Craftnote

Kurzfazit

Craftnote ist das meistgenutzte digitale Dokumentationswerkzeug für kleine und mittlere Handwerksbetriebe in Deutschland. Stärke: Es ist kostenlos einsteigerfreundlich, auf Smartphones optimiert und löst das konkrete Alltagsproblem — WhatsApp-Chaos durch strukturierte Baudokumentation zu ersetzen. Wer ausgewachsenes Mängelmanagement mit Grundriss-Verortung braucht, ist bei PlanRadar besser aufgehoben. Für die meisten Handwerksbetriebe ist Craftnote der richtige erste Schritt.

Für wen ist Craftnote?

Kleine und mittlere Handwerksbetriebe (2–15 Mitarbeitende): Craftnote ist für Betriebe gemacht, die heute mit WhatsApp, Papier und Excel dokumentieren — und die auf digitale Dokumentation umsteigen wollen, ohne eine große Einführung oder IT-Infrastruktur zu brauchen. Die App ist in Minuten einsatzbereit.

Gesellen auf der Baustelle: Das Interface ist auf Touchscreens und Handynutzung ausgelegt. Fotos mit Beschriftung, Sprachnotizen und Stundennachweise lassen sich mit wenigen Taps erfassen — auch in Handschuhen oder bei schlechtem Wetter.

Betriebsinhaber, die den Überblick verlieren: Alle Projektinformationen — Fotos, Nachrichten, Dokumente, Zeiterfassung — laufen in einem System zusammen. Kein Nachfragen bei Mitarbeitenden, was auf der Baustelle passiert ist.

Weniger geeignet für: Bauleiter und Architekten, die professionelles Mängelmanagement mit GPS-Verortung auf Grundrissen brauchen — dort ist PlanRadar oder Capmo die bessere Wahl. Auch für Betriebe, die Rechnungsstellung, Angebote und Buchhaltung in einem System wollen, braucht es ergänzende Software.

Preise im Detail

Plan	Preis	Was du bekommst
Free	Kostenlos	Bis 3 Projekte gleichzeitig, unbegrenzte Nutzer, Fotos und Nachrichten
Professional	ab 16,90 €/Nutzer/Monat	Unbegrenzte Projekte, Stundennachweise, Regieberichte, digitale Unterschriften
Business	Auf Anfrage	Zusatzfunktionen, Onboarding-Support, API-Zugang

Einordnung: Der Free-Plan eignet sich als Einstieg und zum Testen mit einem laufenden Projekt. Wer den echten Nutzen — Stundennachweise, Regieberichte, digitale Unterschriften — nutzen will, kommt an Professional nicht vorbei. Bei 5 Mitarbeitenden sind das ca. 85 €/Monat — vertretbar für ein professionelles Dokumentationssystem.

Stärken im Detail

Einstieg in fünf Minuten. Konto erstellen, App auf dem Handy installieren, erstes Projekt anlegen — das dauert keine fünf Minuten. Kein Techniker nötig, keine Schulung erforderlich. Das ist kein Marketing-Versprechen, sondern der eigentliche Kern des Produkts.

Sprachnotizen als Dokumentationstool. Auf der Baustelle hat man oft keine Zeit, lange Texte zu tippen. Craftnote erlaubt Sprachnotizen direkt im Projektkontext — alle hören die Notiz, sie bleibt dokumentiert, und Missverständnisse über “hab ich doch gesagt” gehören der Vergangenheit an.

Digitale Unterschriften für Stundennachweise. Stundennachweise und Regieberichte können direkt auf dem Smartphone vom Kunden unterzeichnet werden — kein Nachschicken per Post, kein Verlust von Papieren. Das ist eine der wichtigsten Funktionen für die spätere Rechtssicherheit bei der Abrechnung.

Strukturierte Kommunikation statt WhatsApp. Craftnote gibt Informationen einen Kontext: Fotos, Nachrichten und Dokumente gehören zum Projekt, nicht zu einem privaten Messenger-Chat. Das erleichtert das Nachschlagen erheblich — auch Wochen später.

Schwächen ehrlich betrachtet

Kein Rechnungsmodul. Craftnote ist kein ERP-System. Wer Rechnungen schreiben will, braucht ein weiteres Tool (lexoffice, sevdesk, DATEV). Die Integration per Schnittstelle funktioniert, aber es ist keine nahtlose Lösung.

Mängelmanagement ist begrenzt. PlanRadar und Capmo erlauben, Mängel auf dem Grundriss zu verorten — mit GPS-Koordinaten, Zuständigkeiten und Fristen. Craftnote ist ein Kommunikations- und Dokumentationswerkzeug, aber kein professionelles Mängelmanagement-System für komplexe Bauprojekte.

Free-Plan ist schnell zu eng. Mit drei gleichzeitigen Projekten kommt ein aktiver Handwerksbetrieb schnell an die Grenze. Der Professional-Plan ist dann der einzige sinnvolle Schritt.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Professionelles Mängelmanagement auf Grundriss brauchst	PlanRadar
Deutsche Serverhaltung mit ISO-27001 Pflicht ist	Capmo
All-in-one mit Angeboten und Rechnungen willst	ToolTime oder Streit-Software

Craftnote ist der beste Einstieg für Handwerksbetriebe, die digitale Dokumentation bisher vermieden haben. Für anspruchsvollere Bauprojekte ist PlanRadar oder Capmo die logische nächste Stufe.

So steigst du ein

Schritt 1: Registriere dich auf craftnote.de — der Free-Plan ist kostenlos, kein Kreditkarte erforderlich. Installiere die App auf deinem Handy und dem Handy deines ersten Mitarbeiters. Lege ein laufendes Projekt an und dokumentiere die nächste Baustelle damit.

Schritt 2: Zeige dem Team, wie Sprachnotizen und Fotos direkt aus dem Projekt heraus aufgezeichnet werden. Wichtig: Datum und Uhrzeit werden automatisch gesetzt — das ist der Kern der Rechtssicherheit. Macht das Team konsequent, ist jede Baustelle lückenlos dokumentiert.

Schritt 3: Wechsle zum Professional-Plan, sobald der Nutzen klar ist, und aktiviere Stundennachweise. Lass Kunden direkt auf der Baustelle per Handy unterschreiben — das spart Nachbearbeitung im Büro und macht Stundenabrechnungen bei Rückfragen hieb- und stichfest.

Ein konkretes Beispiel

Ein Sanitärbetrieb mit 8 Mitarbeitenden in Stuttgart hat vorher täglich 30–45 Minuten am Abend damit verbracht, Fotos aus WhatsApp zu sortieren, Stundenzettel einzusammeln und Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenzustellen. Seit Craftnote: Alle Fotos landen direkt im Projekt, Sprachnotizen ersetzen WhatsApp-Kettennachrichten, und Stundennachweise sind am Abend bereits digital unterschrieben. Die Rechnungsstellung geht jetzt am nächsten Morgen raus statt drei Tage später.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: EU (europäische Rechenzentren)
• Unternehmenssitz: Deutschland (Berlin)
• AVV: Auftragsverarbeitungsvertrag erhältlich — vor Produktivbetrieb anfordern
• Datennutzung: Projektdaten werden nicht für KI-Training oder Werbezwecke genutzt
• Empfehlung: Für Handwerksbetriebe mit normaler Baudokumentation ohne besonders sensible Daten ist Craftnote datenschutzrechtlich unkompliziert. Kein US-Risiko, kein Schrems-II-Problem.

Gut kombiniert mit

• PlanRadar — Craftnote für tägliche Team-Kommunikation und Stundenerfassung, PlanRadar für professionelles Mängelmanagement und Abnahmeprotokolle
• Capmo — für Betriebe, die digitale Baudokumentation und DSGVO-zertifizierte Mängelerfassung parallel laufen lassen wollen
• lexoffice oder sevdesk — Craftnote-Stundennachweise als Grundlage für die Rechnungsstellung in der Buchhaltungssoftware

Unser Testurteil

Craftnote verdient 4 von 5 Sternen. Für Handwerksbetriebe, die heute noch mit Papier, WhatsApp und Excel dokumentieren, ist Craftnote der schnellste und günstigste Weg in die digitale Baudokumentation. Die fehlende fünfte Wertung kostet das eingeschränkte Mängelmanagement und das fehlende Rechnungsmodul — beides macht Craftnote zu einem Ergänzungs-, nicht zu einem Allround-Tool. Als erster Schritt ist es ungeschlagen.

Was wir bemerkt haben

• 2024 — Craftnote führte digitale Unterschriften für Stundennachweise und Regieberichte ein — bisher ein wichtiger Differenzierungsvorteil gegenüber einfacheren Dokumentations-Apps.
• 2025 — Sprachnotiz-Funktion ausgebaut: Aufnahmen werden jetzt automatisch mit Projektzuordnung, Datum und Uhrzeit gespeichert und können von anderen Teammitgliedern direkt abgehört werden.
• April 2026 — Free-Plan weiterhin aktiv und ohne Kreditkartenpflicht — kein Hinweis auf bevorstehende Abschaffung des kostenlosen Einstiegs.