Microsoft 365 Copilot

Kurzfazit

Microsoft 365 Copilot setzt KI direkt in Word, Excel, PowerPoint, Teams und Outlook und greift dabei auf SharePoint und den E-Mail-Verlauf zu. Für 18,20 Euro pro Nutzer und Monat zusätzlich zur Microsoft-365-Lizenz, im Enterprise-Plan 26,00 Euro, ist das tief integriert und teuer. Die stärkste Einzelfunktion bleibt die Teams-Zusammenfassung. Der größte Haken für deutsche Unternehmen ist neu: Flexibles Routing schickt die Inferenz bei Spitzenlast auch in die USA, Kanada oder Australien, und ist bei jungen Mandanten voreingestellt.

Nicht verwechseln: Diese Seite behandelt Microsoft 365 Copilot, die kostenpflichtige Add-on-Lizenz für Geschäftskunden. Die kostenlose KI-App für Privatnutzer heißt schlicht Microsoft Copilot und läuft im Browser, in Windows 11 und auf dem Handy, sie steht auf unserer Seite zu Microsoft Copilot.

Für wen ist Microsoft 365 Copilot?

Unternehmen mit echter Microsoft-365-Tiefe: Wenn das Team täglich Teams, Outlook, Word und Excel nutzt und SharePoint nicht nur Aktenfriedhof, sondern lebendige Wissensbasis ist, fügt Copilot KI direkt in diese Werkzeuge ein. Ohne Tab-Wechsel, ohne neues Passwort, ohne Schulungsaufwand für ein weiteres Tool.

Teams mit hoher Meeting-Last: Die Teams-Transkription mit anschließender Zusammenfassung ist die Funktion, die in Pilotprojekten am schnellsten überzeugt. Wer täglich drei oder vier interne Meetings hat, spart hier real Protokollzeit, und es ist der Anwendungsfall, der sich am leichtesten messen lässt.

Organisationen, die Berechtigungen ernst nehmen: Copilot zeigt nur Inhalte, auf die eine Person im Microsoft Graph ohnehin Zugriff hat, und mit Restricted Content Discovery lassen sich bis zu 20.000 SharePoint-Websites vorübergehend aus Suche und Copilot-Antworten herausnehmen, während Berechtigungen geprüft werden. Wer Governance als Projekt fährt, bekommt hier die passenden Werkzeuge im Haus.

Branchen mit DSGVO-Anforderungen, mit Einschränkung: Microsoft nennt Copilot einen Dienst innerhalb der EU-Datengrenze, und Prompts, Antworten sowie Microsoft-Graph-Daten werden nicht zum Training der Foundation-Modelle verwendet. Zwei Punkte gehören trotzdem auf den Tisch: das flexible Routing und die von der EU-Datengrenze ausgenommenen Anthropic-Modelle. Beides steht weiter unten im Abschnitt zum Datenschutz.

Weniger geeignet für: kleine Teams unter 10 Personen (zu teuer und zu komplex), Google-Workspace-Nutzer (keine Integration), Unternehmen mit kaum gepflegtem SharePoint (Copilot findet nichts), und alle, die eine eigenständige „KI für alles“ suchen statt ein Office-Begleitwerkzeug.

Preise im Detail

Plan	Jährliche Zahlung	Monatliche Zahlung	Was du bekommst
Copilot Business (Add-on)	18,20 EUR (Aktion 15,60 EUR im ersten Jahr, 1.7. bis 31.12.2026)	21,84 EUR	Copilot in den Microsoft-365-Apps, arbeitsplatzbezogener Chat, bis 300 Benutzer
Business Standard + Copilot Business	20,36 EUR	24,43 EUR	Microsoft 365 Business Standard und Copilot in einem Paket
Business Premium + Copilot Business	27,73 EUR	33,28 EUR	wie oben plus die erweiterten Sicherheitsfunktionen von Business Premium
Business Standard EEA (ohne Teams) + Copilot Business	17,58 EUR	21,10 EUR	EWR-Variante ohne Teams, Teams wird separat lizenziert
Business Premium EEA (ohne Teams) + Copilot Business	24,94 EUR	29,93 EUR	EWR-Variante ohne Teams, mit den Sicherheitsfunktionen von Business Premium
Microsoft 365 Copilot (Enterprise)	26,00 EUR	27,30 EUR (im Jahresabo)	Add-on für E3-, E5- und Office-365-Pläne, in Microsoft 365 E7 bereits enthalten, über 100 Konnektoren, Copilot Notebooks, Agenten, erweiterte SharePoint-Verwaltung und Copilot-Analysen
Copilot Chat, webbasiert	0 EUR	0 EUR	in einem berechtigten Microsoft-365-Abo automatisch enthalten: Web, hochgeladene Inhalte, in Outlook zusätzlich Postfach, Kalender, Besprechungen und Chats, aber keine Graph-weite Suche

Alle Preise gelten je Benutzer und Monat, zzgl. MwSt., und zusätzlich zu einer berechtigenden Microsoft-365-Lizenz. Copilot funktioniert nicht eigenständig. Berechtigt sind für Copilot Business die Pläne Business Basic, Standard, Premium, Apps for Business und Teams Essentials, für Microsoft Copilot zusätzlich E3, E5, F1, F3 sowie Office-365-, Exchange-, SharePoint-, Teams- und Project-Pläne. Microsoft 365 E7 enthält Copilot bereits, dort ist kein Add-on nötig.

Einordnung: Für 20 Personen im Business-Add-on sind das 4.368 Euro im Jahr zum Listenpreis, mit dem befristeten Aktionspreis 3.744 Euro im ersten Jahr, jeweils obendrauf auf die laufende Microsoft-365-Lizenz. Im Enterprise-Plan mit 26,00 Euro sind es 6.240 Euro für dieselben 20 Personen. Die Rechnung geht erst auf, wenn jede lizenzierte Person zwei bis drei Stunden pro Woche real einspart, und das passiert nicht von selbst, sondern nur mit einem Einführungsprojekt. Wichtig für die Kalkulation: Der webbasierte Copilot Chat kostet nichts, wenn ihr ein berechtigtes Microsoft-365-Abo habt, und er kann in Outlook auch ohne Lizenz Fragen zu E-Mails, Kalender, Besprechungen und Chats beantworten. Der Unterschied zur bezahlten Lizenz ist die breite Suche über eure eigenen Daten per Graph, Work IQ und semantischem Index, also SharePoint, Teams und Dokumente über alle Apps hinweg. Wer nur Web-Recherche und Hilfe im eigenen Postfach braucht, braucht keine Add-on-Lizenz.

Neu ab Herbst 2026: Verbrauch kommt dazu. Microsoft hat am 25. September 2026 den „neuen Copilot” vorgestellt, mit Home (Chat, Cowork und Office in Copilot), Code und Autopilot, zunächst im Frontier-Programm. Die Abrechnung wird zweigeteilt: Die Nutzerlizenz deckt Copilot im Chat und in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams ab, Cowork, Code, Autopilot und Frontier-Modelle werden nutzungsbasiert abgerechnet. Im Partnerkanal (CSP) wird die nutzungsbasierte Abrechnung für neue Copilot-Business-Lizenzen ab 1. Dezember 2026 standardmäßig eingeschaltet, mit einer voreingestellten Grenze von 4.000 Copilot Credits je Nutzer und Monat, die Admins ändern können. Deutschland gehört vorerst nicht zu den Märkten dieser Umstellung, wer über einen Partner kauft, sollte die Voreinstellung trotzdem kennen.

Wie eine Einführung praktisch abläuft, mit Pilotgruppe, SharePoint-Vorbereitung, Schulung und Messung, steht auf unserer Seite Microsoft 365 Copilot einführen. Diese Seite hier bleibt die Produktbewertung.

Stärken im Detail

Zero-Friction-Integration in gewohnte Abläufe. Copilot erscheint als Symbol neben den bekannten Schaltflächen, kein neuer Tab, keine neue App. In Word schlägt es Gliederungen vor und erweitert Absätze, in Outlook fasst es lange Threads in zwei Sätzen zusammen, in Excel erklärt es Formeln und schlägt Diagrammtypen vor. Wer mit Microsoft sozialisiert ist, fühlt sich sofort heimisch. Genau diese Reibungsfreiheit ist der Hauptkaufgrund und gleichzeitig das größte Risiko: Sie verleitet dazu, Lizenzen zu kaufen, ohne ein Adoptionskonzept aufzusetzen.

Teams-Meeting-Zusammenfassung ist der überzeugendste Einzelnutzen. Copilot transkribiert Meetings, erstellt am Ende eine strukturierte Zusammenfassung mit offenen Punkten und zugewiesenen Aufgaben und beantwortet noch Tage später Fragen wie „Was hatten wir zur Preisstruktur entschieden?“. Wer täglich drei bis vier Meetings hat, spart damit spürbar Protokollarbeit, und dieser Nutzen ist der einzige, der sich ohne Umwege in Minuten messen lässt.

Arbeitsplatzbezogener Chat entlang der Berechtigungen. „Wie handhaben wir Reisekostenabrechnungen?“ durchsucht SharePoint-Dokumente, Teams-Nachrichten und E-Mails, auf die die fragende Person ohnehin Zugriff hat, und antwortet mit verlinkten Quellen. Microsoft beschreibt das als Nutzung derselben Zugriffskontrollen wie in allen anderen Microsoft-365-Diensten; der semantische Index respektiert die Zugriffsgrenze der Benutzeridentität. Das ist der strukturelle Vorteil gegenüber externen RAG-Werkzeugen, die Berechtigungen erst nachbauen müssen.

Governance-Werkzeuge sind im Haus. Mit Restricted Content Discovery lassen sich SharePoint-Websites vorübergehend aus mandantenweiter Suche und Copilot-Antworten herausnehmen, inklusive der KI-Einstiegspunkte auf diesen Websites. Die Berechtigungen bleiben unverändert, der Suchindex auch. Für eine gestaffelte Einführung, bei der Finanz- und Personalbereiche erst später sichtbar werden, ist das genau das richtige Werkzeug. Microsoft nennt eine Grenze von 20.000 Websites und warnt vor übermäßiger Nutzung, weil sonst die Antwortqualität leidet.

Keine Trainingsnutzung, vertraglich zugesichert. Microsoft schreibt in der Produktdokumentation, dass Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten nicht zum Training der Foundation-Modelle verwendet werden, auch nicht das optionale Kundenfeedback. Dazu kommen Zertifizierungen bis hin zur ISO 42001 für KI-Managementsysteme. Im Vergleich zu Consumer-Chatbots mit Opt-out ist das die deutlich klarere Ausgangslage.

Schwächen ehrlich betrachtet

Flexibles Routing weicht die EU-Datengrenze auf, und zwar per Voreinstellung. Das ist die wichtigste Änderung des Jahres für deutsche Kunden. Microsoft dokumentiert: „Flex-Routing ist standardmäßig für berechtigte Mandanten aktiviert, die nach dem 25. März 2026 erstellt wurden.“ Ist es aktiv, „kann es in Zeiten hoher Nachfrage zu LLM-Rückschlüssen in den USA, Kanada oder Australien kommen“. Ruhende Daten bleiben bis auf begrenzte pseudonymisierte Daten in der EU-Datengrenze, die Verarbeitung selbst aber nicht. Abschalten lässt sich das im Microsoft 365 Admin Center mit der Rolle des KI-Administrators unter Copilot > Einstellungen > Alle anzeigen > Flex-Routing in Spitzenlastzeiten. Für Mandanten, die am oder vor dem 25. März 2026 schon bestanden, legt Microsoft den Administratoren nahe, die Einstellung im Admin Center zu prüfen, eine verbindliche Aussage zum Standardwert älterer Mandanten macht die Dokumentation nicht. Wer eine Datenschutz-Folgenabschätzung geschrieben hat, in der „Verarbeitung ausschließlich in der EU“ steht, muss diese Einstellung prüfen, nicht annehmen.

Anthropic-Modelle stehen außerhalb der EU-Datengrenze. Microsoft schreibt es selbst: „Modelle, die von Anthropic als Unterauftragsverarbeiter bereitgestellt werden, sind derzeit von der EU-Datengrenze ausgeschlossen.“ Administratoren können entscheiden, ob diese Modelle in der eigenen Organisation genutzt werden. Wer die EU-Datengrenze als Argument in die Beschaffung geschrieben hat, muss diese Entscheidung aktiv treffen und dokumentieren.

Das Werkzeug ist nur so gut wie der SharePoint-Zustand. Copilot durchsucht SharePoint, Teams und E-Mails, aber wenn dort kaum strukturierte Dokumente liegen, findet es nichts Verwertbares. Veraltete Dokumente entrümpeln, Berechtigungen prüfen, Oversharing eindämmen: Das ist Projektarbeit, kein Schalter. Und der Weg dorthin hat sich geändert, dazu der nächste Punkt.

Restricted SharePoint Search wird abgelöst. Wer bisher mit der älteren Restricted SharePoint Search gearbeitet hat, muss umstellen: Nach Microsofts Nachrichtencenter-Meldung MC1395311 ist die Neuaktivierung seit dem 31. Juli 2026 blockiert, die Funktion wird zum 31. Januar 2027 abgeschaltet, die zugehörigen PowerShell-Befehle enden Ende Februar 2027. Nachfolger ist Restricted Content Discovery, das Microsoft in der aktuellen Dokumentation als Governance-Werkzeug für Copilot-Einführungen beschreibt. Migriert wird nicht automatisch, wer nichts tut, macht eingeschränkte Inhalte nach der Abschaltung wieder auffindbar. Die Nachrichtencenter-Meldung ist für uns nur über Drittarchive einsehbar, die Learn-Dokumentation zu Restricted Content Discovery haben wir direkt geprüft.

Der Preis kommt oben drauf. 18,20 Euro im Business-Add-on und 26,00 Euro im Enterprise-Plan sind nicht der Gesamtpreis, sondern der Aufschlag auf eine Lizenz, die ohnehin läuft. Für ein 50-Personen-Unternehmen bedeutet Copilot Enterprise 15.600 Euro im Jahr zusätzlich. Die Aktion mit 15,60 Euro gilt nur im ersten Jahr und nur bis zum 31. Dezember 2026, im zweiten Jahr steht der reguläre Preis in der Rechnung. Das gehört in die Budgetplanung, bevor der Vertrag unterschrieben ist.

Der Lizenzpreis ist nicht mehr der Gesamtpreis. Mit dem im September 2026 vorgestellten neuen Copilot rechnet Microsoft Cowork, Code, Autopilot und Frontier-Modelle zusätzlich nach Verbrauch ab. Das ist bei agentischen Funktionen nachvollziehbar, macht die Kosten aber schwerer planbar: Wer heute 20 Lizenzen kalkuliert, weiß nicht, was die Agenten im zweiten Halbjahr zusätzlich kosten. Im Partnerkanal schaltet Microsoft die Verbrauchsabrechnung für neue Business-Lizenzen ab Dezember 2026 sogar standardmäßig ein, mit 4.000 Copilot Credits je Nutzer und Monat als voreingestellter Grenze. Ausgabenlimits gehören deshalb vor der ersten Agenten-Freigabe ins Admin Center.

Schwächere Kreativ- und Allround-Leistung als spezialisierte Werkzeuge. Für kreatives Schreiben, komplexes Brainstorming oder Aufgaben außerhalb des Office-Kontexts liefern ChatGPT oder Claude bessere Ergebnisse. Copilot ist ein Produktivitätswerkzeug im Office-Kontext, kein Allround-Assistent. Wer „die eine KI für alles“ sucht, kauft hier am Bedarf vorbei.

Externe Meeting-Teilnehmer sind ein Datenschutzthema. Sind externe Personen in einem Teams-Meeting und Copilot transkribiert, müssen sie darüber informiert werden. In der Praxis ist das unangenehm und führt dazu, dass Copilot in gemischten Meetings deaktiviert bleibt. Eine interne Richtlinie gehört vor den Rollout, nicht danach.

Lizenzkomplexität als Eintrittshürde. Business-Add-on, Enterprise-Lizenz, vier Bundles mit und ohne Teams, E7 mit eingebautem Copilot, webbasierter und arbeitsplatzbezogener Chat, Verbrauchsabrechnung für Agenten, dazu Education- und Government-Varianten und eine lange Liste berechtigender Trägerlizenzen: Die Beschaffung ist kein Einkaufswagen-Vorgang. Ohne Microsoft-Partner oder eingearbeiteten IT-Einkauf landet man leicht beim falschen SKU.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Google Workspace nutzt statt Microsoft 365	Gemini (für Workspace)
Externe Meeting-Transkription ohne Microsoft-365-Bindung brauchst	Fireflies.ai
Eine interne Wissensdatenbank ohne Microsoft-Ökosystem aufbauen willst	Notion AI
KI für kreatives Schreiben und Brainstorming suchst	ChatGPT oder Claude
Recherche mit transparenten Quellenangaben willst	Perplexity

Erwähnenswert ohne eigenes Linkbudget in dieser Tabelle: tl;dv (günstige Meeting-Transkription für kleine Teams), Glean (Enterprise-Search-Spezialist über Microsoft 365, Slack und Drive hinweg) und der webbasierte Copilot Chat, der in vielen Microsoft-365-Abos ohne Zusatzkosten enthalten ist und für reine Web-Recherche oft ausreicht.

Microsoft 365 Copilot ist kein Allrounder, sondern ein Tiefen-Integrations-Werkzeug für die Microsoft-Welt. Wer dort lebt und ein Einführungsprojekt fahren kann, bekommt erheblichen Mehrwert. Alle anderen schauen sich besser die Alternativen an oder starten mit dem kostenfreien webbasierten Chat.

Microsoft 365 Copilot neben ChatGPT Business, Claude Team, Gemini, Langdock, meinGPT und innoGPT, mit Preis pro Nutzer, Hosting, AVV und Single Sign-on, zeigt unser DSGVO-Vergleich der KI-Assistenten für Unternehmen.

So steigst du ein

Schritt 1: Prüfe, was du schon hast. Der webbasierte Copilot Chat ist in vielen Microsoft-365-Abos ohne Zusatzkosten enthalten. Lass die IT feststellen, welche Trägerlizenz bei euch läuft und welcher Chat damit schon verfügbar ist. Erst danach lässt sich beantworten, wofür ihr zusätzlich zahlen würdet: für den arbeitsplatzbezogenen Chat auf euren eigenen Daten.

Schritt 2: Setz die Datenschutz-Schalter, bevor die erste Lizenz zugewiesen wird. Im Microsoft 365 Admin Center mit der Rolle des KI-Administrators die Einstellung für flexibles Routing prüfen und bewusst entscheiden. Genauso die Frage, ob Anthropic-Modelle in eurer Organisation genutzt werden dürfen. Beides sind Voreinstellungen, die ihr sonst erbt, und beides gehört in die Datenschutz-Folgenabschätzung.

Schritt 3: Wähle einen Anwendungsfall, den du messen kannst. In der Praxis ist das fast immer die Teams-Meeting-Zusammenfassung. Zwei Wochen mitmessen, wie viel Protokollzeit wegfällt, ergibt die Zahl, mit der du später für oder gegen den Rollout argumentierst. Alles Weitere, Pilotgruppen, SharePoint-Vorbereitung, Schulung und Rollout in Wellen, haben wir auf der Seite Microsoft 365 Copilot einführen ausgearbeitet.

Den vollständigen Einführungspfad für den Mittelstand, mit Lizenzrechnung, dem Datenfluss durch die EU-Datengrenze und den Stellen, an denen Rollouts tatsächlich scheitern, haben wir auf einer eigenen Seite ausgearbeitet: Microsoft 365 Copilot einführen.

Ein konkretes Beispiel

Die Buchhaltungsabteilung eines Maschinenbauers aus Süddeutschland mit 45 Mitarbeitenden hatte ein klassisches Wissenssilo-Problem: Prozessdokumentationen verteilt auf SharePoint, E-Mails und Teams-Chats, niemand fand schnell etwas. Vor dem Rollout investierte die IT zwei Monate in SharePoint-Aufräumarbeit und nahm sensible Bereiche mit Restricted Content Discovery vorübergehend aus der Auffindbarkeit. Erst danach wurden Add-on-Lizenzen für 20 Schlüsselrollen aktiviert, bewusst nicht für alle 45. Zum Business-Listenpreis von 18,20 Euro sind das 4.368 Euro im Jahr. Ergebnis nach sechs Monaten: Fragen wie „Wie buchen wir Reisekosten ab?“ werden zuverlässig mit verlinkten Quellen beantwortet, und die tägliche Team-Besprechung mit fünf Personen wird nicht mehr manuell protokolliert. Die nicht lizenzierten 25 Mitarbeitenden nutzen den kostenfreien webbasierten Chat für Web-Recherche und vermissen die Vollversion nicht. Die Lehre: klare Zielgruppe, SharePoint vorbereiten, ehrlich messen, dann wird Copilot ein Werkzeug statt einer Kostenstelle.

DSGVO & Datenschutz

• EU-Datengrenze: Microsoft bezeichnet Copilot als Dienst innerhalb der EU-Datengrenze; der EU-Datenverkehr bleibt darin, weltweiter Datenverkehr kann zur LLM-Verarbeitung in die EU und andere Regionen gehen. Copilot ist seit dem 1. März 2024 von den Datenresidenzverpflichtungen der Microsoft-Produktbedingungen abgedeckt.
• Flexibles Routing (wichtig): Für berechtigte Mandanten, die nach dem 25. März 2026 erstellt wurden, ist flexibles Routing standardmäßig aktiviert. Dann kann die LLM-Inferenz bei Spitzenlast in den USA, Kanada oder Australien stattfinden, samt Speicherung zugehöriger pseudonymisierter Daten außerhalb der EU-Datengrenze. Abschaltbar im Microsoft 365 Admin Center mit der Rolle des KI-Administrators: Copilot > Einstellungen > Alle anzeigen > Flex-Routing in Spitzenlastzeiten. Details: Flexibles Routing (EU und EFTA). Mandanten mit Multi-Geo-Funktionen fallen nicht in den Geltungsbereich der EU-Datengrenze für Microsoft 365, für sie ist die Einstellung dort nicht verfügbar.
• Unterauftragsverarbeiter: Modelle von Anthropic sind derzeit von der EU-Datengrenze ausgenommen. Ob sie in eurer Organisation genutzt werden, entscheidet die Administration.
• Datennutzung: Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten werden nicht zum Training der Foundation-Modelle verwendet. Optionales Kundenfeedback ebenfalls nicht. Die Missbrauchsüberwachung mit menschlicher Prüfung ist für Copilot deaktiviert.
• Berechtigungssteuerung: Copilot zeigt nur Inhalte, auf die eine Person im Microsoft Graph ohnehin zugriffsberechtigt ist. Oversharing in SharePoint vor dem Rollout aufräumen, sonst wird zugänglich, was nicht zugänglich sein sollte. Restricted Content Discovery ist dafür das dokumentierte Werkzeug, anwendbar auf bis zu 20.000 Websites und nicht auf OneDrive.
• Meeting-Transkription mit Externen: Externe Teilnehmende in Teams-Meetings müssen über Aufzeichnung und Copilot-Verarbeitung informiert werden. Eine interne Richtlinie für gemischte Meetings gehört vor den Rollout.
• Empfehlung: Routing-Einstellung und Anthropic-Freigabe aktiv setzen und dokumentieren, Microsoft Purview für die Klassifizierung sensibler Inhalte einsetzen, Datenschutz-Folgenabschätzung vor dem unternehmensweiten Rollout, besonders in regulierten Branchen.

Gut kombiniert mit

• ChatGPT, für kreative Texte, Brainstorming und Aufgaben außerhalb des Microsoft-Ökosystems, wo Copilot strukturell schwächer ist. Viele Unternehmen lizenzieren beides parallel: Copilot für Office-Workflows, ChatGPT für freies Arbeiten.
• Fireflies.ai, für Meetings mit externen Teilnehmenden außerhalb des eigenen Mandanten oder für Aufzeichnung über Zoom und Google Meet hinweg. Schließt die Lücke in heterogenen Meeting-Landschaften.
• Notion AI, für Teams, die Microsoft 365 für Kommunikation und Notion für Projekt- und Produktdokumentation nutzen. Beide ergänzen sich, ohne sich ins Gehege zu kommen.

Häufige Fragen zu Microsoft 365 Copilot

Was kostet Microsoft 365 Copilot?

Das Business-Add-on kostet 18,20 Euro je Nutzer und Monat im Jahresabo, mit einem befristeten Aktionspreis von 15,60 Euro im ersten Jahr (1. Juli bis 31. Dezember 2026), oder 21,84 Euro bei monatlicher Zahlung. Der Enterprise-Plan Microsoft 365 Copilot kostet 26,00 Euro bei jährlicher und 27,30 Euro bei monatlicher Zahlung. Alle Preise verstehen sich je Nutzer und Monat, zzgl. MwSt. und zusätzlich zu einer berechtigenden Microsoft-365-Lizenz.

Ist Microsoft Copilot kostenlos?

Teilweise. Der webbasierte Copilot Chat ist ohne zusätzliche Kosten in einem berechtigten Microsoft-365-Abonnement enthalten. Er arbeitet mit Web-Ergebnissen und hochgeladenen Dateien, in Outlook zusätzlich mit Postfach, Kalender, Besprechungen und Chats. Die breite Suche über eure Dokumente, SharePoint und Teams-Inhalte per Graph und semantischem Index setzt eine bezahlte Copilot-Lizenz voraus.

Kommen zur Lizenz noch Verbrauchskosten dazu?

Für agentische Funktionen ja. Seit der Vorstellung des neuen Copilot am 25. September 2026 rechnet Microsoft Cowork, Code, Autopilot und Frontier-Modelle nutzungsbasiert ab, die Nutzerlizenz deckt Chat und die Office-Apps ab. Im Partnerkanal ist die Verbrauchsabrechnung für neue Copilot-Business-Lizenzen ab 1. Dezember 2026 standardmäßig an, mit 4.000 Copilot Credits je Nutzer und Monat als voreingestellter Grenze, in Deutschland vorerst nicht.

Heißt Microsoft 365 Copilot jetzt anders?

Ja. Microsoft schreibt in der eigenen Dokumentation: „Microsoft 365 Copilot heißt jetzt Microsoft Copilot und Microsoft 365 Copilot Chat heißt jetzt Microsoft Copilot Chat.“ Während der Übergangszeit tauchen beide Namen parallel auf, an Sicherheit, Compliance und Datenschutz ändert sich dadurch nichts. Außerdem hat Microsoft die Consumer-App und die Arbeits-App in einer aktualisierten Copilot-App zusammengeführt, die Adresse wechselt von m365.cloud.microsoft zu copilot.cloud.microsoft. Private und geschäftliche Konten bleiben darin getrennt, Daten fließen nicht zwischen ihnen. Gruppenchats, Podcasts und Deep Research hat Microsoft in der Consumer-App zum 18. August 2026 eingestellt.

Bleiben die Daten in der EU?

Nicht zwangsläufig. Microsoft führt Copilot als Dienst innerhalb der EU-Datengrenze, aber flexibles Routing ist für berechtigte Mandanten, die nach dem 25. März 2026 erstellt wurden, standardmäßig aktiviert. Dann kann die LLM-Inferenz bei Spitzenlast in den USA, Kanada oder Australien stattfinden. Abschalten lässt sich das im Admin Center mit der Rolle des KI-Administrators. Zusätzlich sind Modelle von Anthropic derzeit von der EU-Datengrenze ausgenommen.

Werden meine Daten zum Training verwendet?

Nein. Microsoft schreibt, dass Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten nicht zum Training der Foundation-Modelle verwendet werden, ebenso wenig das optionale Kundenfeedback.

Unser Fazit

Microsoft 365 Copilot bekommt 3 von 5 Sternen. Was das Werkzeug kann, ist gut: Die Integration in Word, Excel, Teams und Outlook ist tief und solide, die Meeting-Zusammenfassung ist der überzeugendste Einzelnutzen am Markt, die Berechtigungssteuerung über den Microsoft Graph ist sauber gelöst, und mit Restricted Content Discovery liefert Microsoft ein Governance-Werkzeug mit, das andere Anbieter nicht haben. Dass Prompts und Graph-Daten nicht ins Modelltraining fließen, ist vertraglich zugesichert und hebt Copilot klar über Consumer-Chatbots. Was den vierten und fünften Stern kostet: Der Preis kommt in voller Höhe auf eine Lizenz obendrauf, die ohnehin bezahlt wird, er steigt nach dem Aktionsjahr, und für die neuen Agenten kommen seit Herbst 2026 Verbrauchskosten dazu. Der Nutzen hängt vollständig davon ab, wie gepflegt SharePoint ist, und das ist ein Projekt, keine Einstellung. Und das stärkste Argument für deutsche Unternehmen, die EU-Datengrenze, hat 2026 zwei sichtbare Einschränkungen bekommen: flexibles Routing, das bei jungen Mandanten voreingestellt ist und die Inferenz bei Spitzenlast in die USA, nach Kanada oder Australien schicken kann, und Anthropic-Modelle, die ausdrücklich außerhalb der Datengrenze stehen. Beides ist steuerbar, aber nur, wenn man es weiß. Wer Microsoft 365 intensiv nutzt, die Einstellungen bewusst setzt und ein echtes Einführungsprojekt fährt, bekommt erheblichen Produktivitätsgewinn. Wer nur Lizenzen verteilt, zahlt viel für wenig.

Was wir bemerkt haben

• Oktober 2026, Kostenmodell im Umbau: Microsoft hat am 25. September 2026 den neuen Copilot mit Home (Chat, Cowork und Office in Copilot), Code und Autopilot vorgestellt, zunächst im Frontier-Programm. Die Nutzerlizenz deckt Chat und die Office-Apps, Cowork, Code, Autopilot und Frontier-Modelle laufen nutzungsbasiert. Im Partnerkanal (CSP) wird die Verbrauchsabrechnung für neue Copilot-Business-Lizenzen ab 1. Dezember 2026 standardmäßig aktiv, mit 4.000 Copilot Credits je Nutzer und Monat als voreingestellter Grenze. Deutschland ist vorerst ausgenommen.
• Oktober 2026, Korrekturen in eigener Sache: Unser Kurzprofil schrieb, flexibles Routing sei für berechtigte Mandanten „ab dem 25. März 2026” aktiv. Richtig ist, wie im Text darunter: standardmäßig aktiv für Mandanten, die nach dem 25. März 2026 erstellt wurden, ältere Mandanten sollen die Einstellung prüfen. Außerdem stand hier, der kostenlose Copilot Chat liefere nur Web-Ergebnisse. In Outlook greift er laut Microsoft auch ohne Lizenz auf Postfach, Kalender, Besprechungen und Chats zu. Und Microsoft 365 E7 braucht kein Copilot-Add-on, Copilot ist dort enthalten.
• Oktober 2026, Neue Bundles im Preisblatt: Für den EWR führt Microsoft Business Standard EEA und Business Premium EEA ohne Teams mit Copilot Business, für 17,58 Euro bzw. 24,94 Euro je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung. Der Aktionspreis von 15,60 Euro für das Add-on gilt unverändert vom 1. Juli bis 31. Dezember 2026.
• September 2026, Produktumbenennung: Microsoft schreibt in der eigenen Dokumentation, „Microsoft 365 Copilot heißt jetzt Microsoft Copilot und Microsoft 365 Copilot Chat heißt jetzt Microsoft Copilot Chat“. Lizenzen, Oberflächen und Funktionen tragen während der Übergangszeit teilweise noch die alten Namen. Wir behalten den eingeführten Namen als Seitentitel, weil danach gesucht wird.
• August 2026, Microsoft hat die Consumer-Copilot-App und die Microsoft-365-Copilot-App in eine aktualisierte App zusammengeführt, die private, geschäftliche und schulische Konten bedient. Private und geschäftliche Bereiche bleiben getrennt, Daten fließen nicht zwischen ihnen. Zum 18. August 2026 wurden Gruppenchats, Podcasts und Deep Research in der Consumer-App eingestellt.
• 25. März 2026, Flexibles Routing: Für berechtigte Mandanten, die nach diesem Datum erstellt wurden, ist die Einstellung standardmäßig aktiviert. Die LLM-Inferenz kann dann bei Spitzenlast in den USA, Kanada oder Australien stattfinden. Administratoren älterer Mandanten legt Microsoft nahe, die Einstellung im Admin Center zu prüfen. Das ist die relevanteste Datenschutzänderung des Jahres für deutsche Copilot-Kunden, und sie ist leicht zu übersehen, weil sie nichts sichtbar verändert.
• 1. Juli 2026, Preisaktion: Der Listenpreis für das Business-Add-on liegt bei 18,20 Euro je Nutzer und Monat im Jahresabo. Vom 1. Juli bis 31. Dezember 2026 gilt ein Aktionspreis von 15,60 Euro, gültig nur im ersten Jahr und nur mit Jahresabo. Im zweiten Jahr steht wieder der reguläre Preis in der Rechnung, das gehört in jede Mehrjahresrechnung.
• 31. Juli 2026, Restricted SharePoint Search: Laut Microsofts Nachrichtencenter-Meldung MC1395311 ist die Neuaktivierung seit diesem Datum blockiert, die Abschaltung ist für den 31. Januar 2027 angekündigt, die PowerShell-Befehle enden Ende Februar 2027. Nachfolger ist Restricted Content Discovery. Migriert wird nicht automatisch. Diese Meldung war für uns nur über Drittarchive einsehbar, die Learn-Dokumentation zum Nachfolger haben wir direkt geprüft.
• September 2026, Korrektur in eigener Sache: Frühere Fassungen dieser Seite nannten Adoptionszahlen (rund 3 Prozent der Microsoft-365-Plätze) und einen marktüblichen Enterprise-Rabatt von 40 bis 60 Prozent. Für beides ließ sich keine belastbare Primärquelle finden. Wir haben die Zahlen entfernt, statt sie weiter zu zitieren. Dass Copilot ohne Einführungsprojekt selten genutzt wird, bleibt unsere Einschätzung, aber sie steht jetzt als Einschätzung da und nicht als Statistik.
• 2024, Microsoft führte Copilot Studio ein. Damit können Fachabteilungen ohne Code eigene Agenten bauen, etwa für HR-Anfragen oder den IT-Helpdesk. Das erweitert den Anwendungsbereich deutlich über die Standard-Office-Integration hinaus.