Microsoft Purview
Microsoft
Microsofts Daten-Governance- und Compliance-Plattform für M365-Umgebungen. Klassifiziert Dateien in SharePoint und OneDrive automatisch nach Sensitivität, von Kundendaten über Gehaltsunterlagen bis zu komplexen Excel-Dateien mit Workflow-Charakter. Für alle Unternehmen, die bereits M365 nutzen, der natürliche erste Schritt.
Kosten: Im M365 E3 (ca. 33 €/Nutzer/Monat) und E5 enthalten; Purview-Standalone-Features ab ca. 7 €/Nutzer/Monat als Add-on
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Stärken
- Direkt in M365 integriert, kein separates Tool-Deployment für SharePoint/OneDrive-Scanning
- Automatische Klassifizierung nach DSGVO-relevanten Datenkategorien out-of-the-box
- EU Data Boundary verfügbar, Datenverarbeitung bleibt in Europa
- Aktivitäts-Explorer zeigt, wer wann welche Datei geöffnet hat, Audit-Trail kostenlos
Einschränkungen
- Scannt nur M365 (SharePoint, OneDrive, Teams), keine On-Premise-Dateiserver
- Excel-Dateierkennung erfordert manuelle Klassifizierungsregeln; kein semantisches Verständnis von Workflow-Logik
- Volle Funktionalität erst ab M365 E3 oder E5, günstigere Pläne haben eingeschränkte Compliance-Features
- Kein Tool für Prozess-Migration, zeigt Probleme auf, löst sie nicht
Passt gut zu
So steigst du ein
Schritt 1: Im Microsoft 365 Compliance Center (compliance.microsoft.com) einloggen, dafür reicht eine M365 E3-Lizenz oder höher. Unter “Data Classification” den Content Explorer öffnen: Er zeigt alle Dateien in SharePoint und OneDrive, die automatisch klassifiziert wurden.
Schritt 2: Benutzerdefinierte Klassifizierungsregeln erstellen: “Komplexe Excel-Dateien” = Dateigröße über 500 KB + mindestens zwei Tabellenblätter + Makros vorhanden. Das lässt sich mit Purview Sensitivity Labels kombinieren.
Schritt 3: Aktivitäts-Explorer nutzen: Welche dieser Excel-Dateien werden regelmäßig von mehreren Personen geöffnet und bearbeitet? Frequenz und Nutzerzahl sind die wichtigsten Indikatoren für einen aktiven Schattenprozess.
Ein konkretes Beispiel
Die IT-Leiterin einer Steuerberatungskanzlei mit 60 Mitarbeitenden öffnet nach M365-E3-Upgrade zum ersten Mal den Purview Content Explorer. Sie findet 1.240 Excel-Dateien in SharePoint, 89 davon haben mehr als 5 Tabellenblätter, 23 sind in den letzten 30 Tagen von mehr als 3 verschiedenen Personen bearbeitet worden. Davon fällt eine sofort auf: “Mandanten-Fristen-2024.xlsx”, 8 Tabellenblätter, VBA-Formular, täglich von 4 Personen geöffnet, 180 KB. Das ist kein normales Dokument, das ist ein Prozess.
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