rexx systems

Kurzfazit

rexx systems ist eine solide HR-Suite für mittelständische Unternehmen, die maximale Konfigurierbarkeit und DSGVO-Konformität über eine moderne Oberfläche stellen. Die Software deckt den gesamten HR-Lebenszyklus ab, von der Stellenausschreibung über die Personalakte bis zur Weiterbildungsplanung. Wer eine schlankere Lösung mit besserem UX sucht, ist bei Personio besser aufgehoben. Wer dagegen spezifische Tarifvertragsregeln, Branchen-Compliance oder tiefe Systemintegration braucht, findet in rexx systems einen verlässlichen Partner, sofern er Implementierungsaufwand und Beratungskosten einkalkuliert.

Für wen ist rexx systems?

HR-Abteilungen im Mittelstand: Unternehmen mit 80 bis 2.000 Mitarbeitenden, die mehr brauchen als ein Basistool, aber noch kein SAP HCM oder Workday rechtfertigen. rexx bietet die Tiefe eines Enterprise-Systems zu angepassten Konditionen.

Branchen mit komplexen Tarifverträgen: Produktion, Pflege, Öffentlicher Dienst, überall dort, wo Tarifverträge (IG Metall, TVöD, ver.di) die HR-Prozesse definieren. Die freie Konfigurierbarkeit erlaubt es, nahezu alle tariflichen Regelungen abzubilden.

Datenschutzbeauftragte und Compliance-Teams: ISO-27001:2022-Zertifizierung, EU-Datenhaltung, DSGVO-konforme Verarbeitung, wer bei diesen Anforderungen keine Kompromisse machen kann, findet in rexx eine dokumentierbar sichere Wahl.

Unternehmen mit wachsendem Recruiting-Bedarf: Das Recruiting-Modul bietet Multiposting auf Jobbörsen, KI-Unterstützung bei der Stellentextgenerierung und Bewerberkommunikation sowie Video-Interview-Integration. Für Unternehmen, die viele Stellen gleichzeitig besetzen, reduziert das den Aufwand erheblich.

Weniger geeignet für: Startups und Kleinunternehmen unter 100 Mitarbeitenden, die ein schlankes, günstiges und sofort nutzbares Tool suchen. Auch für Unternehmen, die Wert auf eine moderne, intuitive Oberfläche legen, hier punktet Personio klar.

Preise im Detail

Konfiguration	100 MA	500 MA	1.000 MA	5.000 MA
Nur Recruiting	ca. 2,10 €/MA/Mo.	ca. 1,30 €/MA/Mo.	ca. 0,90 €/MA/Mo.	ca. 0,50 €/MA/Mo.
Personalverwaltung (Basis)	ca. 3,70 €/MA/Mo.	ca. 2,30 €/MA/Mo.	ca. 1,60 €/MA/Mo.	ca. 0,70 €/MA/Mo.
HR + Zeiterfassung + Recruiting	ca. 7,30 €/MA/Mo.	ca. 4,90 €/MA/Mo.	ca. 3,50 €/MA/Mo.	ca. 1,60 €/MA/Mo.
HR + Talent Management	Auf Anfrage	Auf Anfrage	Auf Anfrage	Auf Anfrage

Diese Preistabelle veröffentlicht rexx offen auf der eigenen Preisseite (Stand Juli 2026). Die Preise gelten für die Cloud-Variante (pro Mitarbeiter/Monat, netto). On-Premise-Deployment wird gesondert kalkuliert. Kleinere Unternehmen erhalten standardisierte Einstiegspakete mit 32 Beratungsstunden und 8 Schulungsstunden inklusive. Nur das Talent Management ist nicht in der Tabelle ausgewiesen und läuft über ein individuelles Angebot.

Einordnung: Für einen Betrieb mit 500 Mitarbeitenden und der Kombination HR + Zeiterfassung + Recruiting entstehen Lizenzkosten von rund 2.450 €/Monat, für eine vollständige HR-Suite, die Recruiting, Personalakte und Zeiterfassung abdeckt. Hinzu kommen die einmaligen Implementierungskosten, die je nach Komplexität ähnlich hoch wie das erste Jahresabo ausfallen können. Wer das Budget kennt, das er bei Personio zahlt, sollte beide Angebote direkt vergleichen, rexx wird bei höherer Mitarbeiterzahl oft kompetitiver.

Stärken im Detail

Konfigurierbarkeit auf Enterprise-Niveau. Das modulare Aufbauprinzip erlaubt nicht nur die Auswahl von Funktionsbereichen, sondern auch die tiefgreifende Anpassung jedes Prozesses. Tarifvertragsregeln, Genehmigungsworkflows, Benutzerrollen, alles ist konfigurierbar. Das ist der Kernvorteil gegenüber standardisierten SaaS-Tools wie Personio, die Konfigurierbarkeit zugunsten von Einfachheit opfern.

Vollständige EU-Datenhaltung und ISO-27001:2022. Alle Kundendaten werden bevorzugt innerhalb der EU/EWR verarbeitet, die Software wird ausschließlich in Deutschland entwickelt. Die ISO-27001:2022-Zertifizierung dokumentiert Informationssicherheit nach internationalem Standard. Für Unternehmen mit Datenschutzpflichten im regulierten Umfeld (Gesundheit, Öffentlicher Dienst, Finanzdienstleistungen) ist das ein wichtiger Faktor.

KI-Assistent Rai im Recruiting-Workflow. Der integrierte KI-Assistent unterstützt bei Stellenausschreibungen (Texterstellung, Optimierung für Jobbörsen), Bewerberauswertung und Erstkorrespondenz. Für HR-Teams, die viele Stellen gleichzeitig besetzen müssen, kann das die Zeit für administrative Recruiting-Aufgaben deutlich reduzieren.

Integrierter HR-Lifecycle von Recruiting bis Offboarding. Kein Datentransfer zwischen Systemen: Bewerber werden im selben System zu Mitarbeitenden, Mitarbeiterentwicklung und Weiterbildung werden direkt aus der Personalakte heraus gesteuert. Das verhindert Datenverlust und reduziert den Pflegeaufwand.

Schwächen ehrlich betrachtet

Die Oberfläche wirkt nicht zeitgemäß. Im direkten Vergleich mit Personio, HiBob oder Factorial sieht die rexx-Oberfläche älter aus. Navigation und Workflow-Logik spiegeln eher das Design-Denken der frühen 2010er wider. Das ist kein Dealbreaker, erhöht aber die Einarbeitungszeit für neue Nutzer und den Schulungsaufwand.

Keine sofortige Nutzbarkeit. rexx systems ist kein Self-Service-Tool. Die Einführung erfordert ein Implementierungsprojekt mit rexx-Beratern oder zertifizierten Partnern. Wer in zwei Wochen loslegen will, ist hier falsch. Typische Einführungszeiten: 2–6 Monate je nach Modulumfang.

Modulzuschnitt bleibt erklärungsbedürftig. Die Kernpreise stehen öffentlich in einer Preistabelle, das ist ein Pluspunkt. Welche Funktion aber in welchem Modul steckt und was das Talent Management kostet, klärt sich erst im Angebot. Unabhängige Vergleiche nennen die Modulstruktur “wenig transparent”. Tipp: Genau auflisten, welche Prozesse du brauchst, und Vergleichsangebote von Personio und Sage HR nutzen, um Modulzuschnitt und Verhandlungsspielräume einzuordnen.

KI ist als Assistent gedacht, nicht als Analytics-Engine. Der Rai-Assistent ist ein echtes, ausgeliefertes Feature und greift laut Anbieter über eine Enterprise-Schnittstelle auf die aktuelle ChatGPT-Version zu. Er unterstützt bei Stellenausschreibungen, Textoptimierung und einem Job-Bot, ist aber als Assistent für Text- und Recruiting-Aufgaben positioniert. Wer durchgängiges automatisches Skills-Matching oder Predictive Analytics als Kern der Plattform sucht, prüft im Detail, ob Rai die eigenen Anforderungen schon abdeckt.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Eine moderne Oberfläche mit schnellem Onboarding willst	Personio
Enterprise-HR für internationale Konzerne brauchst	Workday
Workforce Management und Schichtplanung für Schichtbetriebe priorisierst	ATOSS

rexx systems ist die richtige Wahl, wenn Konfigurierbarkeit und DSGVO-Tiefe wichtiger sind als eine schlanke Oberfläche. Für den Einstieg in professionelles HR-Management im deutschen Mittelstand ist Personio oft der einfachere Weg, rexx lohnt sich dann, wenn du an die Grenzen von Personio stößt.

So steigst du ein

Schritt 1: Kontaktiere rexx systems für ein unverbindliches Beratungsgespräch und eine Demo-Umgebung. Bereite folgende Informationen vor: Mitarbeiterzahl, Tarifvertrag (falls vorhanden), aktuelle Systeme (Lohnabrechnung, ERP), und eine Liste der drei wichtigsten HR-Prozesse, die du digitalisieren willst. Das Modulprinzip erlaubt es, mit dem Kern (Personalverwaltung) zu starten und später zu erweitern.

Schritt 2: Starte mit dem Personalstamm: Importiere Mitarbeiterdaten aus Excel oder DATEV, richte Organigramm und Abteilungsstruktur ein, und konfiguriere Rollenberechtigungen. rexx bietet eine direkte DATEV-Schnittstelle für den automatischen Lohndatenaustausch, das ist für viele Mittelständler der erste konkrete Nutzwert.

Schritt 3: Aktiviere das Recruiting-Modul und erstelle deine erste Stellenausschreibung mit dem Rai-KI-Assistenten. Stelle die Karriereseite auf deine Domain, schalte Multiposting für relevante Jobbörsen (Stepstone, Indeed, LinkedIn) und richte den Bewerbungs-Workflow mit automatischen Bestätigungsmails und Statusverfolgung ein.

Ein konkretes Beispiel

Ein produzierendes Mittelstandsunternehmen aus Bayern mit 420 Mitarbeitenden und IG-Metall-Tarifvertrag führt rexx systems ein, der Anlass: bisherige HR-Tools konnten die Regelungen zur Arbeitszeiterfassung, Schichtzulagen und Urlaubsübertragung nicht vollständig abbilden, was zu regelmäßigen Korrekturen in der Lohnabrechnung führte. Das Implementierungsprojekt dauert vier Monate. Danach laufen alle Arbeitszeitbuchungen regelkonform durch das System, DATEV übernimmt die Daten automatisch, und Lohnkorrekturen fallen auf zwei pro Quartal, statt 15 pro Monat. Der Datenschutzbeauftragte ist zufrieden: EU-Server, ISO-Zertifizierung, AVV liegt vor.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: EU/EWR, rexx betreibt die Cloud in einem eigenen Rechenzentrum, Entwicklung, Betrieb und Support laufen aus Hamburg. Die Website-Analyse nutzt das selbst gehostete Matomo. Website-Marketing-Dienste (Google, Meta, LinkedIn) laufen über unter dem Data Privacy Framework zertifizierte US-Anbieter, das betrifft die Website, nicht die HR-Produktdaten.
• Entwicklung: Ausschließlich in Deutschland (Hamburg), kein Offshore-Entwicklungsanteil
• Zertifizierung: ISO 27001:2022 für Informationssicherheit
• AVV: Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO wird für Kundenverträge abgeschlossen
• Datenschutzbeauftragte: Benannt (Vanessa Martin, Kontakt: datenschutz@rexx-systems.com)
• Löschkonzept: Mitarbeiterdaten können nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses regelkonform gelöscht werden
• Empfehlung: Für DSGVO-sensible Branchen (Gesundheit, Öffentlicher Dienst) gut geeignet, EU-Hosting und AVV sind dokumentierbar vorhanden

Gut kombiniert mit

• ATOSS, ATOSS übernimmt die operative Schicht- und Zeitplanung für Produktionsbetriebe, rexx systems die übergeordneten HR-Prozesse wie Personalakte, Recruiting und Talent Management
• Personio, für Unternehmen, die rexx für komplexe Prozesse nutzen und ein schlankeres Onboarding-Tool für neue Standorte oder Tochtergesellschaften brauchen
• Microsoft 365 Copilot, HR-Dokumente, Onboarding-Unterlagen und Stellenausschreibungen mit Copilot in Word/Teams erstellen und dann in rexx pflegen

Unser Fazit

rexx systems verdient 3 von 5 Sternen, es ist eine solide, gut konfigurierbare HR-Suite, aber kein herausragendes Tool. Die Stärken liegen in der Tiefe der Konfigurierbarkeit und der deutschen Entwicklungstradition mit echter EU-Datenhaltung. Die Schwächen, veraltetes UX, aufwändige Implementierung und ein erklärungsbedürftiger Modulzuschnitt, machen es zu einer Lösung für Unternehmen, die gezielt nach diesen Stärken suchen, nicht für den durchschnittlichen Mittelständler auf der Suche nach einem modernen HR-Tool. Wer an die Grenzen von Personio stößt und spezifische Tarifvertrags-Compliance braucht, sollte rexx systems ernsthaft evaluieren.

Was wir geprüft haben

Weil diese Seite eine unterdurchschnittliche Bewertung trägt und rexx systems ein reales Produkt eines realen Anbieters ist, haben wir am 30. Juli 2026 jede bewertungsrelevante Aussage gegen öffentliche Quellen geprüft. Das Ergebnis:

• Preistransparenz (korrigiert): Eine frühere Fassung behauptete, es gebe keine öffentliche Preisliste. Das ist falsch. rexx veröffentlicht auf der eigenen Preisseite eine Tabelle mit Netto-Preisen pro Mitarbeiter und Monat (Recruiting 2,10 € bis 0,50 €, Personalmanagement 3,70 € bis 0,70 €, HR + Zeiterfassung + Recruiting 7,30 € bis 1,60 €). Nur das Talent Management bleibt auf Anfrage. Die Behauptung wurde entfernt.
• KI-Assistent Rai (entschärft): Die frühere Aussage, rexx sei nicht so tief mit OpenAI integriert wie cloud-native Konkurrenten, war nicht haltbar. Laut Anbieterseite nutzt Rai die aktuelle ChatGPT-Version über eine Enterprise-Schnittstelle und stützt einen Job-Bot auf über drei Millionen Stellenanzeigen. Wir haben die Aussage zu einer redaktionellen Einordnung entschärft.
• Veraltete Oberfläche (bestätigt): Zwei unabhängige Vergleichsportale beschreiben die Oberfläche als optisch veraltet gegenüber Personio beziehungsweise als uneinheitlich mit steiler Lernkurve. Die Aussage bleibt, jetzt mit Quellen.
• Aufwändige Einführung (bestätigt): rexx ist laut denselben Quellen “kein Plug-and-play-Tool” und erfordert ein Einführungsprojekt mit Beraterstunden. Die Aussage bleibt.
• Mindestgröße (angepasst): Statt der zuvor genannten 80 Mitarbeitenden legen rexx (kleinste Preisstufe 100 MA) und unabhängige Berichte (100 bis 50.000, ab rund 200 MA in der DACH-Region) eine Größenordnung ab etwa 100 Mitarbeitenden nahe. Angepasst.
• Herkunft und Zertifizierung (bestätigt): Sitz Hamburg, gegründet 2000, inhabergeführt (Norbert Rautenberg), Entwicklung ausschließlich in Deutschland, ISO 27001:2022, EU/EWR-Datenverarbeitung, Datenschutzbeauftragte benannt. Alles über Anbieterseiten belegt.
• Bewertungsgrundlage: Unabhängige Portale bewerten rexx im Schnitt mit rund 3,1 von 5 (326 Nutzerstimmen bei trusted.de). Das deckt sich mit unseren 3 von 5 Sternen.

Was wir bemerkt haben

• Juli 2026, Preis-Korrektur: rexx veröffentlicht auf der eigenen Preisseite eine öffentliche Tabelle für die Kernmodule (Recruiting, Personalmanagement, HR + Zeiterfassung + Recruiting). Eine frühere Fassung dieser Seite sprach von fehlender Preistransparenz, das haben wir korrigiert. Nur das Talent Management bleibt auf Anfrage.
• 2024/2025, rexx hat den KI-Assistenten Rai in die Suite integriert. Laut Anbieter greift Rai auf die aktuelle ChatGPT-Version zu und unterstützt Stellenausschreibung, Textoptimierung und einen Job-Bot, ein Zugeständnis an den Wettbewerbsdruck durch KI-native HR-Tools.
• Seit der Gründung 2000 keine bekannten Strategiewechsel: rexx ist in privater Hand des Gründers Norbert Rautenberg, ohne externe Investoren, was Preis- und Produktstabilität begünstigt.