Management	Auf Anfrage	Auf Anfrage	Auf Anfrage	Auf Anfrage

Die Preise gelten für die Cloud-Variante (pro Mitarbeiter/Monat, netto). On-Premise-Deployment wird gesondert kalkuliert. Kleinere Unternehmen erhalten standardisierte Einstiegspakete mit 32 Beratungsstunden und 8 Schulungsstunden inklusive.

Einordnung: Für einen Betrieb mit 500 Mitarbeitenden und der Kombination HR + Zeiterfassung + Recruiting entstehen Lizenzkosten von rund 2.450 €/Monat — für eine vollständige HR-Suite, die Recruiting, Personalakte und Zeiterfassung abdeckt. Hinzu kommen die einmaligen Implementierungskosten, die je nach Komplexität ähnlich hoch wie das erste Jahresabo ausfallen können. Wer das Budget kennt, das er bei Personio zahlt, sollte beide Angebote direkt vergleichen — rexx wird bei höherer Mitarbeiterzahl oft kompetitiver.

Stärken im Detail

Konfigurierbarkeit auf Enterprise-Niveau. Das modulare Aufbauprinzip erlaubt nicht nur die Auswahl von Funktionsbereichen, sondern auch die tiefgreifende Anpassung jedes Prozesses. Tarifvertragsregeln, Genehmigungsworkflows, Benutzerrollen — alles ist konfigurierbar. Das ist der Kernvorteil gegenüber standardisierten SaaS-Tools wie Personio, die Konfigurierbarkeit zugunsten von Einfachheit opfern.

Vollständige EU-Datenhaltung und ISO-27001:2022. Alle Kundendaten werden bevorzugt innerhalb der EU/EWR verarbeitet, die Software wird ausschließlich in Deutschland entwickelt. Die ISO-27001:2022-Zertifizierung dokumentiert Informationssicherheit nach internationalem Standard. Für Unternehmen mit Datenschutzpflichten im regulierten Umfeld (Gesundheit, Öffentlicher Dienst, Finanzdienstleistungen) ist das ein wichtiger Faktor.

KI-Assistent Rai im Recruiting-Workflow. Der integrierte KI-Assistent unterstützt bei Stellenausschreibungen (Texterstellung, Optimierung für Jobbörsen), Bewerberauswertung und Erstkorrespondenz. Für HR-Teams, die viele Stellen gleichzeitig besetzen müssen, kann das die Zeit für administrative Recruiting-Aufgaben deutlich reduzieren.

Integrierter HR-Lifecycle von Recruiting bis Offboarding. Kein Datentransfer zwischen Systemen: Bewerber werden im selben System zu Mitarbeitenden, Mitarbeiterentwicklung und Weiterbildung werden direkt aus der Personalakte heraus gesteuert. Das verhindert Datenverlust und reduziert den Pflegeaufwand.

Schwächen ehrlich betrachtet

Die Oberfläche wirkt nicht zeitgemäß. Im direkten Vergleich mit Personio, HiBob oder Factorial sieht die rexx-Oberfläche älter aus. Navigation und Workflow-Logik spiegeln eher das Design-Denken der frühen 2010er wider. Das ist kein Dealbreaker, erhöht aber die Einarbeitungszeit für neue Nutzer und den Schulungsaufwand.

Keine sofortige Nutzbarkeit. rexx systems ist kein Self-Service-Tool. Die Einführung erfordert ein Implementierungsprojekt mit rexx-Beratern oder zertifizierten Partnern. Wer in zwei Wochen loslegen will, ist hier falsch. Typische Einführungszeiten: 2–6 Monate je nach Modulumfang.

Opaque Pricing erzeugt Verhandlungsunsicherheit. Ohne öffentliche Preisliste weiß man nicht, was eine faire Gegenleistung ist. Das schafft eine strukturelle Asymmetrie im Angebotsprozess. Tipp: Mehrere Angebote einholen und Vergleichsangebote von Personio und Sage HR nutzen, um Verhandlungsspielräume zu erkennen.

KI-Features in einem frühen Stadium. Der Rai-Assistent ist ein echtes Feature, aber die KI-Integration reicht nicht an cloud-native Konkurrenten heran, die mit OpenAI oder Anthropic-APIs tiefer integriert sind. Wer KI-gestützte Personalentscheidungen, automatisches Skills-Matching oder Predictive Analytics braucht, schaut sich eher bei moderneren Plattformen um.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Eine moderne Oberfläche mit schnellem Onboarding willst	Personio
Enterprise-HR für internationale Konzerne brauchst	Workday
Workforce Management und Schichtplanung für Schichtbetriebe priorisierst	ATOSS

rexx systems ist die richtige Wahl, wenn Konfigurierbarkeit und DSGVO-Tiefe wichtiger sind als eine schlanke Oberfläche. Für den Einstieg in professionelles HR-Management im deutschen Mittelstand ist Personio oft der einfachere Weg — rexx lohnt sich dann, wenn du an die Grenzen von Personio stößt.

So steigst du ein

Schritt 1: Kontaktiere rexx systems für ein unverbindliches Beratungsgespräch und eine Demo-Umgebung. Bereite folgende Informationen vor: Mitarbeiterzahl, Tarifvertrag (falls vorhanden), aktuelle Systeme (Lohnabrechnung, ERP), und eine Liste der drei wichtigsten HR-Prozesse, die du digitalisieren willst. Das Modulprinzip erlaubt es, mit dem Kern (Personalverwaltung) zu starten und später zu erweitern.

Schritt 2: Starte mit dem Personalstamm: Importiere Mitarbeiterdaten aus Excel oder DATEV, richte Organigramm und Abteilungsstruktur ein, und konfiguriere Rollenberechtigungen. rexx bietet eine direkte DATEV-Schnittstelle für den automatischen Lohndatenaustausch — das ist für viele Mittelständler der erste konkrete Nutzwert.

Schritt 3: Aktiviere das Recruiting-Modul und erstelle deine erste Stellenausschreibung mit dem Rai-KI-Assistenten. Stelle die Karriereseite auf deine Domain, schalte Multiposting für relevante Jobbörsen (Stepstone, Indeed, LinkedIn) und richte den Bewerbungs-Workflow mit automatischen Bestätigungsmails und Statusverfolgung ein.

Ein konkretes Beispiel

Ein produzierendes Mittelstandsunternehmen aus Bayern mit 420 Mitarbeitenden und IG-Metall-Tarifvertrag führt rexx systems ein — der Anlass: bisherige HR-Tools konnten die Regelungen zur Arbeitszeiterfassung, Schichtzulagen und Urlaubsübertragung nicht vollständig abbilden, was zu regelmäßigen Korrekturen in der Lohnabrechnung führte. Das Implementierungsprojekt dauert vier Monate. Danach laufen alle Arbeitszeitbuchungen regelkonform durch das System, DATEV übernimmt die Daten automatisch, und Lohnkorrekturen fallen auf zwei pro Quartal — statt 15 pro Monat. Der Datenschutzbeauftragte ist zufrieden: EU-Server, ISO-Zertifizierung, AVV liegt vor.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: EU/EWR — rexx systems priorisiert ausdrücklich die Datenhaltung innerhalb der EU. Drittanbieter-Dienste (z.B. Analytics) können US-Server nutzen.
• Entwicklung: Ausschließlich in Deutschland (Hamburg) — kein Offshore-Entwicklungsanteil
• Zertifizierung: ISO 27001:2022 für Informationssicherheit
• AVV: Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO wird für Kundenverträge abgeschlossen
• Datenschutzbeauftragter: Benannt (Kontakt: datenschutz@rexx-systems.com)
• Löschkonzept: Mitarbeiterdaten können nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses regelkonform gelöscht werden
• Empfehlung: Für DSGVO-sensible Branchen (Gesundheit, Öffentlicher Dienst) gut geeignet — EU-Hosting und AVV sind dokumentierbar vorhanden

Gut kombiniert mit

• ATOSS — ATOSS übernimmt die operative Schicht- und Zeitplanung für Produktionsbetriebe, rexx systems die übergeordneten HR-Prozesse wie Personalakte, Recruiting und Talent Management
• Personio — für Unternehmen, die rexx für komplexe Prozesse nutzen und ein schlankeres Onboarding-Tool für neue Standorte oder Tochtergesellschaften brauchen
• Microsoft 365 Copilot — HR-Dokumente, Onboarding-Unterlagen und Stellenausschreibungen mit Copilot in Word/Teams erstellen und dann in rexx pflegen

Unser Testurteil

rexx systems verdient 3 von 5 Sternen — es ist eine solide, gut konfigurierbare HR-Suite, aber kein herausragendes Tool. Die Stärken liegen in der Tiefe der Konfigurierbarkeit und der deutschen Entwicklungstradition mit echter EU-Datenhaltung. Die Schwächen — veraltetes UX, opaque Pricing, aufwändige Implementierung — machen es zu einer Lösung für Unternehmen, die gezielt nach diesen Stärken suchen, nicht für den durchschnittlichen Mittelständler auf der Suche nach einem modernen HR-Tool. Wer an die Grenzen von Personio stößt und spezifische Tarifvertrags-Compliance braucht, sollte rexx systems ernsthaft evaluieren.

Was wir bemerkt haben

• 2024 — rexx systems hat einen KI-Assistenten namens “Rai” in das Recruiting-Modul integriert. Der Assistent unterstützt bei der Generierung von Stellenausschreibungen und der Bewerbervorauswahl — ein direktes Zugeständnis an den wachsenden Wettbewerbsdruck durch KI-native HR-Tools.
• 2022 — Überarbeitung der mobilen App “rexx GO!” für iOS und Android, mit der Mitarbeitende Urlaubsanträge, Abwesenheitsverwaltung und Stundenzettel direkt vom Smartphone aus verwalten können. Der Self-Service-Anteil wurde deutlich ausgebaut.
• Keine wesentlichen Preisänderungen oder Strategiewechsel seit der Gründung 2000 bekannt — rexx systems ist ein stabiles, eigentümergeführtes Unternehmen ohne externe Investorenagenda, was Preisstabilität begünstigt.