galawork

Kurzfazit

galawork ist eine schlanke, klar fokussierte Cloud-Lösung für Garten- und Landschaftsbau-Betriebe, die ihre Baustelle digitalisieren wollen, ohne gleich ein schweres ERP einzuführen. Die Stärke liegt in der mobilen Zeiterfassung je Auftragsposition und dem daraus abgeleiteten Soll-Ist-Vergleich, die Grundlage, um zu erkennen, welche Pflegeverträge und Baustellen wirklich profitabel sind. Wer das konsequent nutzt, bekommt zum ersten Mal harte Zahlen statt Bauchgefühl. Schwächen: keine öffentliche Preisliste, keine native KI (Auswertungen laufen über Export), und eine reine GaLaBau-Ausrichtung, die das Tool für andere Gewerke uninteressant macht. Solide Branchensoftware mit einem klaren Job, aber kein KI-Werkzeug im engeren Sinn.

Für wen ist galawork?

GaLaBau-Betriebe mit Pflegeverträgen: Das ist die Kernzielgruppe. Wer 20, 40 oder 80 Jahrespflegeverträge betreut, verliert schnell den Überblick, welcher Vertrag noch trägt und welcher unter die kalkulierte Marge gerutscht ist. galawork erfasst jede Stunde positionsgenau und stellt sie der Kalkulation gegenüber, am Ende des Jahres weißt du, welcher Auftrag verlustbringend war.

Betriebe mit mehreren parallelen Baustellen: Tages- und Wochenplanung zeigen, welcher Mitarbeiter, welches Fahrzeug und welches Gerät wo im Einsatz ist. Die Disposition läuft nicht mehr über Zettel und Zuruf, sondern über eine geteilte Planungsansicht, die das Büro und die Vorarbeiter sehen.

Vorarbeiter und Kolonnenführer: Über die Vorarbeiter-Zeiterfassung trägt eine Person die Zeiten für das ganze Team ein, praktisch, wenn nicht jeder Mitarbeitende das Smartphone selbst bedienen soll oder kann. Fotos zur Baustellendokumentation und interne Lieferscheine für Materialbewegungen zwischen Hof und Baustelle ergänzen das.

Betriebsinhaber, die raus aus dem Bauchgefühl wollen: Wer kalkuliert „nach Erfahrung” und nie nachprüft, ob die Erfahrung stimmt, bekommt mit galawork erstmals eine Datengrundlage. Das ist der eigentliche Hebel, nicht die Erfassung an sich, sondern die belastbare Nachkalkulation, die daraus entsteht.

Weniger geeignet für: Sehr kleine Betriebe unter fünf Mitarbeitenden, bei denen der Aufwand der Erfassungsdisziplin den Nutzen übersteigt. Ebenso fachfremde Gewerke (Elektro, SHK, Bau), dafür sind , oder besser. Und alle, die eine KI-gestützte Auswertung „out of the box” erwarten: die gibt es hier nicht.

Preise im Detail

Modell	Preis	Was dahinter steht
Cloud-Miete (modular)	Auf Anfrage	Browser- und App-Zugang, gebucht nach Modulen und Nutzern. Genaue Staffelung nur telefonisch (05154-69547007).
Einzelmodule	Auf Anfrage	Zeiterfassung, Tages-/Wochenplanung, Pflegeplanung, Geräteverwaltung, GPS-Tracking, Baustellendokumentation u. a. lassen sich einzeln zubuchen.
GPS-Tracking	Zusatz, auf Anfrage	Setzt kompatible Hardware/Dienste voraus (C-Track, Geocapture, Yellowfox, Mobilzeit).

Einordnung: galawork veröffentlicht keine Preisliste, das ist im Markt der deutschen Branchensoftware leider üblich, aber für eine erste Einschätzung ärgerlich. Du kommst um ein Telefonat oder eine Demo-Anfrage nicht herum. Das modulare Modell ist grundsätzlich fair: Ein Kleinbetrieb, der nur Zeiterfassung und Planung braucht, zahlt nicht für GPS-Tracking mit. Vor dem Vertragsschluss solltest du konkret nachfragen: Preis pro Nutzer bzw. Nutzergruppe, Mindestlaufzeit, Kündigungsfristen und ob die Daten beim Ausstieg exportierbar bleiben. Ohne Zahlen ist ein direkter Vergleich mit Wettbewerbern wie oder , die transparenter mit Preisen umgehen, nicht möglich, das ist ein echter Minuspunkt.

Stärken im Detail

Positionsgenaue mobile Zeiterfassung. Das ist das Herzstück. Stunden werden nicht auf „Allgemein” oder „Pflege” gebucht, sondern auf die konkrete Leistungsposition eines Auftrags. Über die Vorarbeiter-Erfassung kann eine Person die Zeiten des ganzen Teams eintragen, das senkt die Hürde gegenüber Systemen, bei denen jeder Mitarbeitende selbst stempeln muss. Genau diese Granularität macht die spätere Nachkalkulation überhaupt erst aussagekräftig.

Soll-Ist-Vergleich als Profitabilitäts-Radar. galawork stellt die erfassten Ist-Stunden den kalkulierten Soll-Stunden je Position gegenüber. Damit wird sichtbar, wo Aufträge über Budget laufen, die Information, die in vielen GaLaBau-Betrieben schlicht fehlt. Wer das ein Jahr lang sauber führt, kann Pflegeverträge faktenbasiert nachverhandeln, statt pauschal zu erhöhen oder Verluste hinzunehmen.

Automatische Pflegeplanung. Nach Eingabe der Pflegegänge und Intervalle plant das System die wiederkehrenden Termine selbst, typische Jahrespflege (Rasen, Heckenschnitt, Beetpflege in festen Rhythmen) wird so planbar, ohne jeden Termin manuell zu setzen. Das ist solide regelbasierte Automatisierung, kein KI-Feature, aber im Alltag spürbar entlastend.

Disposition über Tages- und Wochenplanung. Personal, Standorte und Geräte werden in einer Planungsansicht zusammengeführt. Das Büro disponiert, die Baustelle sieht, was ansteht. Ergänzt um Abwesenheitsplaner, To-Do-Listen, Dateiablage und ein Mitarbeiter-Cockpit entsteht ein zusammenhängender Planungs- und Erfassungsraum statt verstreuter Insellösungen.

Konsequenter Branchenzuschnitt. galawork versucht nicht, alle Gewerke zu bedienen, sondern spricht die Sprache des GaLaBau: Pflegegänge, Kolonnen, Lieferscheine zwischen Hof und Baustelle, Geräteverwaltung für Maschinenpark. Das Tool wurde 2024 mit der GaLaBau-Innovations-Medaille ausgezeichnet, ein Indiz, dass die Branche es ernst nimmt. Der Verzicht auf Universalität ist hier eher Stärke als Schwäche.

Schwächen ehrlich betrachtet

Keine native KI, und das ist der wunde Punkt für eine KI-Bewertung. galawork erfasst und plant zuverlässig, aber es interpretiert die Daten nicht selbst. Es gibt keine KI-gestützte Mustererkennung („diese drei Verträge entwickeln sich wie der verlustbringende von letztem Jahr”), keine automatische Anomalie-Erkennung, keine KI-Belegerkennung wie bei oder KI-Sprachdokumentation wie bei . Auswertungen über das Standard-Reporting hinaus laufen über Datenexport und externe Tools. Wer KI-gestützte Analyse erwartet, muss sie selbst nachrüsten.

Keine öffentliche Preisliste. Du erfährst die Kosten erst nach Kontaktaufnahme. Das verhindert einen schnellen Vergleich und erschwert die interne Budgetplanung. Workaround: gleich beim ersten Telefonat ein vollständiges Angebot mit allen relevanten Modulen und Nutzerzahlen verlangen, und parallel ein transparenteres Konkurrenzangebot einholen, um Verhandlungsspielraum zu kennen.

Hosting und AVV nicht öffentlich dokumentiert. Die Website verlinkt Datenschutzerklärung und DSGVO-Pflichtinformationen, nennt aber keinen Hosting-Standort. Für ein deutsches GaLaBau-Cloud-Produkt ist eine Datenhaltung in Deutschland plausibel, aber „plausibel” reicht für DSGVO-Pflichten nicht. Vor dem Vertragsschluss: Hosting-Standort, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und Subunternehmer schriftlich bestätigen lassen.

Erfolg hängt an der Erfassungsdisziplin. Ein Soll-Ist-Vergleich ist nur so gut wie die zugrunde liegenden Buchungen. Wenn ein Teil der Kolonne Stunden pauschal oder verspätet erfasst, sind die Auswertungen schlicht falsch, und falsche Zahlen sind gefährlicher als gar keine. Die Einführung ist deshalb weniger ein IT- als ein Führungsthema: Es braucht klare Regeln und Konsequenz, sonst verpufft der Nutzen.

Schmale Eignung außerhalb der Kernzielgruppe. Für sehr kleine Betriebe ist der Erfassungsaufwand oft unverhältnismäßig, für fachfremde Gewerke fehlt der Funktionszuschnitt. galawork ist ein Spezialwerkzeug, das ist gewollt, schränkt die Empfehlung aber klar ein.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Ein vollständiges GaLaBau-ERP mit Angebot, GAEB-Ausschreibung und KI-Belegerkennung willst
Eine GaLaBau-taugliche Handwerkersoftware mit Baustellen-E-Formularen suchst
Mobile Dokumentation mit KI-Sprachberichten und transparenten Preisen willst
Eine moderne Cloud-Lösung mit KI-Aufmaß und KI-Rechnungsscan brauchst
Eine besonders einfache Foto- und Dokumentations-App fürs Team willst

galawork ist im Vergleich zu diesen Werkzeugen das fokussierteste, es will kein ERP und keine KI-Plattform sein, sondern Planung und Zeiterfassung im GaLaBau sauber abbilden. Wer genau das braucht und mit dem fehlenden KI-Anteil leben kann, ist gut bedient. Wer dagegen eine durchgängige Wertschöpfungskette (Angebot bis Rechnung) oder integrierte KI erwartet, sollte zu oder greifen. Für die schnelle, papierlose Baustellendokumentation ohne großen Funktionsumfang ist die leichtgewichtige Alternative.

So steigst du ein

Schritt 1: Demo mit eurer Realität anfragen. Ruf an (05154-69547007) oder fordere eine Demo über galawork.de an. Schick drei typische Auftragspositionen aus dem Tagesgeschäft mit, z. B. „Rasen mähen 1.000 m²”, „Hecke schneiden 40 lfm”, „Jahrespflege Wohnanlage Muster”, damit die Demo sofort an eurer Praxis anknüpft und ihr nicht nur Marketing-Beispiele seht. Frag im selben Gespräch nach Preis, Laufzeit, Hosting-Standort und AVV.

Schritt 2: Erfassungsstruktur festlegen. Klärt vorab, welche Stunden auf welche Auftragsposition gebucht werden. Die Regel lautet: Jede Stunde landet auf einer konkreten Leistungsposition, nie auf „Allgemein”. Je sauberer diese Zuordnung, desto aussagekräftiger ist später die Nachkalkulation. Diese Struktur ist wichtiger als jede Software-Einstellung.

Schritt 3: Mit einem Pilot-Team starten. Richte die mobile App für zwei bis drei Kolleginnen oder Kollegen ein und lass sie einen Monat lang alle Zeiten positionsgenau erfassen, bevor das System für alle ausgerollt wird. So erkennst du früh, wo die Erfassungsdisziplin noch hakt, bevor Fehldaten in eine Jahresanalyse einfließen. Erst wenn das Pilot-Team sauber bucht, lohnt der breite Rollout.

Ein konkretes Beispiel

Ein GaLaBau-Betrieb aus Niedersachsen mit 18 gewerblichen Mitarbeitenden und 35 aktiven Jahrespflegeverträgen führt galawork für die mobile Zeiterfassung ein. Die Vorarbeiter buchen die Kolonnenzeiten positionsgenau auf die jeweiligen Verträge. Nach sechs Monaten zeigt der Soll-Ist-Bericht ein klares Bild: Acht der 35 Verträge haben 15–25 % mehr Stunden verbraucht als ursprünglich kalkuliert. Der Betrieb exportiert die Daten und analysiert die Abweichungen mit , gruppiert nach Auftragstyp, Saison und Mitarbeitenden, und erstellt daraus begründete Preisanpassungsschreiben für die anstehenden Verlängerungsgespräche. Ergebnis: Drei Kunden akzeptieren die Anpassung, ein Vertrag wird nicht verlängert, mit dem Wissen, dass er vorher verlustbringend war. Eingesparte bzw. zurückgewonnene Marge im ersten Jahr: ein mittlerer vierstelliger Betrag, und vor allem: erstmals Klarheit, welche Verträge tragen. Wichtig ist die Reihenfolge: galawork liefert die belastbaren Daten, die KI-Analyse passiert bewusst außerhalb des Systems.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: Cloud-Lösung („galawork-Cloud”) eines deutschen Anbieters. Ein Hosting-Standort wird auf der Website nicht öffentlich genannt, eine Datenhaltung in Deutschland ist für ein deutsches GaLaBau-Produkt plausibel, sollte aber vor Vertragsschluss schriftlich bestätigt werden.
• Datennutzung: Es liegen keine öffentlichen Angaben vor, dass Betriebs- oder Mitarbeiterdaten für andere Zwecke als den Betrieb des Dienstes verwendet werden. Da Zeiterfassung personenbezogene Mitarbeiterdaten umfasst, ist die vertragliche Klärung hier besonders wichtig.
• Auftragsverarbeitung (AVV): Bei Zeiterfassung von Mitarbeitenden zwingend erforderlich. Der Anbieter verlinkt Datenschutzerklärung und DSGVO-Pflichtinformationen, den AVV selbst musst du aktiv anfordern und prüfen (inkl. eingesetzter Subunternehmer, etwa für GPS-Tracking-Dienste).
• Mitbestimmung: Zeiterfassung und GPS-Tracking sind mitbestimmungspflichtig. In Betrieben mit Betriebsrat muss die Einführung über eine Betriebsvereinbarung geregelt werden, das gilt für galawork wie für jede vergleichbare Lösung.
• Empfehlung für Unternehmen: Vor dem Start ein Verarbeitungsverzeichnis ergänzen, AVV und Hosting-Standort schriftlich einholen, und die GPS-Ortung von Fahrzeugen nur zweckgebunden und transparent gegenüber den Mitarbeitenden einsetzen.

Gut kombiniert mit

• , galawork liefert die rohen Soll-Ist-Daten, ChatGPT (oder ) übernimmt die Auswertung: Abweichungen gruppieren, Muster benennen, Argumentationen für Preisanpassungsschreiben formulieren. Genau hier entsteht die KI-Schicht, die galawork selbst nicht mitbringt.
• , für Betriebe, die zusätzlich ein vollwertiges GaLaBau-ERP mit Angebotserstellung, GAEB-Ausschreibung und Buchhaltung brauchen. galawork kann die mobile Erfassung übernehmen, das ERP die kaufmännische Tiefe, sofern sich die Datenflüsse über die Branchenprogramm-Schnittstelle sinnvoll verbinden lassen.
• , für die schriftliche Weiterverarbeitung: aus den exportierten Kennzahlen verständliche Berichte für die Geschäftsführung oder Verhandlungsunterlagen für Kundengespräche erstellen. Lange Tabellen werden so zu einer Geschichte, die ein Kunde versteht.

Unser Testurteil

galawork verdient 3 von 5 Sternen. Als fokussierte GaLaBau-Branchensoftware macht es seinen Kernjob gut: positionsgenaue mobile Zeiterfassung, ein aussagekräftiger Soll-Ist-Vergleich und eine durchdachte Pflege- und Tagesplanung, die die Sprache der Branche spricht. Die GaLaBau-Innovations-Medaille 2024 ist verdient. Den Aufstieg in die obere Bewertungsklasse verhindern drei Dinge: erstens das Fehlen einer nativen KI, für ein Tool, das wir als KI-Ressource bewerten, ist das der entscheidende Abzug, denn jede intelligente Auswertung muss extern nachgerüstet werden. Zweitens die fehlende Preistransparenz, die einen fairen Vergleich verhindert. Drittens die nicht öffentlich dokumentierten Hosting- und AVV-Details, die bei Mitarbeiterdaten eigentlich Standard sein sollten. Wer ein verlässliches Erfassungs- und Planungswerkzeug für den GaLaBau sucht und die KI-Analyse bewusst auslagert, bekommt ein solides Werkzeug. Wer integrierte KI oder eine durchgängige ERP-Wertschöpfungskette erwartet, ist bei oder besser aufgehoben.

Was wir bemerkt haben

• 2024, galawork wurde mit der GaLaBau-Innovations-Medaille ausgezeichnet. Das ist ein Branchen-Signal, dass die Lösung in der Praxis ankommt, bemerkenswert für ein vergleichsweise kleines, spezialisiertes Produkt.
• Mai 2026, galawork bringt weiterhin keine native KI mit. Während Wettbewerber wie DATAflor (KI-Belegerkennung), ToolTime (KI-Sprachdokumentation) und plancraft (KI-Aufmaß, KI-Telefonassistent) KI-Funktionen aktiv ausbauen, bleibt galawork bei klassischer regelbasierter Automatisierung. Das ist kein Mangel an Funktion, aber im KI-Vergleich ein klarer Rückstand.
• Mai 2026, Der Anbieter tritt als „galabau workgroup” / galawork auf; eine eindeutige Rechtsform (z. B. GmbH) ist auf der Website nicht prominent ausgewiesen. Wer einen Vertrag schließt, sollte die genaue Vertragspartei und die DSGVO-Pflichtangaben im Impressum prüfen.
• Mai 2026, Es existiert weiterhin keine öffentliche Preisliste. Diese Intransparenz ist im Markt deutscher Branchensoftware verbreitet, fällt aber zunehmend gegen Wettbewerber ab, die mit klaren Paketpreisen werben.