ToolTime

Kurzfazit

ToolTime ist die richtige Wahl für Handwerksbetriebe, die die Zettelwirtschaft beenden wollen, ohne sich in langen Einführungsprojekten zu verlieren. Die App ist klar und schnell gelernt, Mitarbeitende erfassen Zeiten, Fotos und Aufgaben auf der Baustelle, das Büro sieht alles in Echtzeit. Für GaLaBau, SHK, Elektro und andere Gewerke ohne tiefe Kalkulations- oder LV-Anforderungen ist ToolTime eine starke Lösung. Wer GAEB-Ausschreibungen, Pflanzen-Kataloge oder Nachkalkulation braucht, ist mit DATAflor oder plancraft besser bedient. Mit ToolTime Echo bringt der Anbieter KI in die Dokumentation: Spracheingaben und Fotos werden zu Arbeitsberichten, laut Anbieter (Stand 23. Oktober 2026) für alle Kunden inklusive; in unserer Recherche im Juni 2026 war Echo noch als “Coming soon” markiert, ausprobiert haben wir es nicht.

Für wen ist ToolTime?

Kleine bis mittlere Handwerksbetriebe: Der Kernzielmarkt. Ein GaLaBau-Betrieb mit 8–25 Mitarbeitenden, ein SHK-Unternehmen mit gemischten Innen- und Außendienstteams, ein Elektroinstallateur mit mehreren Kolonnen, ToolTime ist so gebaut, dass die Einführung in ein bis zwei Wochen erledigt ist. Keine IT-Abteilung notwendig.

Betriebe mit vielen Außendienstmitarbeitenden: Wer den ganzen Tag auf Baustellen unterwegs ist und Zeiten, Fotos und Aufgaben direkt vom Handy erfassen will, findet in ToolTime das Tool dafür. Der Offline-Modus ist entscheidend: Kein Mobilfunk, keine Ausrede. Daten synchronisieren, sobald wieder Empfang besteht.

Bürokräfte und Betriebsinhaber: Die Desktop-Ansicht zeigt Auftragsfortschritt in Echtzeit, Mitarbeiterauslastung und offene Rechnungen. Rechnungsstellung am Tag nach Auftragsabschluss, statt nach zwei Wochen. ToolTime Pay ermöglicht direkte Zahlungsabwicklung ohne externes Tool.

Digitalisierungseinsteiger: Wer bisher mit Papier und WhatsApp gearbeitet hat, kann ToolTime in überschaubarer Zeit einführen. Kein Schulungsprogramm, keine Consulting-Projekte, die App erklärt sich selbst.

Weniger geeignet für: Betriebe, die öffentliche Ausschreibungen nach GAEB durchführen (dort braucht es LV-fähige Software wie plancraft oder DATAflor). Auch für große Unternehmen mit 50+ Mitarbeitenden und komplexen Projektcontrolling-Anforderungen bietet ToolTime zu wenig Tiefe.

Preise im Detail

Plan	Jahresabo (erstes Jahr) / Monatlich	Mitarbeitende	Was du bekommst
Solo	79 € (69 €) / 89 €	1	Rechnungen, Angebote, Zeiterfassung, Baudokumentation, Material-Import (Datanorm/IDS), App
Team (Bestseller)	149 € (145 €) / 169 €	bis 5	Solo-Funktionen + CSV-Kundendaten-Import, Lexware-Office-Integration
Max	299 € (279 €) / 329 €	bis 10	Team-Funktionen + persönliches Online-Training (1 Stunde)
Weitere Mitarbeitende (nur Max)	29 €	ab 11	Pro zusätzlichem Nutzer
DATEV-Integration	19 €/Monat	-	Add-on für DATEV-Export
ToolTime Assistant	59 €/Monat	-	KI-Telefonassistent, 100 Minuten pro Monat inklusive
ToolTime Pay	ab 1 % Transaktionsgebühr	-	Integrierte Zahlungsabwicklung

Wichtig: Die Preisseite hat zwei Ansichten (Stand 23. Oktober 2026). Im Jahresabo kosten die Pakete 79, 149 und 299 € im Monat, im ersten Vertragsjahr als Aktion 69, 145 und 279 €; ab dem zweiten Jahr berechnet ToolTime die zum Verlängerungszeitpunkt gültigen regulären Preise. Pro Lizenz sind das im Jahresabo bei Solo 79 € (Aktion 69 €), bei Team 30 € (29 €) und bei Max 30 € (28 €). Bei monatlicher Abrechnung kosten die Pakete 89, 169 und 329 €. Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate. Eine 7-tägige kostenlose Testversion ist verfügbar. Hinweis: ToolTime ändert Preise und Aktionen wiederholt, prüfe den aktuellen Stand auf der Preisseite, bevor du dich festlegst.

Einordnung: Der Preis ist für kleine Betriebe überschaubar. Solo für einen Ein-Mann-Betrieb ist mit 79 €/Monat im Jahresabo (69 € im ersten Jahr) fair kalkuliert, das ist der Aufwand einer Rechnungsstellung, die dadurch eingespart wird. Team für bis zu 5 Mitarbeitende bei 149 € ist der typische Einstieg und wird als Bestseller beworben. Max für bis zu 10 Personen bei 299 € (279 € im ersten Jahr) ist der Sweetspot für wachsende Betriebe, die das Online-Training beim Onboarding schätzen, zusätzliche Mitarbeitende über die zehn hinaus gibt es nur in diesem Plan. DATEV-Integration (19 €/Monat) und der KI-Telefonassistent ToolTime Assistant (59 €/Monat) sind optionale Add-ons, die DATEV-Anbindung ist, aber für Steuerberater-Kommunikation oft sinnvoll. Im Vergleich zu tieferen ERP-Systemen wie DATAflor ist ToolTime deutlich günstiger, dafür bekommt man auch weniger Kalkulations- und LV-Tiefe.

Stärken im Detail

Mobile-first, Offline-tauglich. Die ToolTime-App ist für den Baustellenalltag gebaut, nicht für den Büroschreibtisch. Zeiten werden per Tippen oder automatisch durch GPS-Geofencing erfasst. Fotos werden mit Zeitstempel und GPS-Koordinaten direkt im Auftrag gespeichert. Der entscheidende Punkt: Der Offline-Modus funktioniert auch ohne Mobilfunk, gerade bei Tiefbau, Keller- oder ländlichen Baustellen kein Randproblem.

Digitales Bautagebuch als Kernfeature. Statt Papiernotizen und WhatsApp-Fotos führt jede Kolonne ein strukturiertes digitales Bautagebuch direkt im Auftrag. Das schützt bei Streitigkeiten über erbrachte Leistungen und macht die Rechnungsstellung nachvollziehbar. Abschlussberichte werden automatisch aus erfassten Daten generiert, der Aufwand dafür sinkt von einer Stunde auf wenige Minuten.

ToolTime Echo, KI für Sprachdokumentation. Spracheingaben und Fotos von der Baustelle werden automatisch in strukturierte, fertige Arbeitsberichte umgewandelt. Statt Texte eintippen zu müssen, spricht der Monteur seine Beobachtungen und das System erstellt daraus den Bericht. Bei unserer Recherche im Mai und Juni 2026 war Echo noch als “Coming soon” markiert. Am 23. Oktober 2026 beschreibt der Anbieter es als “neue Dokumentations-App”, die für alle ToolTime-Kunden inklusive ist und direkt heruntergeladen werden kann. Echo ist für den Bericht nach dem Einsatz gebaut: Die erfassten Leistungen und Materialien lassen sich im Büro “mit einem Klick” in ein Angebot oder eine Rechnung übernehmen. Ein Angebot vor dem Auftrag erstellt die KI damit nicht, wir haben Echo auch nicht selbst ausprobiert.

Schnelle Einführung. Ein bis zwei Wochen bis zum produktiven Einsatz ist der von ToolTime kommunizierte und von Nutzern bestätigte Zeitrahmen. Kein IT-Projekt, kein Berater-Engagement. Der Max-Plan enthält persönliches Onboarding-Training, für Betriebe, die sicherstellen wollen, dass alle Mitarbeitenden von Anfang an mitziehen.

Integriertes Kalender- und Plantool. Auftragsplanung und Mitarbeitereinsatz werden im gleichen System verwaltet wie die Dokumentation. Das verhindert den Medienbruch zwischen Kalender-Tool und Auftrags-System, der in vielen kleinen Betrieben Zeit kostet.

ToolTime Pay. Die integrierte Zahlungsabwicklung erlaubt es, Rechnungen direkt über die App zu bezahlen und Zahlungsstatus zu verfolgen, ohne externe Payment-Software oder manuelles Abgleichen des Bankkontos. Für Betriebe, die schnellere Zahlungseingänge anstreben, ist das ein echter Hebel.

Schwächen ehrlich betrachtet

Kein GAEB, keine Leistungsverzeichnisse. Wer öffentliche Ausschreibungen durchführt oder Angebote nach VOB mit strukturierten Leistungsverzeichnissen erstellen muss, kommt mit ToolTime nicht weit. Das ist keine Schwäche im engeren Sinne, es ist eine bewusste Positionierungsentscheidung. Aber Betriebe im GaLaBau, die sowohl Privat- als auch Kommunalaufträge bearbeiten, brauchen ergänzend oder alternativ DATAflor oder plancraft.

Keine Branchenkatalog-Integration. GaLaBau-Betriebe, die mit BRUNS-Pflanzen oder anderen Großhandels-Katalogen kalkulieren, vermissen native Preisimporte. Positionsspezifische Kalkulation mit laufend aktuellen Einkaufspreisen ist ein Kernanforderung im GaLaBau, die ToolTime nicht abdeckt.

Kalkulations- und Nachkalkulations-Tiefe begrenzt. Für einfache Angebote reicht ToolTime. Für Nachkalkulation mit Ist/Soll-Vergleich, Deckungsbeitragsanalyse pro Auftrag oder komplexe Kostenstellen braucht man tiefere ERP-Software. Das ist kein Fehler, aber eine klare Grenze.

ToolTime Echo erst seit Kurzem verfügbar. Die KI-Funktion für Sprache-zu-Arbeitsbericht war bei unserer Recherche im Juni 2026 noch nicht ausgerollt und wird inzwischen vom Anbieter als verfügbar und im Preis enthalten beschrieben. Wir haben sie nicht getestet und können weder die Qualität der Berichte noch die Datenverarbeitung im Hintergrund beurteilen. Lass dir Echo vor dem Kauf in der Demo zeigen.

Reporting für Projektcontrolling begrenzt. Auswertungen über mehrere Aufträge hinweg, Mitarbeiterproduktivität, Materialverbauch-Analysen, das geht in ToolTime nur eingeschränkt. Wer sein Controlling auf diesen Zahlen aufbaut, braucht externe Tools oder muss DATEV-Exporte weiter auswerten.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
GAEB-Leistungsverzeichnisse und LV-Kalkulation brauchst	plancraft
Im GaLaBau mit Pflanzen-Katalogen und Nachkalkulation arbeitest	DATAflor
Buchhaltung und Rechnungsstellung in einem Tool willst	lexoffice oder sevdesk
Ein KI-Bautagebuch willst, das Sprachmemos heute schon in Berichte umwandelt	Baukraft

Erwähnenswert ohne eigene Tool-Seite: Streem24 (stark im SHK), Craftwork (modernes Design, iOS-first), Handwerk-App von SOLARIZE, Nevaris und Buildertrend (breiterer Bau-ERP-Ansatz). Im Wettbewerbsumfeld positioniert sich ToolTime zwischen den schlanken Rechnungstools (lexoffice, sevdesk) und den tieferen ERP-Systemen (DATAflor, Nevaris), wer genau dieses Mittelfeld braucht, ist bei ToolTime gut aufgehoben. Wer dagegen die KI-Sprachdokumentation sofort will und nicht auf ToolTime Echo warten möchte, findet bei Baukraft eine spezialisierte Alternative, die genau das heute schon kann.

So steigst du ein

Schritt 1: 7-tägige Testversion auf tooltime.app starten, keine Kreditkarte nötig. App für Monteure herunterladen (iOS und Android), zwei bis drei aktuelle Aufträge anlegen, damit das Team direkt mit echten Daten testet. Nicht mit Demo-Daten arbeiten, echte Baustellen zeigen viel schneller, ob das Workflow passt.

Schritt 2: Ersten Auftrag mit Mitarbeitenden dokumentieren: Zeiterfassung starten, Fotos aus der Baustellensituation aufnehmen, Aufgaben abhaken. Das System synchronisiert automatisch, sobald wieder Empfang besteht. Der Offline-Modus ist relevant, unbedingt in einer schlechten Mobilfunk-Situation testen, bevor entschieden wird.

Schritt 3: Abschlussdokumentation für den Kunden erstellen, ToolTime generiert aus den erfassten Daten automatisch einen übersichtlichen Abschlussbericht mit Fotos, Zeiten und erbrachten Leistungen. Auf dieser Basis direkt eine Rechnung erstellen und per E-Mail versenden. Wer DATEV nutzt, das Add-on einrichten und Export testen.

Ein konkretes Beispiel

Ein GaLaBau-Betrieb aus dem Münsterland mit acht Mitarbeitenden hatte bisher Stundenzettel auf Papier und Fotos per WhatsApp-Gruppe. Das Büro tippte täglich Daten ab, Rückfragen bei unklaren Zetteln verzögerten die Rechnungsstellung um 1–2 Wochen. Nach der Einführung von ToolTime erfassen alle Mitarbeitenden Zeiten und Fotos direkt im Auftrag, das Büro sieht den Fortschritt in Echtzeit und kann Rechnungen am Tag nach Abschluss versenden. Ergebnis: Rechnungsstellung von durchschnittlich 12 Tagen auf 2 Tage nach Auftragsabschluss. Die Inhaberin schätzt besonders, dass Streitgespräche mit Kunden über erbrachte Leistungen durch das digitale Bautagebuch mit GPS und Fotos deutlich seltener geworden sind.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: ToolTime positioniert sich als deutsche Handwerkersoftware (ToolTime GmbH) und vermarktet sich gegenüber Handwerksbetrieben mit Sitz in Deutschland. Die genaue Hosting-Region und das eingesetzte Rechenzentrum konnten wir bei der Recherche nicht aus einer offiziellen Quelle bestätigen, prüfe vor Vertragsschluss die aktuelle Datenschutzerklärung und den Auftragsverarbeitungsvertrag direkt beim Anbieter.
• Personenbezogene Daten: Arbeitszeiten und Standortdaten der Mitarbeitenden sind personenbezogene Daten. Vor Einführung einer mobilen Zeiterfassung mit GPS ist eine Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat (falls vorhanden) sowie die Unterrichtung der Mitarbeitenden erforderlich.
• Auftragsverarbeitung (AVV): Für eine DSGVO-konforme Nutzung benötigst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Fordere diesen vor dem produktiven Einsatz an und prüfe die darin genannten Sub-Prozessoren, insbesondere mit Blick auf die KI-Funktion ToolTime Echo, bei der unklar ist, welches Modell und welcher Anbieter im Hintergrund verarbeitet.
• Mitarbeiterdaten: Betriebe sollten Mitarbeitende über die GPS-Erfassung informieren und schriftliches Einverständnis einholen, auch ohne Betriebsrat ist transparente Kommunikation gesetzlich und arbeitsrechtlich ratsam.
• Empfehlung: AVV anfordern und Hosting-Region schriftlich bestätigen lassen, Mitarbeitende über die Datenerhebung informieren, Betriebsvereinbarung prüfen lassen. Solange nicht geklärt ist, welches Modell und welcher Anbieter hinter ToolTime Echo arbeiten, lässt sich die KI-Datenverarbeitung nicht abschließend bewerten.

Gut kombiniert mit

• lexoffice, für Betriebe, die ihre Buchhaltung vollständig in lexoffice führen, lässt sich ToolTime als Felderfassung kombinieren: ToolTime für Auftragsmanagement und Dokumentation, lexoffice für die Finanzbuchhaltung und Steuererklärung.
• plancraft, wer zusätzlich öffentliche Ausschreibungen bearbeitet oder tiefere LV-Kalkulation braucht, kann plancraft für GAEB-Aufträge und ToolTime für private Aufträge parallel nutzen. Nicht ideal, aber in der Praxis ein funktionierender Kompromiss.
• DATAflor, GaLaBau-Betriebe, die Großkundenaufträge mit Pflanzen-Katalogen über DATAflor kalkulieren und ToolTime für die mobile Dokumentation einsetzen, erzielen das Beste aus beiden Welten, sofern der Verwaltungsaufwand zwei Systeme zu pflegen in Kauf genommen wird.

Unser Fazit

ToolTime verdient 4 von 5 Sternen. Als schlanke, mobile-first Handwerkersoftware für kleine bis mittlere Betriebe macht ToolTime seine Kernaufgabe sehr gut: Papier-Stundenzettel, WhatsApp-Fotos und manuell zusammengestellte Dokumentationen werden durch eine App ersetzt, die vom ersten Tag an funktioniert. Die schnelle Einführung, der Offline-Modus und das digitale Bautagebuch sind echte Differenzierungsmerkmale. Den fünften Stern kostet die fehlende Kalkulations- und LV-Tiefe, die für viele GaLaBau-Betriebe mit Ausschreibungsgeschäft ein echter Mangel ist. ToolTime Echo ist eine spannende KI-Ergänzung, die der Anbieter inzwischen als verfügbar beschreibt; weil wir sie nicht selbst ausprobiert haben, zählt sie für die Bewertung nicht. Für den klar definierten Zielmarkt, digitalisierungswillige Handwerksbetriebe ohne komplexe Kalkulationsanforderungen, ist ToolTime eine starke Empfehlung.

Was wir bemerkt haben

• Juni 2026, Bei unserer Reverifizierung war ToolTime Echo, die KI-Funktion für Sprache-zu-Arbeitsbericht, weiterhin auf der Funktionsseite als “Coming soon” markiert, also auch nach dem ersten Sichten im Mai 2026 noch nicht produktiv ausgerollt. Wer dieses Feature als Kaufargument sieht, sollte vor der Kaufentscheidung prüfen, ob es inzwischen verfügbar ist.
• Oktober 2026, korrigiert: Unsere Juni-Angabe, Solo 89 €, Team 169 € und Max 329 € seien Aktionspreise des ersten Jahres, war falsch. Das sind die Preise bei monatlicher Abrechnung. Im Jahresabo kosten die Pakete 79, 149 und 299 €, im ersten Vertragsjahr als Aktion 69, 145 und 279 €, ab dem zweiten Jahr gelten wieder die regulären Preise (Preisseite, 23. Oktober 2026). Neu auf der Preisseite: der KI-Telefonassistent ToolTime Assistant als Add-on für 59 € im Monat.
• Oktober 2026, ToolTime Echo ist laut Anbieterseite nicht mehr “Coming soon”, sondern als “neue Dokumentations-App” für alle Kunden inklusive und zum Download verfügbar.
• 2025, ToolTime Pay als integrierte Zahlungsabwicklung eingeführt. Das erlaubt Betrieben, Rechnungen direkt über ToolTime zu bezahlen und Zahlungsstatus zu verfolgen, ein Schritt in Richtung Vollstack-Lösung, der den Griff zu einem separaten Payment-Tool erübrigt.
• 2024, ToolTime hat die Preisstruktur auf ein Mitarbeitenden-basiertes Stufenmodell (Solo/Team/Max) umgestellt. Das macht die Kosten für wachsende Betriebe klarer kalkulierbar, als es ein reines Monatsflatrate-Modell erlauben würde.
• Laufend, ToolTime kommuniziert aktiv eine GaLaBau-Positionierung, hat aber keine nativen GaLaBau-Branchenkataloge. Das ist ein Widerspruch, der im direkten Wettbewerb mit DATAflor und plancraft bei größeren Betrieben spürbar wird.