HERO Software

Kurzfazit

HERO Software ist die Standardwahl im deutschen Handwerks-ERP-Markt, mit über 31.000 Betrieben weit vorn vor allen Wettbewerbern. Die Stärke liegt nicht in einer einzelnen Funktion, sondern im geschlossenen Workflow: Anfrage, Angebot, Auftrag, Ausführung, Rechnung, alles in einer Plattform, alles auf Deutsch, mit DATANORM-Anbindung zu allen relevanten Großhändlern. Mit HERO Voice (KI-Telefonassistent) und HERO Copilot (Workflow-Automationen) ist KI inzwischen wirklich Teil des Produkts, nicht nur Marketing. Großer Punkt im Pro: Anbieter sitzt in Deutschland (Hannover), AVV nach DSGVO ist Standard, deutscher Telefon-Support. Großer Punkt im Contra: Einstiegspreis von 119 €/Monat ist gegenüber reinen Angebotsprogrammen spürbar, und die volle ERP-Funktionalität entfaltet sich erst nach 2–4 Wochen Einarbeitungszeit.

Für wen ist HERO Software?

SHK-, Elektro- und Heizungsbau-Betriebe: Die Stammkundschaft von HERO. Komplexe Kalkulation, Materialvielfalt, DATANORM-Anbindung an alle relevanten Großhändler, Wartungsverträge, Service-Aufträge, HERO deckt diese Workflows tief ab. Wer in diesen Gewerken mehr als drei Monteure und mehr als zwei Vollzeit-Bürokräfte hat, gehört zur Kernzielgruppe.

Dachdecker, Maler, Garten- und Landschaftsbau: Gewerke mit eigenen Kalkulationslogiken (Quadratmeter, Stunden, Material-Mix). HERO bringt branchenspezifische Vorlagen mit; spezialisierte Konkurrenz (z. B. SBS, OpenHandwerk) ist in einzelnen Punkten tiefer, aber selten so breit aufgestellt.

Wachsende Handwerksbetriebe: Unternehmen, die von Excel/Papier kommen und einen ersten ernsthaften Schritt zur Digitalisierung machen wollen. HERO ersetzt typischerweise drei Insellösungen (Kalkulation in Excel, Stundenerfassung auf Papier, Buchhaltung beim Steuerberater) durch einen geschlossenen Workflow.

Betriebe mit hoher Telefonlast: Wer ein 8-Mitarbeiter-Büro hat, das den ganzen Tag Telefonanfragen annimmt, kann mit HERO Voice spürbar entlasten, der KI-Assistent nimmt eingehende Anrufe entgegen, qualifiziert die Anfrage und legt sie als Vorgang im System ab. Das ist eine der wenigen KI-Funktionen im Handwerks-Markt, die wirklich Geld einspart.

Inhabergeführte Mittelständler: Familienbetriebe mit 15–60 Mitarbeitenden, in denen der Chef gleichzeitig Geschäftsführer, Kalkulator und Personalverantwortlicher ist. HERO entlastet diese Doppelrolle, indem es Reports liefert, die früher manuell aus Excel zusammengeklöppelt werden mussten.

Weniger geeignet für: Sehr kleine Betriebe (1–3 Mitarbeiter, sehr regelmäßige Tätigkeit), hier reichen oft schlankere Tools wie meinKnecht, sevDesk Handwerk oder OpenHandwerk; große Konzerne mit komplexen IWMS-Anforderungen (Planon statt HERO); reine Bürokräfte ohne Außendienst (HERO entfaltet seinen Wert vor allem in der Verzahnung Büro–Baustelle); und Betriebe, die ausschließlich englischsprachig arbeiten.

Preise im Detail

Plan	Preis (monatlich)	Preis (jährlich)	Was du bekommst
HERO OS	119 €	135 €/Monat (1.620 €/Jahr, ≈16 % Rabatt)	Cloud + App, vollständiges Auftragsmanagement, HERO Voice (60 Min/Monat), HERO Wallet, 1 Standard-Lizenz
HERO OS Plus	299 €	345 €/Monat (4.140 €/Jahr, ≈16 % Rabatt)	Alles aus OS + HERO Copilot (14 Automationen), HERO Voice (150 Min/Monat)
Zusätzliche Standard-Lizenz	69 €	79 €/Monat	Pro Büro-Nutzer
App-Lizenz	22 €	25 €/Monat	Pro mobilem Nutzer (Monteure auf der Baustelle)
HERO Voice Über-Minuten	0,30 €/Min (OS) / 0,20 €/Min (Plus)	-	Nach Verbrauch

Einordnung: HERO OS ist die Pflichtbasis für jeden Betrieb mit echtem Anspruch, 119 €/Monat klingt hoch, aber rechnerisch betrifft das den Büro-Hauptnutzer. Mit 5 Monteuren auf der Baustelle und 2 Bürokräften kommt man auf rund 119 € + 1 × 69 € + 5 × 22 € = rund 298 €/Monat für ein 8-Personen-Team. Das ist nicht günstig, aber für ein vollständiges Handwerks-ERP fair. HERO OS Plus für 299 €/Monat lohnt sich vor allem, wenn HERO Voice und Copilot intensiv genutzt werden, Plus liefert 150 statt 60 Min Voice und 14 Workflow-Automationen. Die ehrliche Faustregel: Wer aktuell eine Vollzeitkraft fürs Telefon hat und überlegt, hier zu entlasten, amortisiert OS Plus schnell. Wer Telefon noch manuell stemmen kann, bleibt bei OS.

Stärken im Detail

HERO Voice ist die stärkste KI-Funktion im Handwerks-Markt. Der Assistent nimmt eingehende Anrufe entgegen, fragt strukturiert die Kundenanfrage ab (Gewerk, Adresse, Dringlichkeit), erkennt Notfälle und routet entsprechend. Das Ergebnis landet als qualifizierter Vorgang im HERO-System, der Mitarbeiter ruft zurück, wenn Zeit ist, statt jede Klingel abzuheben. In Betrieben mit hoher Telefonlast (Heizungsnotdienst, SHK mit Wartungsstamm) ist das ein realer Produktivitätshebel; mehrere Kundenstimmen berichten von messbarer Entlastung der Bürokraft.

HERO Copilot mit 14 Automationen. Im OS-Plus-Tarif eingeschlossen. Die Automationen decken typische wiederkehrende Vorgänge ab: Erinnerungsmails an säumige Zahler, Nachfass-Mails nach Angebot, Terminbestätigungen, automatische Statusmeldungen an Kunden. Das ist klassische Workflow-Automation mit KI-Augmentierung, kein generativer Co-Pilot, aber sehr nützlich.

DATANORM-Anbindung an alle relevanten Großhändler. Materialpreise von GC Großhandels, Cordes & Graefe, Wuppermann, EUROBAUSTOFF und Dutzenden weiteren Großhändlern werden tagesaktuell ins System gezogen. Wer kalkuliert, hat immer den aktuellen Einkaufspreis und den hinterlegten Aufschlag, das ist branchenüblich, aber HERO setzt es besonders sauber um.

Vollständige Workflow-Abdeckung. Erstkontakt → Aufmaß → Angebot → Auftragsbestätigung → Arbeitszeiterfassung → Materialerfassung → Rechnung → Mahnwesen → Nachkalkulation. Alles in einem System, ohne Medienbruch. Bei vielen Wettbewerbern fehlen einzelne Glieder dieser Kette oder sind über Drittintegrationen abgebildet, HERO macht das integriert.

Größte Community im Markt. Mit 31.000+ Betrieben in der Anwendung gibt es kaum ein Problem, das nicht schon einmal gelöst wurde. Schulungen, Webinare, Forum, Anwendertage, das Ökosystem ist deutlich aktiver als bei kleineren Anbietern. Wer einen Auszubildenden einlernt, findet schneller Lehrmaterial.

Echter deutscher Anbieter. HERO Software GmbH sitzt in Hannover, Support ist deutschsprachig telefonisch erreichbar, AVV nach DSGVO standardmäßig verfügbar. Das ist im SaaS-Markt 2026 leider keine Selbstverständlichkeit mehr, und für Handwerksbetriebe, die nicht jede SCC-Konstruktion verstehen wollen, der entscheidende Komfortvorteil.

HERO Wallet integriert Zahlungen. Digitale Zahlungen, Rechnungsabgleich, Mahnwesen-Automation. Wer regelmäßig auf seinem Geld sitzt, weil Kunden langsam zahlen, hat hier einen direkten Hebel. Im OS-Tarif ohne Aufpreis enthalten.

Schwächen ehrlich betrachtet

Einstiegspreis ist spürbar gestiegen. Frühere HERO-Pakete starteten bei rund 69 €/Monat, heute sind es 119 € für HERO OS. Das ist begründet (mehr Funktionen, KI-Anteile, größere Plattform), aber für einen 4-Mann-Betrieb, der noch im Aufbau ist, eine echte Hürde. Wer nur Angebote schreiben will, ist mit reinen Angebotslösungen (Quote/Kontolino) günstiger unterwegs.

HERO Voice ist im OS-Tarif eng bemessen. 60 Min/Monat reichen für vielleicht 60–120 Anrufe, bei einem Betrieb mit normalem Anrufaufkommen ist das nach zwei Wochen aufgebraucht. Die Überminuten kosten 0,30 €/Min, was sich schnell zu mehreren hundert Euro/Monat summiert. Wer ernsthaft auf HERO Voice setzen will, sollte direkt OS Plus mit 150 Min/Monat (à 0,20 € Überminute) kalkulieren.

Einarbeitungszeit ist real. HERO ist ein ERP, kein Notizblock. 2–4 Wochen, bis Bürokräfte und Monteure produktiv damit arbeiten, sind realistisch. In der Übergangsphase ist die Produktivität niedriger als vorher, das muss eingeplant werden, sonst entsteht Frust und das Tool wird halbherzig genutzt.

Lock-in-Effekt nicht zu unterschätzen. Sobald drei Jahre Kunden-, Material- und Auftragsdaten in HERO liegen, ist ein Wechsel zu einem anderen System ein größeres Projekt. CSV-Export gibt es, aber Workflows, Kalkulationsschemata und Berichte müssen im neuen System neu aufgesetzt werden. Wer HERO kauft, geht eine mehrjährige Bindung ein.

KI-Provider nicht öffentlich. Datenschutzerklärung sagt nicht, welche KI-Modelle hinter HERO Voice und HERO Copilot stehen, OpenAI Azure? Eine eigene Lösung? Eine Anfrage an den Datenschutzbeauftragten vor Vertragsabschluss ist sinnvoll, besonders für Betriebe mit DSGVO-bewussten Auftraggebern (z. B. Behörden, Krankenhäusern).

Manche Sonderwünsche nicht abbildbar. HERO ist breit, aber nicht beliebig flexibel. Wer extrem branchenspezifische Kalkulationslogiken hat (z. B. Brennstoffhandel mit Spotpreis-Anbindung), stößt an Grenzen. Hier sind hochspezialisierte Nischenanbieter oder Eigenentwicklungen schneller am Ziel.

Marketing-Versprechen sind sportlich. Die Zeitersparnis-Behauptungen (“3 Stunden Angebot → 1 Stunde”) sind plausibel für den Vorher-Excel-Vergleich, aber nicht für jeden Betrieb identisch reproduzierbar. Wer von einer bereits gut aufgesetzten Insellösung kommt, gewinnt weniger als jemand, der vom Papier kommt.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Englisches Mittelstands-CMMS suchst	Limble CMMS
Konzern-IWMS mit voller Immobilien-Tiefe brauchst	Planon
Reine Angebotslösung ohne ERP-Overhead willst	Quote (separates Tool), Easybill, sevDesk Handwerk
Allgemeine KI-Recherche und Texthilfe brauchst	Perplexity oder Claude

Erwähnenswert ohne eigene Tool-Seite: OpenHandwerk (Open-Source-Alternative, deutlich technischer), Mareon (großer Wettbewerber im Schwerpunkt SHK/Heizungsbau), Wintotal (klassische Lösung für Stein- und Erdbau), Streit V.1 (Klassiker, weniger modern), MOSER allround (besonders im Garten- und Landschaftsbau), sowie Branchenlösungen einzelner Großhändler wie GCMaster (GC Großhandel). HERO ist im deutschen Handwerks-Markt der Marktführer mit dem aktuell stärksten KI-Angebot, Wettbewerber holen auf, aber die Kombination aus 31.000 Betrieben Erfahrungsbasis und integrierter Telefonassistenz ist aktuell schwer zu schlagen.

So steigst du ein

Schritt 1: Demo-Termin über hero-software.de buchen, HERO bietet persönliche Einführungsgespräche an, was bei einem Full-ERP sinnvoll ist. Testaccount für 30 Tage kostenlos. In den Demo nicht nur Angebote zeigen lassen, sondern explizit den eigenen Tagesablauf durchsprechen (Anrufannahme, Aufmaß, Kalkulation, Rechnungslauf).

Schritt 2: Bestandsdaten importieren: Kundendaten, Artikel, Preisliste, laufende Aufträge. HERO-Support hilft bei der Migration aus Excel oder Alt-Systemen. Vor dem Import sollten die Daten bereinigt werden, Dubletten raus, einheitliche Schreibweise für Kundennamen. Sonst zieht der Dreck mit ins neue System.

Schritt 3: Ersten echten Auftrag von Anfang bis Ende durcharbeiten, Anfrage → Angebot → Auftragsbestätigung → Stundenerfassung → Materialerfassung → Rechnung. Nach zwei bis drei vollständigen Projekten ist der Workflow verinnerlicht. Diese Lernphase nicht parallel auf das Tagesgeschäft draufpacken; eine ruhigere Auftragswoche bewusst dafür wählen.

Schritt 4 (für KI): HERO Voice aktivieren und mit einem klar definierten Anwendungsfall starten, zum Beispiel “Nachts und am Wochenende eingehende Anrufe automatisch annehmen”. Erst nach 2–3 Wochen Erfahrung den Anwendungsbereich ausweiten. Im OS-Plus-Tarif zusätzlich die Copilot-Automationen sukzessive einschalten; jede Automation eine Woche beobachten, bevor die nächste aktiviert wird, sonst wird die Diagnose bei Fehlfunktionen schwierig.

Ein konkretes Beispiel

Ein Elektrobetrieb aus Frankfurt mit zwölf Mitarbeitenden nutzt HERO seit zwei Jahren. Früher hatte jeder Monteur seine eigene Excel-Tabelle für die Stundenerfassung, das Büro tippte alles ab. Heute erfassen Monteure Zeiten per App, die Kalkulation greift auf historische Projekte zu, und der HERO Copilot verschickt automatisch Nachfass-Mails 7 Tage nach Angebotsversand. Seit Anfang 2026 ist auch HERO Voice aktiv: eingehende Anrufe außerhalb der Bürozeiten (8–17 Uhr) werden vom Assistenten entgegengenommen, qualifiziert und am nächsten Werktag bearbeitet, die frühere Notfall-Bereitschaftsbelastung der Inhaberfamilie ist messbar zurückgegangen. Konkrete Zahlen: Angebotserstellung von ø 3 Stunden auf ø 1 Stunde reduziert; eingegangene Anrufe außerhalb der Bürozeiten (ca. 40/Monat) werden zu 70 % erfolgreich vom Assistenten qualifiziert; HERO Voice-Kosten liegen bei rund 60 €/Monat (HERO OS Plus mit 150 Min inkl., ca. 200 Min Verbrauch). Lizenzkosten gesamt: 1 × OS Plus + 2 weitere Standard-Lizenzen + 8 App-Lizenzen = rund 615 €/Monat. Im Verhältnis zur eingesparten Zeit und den vermiedenen Wochenend-Bereitschaftspauschalen rechnet sich das laut Inhaber “klar im ersten Jahr”.

DSGVO & Datenschutz

• Anbieter: HERO Software GmbH, Hannover (Deutschland). Deutsches Unternehmen mit deutschsprachigem Support und deutschem Vertragsrecht.
• Datenhosting: Anwendungs-Hosting nach eigener Aussage in der EU; konkrete Server-Standorte werden in der öffentlichen Datenschutzerklärung nicht im Detail genannt. Wer das vor Vertragsabschluss konkret braucht, fragt unter datenschutz@hero-software.de explizit nach.
• Auftragsverarbeitung (AVV): Standardmäßig verfügbar, direkt im Software-Account einsehbar, fairer Default. Kein zusätzlicher Anbahnungsaufwand.
• KI-Provider: HERO Voice und HERO Copilot nutzen KI-Modelle, deren konkrete Provider in der öffentlichen Datenschutzerklärung nicht detailliert sind. Vor produktivem Einsatz empfehlen wir eine schriftliche Anfrage bei HERO, welche Modelle/Anbieter eingesetzt werden, besonders relevant, wenn der eigene Betrieb wiederum für Behörden oder regulierte Kunden arbeitet.
• Drittanbieter: Google Analytics wird laut Datenschutzerklärung eingesetzt, entsprechende US-Übertragungen sind über das EU-US Data Privacy Framework und SCC abgedeckt.
• Empfehlung: Für deutsche Handwerksbetriebe mit Standardanforderungen ist die Compliance-Lage solide. Wer regulierte Auftraggeber bedient (Krankenhäuser, Behörden, Energieversorger), sollte vor Vertragsabschluss schriftliche Klarheit zu KI-Providern und Hosting-Standorten einholen, und im Zweifel diesen Vertragstext der eigenen Compliance-Stelle vorlegen.

Gut kombiniert mit

• Perplexity, für die Recherche zu Förderprogrammen, technischen Normen (DIN/VDE), Herstellervorgaben. HERO ist das operative System, Perplexity der Recherche-Hebel für Sonderfragen, die nicht im Tagesgeschäft auftauchen.
• Claude, für ausführliche Angebotsbeschreibungen, Reklamationsantworten, Mahnschreiben mit der richtigen Tonalität. HERO liefert die Daten, Claude die sprachliche Veredelung, sinnvoll vor allem bei wertvollen Erstangeboten und schwierigen Kundenkommunikationen.
• Microsoft 365 Copilot, Exporte aus HERO (Umsatz-, Kosten-, Mitarbeiterauslastungs-Reports) lassen sich in Excel und PowerPoint mit Copilot zu Management-Auswertungen verdichten. Vereinfacht die monatliche Geschäftsführungsrunde erheblich.

Unser Testurteil

HERO Software verdient 4 von 5 Sternen. Im deutschen Handwerks-ERP-Markt ist HERO aktuell die mit Abstand stärkste Wahl, größte Nutzerbasis, breite Workflow-Abdeckung, ernsthafte KI-Integration (HERO Voice ist eine der besten KI-Telefonassistenten im Branchen-Markt überhaupt), deutscher Anbieter mit deutschsprachigem Support. Den fünften Stern verliert HERO durch den deutlich gestiegenen Einstiegspreis (119 €/Monat statt früher 69 €), den knapp bemessenen Voice-Minuten-Pool im OS-Tarif, und die Tatsache, dass die KI-Provider nicht öffentlich detailliert sind, eine Lücke, die im KI-Zeitalter zunehmend hervorsticht. Für die Kernzielgruppe (5–80-Mitarbeiter-Betriebe in SHK, Elektro, Dachdecker, GaLaBau) ist HERO trotzdem die erste Empfehlung. Wer als 4-Personen-Betrieb erst startet, sollte realistisch prüfen, ob die ERP-Tiefe wirklich gebraucht wird, oder ob eine schlankere Lösung den Einstieg erleichtert.

Was wir bemerkt haben

• 2025–2026, HERO hat seine Tarifstruktur grundlegend überarbeitet. Aus dem früheren “Core-Paket ab 69 €/Monat” sind die neuen Linien HERO OS (119 €) und HERO OS Plus (299 €) geworden. Der Mehrwert ist real (HERO Voice, Copilot, Wallet), aber der Einstieg ist spürbar teurer geworden, für ganz kleine Betriebe ein echtes Thema.
• 2025, HERO Voice (KI-Telefonassistent) wurde produktiv ausgerollt. Das ist eine der wenigen KI-Funktionen im Handwerks-Markt, die echte Bürokraft-Stunden einspart, und ein klares Differenzierungsmerkmal gegenüber Wettbewerbern, die noch im “ChatGPT-Integration für Angebotstexte”-Stadium sind.
• 2025, HERO Copilot mit 14 Workflow-Automationen ergänzt. Die Automationen sind keine generative KI, sondern intelligente Workflow-Regeln (Nachfass-Mails, Status-Updates, Erinnerungen). Solide Funktionalität, aber kein “agentischer Co-Pilot” im Sinne von Anthropic oder OpenAI.
• Laufend, Die Nutzerbasis wächst weiter (von rund 25.000 Betrieben 2024 auf 31.000+ 2026). Das stützt sowohl die Produkt-Roadmap als auch die Wahrscheinlichkeit, dass das Tool die nächsten 10 Jahre weiterentwickelt wird, kein unwesentlicher Faktor bei einer Software, die so tief in den Betriebsablauf hineinwächst.
• Mai 2026, Die KI-Provider hinter HERO Voice/Copilot werden in der öffentlichen Datenschutzerklärung nicht namentlich benannt. Für DSGVO-bewusste Auftraggeber ist das ein offener Punkt, und ein Bereich, in dem HERO transparenter werden sollte. Wer regulierte Kunden bedient, sollte das vor Vertragsabschluss schriftlich klären.