Craftnote

Kurzfazit

Craftnote ist das meistgenutzte digitale Dokumentationswerkzeug für kleine und mittlere Handwerksbetriebe in Deutschland. Stärke: Es ist einsteigerfreundlich, auf Smartphones optimiert und löst das konkrete Alltagsproblem, WhatsApp-Chaos durch strukturierte Baudokumentation zu ersetzen. Den früheren dauerhaften Free-Plan gibt es nicht mehr, geblieben ist eine 30-tägige Testphase, danach kostet Craftnote ab 14,90 €/Nutzer/Monat. Wer ausgewachsenes Mängelmanagement mit Grundriss-Verortung braucht, ist bei PlanRadar besser aufgehoben. Für die meisten Handwerksbetriebe ist Craftnote der richtige erste Schritt.

Für wen ist Craftnote?

Kleine und mittlere Handwerksbetriebe (2–15 Mitarbeitende): Craftnote ist für Betriebe gemacht, die heute mit WhatsApp, Papier und Excel dokumentieren, und die auf digitale Dokumentation umsteigen wollen, ohne eine große Einführung oder IT-Infrastruktur zu brauchen. Die App ist in Minuten einsatzbereit, getestet wird 30 Tage kostenlos.

Gesellen auf der Baustelle: Das Interface ist auf Touchscreens und Handynutzung ausgelegt. Fotos mit Beschriftung, Sprachnotizen und Stundennachweise lassen sich mit wenigen Taps erfassen, auch in Handschuhen oder bei schlechtem Wetter.

Betriebsinhaber, die den Überblick verlieren: Alle Projektinformationen, Fotos, Nachrichten, Dokumente, Zeiterfassung, laufen in einem System zusammen. Kein Nachfragen bei Mitarbeitenden, was auf der Baustelle passiert ist.

Weniger geeignet für: Bauleiter und Architekten, die professionelles Mängelmanagement mit GPS-Verortung auf Grundrissen brauchen, dort ist PlanRadar oder Capmo die bessere Wahl. Betriebe, die Angebote und Rechnungen brauchen, bekommen das inzwischen über das Büro-Plus-Paket (49,90 €), für tiefe Buchhaltung mit DATEV-Anbindung bleibt eine ergänzende Software dennoch sinnvoll.

Preise im Detail

Plan	Preis (zzgl. MwSt., jährliche Abrechnung)	Was du bekommst
Baustelle	14,90 €/Nutzer/Monat	Projekt-Chats, Fotodokumentation, mobile Zeiterfassung, digitale Formulare. Nur in Kombination mit einem Büro-Platz buchbar
Büro	29,90 €/Nutzer/Monat	Mindestpaket. Projektmanagement, Aufgabenverwaltung, zentrale Übersicht, PDF-Formulare und Berichte
Büro Plus	49,90 €/Nutzer/Monat	Alles aus Büro plus Angebote und Rechnungen mit Vorlagen, Materialkatalog, automatische Kalkulation, GoBD- und E-Rechnungs-konform

Einordnung: Der frühere dauerhafte Free-Plan ist abgeschafft, geblieben ist eine 30-tägige Testphase ohne Kreditkarte. Mindestens ein Büro-Platz (29,90 €) muss gebucht werden, danach lassen sich günstigere Baustelle-Plätze (14,90 €) für die Gesellen ergänzen. Ein typischer Mix aus 2 Büro- und 4 Baustelle-Plätzen liegt bei rund 120 €/Monat. Wer Angebote und Rechnungen direkt in Craftnote schreiben will, braucht das Büro-Plus-Paket. Bei jährlicher Abrechnung gelten die genannten Preise, monatliche Zahlung ist teurer.

Stärken im Detail

Einstieg in fünf Minuten. Konto erstellen, App auf dem Handy installieren, erstes Projekt anlegen, das dauert keine fünf Minuten. Kein Techniker nötig, keine Schulung erforderlich. Die 30-tägige Testphase läuft ohne Kreditkarte. Das ist kein Marketing-Versprechen, sondern der eigentliche Kern des Produkts.

Sprachnotizen als Dokumentationstool. Auf der Baustelle hat man oft keine Zeit, lange Texte zu tippen. Craftnote erlaubt Sprachnotizen direkt im Projektkontext, alle hören die Notiz, sie bleibt dokumentiert, und Missverständnisse über “hab ich doch gesagt” gehören der Vergangenheit an.

Digitale Unterschriften für Stundennachweise. Stundennachweise und Regieberichte können direkt auf dem Smartphone vom Kunden unterzeichnet werden, kein Nachschicken per Post, kein Verlust von Papieren. Das ist eine der wichtigsten Funktionen für die spätere Rechtssicherheit bei der Abrechnung.

Strukturierte Kommunikation statt WhatsApp. Craftnote gibt Informationen einen Kontext: Fotos, Nachrichten und Dokumente gehören zum Projekt, nicht zu einem privaten Messenger-Chat. Das erleichtert das Nachschlagen erheblich, auch Wochen später.

Schwächen ehrlich betrachtet

Rechnungen erst ab Büro Plus. Angebote und Rechnungen gibt es nur im teuersten Paket (49,90 €/Nutzer/Monat). Wer ohnehin lexoffice, sevdesk oder DATEV nutzt, zahlt für das Craftnote-Rechnungsmodul doppelt. Für tiefe Buchhaltung bleibt Craftnote zudem kein vollwertiger ERP-Ersatz.

Mängelmanagement ist begrenzt. PlanRadar und Capmo erlauben, Mängel auf dem Grundriss zu verorten, mit GPS-Koordinaten, Zuständigkeiten und Fristen. Craftnote ist ein Kommunikations- und Dokumentationswerkzeug, aber kein professionelles Mängelmanagement-System für komplexe Bauprojekte.

Kein dauerhafter Free-Plan mehr. Der frühere kostenlose Einstieg ist weggefallen. Geblieben ist eine 30-tägige Testphase, danach ist mindestens ein Büro-Platz (29,90 €/Nutzer/Monat) Pflicht. Wer nur sporadisch dokumentiert, findet keinen kostenlosen Dauerbetrieb mehr.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Professionelles Mängelmanagement auf Grundriss brauchst	PlanRadar
Deutsche Serverhaltung mit ISO-27001 Pflicht ist	Capmo
All-in-one mit Angeboten und Rechnungen willst	ToolTime oder Streit-Software

Craftnote ist der beste Einstieg für Handwerksbetriebe, die digitale Dokumentation bisher vermieden haben. Für anspruchsvollere Bauprojekte ist PlanRadar oder Capmo die logische nächste Stufe.

So steigst du ein

Schritt 1: Registriere dich auf craftnote.de und starte die 30-tägige Testphase, keine Kreditkarte erforderlich. Installiere die App auf deinem Handy und dem Handy deines ersten Mitarbeiters. Lege ein laufendes Projekt an und dokumentiere die nächste Baustelle damit.

Schritt 2: Zeige dem Team, wie Sprachnotizen und Fotos direkt aus dem Projekt heraus aufgezeichnet werden. Wichtig: Datum und Uhrzeit werden automatisch gesetzt, das ist der Kern der Rechtssicherheit. Macht das Team konsequent, ist jede Baustelle lückenlos dokumentiert.

Schritt 3: Buche nach der Testphase mindestens einen Büro-Platz und ergänze günstigere Baustelle-Plätze für die Gesellen. Aktiviere Stundennachweise und lass Kunden direkt auf der Baustelle per Handy unterschreiben, das spart Nachbearbeitung im Büro und macht Stundenabrechnungen bei Rückfragen hieb- und stichfest. Wer Angebote und Rechnungen direkt in Craftnote will, wählt das Büro-Plus-Paket.

Ein konkretes Beispiel

Ein Sanitärbetrieb mit 8 Mitarbeitenden in Stuttgart hat vorher täglich 30–45 Minuten am Abend damit verbracht, Fotos aus WhatsApp zu sortieren, Stundenzettel einzusammeln und Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenzustellen. Seit Craftnote: Alle Fotos landen direkt im Projekt, Sprachnotizen ersetzen WhatsApp-Kettennachrichten, und Stundennachweise sind am Abend bereits digital unterschrieben. Die Rechnungsstellung geht jetzt am nächsten Morgen raus statt drei Tage später.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: EU (europäische Rechenzentren)
• Unternehmenssitz: Deutschland (Berlin)
• AVV: Auftragsverarbeitungsvertrag erhältlich, vor Produktivbetrieb anfordern
• Datennutzung: Projektdaten werden nicht für KI-Training oder Werbezwecke genutzt
• Empfehlung: Für Handwerksbetriebe mit normaler Baudokumentation ohne besonders sensible Daten ist Craftnote datenschutzrechtlich unkompliziert. Kein US-Risiko, kein Schrems-II-Problem.

Gut kombiniert mit

• PlanRadar, Craftnote für tägliche Team-Kommunikation und Stundenerfassung, PlanRadar für professionelles Mängelmanagement und Abnahmeprotokolle
• Capmo, für Betriebe, die digitale Baudokumentation und DSGVO-zertifizierte Mängelerfassung parallel laufen lassen wollen
• lexoffice oder sevdesk, Craftnote-Stundennachweise als Grundlage für die Rechnungsstellung in der Buchhaltungssoftware

Unser Testurteil

Craftnote verdient 4 von 5 Sternen. Für Handwerksbetriebe, die heute noch mit Papier, WhatsApp und Excel dokumentieren, ist Craftnote einer der schnellsten Wege in die digitale Baudokumentation. Die fehlende fünfte Wertung kostet das eingeschränkte Mängelmanagement und der Wegfall des dauerhaften Free-Plans, der den Einstieg verteuert hat. Angebote und Rechnungen sind inzwischen über das Büro-Plus-Paket abgedeckt, für tiefe Buchhaltung bleibt Craftnote aber ein Ergänzungs-, kein Allround-Tool. Als erster Schritt ist es weiterhin stark.

Was wir bemerkt haben

• 2024, Craftnote führte digitale Unterschriften für Stundennachweise und Regieberichte ein, bisher ein wichtiger Differenzierungsvorteil gegenüber einfacheren Dokumentations-Apps.
• 2025, Sprachnotiz-Funktion ausgebaut: Aufnahmen werden jetzt automatisch mit Projektzuordnung, Datum und Uhrzeit gespeichert und können von anderen Teammitgliedern direkt abgehört werden.
• Juni 2026, Pricing-Umbau bestätigt: Der frühere dauerhafte Free-Plan ist abgeschafft, geblieben ist eine 30-tägige Testphase. Drei kostenpflichtige Pakete (Baustelle 14,90 €, Büro 29,90 €, Büro Plus 49,90 €/Nutzer/Monat), wobei mindestens ein Büro-Platz Pflicht ist.
• Juni 2026, Büro Plus erstellt jetzt Angebote und Rechnungen direkt im System (Vorlagen, Automatisierung, GoBD- und E-Rechnungs-konform). Damit ist die frühere Schwäche fehlendes Rechnungsmodul für dieses Paket nicht mehr gültig.