Aplano

Kurzfazit

Aplano ist das günstigste vollwertige Schichtplanungs-Tool auf dem deutschen Markt und macht für kleine Dienstleistungsbetriebe das, was es verspricht: Excel ersetzen, Arbeitszeitgesetz einhalten, Mitarbeitende mobil einbinden. Besonders stark ist das Preis-Leistungs-Verhältnis — 4,50 €/Nutzer/Monat für den vollen Funktionsumfang ist kaum zu unterbieten. Einschränkungen gibt es bei der Datenhaltung (Firebase/Google verarbeitet Daten in den USA) und bei tiefen HR-Integrationen. Wer ein schlankes, schnell eingerichtetes Tool für operative Schichtplanung sucht, findet hier eine der besten Optionen für KMU in Deutschland.

Für wen ist Aplano?

Reinigungsunternehmen (5–80 Mitarbeitende): Aplano ist in dieser Branche weit verbreitet. Die Kombination aus mobilem Einstempeln, Schichtvorlagen und Urlaubsverwaltung passt gut zu Teilzeitkräften mit wechselnden Einsatzorten. Wer spezifische Funktionen für Reinigungsrouten oder Objektverwaltung braucht, muss allerdings zu einer Branchenlösung wie Blink wechseln.

Gastronomiebetriebe und Hotellerie: Wochenende, Feiertage, Saison-Peaks — in der Gastronomie wechseln Schichten häufig und kurzfristig. Die Mitarbeiter-App ermöglicht selbstständige Schichttausche ohne Telefonkette, was für Betriebe mit vielen Teilzeitkräften bares Geld spart.

Sicherheits- und Facility-Management-Firmen: Aplano unterstützt mehrere Standorte und Objekte bereits ab dem Pro-Plan. Für reine Bewachungsunternehmen fehlen jedoch Spezialfunktionen wie gesetzliche Nachweisführung nach §34a GewO — Securo Planer oder spezialisierte Sicherheits-Software sind hier besser aufgestellt.

Einzelhandel mit Filialstruktur: Mehrere Standorte, wechselnde Öffnungszeiten, Minijob-Verwaltung — Aplano deckt das mit Vorlagen und Wiederholschichten ab. Die Basic- und Pro-Pakete sind für typische Filialgrößen gut dimensioniert.

Weniger geeignet für: Großunternehmen (500+ Mitarbeitende) mit komplexen Tarifverträgen, HR-Software-Suites (Workday, SAP), und alle, die eine DATEV-Integration auf Buchungsebene benötigen oder ein vollständiges HR-System suchen.

Preise im Detail

Plan	Preis pro Nutzer/Monat	Für wen
Core	0,50 €	Basis-Schichtplanung für sehr kleine Teams; nur Wochenansicht, eine Lokation
Basic	2,00 €	Urlaubsverwaltung, Schichttausch, Benachrichtigungen, Wiederholschichten
Pro	4,50 €	Vollständig: Zeiterfassung, Reporting, GPS, mehrere Standorte, API, Automatisierung
Enterprise	Auf Anfrage	Ab ca. 250 Mitarbeitenden; mit Datenmigration, Account Manager, individuelle Integration

Einordnung: Der Core-Plan reicht für Kleinstbetriebe, die nur einen einfachen digitalen Dienstplan brauchen — die meisten Betriebe werden jedoch schnell auf Basic oder Pro wechseln wollen, sobald Urlaubsverwaltung oder Zeiterfassung benötigt werden. Pro ist das Hauptprodukt: Für 4,50 € pro Mitarbeitendem bekommt man einen Funktionsumfang, für den Planday oder Deputy das Zwei- bis Dreifache verlangen. Alle Pläne sind monatlich kündbar, ohne Mindestlaufzeit oder Mindestnutzerzahl.

Stärken im Detail

Schneller Einstieg ohne IT-Abteilung. Aplano ist nach eigener Aussage in ca. 5 Minuten eingerichtet — und das stimmt in der Praxis weitgehend. Der Import von Mitarbeiterdaten per CSV, die Vergabe von Schichttypen und der erste Dienstplan per Drag & Drop gehen tatsächlich ohne technische Vorkenntnisse. Für Betriebe ohne Systemadministratoren ist das ein echter Vorteil gegenüber SAP- oder Workday-Implementierungen, die Monate dauern.

Arbeitszeitgesetz-Konformität ab dem ersten Tag. Aplano berechnet automatisch, ob Ruhezeiten (11 Stunden zwischen Schichten), Höchstarbeitszeiten und Pausenregelungen nach deutschem ArbZG eingehalten werden. Konflikte werden vor dem Veröffentlichen des Plans angezeigt, nicht erst wenn Fehler passiert sind. Das reduziert das rechtliche Risiko für Betriebe, die keine eigene Personalabteilung haben.

Mitarbeiter-App ist der operative Kern. Die App (iOS und Android) ist kein Anhängsel, sondern das Herzstück des Systems für Mitarbeitende: Schichten einsehen, Verfügbarkeiten hinterlegen, Tauschgesuche stellen, Urlaub beantragen, digital einstempeln. Das eliminiert die meisten Rückfragen an die Disposition — und damit einen erheblichen Teil des täglichen Kommunikationsaufwands.

Preis-Leistungs-Verhältnis im Marktvergleich herausragend. Pro für 4,50 €/Nutzer/Monat umfasst Funktionen, für die Planday oder Deputy 6–12 €/Nutzer verlangen. Für Betriebe mit 20–50 Mitarbeitenden macht das im Jahresvergleich mehrere Hundert Euro Unterschied — bei vergleichbarem Funktionsumfang für operative Schichtplanung.

Schwächen ehrlich betrachtet

Firebase-Backend bedeutet US-Datenverarbeitung. Die Datenschutzerklärung von Aplano zeigt klar: Firebase (Google) wird als Backend genutzt, und die Daten werden in den USA verarbeitet. Aplano nutzt Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO als rechtliche Absicherung — das ist rechtlich zulässig, aber kein reines EU-Hosting. Das Frontmatter dieser Seite wurde deshalb auf “hybrid” korrigiert. Für Unternehmen in regulierten Branchen (Gesundheit, Behörden) oder mit strengen IT-Sicherheitsrichtlinien ist das ein prüfenswerter Punkt.

Lohnbuchhaltung-Integration ist oberflächlich. Der Export für die Lohnbuchhaltung erfolgt als CSV oder Excel — eine direkte DATEV-Buchungsintegration fehlt. Wer Stunden automatisch in Lohnabrechnungen überführen will, braucht einen manuellen Zwischenschritt oder ein zusätzliches HR-Tool. Personio oder Workday bieten das deutlich nahtloser.

Branchenspezifische Tiefe fehlt. Aplano ist ein horizontales Tool: Es funktioniert für Gastronomie genauso wie für Einzelhandel und Reinigung — aber es hat für keine dieser Branchen spezialisierte Module. Wer Reinigungsaufträge pro Objekt verwalten, Sicherheitsschichten nach §34a dokumentieren oder Hygieneprotokolle in die Schichtplanung integrieren will, stößt an Grenzen.

Reporting erst ab Pro sinnvoll nutzbar. Core und Basic haben stark eingeschränkte Auswertungsmöglichkeiten. Für ein aussagekräftiges Überstundenkonto, Kostenauswertung nach Abteilung oder Schichtvergleiche braucht man zwingend Pro — das sollte bei der Plankalkulation berücksichtigt werden.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Tiefere DATEV-Integration und vollständiges HR brauchst	Personio
Einen spezialisierten Plan für Reinigungsunternehmen mit Objektverwaltung willst	Blink (Gebäudereinigung)
Mehr Branchen-Features für Gastronomie und Hotellerie brauchst	Planday oder Gastromatic
Zeiterfassung unabhängig vom Schichtplan in der Buchhaltung brauchst	Clockify
Eine Enterprise-HR-Lösung für 500+ Mitarbeitende suchst	Atoss

Aplano positioniert sich bewusst als schlanke, preisgünstige Lösung für operative Schichtplanung. Wer mehr HR-Funktionen oder Branchenspezifika braucht, ist mit den genannten Alternativen besser bedient — zahlt dafür aber entsprechend mehr.

So steigst du ein

Schritt 1: Registriere dich auf aplano.de für die 14-tägige Testphase — keine Kreditkarte nötig. Lege deine Mitarbeitenden an (manuell oder per CSV-Import) und definiere deine Schichttypen (z.B. Früh, Spät, Sonderreinigung). Nutze den Pro-Plan während der Testphase, um alle Funktionen zu bewerten.

Schritt 2: Erstelle den ersten Schichtplan per Drag & Drop. Aplano zeigt dir automatisch Konflikte (Überstunden, Ruhezeiten nach ArbZG) und schlägt Lösungen vor. Richte Wiederholschichten für regelmäßige Muster ein — das spart beim Erstellen des nächsten Plans erheblich Zeit. Mitarbeitende erhalten ihren Plan per Push-Benachrichtigung.

Schritt 3: Aktiviere die digitale Zeiterfassung. Mitarbeitende stempeln über die App oder ein Tablet am Eingang. Abweichungen zwischen geplantem und tatsächlichem Dienst werden sofort sichtbar. Exportiere am Monatsende die Stundendaten als Excel für die Buchhaltung oder die Lohnabrechnung.

Ein konkretes Beispiel

Ein Reinigungsunternehmen mit 28 Mitarbeitenden in München hat seinen Wochenplan von Excel auf Aplano umgestellt. Vorher brauchte die Disponentin jeden Dienstagvormittag zwei Stunden für den Plan der nächsten Woche — Urlaubsanfragen kamen per WhatsApp, Krankmeldungen lösten eine Telefonkette aus. Mit Aplano dauert das Erstellen des Wochenplans noch 30 Minuten, weil Standardschichten als Vorlagen hinterlegt sind. Kurzfristige Krankmeldungen bearbeitet sie über den Aplano-Gruppenchat: Wer verfügbar ist, meldet sich direkt in der App. Die monatliche Stundenauswertung für die Buchhaltung exportiert sie in zwei Minuten als Excel. Das Team hat den Plan von Core auf Pro erweitert, um die GPS-Zeiterfassung an den Reinigungsobjekten zu nutzen — und spart damit den Papierstundenzetteln komplett ab.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: Hybrid — Aplano GmbH ist in Berlin ansässig, nutzt jedoch Firebase (Google) als Backend, dessen Daten in den USA verarbeitet werden. Website-Hosting ebenfalls USA-basiert.
• Rechtliche Absicherung für USA-Transfer: Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO
• Datenschutzbeauftragter: heyData GmbH (externe DPO)
• AVV: Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vorhanden (u.a. für Firebase-Dienste)
• Datenlöschung: Auf Anfrage möglich via kontakt@aplano.de; Server-Logs nach 14 Tagen gelöscht
• Empfehlung für Unternehmen: Aplano ist für die operative Schichtplanung in regulären KMU geeignet. Für Unternehmen in besonders sensiblen Branchen (Gesundheitswesen, öffentliche Verwaltung) oder mit IT-Richtlinien, die ausschließlich EU-Datenhosting vorschreiben, sollte der Firebase-Einsatz vor Vertragsschluss geprüft werden.

Gut kombiniert mit

• Personio — Aplano übernimmt die operative Schichtplanung und Zeiterfassung, Personio die strategische HR-Verwaltung: Verträge, Gehaltsabrechnung und Onboarding bleiben im HR-System, der tägliche Dienstplan in Aplano.
• Clockify — Wer für Projektkosten oder Kundenabrechnung eine granulare Zeiterfassung braucht, kombiniert Aplanos Schichtplanung mit Clockifys Projekt-Zeittracking. Aplano für die Personalplanung, Clockify für die Rechnungsstellung.
• Gastromatic — Wer aus einem Gastronomiebetrieb herauswächst und mehr Lohnbuchhaltungs-Integration braucht, kann Aplano als Einstiegslösung und Gastromatic als nächsten Schritt betrachten. Die Strukturen sind ähnlich, der Wechsel damit leichter.

Unser Testurteil

Aplano verdient 4 von 5 Sternen. Das Tool erledigt operative Schichtplanung für deutsche KMU besser und günstiger als die meisten Wettbewerber — die Mitarbeiter-App ist durchdacht, der Einstieg schnell, das Preis-Leistungs-Verhältnis im Markt kaum zu schlagen. Den fünften Stern kostet das Hybrid-Datenhosting mit US-Komponente durch Firebase sowie die fehlende Tiefe bei Lohnbuchhaltungs-Integrationen und branchenspezifischen Funktionen. Für kleine Dienstleistungsbetriebe, die vom Excel-Plan wegwollen, ist Aplano die erste Empfehlung.

Was wir bemerkt haben

• September 2024 — Aplano hat die Mindestnutzerzahl abgeschafft. Vorher war ein Minimum an gebuchten Nutzerlizenzen erforderlich, was den Einsatz für Kleinstbetriebe unwirtschaftlich machte. Seit der Änderung können auch Teams mit 3–5 Personen ohne Aufpreis einsteigen.
• April 2026 — Korrektur: Das Frontmatter dieser Seite hatte ursprünglich dataHosting: eu. Laut aktueller Datenschutzerklärung nutzt Aplano Firebase (Google) als Backend, das Daten in den USA verarbeitet. Wir haben auf hybrid korrigiert. Die rechtliche Absicherung erfolgt via Standardvertragsklauseln — das ist DSGVO-konform, aber kein reines EU-Hosting.