Planday

Kurzfazit

Planday ist die solide Wahl für alle Betriebe, die täglich mit wechselnden Schichten jonglieren — Gastronomie, Einzelhandel, Pflege, Hotellerie. Die mobile App macht die Koordination zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitern erheblich einfacher, und die Integration mit Lohnbuchhaltungssystemen wie DATEV spart echte Stunden am Monatsende. Was fehlt: eine vollständige HR-Suite. Wer Recruiting, Onboarding oder Leistungsbeurteilungen braucht, muss Planday mit einem anderen Tool kombinieren.

Für wen ist Planday?

Gastronomie und Hotellerie: Restaurants, Hotels und Catering-Betriebe mit wechselndem Personal profitieren am meisten. Wenn täglich fünf bis hundert Schichten koordiniert werden müssen, löst Planday das Telefonrunden-Problem. Mitarbeiter sehen ihre Schichten in der App, können tauschen und melden sich krank — ohne dass der Manager jeden Schritt einzeln koordiniert.

Einzelhandel und Logistik: Filialbetriebe und Lagerhäuser mit variablen Öffnungszeiten und saisonalen Personalspitzen nutzen Planday für standortübergreifende Planung. Die Umsatzintegration zeigt in Echtzeit, ob der Personalaufwand zum Umsatz passt.

Pflege und Gesundheitswesen: Pflegeeinrichtungen haben besonders strenge Arbeitszeitanforderungen. Planday warnt automatisch bei Verstößen gegen Ruhezeiten oder Höchstarbeitszeiten — das reduziert das Risiko von Compliance-Verstößen erheblich.

HR-Manager in wachsenden Unternehmen: Wer bisher mit Excel-Tabellen und WhatsApp-Gruppen plant und auf ein strukturiertes System umsteigen will, findet in Planday einen machbaren Einstieg. Kein technisches Vorwissen nötig, DSGVO-konform, deutschsprachig.

Weniger geeignet für: Büro-Teams mit festen Arbeitszeiten ohne Schichtwechsel — hier ist Planday Overkill. Ebenso für sehr kleine Teams unter fünf Personen, die mit dem Mindestnutzer-Modell nicht weit kommen, und für alle, die eine vollständige HR-Suite suchen.

Preise im Detail

Plan	Preis	Mindestteam	Was du bekommst
Starter	2,99 EUR/Nutzer/Monat	5 Nutzer	Dienstplanung, Zeiterfassung, Arbeitszeitregelungen, Grundlohn-Report, Team-Kommunikation, Live-Chat-Support
Plus	4,99 EUR/Nutzer/Monat + 25 EUR/Monat	10 Nutzer	Alles aus Starter + Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, detaillierte Lohnabrechnungsberichte, Lohnintegrationen, Umsatzintegration, API-Zugang, Dokumentenverwaltung
Pro	Auf Anfrage	—	Alles aus Plus + automatische Dienstplanung, individuelle Planungsmetriken, konfigurierbare Organisationsstruktur, benutzerdefinierte Rollen, dedizierter Telefon-Support

Einordnung: Für die meisten kleinen Betriebe (Restaurant, kleines Hotel, Pflege-WG) reicht der Starter aus. Sobald du Urlaubsverwaltung, DATEV-Integration oder API-Zugang brauchst, ist der Plus-Plan Pflicht. Beachte: Plus kostet bei 10 Nutzern effektiv 74,90 EUR/Monat (10 × 4,99 + 25) — das ist der faire Marktpreis für professionelle Schichtplanung mit Lohnintegration. Der Pro-Plan lohnt sich erst ab 30+ Mitarbeitern mit komplexen Organisationsstrukturen.

Stärken im Detail

Die mobile App ist der eigentliche Kern. Planday funktioniert nicht nur für den Manager am Schreibtisch, sondern gibt jedem Mitarbeiter Transparenz über seinen eigenen Dienstplan in Echtzeit. Mitarbeiter können Schichten tauschen — der Manager genehmigt, aber koordiniert nicht mehr jeden Schritt manuell. Das eliminiert die endlosen WhatsApp-Nachrichten und Telefonrunden, die typischerweise den Montagmorgen eines Gastronomen dominieren.

Compliance-Warnungen schützen vor teuren Fehlern. Planday prüft automatisch, ob geplante Schichten die gesetzlichen Ruhezeiten einhalten, Arbeitszeitgrenzen überschreiten oder gegen Tarifvertragsregelungen verstoßen. Eine rote Warnung erscheint im Plan, bevor der Dienstplan veröffentlicht wird — nicht nachher, wenn der Schaden schon entstanden ist.

Lohnintegration spart echte Zeit. Die direkte Verbindung mit DATEV, Xero und Sage bedeutet: Was im Dienstplan gebucht wird, landet automatisch in der Lohnabrechnung. Kein manuelles Abtippen von Stundenzetteln, keine Übertragungsfehler. Laut einem Kundenbericht halbierte ein Pflegeunternehmen seine Lohnbuchhaltungszeit von einer Woche auf drei Tage.

Umsatzplanung macht Personalkosten sichtbar. Im Plus-Plan lässt sich der Kassenumsatz einbinden. Planday zeigt dann in Echtzeit, wie viel Prozent des Umsatzes gerade für Personal aufgewendet wird. Für Gastronomen, die margins sehr knapp kalkulieren, ist das kein Nice-to-have, sondern eine Kernfunktion.

Schwächen ehrlich betrachtet

Kein vollständiges HR-System. Planday plant Schichten und verwaltet Anwesenheiten — aber Recruiting, Onboarding, Leistungsbeurteilungen oder Weiterbildungsnachweise gibt es nicht. Wer eine vollständige HR-Software sucht, muss Planday mit Personio oder einem ähnlichen Tool kombinieren. Das bedeutet zwei Systeme, zwei Logins, möglicherweise manuelle Datensynchronisation.

Das Per-Nutzer-Modell skaliert unvorteilhaft. Bei 50 Mitarbeitern im Plus-Plan kostet Planday allein für Nutzerlizenzen 274,50 EUR/Monat (50 × 4,99 + 25). Das ist vertretbar für einen professionellen Betrieb, aber spürbar — besonders für Saisonbetriebe, die nur 4 Monate im Jahr voll besetzt sind. Eine saisonale Pausierung ist möglich, aber nicht ohne Aufwand.

Einschränkungen im Starter-Plan. Wer nur den Starter bucht, bekommt keine Urlaubsverwaltung und keine Lohnintegration — die zwei Funktionen, die Planday gegenüber Excel am deutlichsten auszeichnen. Wer auf diese Features angewiesen ist, muss zwingend Plus kaufen, was die Mindestkosten bei 10 Nutzern auf fast 75 EUR/Monat hebt.

Einarbeitung braucht Zeit. Planday ist kein Selbsterklärungsprodukt. Die ersten Tage mit dem System — Mitarbeiterprofile anlegen, Schichtvorlagen erstellen, Regeln konfigurieren — erfordern ein bis zwei Tage Einarbeitung. Der Live-Chat-Support ist vorhanden, aber eine persönliche Einrichtungsbegleitung gibt es nur im Pro-Plan.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Eine speziell auf DACH-Gastronomie zugeschnittene Lösung willst	Gastromatic
Zusätzlich zur Schichtplanung vollständiges HR (Recruiting, Onboarding) brauchst	Personio
Ein Open-Source-System mit maximaler Datenkontrolle bevorzugst	Deputy oder Shiftbase (keine eigenen Seiten)
Schichtplanung in ein größeres ERP-System integrieren willst	SAP oder SAGE HR (keine eigenen Seiten)

Planday ist die beste Wahl, wenn du ein internationales (aber deutschsprachiges) System mit EU-Datenhaltung, solidem Support und starker Lohnintegration willst. Für rein deutschsprachige DACH-Branchen mit sehr spezifischen Tarifanforderungen ist Gastromatic die Alternative.

So steigst du ein

Schritt 1: Registriere dich auf planday.com/de für die 30-tägige Testversion — keine Kreditkarte nötig. Lege zuerst deine Abteilungen (z.B. Küche, Service, Empfang) an, dann importiere deine Mitarbeiter via CSV oder füge sie manuell ein. Definiere dann Schichtvorlagen für deine häufigsten Einsatzzeiten (z.B. Frühschicht 8–16 Uhr, Spätschicht 16–24 Uhr). Das dauert einen halben Tag.

Schritt 2: Veröffentliche deinen ersten Schichtplan für die kommende Woche. Alle Mitarbeiter erhalten eine App-Benachrichtigung und können Schichten annehmen oder tauschen. Beobachte, wie das Koordinationsaufwand sinkt — die erste Woche zeigt dir bereits, wo das System für deinen Betrieb besonders hilfreich ist.

Schritt 3: Verbinde Planday im Plus-Plan mit deinem Lohnabrechnungssystem. Bei DATEV nutzt du die native Integration unter “Integrationen”. Nach der Verbindung fließen gebuchte Stunden automatisch in den Lohnexport — du musst am Monatsende nur noch prüfen, nicht mehr abtippen. Dieser Schritt zahlt sich typischerweise nach der zweiten Lohnabrechnung vollständig aus.

Ein konkretes Beispiel

Ein Restaurant in Düsseldorf mit 25 Teilzeitkräften und wechselnden Schichten nutzt Planday für die wöchentliche Einsatzplanung. Die Managerin plant montags in einer Stunde die gesamte Woche — früher dauerte das mit Excel und Telefonrunden drei Stunden. Wenn eine Servicekraft kurzfristig krank wird, meldet sie sich in der App ab; das System schlägt automatisch verfügbare Kollegen mit passenden Qualifikationen vor. Der Manager muss nur noch genehmigen. Urlaubs- und Krankheitsstunden fließen am Monatsende direkt in den DATEV-Export — was früher zwei Stunden Abgleichen kostete, dauert jetzt 20 Minuten.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: EU (europäische Rechenzentren) — ein konkreter Vorteil gegenüber US-Alternativen wie Deputy oder Connecteam
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Verfügbar für alle zahlenden Pläne — Standard für DSGVO-konforme SaaS-Nutzung in Deutschland
• Datenzugriff: Planday ist Teil von Xero (Neuseeland/Australien). Xero hält ISO 27001-Zertifizierung. Der Mutterkonzern außerhalb der EU kann formal auf EU-Daten zugreifen — für Branchen unter Berufsgeheimnis (Arzt, Anwalt) vor Einsatz juristisch prüfen lassen
• Mitarbeiterdaten: Gehalts- und Stundendaten liegen in Planday. Diese sind besonders schutzwürdig — sicherstellen, dass nur autorisierte Manager Zugriff haben (über Rollenberechtigungen steuerbar)
• Datenlöschung: Möglich auf Anfrage beim Support; nach Kündigung werden Daten nach einer definierten Frist gelöscht
• Empfehlung für Unternehmen: Planday ist für die meisten deutschen Branchen DSGVO-tauglich. Der AVV sollte vor Produktiveinsatz abgeschlossen sein. Für Pflege-Einrichtungen die besonderen Anforderungen der DSGVO Art. 9 (Gesundheitsdaten) beachten.

Gut kombiniert mit

• Personio — Planday für operative Schichtplanung, Personio für übergeordnetes HR-Management, Recruiting und Onboarding; die beiden Tools ergänzen sich ohne Überlappung
• Gastromatic — falls du eine zweite DACH-spezialisierte Meinung brauchst oder zu einem stärker auf Deutschland spezialisierten System wechseln willst
• DATEV — Planday-Stunden fließen direkt in DATEV-Lohnabrechnung; kein manueller Übertrag, keine Tippfehler, korrekte Steuerabzüge von Anfang an

Unser Testurteil

Planday verdient 4 von 5 Sternen. Die Kombination aus mobiler App, Compliance-Warnungen und Lohnintegration löst die drei größten Schmerzpunkte der Schichtplanung in einem System. EU-Datenhaltung und deutschsprachige Oberfläche machen es für den DACH-Markt praxistauglich. Den fünften Stern verliert es durch das fehlende vollständige HR-Modul, die Mindestnutzerzahl im Plus-Plan und die Tatsache, dass die wirklich nützlichen Features erst ab dem teuereren Plus-Plan freigeschaltet sind.

Was wir bemerkt haben

• 2019 — Xero (neuseeländischer Buchhaltungssoftware-Konzern) übernahm Planday. Die Marke und das Produkt blieben unverändert, aber die Xero-Buchhaltungsintegration wurde seither deutlich ausgebaut. Planday-Stunden fließen jetzt direkt in Xero-Lohnabrechnung — besonders für Betriebe, die schon Xero nutzen, ein echter Vorteil.
• 2024/2025 — Planday hat die Preisstruktur leicht angepasst: Der Starter-Plan liegt nun bei 2,99 EUR/Nutzer/Monat (frühere Werbeangebote lagen bei 2,49 EUR). Für den Plus-Plan wurde eine monatliche Grundgebühr von 25 EUR eingeführt. Kleine Teams unter 10 Personen sind damit im Plus-Plan verhältnismäßig teurer geworden.
• Laufend — Planday entwickelt sich zunehmend in Richtung einer vollständigen Workforce-Management-Plattform. Das “Mitarbeiterentwicklung”-Modul (Trainings, Zertifizierungen) ist noch rudimentär, wird aber ausgebaut. Wer langfristig plant, sollte die Feature-Roadmap im Auge behalten.