35 KI-Tools für HR und Recruiting

ChatGPT von OpenAI ist der meistgenutzte KI-Assistent weltweit, im Free-Plan kostenlos mit Werbung und ab Plus für 23 EUR im Monat werbefrei. Stark für Textarbeit, Code, Analyse und Recherche, mit dem breitesten Modell- und Feature-Spektrum am Markt. Für DSGVO-sensible Unternehmen gilt: in den Business-Plänen werden Eingaben laut OpenAI nicht zum Training genutzt, ein AVV/DPA ist verfügbar, Datenresidenz gibt es aber erst ab Enterprise.

Claude von Anthropic ist ein KI-Assistent für Texte, Code und lange Dokumente mit bis zu einer Million Tokens Kontext, kostenlos oder ab 20 Euro im Monat. Stark bei Schreibqualität und strukturierter Analyse. Verfügbar als Web-App (claude.ai), API, Claude Code (CLI/IDE) sowie über AWS Bedrock, Google Vertex AI und Microsoft Foundry.

Personio ist HR-Software für 10 bis 10.000 Mitarbeitende mit Personalakte, Zeiterfassung, Recruiting, Payroll und KI-Assistent, gehostet in Frankfurt. Öffentlich nennt Personio nur einen Einstiegspreis ab 7,60 € pro Mitarbeitendem und Monat, das konkrete Angebot gibt es erst nach einer Demo. KI-Funktionen rechnet Personio nutzungsbasiert über KI-Credits ab, Admins können sie jederzeit abschalten.

Notion AI ist die KI im Notion-Workspace: Notion Agent beantwortet Fragen zur Team-Wissensdatenbank, AI Meeting Notes transkribieren und fassen zusammen. Database Autofill befüllt Tabellen, und seit 2025 ist Notion AI kein Add-on mehr, sondern fest in Plus/Business/Enterprise gebündelt, ein KI-Assistent dort, wo das Team-Wissen ohnehin liegt.

Make.com ist ein visueller No-Code-Automatisierungsbuilder, der über 3.000 Apps per Drag-and-drop in Szenarien verbindet, mit mehr als 350 KI-Apps. Dazu kommen Make AI Agents in allen Plänen, deren neue Version seit Februar 2026 als offene Beta läuft.

Microsoft 365 Copilot im Überblick: KI in Word, Excel, PowerPoint, Teams und Outlook, mit Zugriff auf SharePoint und E-Mail-Verlauf, ab 18,20 Euro pro Nutzer und Monat zusätzlich zur Microsoft-365-Lizenz. Microsoft hat das Produkt inzwischen in Microsoft Copilot umbenannt und die Consumer-App mit der Arbeits-App zusammengeführt. Der webbasierte Copilot Chat ist in vielen Microsoft-365-Abos ohne Zusatzkosten enthalten, der arbeitsplatzbezogene Chat braucht die bezahlte Lizenz. Für EU-Mandanten ist seit 2026 das flexible Routing relevant: Bei Spitzenlast kann die Inferenz in den USA, Kanada oder Australien stattfinden.

Greenhouse ist ein professionelles Applicant Tracking System (ATS) für strukturierte und datengetriebene Recruiting-Prozesse. Das Tool unterstützt HR-Teams bei einheitlichen Bewerbungsprozessen, der Zusammenarbeit mit Hiring Managern und der Auswertung von Recruiting-KPIs und ergänzt das ATS um native KI-Funktionen.

Julius AI wertet Tabellen und Datenbanken in natürlicher Sprache aus und macht daraus Diagramme und Berichte, ganz ohne Python oder SQL. CSV, Excel, Google Sheets oder Datenbankverbindungen hochladen, Julius analysiert, erstellt Visualisierungen und erklärt Zusammenhänge auf Nachfrage. Inzwischen vermarktet der Anbieter Caesar Labs Julius als „AI Workspace“, der auf allen Plänen auch Präsentationen, Websites, Bilder und Videos erzeugt.

Workday ist die führende Enterprise-Cloud-Plattform für Human Capital Management und Finanzmanagement. Großkonzerne setzen Workday ein, um HR, Finance und Workforce-Planung in einem einzigen System zu vereinen, mit KI-Features, die Fluktuation vorhersagen, Talentlücken identifizieren und Finanzanomalien aufdecken. Für Unternehmen unter 1.000 Mitarbeitenden ist die Plattform schlicht überdimensioniert.

rexx systems ist eine modulare HR-Suite aus Hamburg, die Personalverwaltung, Recruiting und Talent Management abdeckt. Die Software ist stark konfigurierbar, richtet sich an den Mittelstand und wird ausschließlich in Deutschland entwickelt, mit EU-Datenhaltung und ISO-27001-Zertifizierung.

Confluence ist das meistgenutzte Wiki-Tool für Teams in Software-Unternehmen. Seiten, Spaces und Templates ermöglichen strukturierte Dokumentation, von technischen Specs bis zu Unternehmens-Wikis. Eng verzahnt mit Jira und anderen Atlassian-Produkten.

Googles KI-Assistent, multimodal, tief in Workspace integriert und seit 2026 der Nachfolger des Google Assistant auf Android. Beste Wahl für Teams, die in Google Docs, Gmail und Sheets arbeiten, und für alle, die Videogenerierung mit Gemini Omni und Deep Research im selben Abo wollen.

Microsofts Business-Intelligence-Plattform für interaktive Dashboards, Reporting und KI-gestützte Datenanalyse. Marktführer im BI-Segment mit tiefer Integration in Microsoft 365, Excel und Azure. Copilot, Q&A in natürlicher Sprache (nur noch bis Februar 2027), Anomalieerkennung und AutoML sind verfügbar, die mächtigsten KI-Features setzen aber Fabric- oder Premium-Kapazität voraus.

Perplexity beantwortet Fragen mit Quellenangaben aus dem aktuellen Web und erledigt seit 2026 mit dem Agenten Computer auch mehrstufige Rechercheaufgaben. Für Recherche deutlich zuverlässiger als reine Sprachmodelle. Dazu kommen der Comet-Browser, Projects (früher Spaces) für laufende Themen und zwei Enterprise-Tarife mit veröffentlichten Preisen.

Textio analysiert Stellenanzeigen und Performance-Feedback auf exkludierende und zielgruppenspezifische Sprache in Echtzeit. Das Tool gehört im englischsprachigen Raum zu den führenden Lösungen für KI-gestützte HR-Sprachoptimierung, für deutschsprachige Inhalte ist die Qualität nach unserem Eindruck deutlich schwächer.

Enterprise-Plattform für Social Listening und Consumer Intelligence. Brandwatch durchsucht mit tiefen Boolean-Queries rund 1,4 Billionen historische Social Posts, ergänzt um die KI-Analysten-Suite Iris für Sentiment-, Themen- und Bildanalyse. Seit 2021 Teil von Cision.

Brevo ist die europäische All-in-One-Marketing-Plattform für E-Mail, SMS, WhatsApp und CRM, mit Vertragspartner in Berlin und EU-Rechenzentren. Mit Gratisplan und Einstieg ab 7 € im Monat ist sie für deutsche KMU die günstigste datenschutzfreundliche Alternative zu Mailchimp und HubSpot.

KI-Protokollant für Video-Meetings: Fireflies.ai tritt automatisch Zoom-, Teams-, Meet- und Webex-Calls bei, transkribiert das Gespräch, erstellt KI-Zusammenfassungen und extrahiert Aufgaben. Besonders stark für Vertriebsteams mit CRM-Integration, Meeting-Notizen landen automatisch in HubSpot oder Salesforce.

NotebookLM heißt seit Juli 2026 Gemini Notebook und beantwortet Fragen zu deinen PDFs, YouTube-Videos und Dokumenten mit exakten Quellenverweisen. Google Docs, Webseiten und Audio-Dateien lassen sich ebenfalls als Quellen laden, auf Wunsch bereitet Gemini Notebook die Inhalte als Podcast-Gespräch auf. Produkt, Notebooks und Links bleiben nach der Umbenennung dieselben.

Guru ist eine KI-gestützte Wissensdatenbank, die Teams dabei hilft, Unternehmenswissen zentral zu verwalten und direkt im Workflow (Slack, Teams, Chrome-Extension) abrufbar zu machen. KI-Agenten beantworten Fragen aus der internen Wissensbasis und warnen automatisch bei veralteten Inhalten.

Bot-freier KI-Meeting-Assistent aus Deutschland. Jamie transkribiert ohne sichtbaren Bot im Call, erkennt automatisch Deutsch und Englisch, erstellt strukturierte Protokolle und verarbeitet alle Daten ausschließlich innerhalb des EWR, der Schweiz und Großbritanniens, ideal für DSGVO-sensible Teams.

Deutsches Performance-Management-Tool (Berlin) für strukturierte Mitarbeitergespräche, kontinuierliches Feedback und Zielmanagement. KI-gestützte Zusammenfassungen und Review-Vorbereitungen. EU-Datenhosting (AWS EEA), DSGVO-konform, mit AVV.

n8n im Überblick: Open-Source-Automatisierung aus Berlin mit Self-Hosting, EU-Cloud und KI-Agenten, kostenlos self-hosted oder als Cloud ab 20 € im Monat. Technisch mächtiger als Zapier oder Make.com, und der einzige ernsthafte Kandidat, wenn Datensouveränität und komplexe KI-Pipelines gleichzeitig gefragt sind.

All-in-One-Workspace für Notizen, Dokumente, Wikis, Datenbanken und leichte Projektsteuerung. Notion ersetzt oft eine Kombination aus Word, Confluence und Trello, besonders stark in Teams, die Dokumentation und Prozesse flexibel selbst gestalten wollen.

Microsofts Business-Intelligence-Plattform für interaktive Dashboards und Datenanalyse, inzwischen Teil von Microsoft Fabric. Desktop kostenlos, Pro 12,10 EUR/Monat. Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis im BI-Markt, wenn dein Unternehmen im Microsoft-Ökosystem zuhause ist.

Führende europäische Plattform für interne Mitarbeiterkommunikation. Kombiniert Mitarbeiter-App, Intranet, Mitarbeiter-E-Mail und Digital Signage mit zielgruppengenauem Content-Targeting, relevante Inhalte für Schichtarbeit, Vertrieb oder einzelne Standorte statt Gießkanne. KI-Funktionen (Companion-Editor für Texte, Navigator-Assistent, On-Air-Audiobriefings, automatische Übersetzung) sind integriert; gehostet wahlweise in Frankfurt.

Talkwalker ist eine führende Consumer-Intelligence- und Social-Listening-Plattform, seit der Hootsuite-Übernahme Teil von Hootsuite. Die KI-gestützte Software überwacht täglich Milliarden Datenpunkte aus über 150 Millionen Quellen, mehr als 30 Social-Plattformen und 187 Sprachen sowie Bild- und Videoinhalte, und liefert Echtzeit-Insights zu Marke, Wettbewerb und Trends.

Timebutler ist eine deutsche SaaS-Lösung für rechtssichere Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung. Die Software unterstützt die Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes und des BAG-Urteils zur Arbeitszeiterfassung (2022), ist DSGVO-konform und wird in einem Rechenzentrum nahe Frankfurt am Main betrieben. Funktionsumfang: Zeiterfassung, Urlaubsplaner, Überstunden, digitale Personalakte, Schichtplanung, Stempeluhr-Terminal und Berichte. Kein KI-Tool, sondern klassische Compliance-Software.

tl;dv ist ein KI-Meeting-Assistent aus Aachen mit starkem Gratis-Tier, der unbegrenzt viele Meetings aufzeichnet und sie in über 30 Sprachen transkribiert. Daraus erstellt tl;dv KI-Notizen, teilbare Clips und CRM-Einträge. Datenhaltung erfolgt in EU-Rechenzentren, die KI-Verarbeitung läuft über Anthropic ohne Training auf Nutzerdaten. Im Free-Plan sind die KI-Funktionen allerdings gedeckelt.

Zapier ist die No-Code-Automatisierungsplattform mit über 9.000 App-Konnektoren, KI-Agenten, Copilot und MCP-Anbindung für Claude und ChatGPT. Einsteigerfreundlich und kostenlos startbar, aber teuer bei hohem Volumen und ohne EU-Datenspeicherung in jedem Plan.

Kanadische DEI-Analytics-Plattform (Diversio Inc., Toronto) für Diversity-, Equity- und Inclusion-Messung in Unternehmen. Kombiniert Mitarbeitenden-Pulsbefragungen, Benchmarking gegen Branchenwerte und KI-gestützte Empfehlungen ('Lumi' als AI-Hiring-Assistant, Optimo für Burnout-/Attrition-Erkennung). Stark im nordamerikanischen Markt, für deutsche Unternehmen wegen US-Hosting und US-zentrischem Datenmodell mit Einschränkungen verbunden.

Hamburger Employee-Experience-Plattform für Social Intranet, interne Kommunikation, Mitarbeiterbefragungen (Insights) und Employee Advocacy. Der KI-Assistent AVA (kostenpflichtiges Add-on) unterstützt beim Texten, bei der dialogbasierten Suche, fasst Timelines zusammen, generiert Bilder und vertont Artikel. KI ist hier eine Komfort-Schicht über einer klassischen Kommunikationsplattform, nicht der Kern, aber zunehmend tief integriert.

Jasper hat sich vom KI-Schreibassistenten zur Marketing-Workflow-Plattform umpositioniert. Brand Voice, spezialisierte Agenten und das Canvas-Editing-System zielen auf Enterprise-Marketing-Teams, die Markenkonsistenz über viele Kanäle skalieren wollen. Auf Englisch und im Team gut, auf Deutsch und für Einzelnutzer schwer zu rechtfertigen, ChatGPT und Claude sind hier deutlich günstiger und stärker.

SAP SuccessFactors ist die cloudbasierte HR-Suite (HCM) von SAP für den gesamten Mitarbeiter-Lebenszyklus: Recruiting, Onboarding, Performance, Learning, Compensation, Payroll und Nachfolgeplanung. Die KI-Funktionen (Joule-Copilot, KI-gestütztes Recruiting, Skills-Inferenz, Successor-Matching) sind tief in alle Module eingebettet. Stark bei der Integration in die SAP-Welt und bei globaler Compliance, aber teuer, komplex und für kleinere Unternehmen überdimensioniert.

Führende People-Analytics-Plattform mit eingebauten Vorhersagemodellen für Fluktuation, Beförderung und interne Mobilität. Seit 2024 ergänzt um Vee, einen generativen KI-Agenten, der HR-Daten in natürlicher Sprache abfragt und Insights direkt in Teams, Slack und Microsoft Copilot liefert. Für mittelgroße und große Unternehmen, Datenhosting in den USA, deutschsprachiger Support und Oberfläche fehlen, AVV nach europäischem Standard nur über Enterprise-Vereinbarung.