KI-gestützte Bescheidgenerierung

Das echte Ausmaß des Problems

Ein Verwaltungsbescheid ist ein Verwaltungsakt im Sinne des § 35 VwVfG. Er muss die zuständige Behörde benennen, den Adressaten eindeutig bezeichnen, die getroffene Entscheidung klar und verständlich formulieren, die Rechtsgrundlage nennen, die Begründung darlegen und über Rechtsbehelfe informieren. Das sind keine bürokratischen Formalitäten, das sind Voraussetzungen für die Rechtswirksamkeit des Bescheids und für den Schutz der Bürgerinnen und Bürger.

In der Praxis bedeutet das: Jeder Bewilligungsbescheid, jeder Ablehnungsbescheid, jeder Widerspruchsbescheid muss diese Anforderungen erfüllen, bei Tausenden von Bescheiden im Jahr. Nimm als Rechenrahmen für diese Seite: Eine Sachbearbeiterin in einer mittelgroßen Wohngeldbehörde schreibt täglich vier bis acht Bescheide, jeder dauert 25 bis 45 Minuten, und etwa die Hälfte dieser Zeit geht für das Formulieren drauf. Das sind Annahmen, keine Messwerte.

Das Problem ist nicht die Rechtsanwendung selbst, das ist die Kernkompetenz von Sachbearbeitenden. Das Problem ist die handwerkliche Schreibarbeit, die mit der Rechtsanwendung einhergeht. Wie groß dieser Anteil in deiner Behörde wirklich ist, findest du in einer Woche heraus, ohne Projekt und ohne Berater: Sachbearbeitende notieren bei jedem Bescheid zwei Zeiten, Prüfen und Entscheiden auf der einen Seite, Formulieren und Formatieren auf der anderen. Diese eine Zahl trägt später die gesamte Wirtschaftlichkeitsrechnung, und sie ist die einzige, die in einer Vorlage an die Behördenleitung einer Nachfrage standhält.

Gleichzeitig ist die Qualität uneinheitlich. Erfahrene Kolleginnen schreiben schneller und machen seltener Formfehler. Neue Sachbearbeitende schreiben Begründungen, die zwar sachlich richtig, aber juristisch angreifbarer sind. Widersprüche und Klagen, die auf Formulierungsfehlern beruhen, kosten mehr als die Bescheiderstellung selbst.

Mit vs. ohne KI, ein ehrlicher Vergleich

Diese Tabelle nennt bewusst keine Vorher-nachher-Prozentsätze aus fremden Projekten. Für die beiden Zahlen, auf denen die Wirtschaftlichkeitsrechnung weiter unten steht, Formulierungszeit je Bescheid und Bescheide pro Tag, gibt es nur eine belastbare Quelle: eine Stoppuhr-Stichprobe über zwanzig Bescheide in deiner eigenen Behörde. Das kostet einen Vormittag und ersetzt jede geliehene Benchmark.

Einschätzung auf einen Blick

Zeitersparnis, sehr hoch (5/5) Der Zeitgewinn ist der stärkste in dieser Kategorie: Formulierungszeit sinkt von 25–45 auf 8–12 Minuten pro Bescheid. Bei einer Sachbearbeiterin, die täglich sechs Bescheide schreibt, entspricht das zwei bis drei zusätzlichen freien Stunden täglich, für inhaltliche Prüfarbeit, Bürgerberatung oder schlicht mehr Kapazität.

Kosteneinsparung, sehr hoch (5/5) Der Hebel ist direkt berechenbar: Bei 12 Sachbearbeitenden, täglich sechs Bescheide, je 35 Minuten Formulierungszeit, 55 Euro/Stunde und 220 Arbeitstagen ergibt das rund 508.000 Euro jährlich, die allein im Formulieren gebunden sind. Senkt die KI davon 60 Prozent, sind das rund 305.000 Euro an freigesetzter Arbeitszeit. Der höchste Kostenhebel in dieser Kategorie, aber eben Arbeitszeit und nicht Kassenbestand.

Schnelle Umsetzung, mittel (3/5) Bis zum Produktiveinsatz vergehen realistisch fünf Monate, wegen des Textbausteinaufbaus, der rechtlichen Absicherung nach VwVfG und der DMS-Integration. Nicht so schnell wie die Protokollierung oder der Chatbot, aber auch nicht so komplex wie das LLM-Verwaltungsassistentensystem.

ROI-Sicherheit, sehr hoch (5/5) Bearbeitungszeit pro Bescheid und Widerspruchsquote sind direkt messbar. Kaum ein anderes KI-Projekt im Verwaltungsbereich bietet einen so klaren, nachweisbaren Nutzenpfad.

Skalierbarkeit, niedrig (2/5) Das ist das schwächste Glied: Jeder Leistungstyp (Wohngeld, Elterngeld, Baugenehmigung, …) erfordert eine eigene Textbausteinbibliothek mit eigenen Rechtsgrundlagen. Das ist linear, mehr Leistungstypen bedeuten mehr Aufbauarbeit. Kein automatisches Hochskalieren.

Richtwerte, stark abhängig von Bescheidvolumen, Leistungstypen und vorhandenen Textbausteinen.

Was die Bescheid-KI konkret macht

Schritt 1, Strukturierter Input aus dem Sachbearbeitungssystem Wenn die Prüfung abgeschlossen ist, übergibt das Sachbearbeitungssystem strukturierte Daten an die Bescheid-KI: Antragsteller, Antragsdatum, geprüfte Leistung, Ergebnis (bewilligt / abgelehnt / teilbewilligt), relevante Tatbestandsmerkmale, Berechnungsbasis, einschlägige Rechtsgrundlagen. Das ist definierter Input, keine freie Eingabe.

Schritt 2, LLM generiert den Bescheidentwurf Das Generative KI-System erstellt auf Basis des Inputs, der behördenspezifischen Textbausteinbibliothek und der einschlägigen Rechtsgrundlagen einen vollständigen Bescheidentwurf: Briefkopf, Entscheidungstenor, Begründung, Rechtsgrundlagenangabe, Rechtsbehelfsbelehrung. Bei Ablehnungen wird die Begründung aus den konkreten Prüfungsergebnissen generiert, nicht aus generischen Floskeln.

Schritt 3, Sachbearbeiterin prüft und gibt frei Der Entwurf landet im Dashboard der Sachbearbeiterin. Sie prüft, ob die Begründung sachlich richtig ist, ob die Rechtsgrundlage passt und ob der Ton angemessen ist. Korrekturen werden direkt im Entwurf vorgenommen. Die Sachbearbeiterin gibt den Bescheid frei und sendet ihn ab. Die KI entscheidet nichts, sie formuliert. Die Entscheidung liegt weiterhin beim Menschen.

Schritt 4, Qualitätssicherung und Lernschleife Nachgebesserte Entwürfe fließen, nach Anonymisierung und Freigabe, als Trainingsbeispiele zurück. Das System lernt über die Zeit, welche Formulierungen akzeptiert werden und welche regelmäßig korrigiert werden. Nach sechs bis zwölf Monaten sind die Entwürfe typischerweise deutlich näher an der finalen Version.

Konkrete Werkzeuge, was wann passt

Microsoft 365 Copilot , für Behörden in der Microsoft-Umgebung. Word-Copilot generiert auf Basis von Vorlagen und strukturierten Eingaben Bescheidentwürfe. In Verbindung mit SharePoint als Textbausteinbibliothek entsteht ein Workflow ohne weiteren Drittanbieter. Zwei getrennte Kostenblöcke, beide je Nutzer und Monat und beide zzgl. MwSt.: Microsoft 365 E3 kostet 37,78 Euro im Jahresabonnement, Copilot kommt als Add-on obendrauf und kostet in der Enterprise-Variante 26,00 Euro bei jährlicher Zahlung, 27,30 Euro bei monatlicher Zahlung innerhalb des Jahresvertrags. Für 20 Sachbearbeitende sind das also rund 1.276 Euro im Monat, nicht 26 Euro (Stand September 2026).

Claude , stark bei strukturierten Vorgaben und langen Textbausteinbibliotheken. Ein Punkt ist für Behörden allerdings ein Ausschlusskriterium, solange er nicht gelöst ist: Anthropic bietet kein EU-Hosting. Die Datenresidenz kennt nur die Werte global und us, die Datenablage liegt ausschließlich in den USA. Wer Claude in einer Behörde produktiv einsetzen will, muss den Umweg über Amazon Bedrock oder Microsoft Foundry mit einer EU-Region gehen, und das ist ein eigenes Cloud-Projekt, kein Häkchen im Vertrag. API-Preise pro 1 Million Tokens, Stand September 2026: Claude Haiku 4.5 1 Dollar Input und 5 Dollar Output, Claude Sonnet 5 2 Dollar Input und 10 Dollar Output.

govdigital , der souveräne Beschaffungsweg, nicht ein fertiges Produkt. govdigital ist eine Genossenschaft öffentlich-rechtlicher IT-Dienstleister (32 Mitglieder, Stand Mai 2026) und betreibt unter anderem die Deutsche Verwaltungscloud. Ein einsatzfertiges Bescheidgenerierungs-Produkt gibt es dort nicht: Das gd.KI-Ökosystem umfasst KI-Werkstatt und LLM-Sandbox, die GenAI-Plattform bezeichnet govdigital selbst als in Entwicklung. Der realistische Weg führt über den eigenen IT-Dienstleister, wenn dieser Mitglied ist, etwa Dataport, AKDB, ekom21 oder Komm.ONE. Keine Listenpreise.

ChatGPT , als niedrigschwelliger Einstieg für einzelne Sachbearbeitende: Antragsdaten in ein strukturiertes Prompt eingeben, Bescheidentwurf generieren, manuell nachbearbeiten. Für Produktiveinsatz nur mit Enterprise-Vertrag, AVV und EU-Hosting zulässig. Keine personenbezogenen Daten in Consumer-Versionen.

DeepL , ergänzend für mehrsprachige Begleitschreiben in Kommunen mit hohem Migrationsanteil. Wichtig: Der Bescheid selbst bleibt das rechtsverbindliche deutsche Dokument, eine maschinelle Übersetzung ist eine Serviceleistung und kein zweiter Verwaltungsakt. Den früheren Tarif „API Pro” gibt es nicht mehr. Die kostenfreie Stufe „Developer” umfasst 1 Million Zeichen, die kostenpflichtige Stufe „Growth” kostet 29,75 Euro/Monat bei monatlicher Zahlung, 23,80 Euro/Monat bei Jahreszahlung, jeweils inkl. MwSt., zuzüglich 22,00 Euro je weitere 1 Million Zeichen (Stand September 2026).

Rechtliche Besonderheiten

§ 35a VwVfG, was vollautomatisch überhaupt erlaubt ist. Der verbreitete Satz „KI darf in der Verwaltung gar nichts entscheiden” ist so nicht richtig, und die genaue Fassung ist für dieses Projekt entscheidend. § 35a VwVfG lautet: „Ein Verwaltungsakt kann vollständig durch automatische Einrichtungen erlassen werden, sofern dies durch Rechtsvorschrift zugelassen ist und weder ein Ermessen noch ein Beurteilungsspielraum besteht.” Der vollautomatische Erlass ist also möglich, aber an zwei harte Bedingungen geknüpft: Es braucht eine Rechtsvorschrift, die ihn für genau diese Leistung zulässt, und der Fall darf weder Ermessen noch Beurteilungsspielraum enthalten. Das bekannteste Beispiel einer solchen Ermächtigung ist § 155 Abs. 4 AO für Steuerfestsetzungen. Für Wohngeld, Elterngeld oder Baugenehmigungen existiert eine vergleichbare Norm in aller Regel nicht. Für diesen Anwendungsfall heißt das: Solange es für deinen Leistungstyp keine solche Vorschrift gibt, ist der KI-Entwurf mit menschlicher Prüfung und Freigabe der einzig gangbare Weg. Die Freigabe ist dann keine Formalie, sondern der Punkt, an dem der Verwaltungsakt überhaupt entsteht.

§ 24 Abs. 1 Satz 3 VwVfG, die Angaben des Beteiligten. Auch dort, wo automatische Einrichtungen zulässig sind, muss die Behörde „für den Einzelfall bedeutsame tatsächliche Angaben des Beteiligten berücksichtigen, die im automatischen Verfahren nicht ermittelt würden”. Wer einen Bescheidgenerator einführt, braucht deshalb einen definierten Weg, auf dem Freitextangaben aus dem Antrag bei einem Menschen landen, statt bei der Strukturierung der Eingabedaten verloren zu gehen.

EU AI Act, Anhang III Nummer 5 Buchstabe a. Die KI-Verordnung (EU) 2024/1689 stuft KI-Systeme als hochriskant ein, die „bestimmungsgemäß von Behörden oder im Namen von Behörden verwendet werden sollen, um zu beurteilen, ob natürliche Personen Anspruch auf grundlegende öffentliche Unterstützungsleistungen und -dienste, einschließlich Gesundheitsdiensten, haben und ob solche Leistungen und Dienste zu gewähren, einzuschränken, zu widerrufen oder zurückzufordern sind”. Wohngeld und vergleichbare Sozialleistungen fallen darunter. Entscheidend ist, was das System tatsächlich tut: Übernimmt es die Anspruchsprüfung, ist es hochriskant. Formuliert es ausschließlich eine bereits getroffene Entscheidung aus, kommt die Ausnahme in Art. 6 Abs. 3 in Betracht, wonach ein in Anhang III genanntes System nicht als hochriskant gilt, wenn es kein erhebliches Risiko birgt und unter anderem „eine vorbereitende Aufgabe für eine Bewertung” durchführt. Diese Ausnahme ist kein Selbstläufer: Der Anbieter muss seine Bewertung nach Art. 6 Abs. 4 vor Inbetriebnahme dokumentieren und sich registrieren, und sobald das System ein Profiling natürlicher Personen vornimmt, gilt es nach Art. 6 Abs. 3 Unterabs. 3 immer als hochriskant. Die Pflichten aus Kapitel III Abschnitte 1 bis 3 gelten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III erst ab dem 2. Dezember 2027: Die Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026 hat Art. 113 geändert, ursprünglich war der 2. August 2026 vorgesehen. Die Registrierung nach Art. 49 gehört zu Kapitel III Abschnitt 5 und gilt bereits seit dem 2. August 2026. Die Einordnung gehört damit an den Anfang des Projekts, nicht ans Ende.

DSGVO Art. 22. Art. 22 Abs. 1 DSGVO gibt der betroffenen Person das Recht, „nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung, einschließlich Profiling, beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihr gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt”. Das ist kein absolutes Verbot. Abs. 2 Buchst. b lässt solche Entscheidungen zu, wenn Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten sie zulassen und diese angemessene Maßnahmen zur Wahrung der Rechte der betroffenen Person enthalten. Genau durch diese Tür geht § 35a VwVfG. Praktisch bleibt es beim selben Ergebnis wie oben: Ohne eine solche Norm für deinen Leistungstyp ist die menschliche Freigabe jedes einzelnen Bescheids zwingend, verwaltungsverfahrensrechtlich wie datenschutzrechtlich.

Datenschutz und Datenhaltung

Bescheide enthalten personenbezogene Daten in hoher Dichte: Name, Adresse, Einkommensverhältnisse, Familiensituation, bei Ablehnungen oft auch sensible Informationen über Antragsgründe. Jedes System, das diese Daten verarbeitet, ist Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Ein AVV ist vor dem Produktivbetrieb zwingend.

Für Bescheide mit besonders sensiblen Inhalten (Gesundheitsdaten bei Pflegegeld, Familienstatus bei Elterngeld) gelten die verschärften Anforderungen des Art. 9 DSGVO. Die Datenschutz-Folgeabschätzung muss diese explizit adressieren.

EU AI Act Protokollierungspflicht: Wenn das System als Hochrisiko-KI eingestuft wird, müssen alle KI-generierten Entwürfe protokolliert und für Audits verfügbar sein. Das muss in der Systemarchitektur von Anfang an vorgesehen sein.

Was es kostet, realistisch gerechnet

Einstieg (ein Leistungstyp, halbautomatisch)

• Konzeption und Textbausteinbibliothek aufbauen: 5.000–15.000 Euro (einmalig)
• Integration in bestehendes Sachbearbeitungssystem: 10.000–30.000 Euro
• Laufende Kosten: 1.000–3.000 Euro/Monat

Skaliert (mehrere Leistungstypen, vollständige DMS-Integration)

• Gesamtinvestition: 40.000–150.000 Euro je nach Komplexität
• Laufende Betriebskosten: 5.000–15.000 Euro/Jahr
• Amortisation: 1,5–3 Jahre

Was du dagegenrechnen kannst Eine Wohngeldbehörde mit 12 Sachbearbeitenden, täglich je 6 Bescheide, je 35 Minuten Formulierungszeit. Das sind 42 Stunden pro Arbeitstag, 210 Stunden pro Woche, nur für das Formulieren. Bei einem Personalkostensatz von 55 Euro/Stunde und 220 Arbeitstagen im Jahr: 11.550 Euro/Woche, rund 508.000 Euro/Jahr. Senkt die KI den Formulierungsaufwand um 60 Prozent, entspricht das rund 305.000 Euro/Jahr an gebundener Arbeitszeit, bei Toolkosten von 20.000–40.000 Euro.

Eine Ehrlichkeitspflicht gehört dazu: Das ist keine Summe, die im Haushalt frei wird. Sie wird erst zu einem echten Effekt, wenn die gewonnene Zeit tatsächlich in Prüfarbeit, Bürgerberatung oder abgebaute Rückstände fließt oder wenn unbesetzte Stellen dadurch nicht mehr nachbesetzt werden müssen. Rechne mit der Behördenleitung in Stunden, nicht in Euro, dann hält die Zahl auch der Rückfrage stand.

Wie du den ROI tatsächlich misst. Formulierungszeit pro Bescheid (Stoppuhr-Stichprobe, 20 Bescheide). Widerspruchsquote (Zählung über Quartal). Verhältnis KI-Entwurf genutzt vs. vollständig neu geschrieben. Diese drei Kennzahlen machen den Fortschritt sichtbar und verteidigbar.

Typische Einstiegsfehler

1. Die Textbausteinbibliothek als schnelle Vorarbeit behandeln. Die Textbausteinbibliothek ist das Herzstück des Systems. Wer dabei spart, schlechte Vorlagen, unvollständige Rechtsgrundlagen, fehlende Ausnahmefälle, bekommt ein System, das Bescheide produziert, die systematisch nachgebessert werden müssen. Lösung: Vier bis sechs Wochen nur für die Textbausteinarbeit einplanen, mit den erfahrensten Sachbearbeitenden im Raum.

2. Kein klares Freigabeprinzip etablieren. Wenn unklar ist, wer den KI-Entwurf prüft und freigibt, werden Entwürfe entweder ohne Prüfung versendet (rechtliches Risiko) oder doppelt geprüft (kein Zeitgewinn). Lösung: Das Freigabeprinzip ist Teil der Systemarchitektur, nicht eine organisatorische Nachrüstung.

3. KI-Entwürfe nicht mit manuellen Bescheiden vergleichen. Wer den Vergleich überspringt, bemerkt erst nach Wochen, dass das System bei einer bestimmten Ablehnungskategorie regelmäßig die Rechtsgrundlage unvollständig zitiert, und dutzende Bescheide sind bereits versendet. Lösung: In der Pilotphase beide Prozesse parallel laufen lassen und jede Woche zehn Bescheidpaare vergleichen, Qualität, Vollständigkeit, Angreifbarkeit. Das gibt ein realistisches Bild der tatsächlichen Qualitätsdifferenz und zeigt, was noch nachgebessert werden muss.

4. Schulung unterschätzen. Sachbearbeitende, die KI-Entwürfe prüfen, müssen wissen, worauf sie achten müssen. Das ist eine andere Kompetenz als Bescheide von Null schreiben. Lösung: Vor der Einführung eine zweistündige Schulungseinheit, die explizit zeigt, welche Fehlertypen in KI-Entwürfen typischerweise auftreten.

5. Die Aktualisierung der Rechtsgrundlagen nicht planen. Gesetze ändern sich. Wenn die Textbausteinbibliothek nach einem Jahr nicht aktualisiert wurde, enthält sie veraltete Rechtsgrundlagen, und das System generiert Bescheide nach überholtem Recht. Lösung: Halbjährliche Prüfung mit dem Rechtsreferat als festen Termin im Kalender.

Was mit der Einführung wirklich passiert, und was nicht

Sachbearbeitende werden anfangs jeden Entwurf vollständig lesen. Das ist richtig und erwünscht. Erst nach zwei bis drei Monaten, wenn das Vertrauen in die Qualität der Entwürfe gestiegen ist, entwickelt sich ein effizienteres Prüfmuster: Kurzer Blick auf Tenor und Rechtsgrundlage, tiefer nur bei Ablehnungen und komplexen Fällen.

Die Entwürfe werden am Anfang mehr Korrekturen brauchen. Das System lernt über die korrigierten Entwürfe. Die ersten sechs Wochen sind eine Kalibrierungsphase, wer das nicht kommuniziert, erzeugt Frustration statt Vertrauen.

Erfahrene Sachbearbeitende werden stärker profitieren als neue. Sie erkennen schneller, was im Entwurf stimmt und was nicht. Neue Sachbearbeitende lernen durch die Entwürfe auch, wie Bescheide korrekt formuliert werden, ein Nebennutzen, der das Onboarding beschleunigt.

Was konkret hilft:

• Pilotgruppe aus erfahrenen und neuen Sachbearbeitenden
• Wöchentliche Feedback-Runde in den ersten acht Wochen
• Protokoll der häufigsten Korrekturen → Basis für Textbausteinverbesserungen
• Erfolgsmetrik sichtbar machen: Entwurfsübernahmequote (Anteil der KI-Entwürfe, die ohne größere Änderungen versendet wurden)

Realistischer Zeitplan mit Risikohinweisen

Häufige Einwände, und was dahintersteckt

„KI darf in der Verwaltung keine Bescheide erstellen, das ist Verwaltungshandeln.” Genauer: Ein Verwaltungsakt darf vollständig automatisiert nur erlassen werden, wenn eine Rechtsvorschrift das zulässt und weder Ermessen noch Beurteilungsspielraum besteht (§ 35a VwVfG). Für Wohngeld, Elterngeld oder Baugenehmigungen gibt es eine solche Norm in aller Regel nicht, für Steuerfestsetzungen mit § 155 Abs. 4 AO dagegen schon. Was ohne eine solche Ermächtigung zulässig bleibt: Bescheidentwürfe erstellen, die die Sachbearbeiterin prüft, korrigiert und freigibt. Rechtlich ist das nichts anderes als der Entwurf einer studentischen Hilfskraft, die auf Basis der Entscheidung des Sachbearbeitenden formuliert. Der Unterschied zum vollautomatisierten Bescheid ist nicht graduell, es ist der Unterschied zwischen zulässig und rechtswidrig.

„Was passiert, wenn der KI-Entwurf einen Fehler enthält und niemand ihn bemerkt?” Das ist das zentrale Qualitätssicherungsproblem, und deshalb ist die Freigabepflicht durch eine Sachbearbeiterin keine optionale Schutzmaßnahme, sondern systemarchitektonische Pflicht. In der Praxis zeigt sich: KI-Entwürfe weisen andere Fehler auf als manuell geschriebene. Formale Fehler werden seltener, inhaltliche Unschärfen bei komplexen Sachverhalten kommen vor. Sachbearbeitende lesen und prüfen weiterhin, nur nicht mehr von Null.

„Unsere Textbausteine sind nicht standardisiert genug für KI.” Die Einführung von Bescheid-KI zwingt zur Systematisierung der Textbausteine, was häufig schon für sich genommen einen Mehrwert hat. In vielen Behörden ist dieser Schritt längst überfällig. Er dauert typischerweise vier bis sechs Wochen für einen einzigen Leistungstyp. Das ist Grundlagenarbeit, ohne die der KI-Einsatz nicht sinnvoll ist.

Woran du merkst, dass das zu dir passt

• Sachbearbeitende in deiner Behörde verbringen messbar mehr als ein Drittel ihrer Zeit mit der Formulierung von Bescheiden.
• Widersprüche in deiner Behörde gehen zu einem nennenswerten Teil auf Formulierungsfehler zurück, das wissen die erfahrenen Kolleginnen, auch wenn es nicht dokumentiert ist.
• Die Qualität der Bescheide ist abhängig von der Erfahrung der Sachbearbeitenden, neue Kolleginnen schreiben deutlich schwächere Begründungen.
• Ihr habt mindestens einen Leistungstyp, bei dem ein einheitliches Textbaustein-System fehlt oder nicht konsequent genutzt wird.

Du solltest es noch nicht tun, wenn:

• Die Sachbearbeitenden weniger als vier Bescheide pro Tag schreiben, das Verhältnis zwischen Einrichtungsaufwand und Zeitersparnis ist dann nicht günstig.
• Keine klare Bereitschaft im Team besteht, KI-Entwürfe tatsächlich zu prüfen, ein System, bei dem Entwürfe ohne Prüfung versendet werden, ist rechtlich gefährlich.
• Das Rechts- und Datenschutzreferat noch nicht eingebunden ist, bei einem Hochrisiko-KI-System ist das keine optionale Schutzmaßnahme.

Das kannst du heute noch tun

Nimm die drei häufigsten Bescheidtypen in deiner Behörde und schreib für jeden auf: Was sind die Pflichtbestandteile? Welche Rechtsgrundlagen kommen regelmäßig vor? Welche Formulierungen lehnt das Rechtsreferat immer wieder ab? Das sind die ersten Bausteine der Textbausteinbibliothek, und du brauchst dafür kein IT-Projekt.

Quellen & Methodik

• § 35 VwVfG, Begriff des Verwaltungsaktes (gesetze-im-internet.de/vwvfg/__35.html, abgerufen am 18.09.2026).
• § 35a VwVfG, vollständig automatisierter Erlass eines Verwaltungsaktes: zulässig, „sofern dies durch Rechtsvorschrift zugelassen ist und weder ein Ermessen noch ein Beurteilungsspielraum besteht” (gesetze-im-internet.de/vwvfg/__35a.html, abgerufen am 18.09.2026). Eine frühere Fassung dieser Seite behauptete, KI dürfe Verwaltungsakte „verfassungsrechtlich und einfachgesetzlich eindeutig” nicht erlassen. Das ist in dieser Absolutheit falsch.
• § 24 Abs. 1 Satz 3 VwVfG, Pflicht der Behörde, beim Einsatz automatischer Einrichtungen für den Einzelfall bedeutsame tatsächliche Angaben des Beteiligten zu berücksichtigen (gesetze-im-internet.de/vwvfg/__24.html, abgerufen am 18.09.2026).
• § 37 Abs. 6 VwVfG, Pflicht zur Rechtsbehelfsbelehrung bei anfechtbaren schriftlichen oder elektronischen Verwaltungsakten (gesetze-im-internet.de/vwvfg/__37.html, abgerufen am 18.09.2026). Die Begründungspflicht steht in § 39 VwVfG.
• § 155 Abs. 4 AO, Beispiel einer Rechtsvorschrift im Sinne des § 35a VwVfG: Steuerfestsetzungen dürfen ausschließlich automationsgestützt erfolgen, „soweit kein Anlass dazu besteht, den Einzelfall durch Amtsträger zu bearbeiten” (gesetze-im-internet.de/ao_1977/__155.html, abgerufen am 18.09.2026).
• Art. 22 Abs. 1 und 2 DSGVO, Recht, nicht einer ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden, und die Ausnahme in Abs. 2 Buchst. b für mitgliedstaatliche Rechtsvorschriften mit angemessenen Schutzmaßnahmen (dejure.org/gesetze/DSGVO/22.html, abgerufen am 18.09.2026). Art. 22 ist kein pauschales Verbot, wie eine frühere Fassung dieser Seite schrieb.
• Anhang III Nr. 5 Buchst. a und Art. 6 Abs. 3 und 4 KI-Verordnung (EU) 2024/1689, Hochrisiko-Einstufung bei der Beurteilung von Ansprüchen auf grundlegende öffentliche Unterstützungsleistungen, Ausnahme für vorbereitende Aufgaben, Dokumentations- und Registrierungspflicht des Anbieters, Rückausnahme bei Profiling (eur-lex.europa.eu, abgerufen am 18.09.2026). Die Pflichten aus Kapitel III Abschnitte 1 bis 3 gelten für Anhang-III-Systeme seit der Änderung des Art. 113 durch die Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026 erst ab dem 2. Dezember 2027, die Registrierung nach Art. 49 dagegen seit dem 2. August 2026.
• §§ 4, 13, 19 WoGG, Berechnungsgrößen des Wohngeldes, Gesamteinkommen und Höhe des Wohngeldes, Grundlage des Beispielbescheids (gesetze-im-internet.de/wogg, abgerufen am 18.09.2026). Eine frühere Fassung dieser Seite berief sich auf eine „Einkommensgrenze gemäß § 4 WoGG i. V. m. der Wohngeldtabelle in der Fassung vom 01.01.2023”. Eine solche tabellierte Einkommensgrenze kennt das WoGG nicht, die Höhe ergibt sich aus der Berechnung nach § 19.
• Toolpreise und Datenhaltung: Stand unserer Toolseiten, siehe Microsoft 365 Copilot , Claude , ChatGPT , DeepL und govdigital .
• Nicht belegbar und deshalb nicht mehr auf dieser Seite: eine „Auswertung des Deutschen Städtetages (2023)”, nach der Sachbearbeitende bis zu 35 Prozent ihrer Arbeitszeit mit dem Schreiben von Bescheiden verbringen. Auf staedtetag.de existiert keine solche Veröffentlichung. Ebenfalls entfernt: „KI-Leitlinien des Bundesinnenministeriums für die Bundesverwaltung (2024)”, ein Dokument dieses Titels ist weder beim BMI noch beim Nachfolgeressort auffindbar. Ebenso entfernt: Widerspruchsquoten, Einarbeitungszeiten und eine Zeitersparnis in Prozent, die sich auf „Pilotprojekte in deutschen Wohngeldbehörden” berufen haben. Solche Projekte können wir nicht belegen.
• Keine Rechtsberatung. Dieser Text ordnet Normen ein, er ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls und keine Abstimmung mit eurem Rechts- und Datenschutzreferat.