ToolTime

Kurzfazit

ToolTime ist die richtige Wahl für Handwerksbetriebe, die die Zettelwirtschaft beenden wollen, ohne sich in langen Einführungsprojekten zu verlieren. Die App ist klar und schnell gelernt, Mitarbeitende erfassen Zeiten, Fotos und Aufgaben auf der Baustelle, das Büro sieht alles in Echtzeit. Für GaLaBau, SHK, Elektro und andere Gewerke ohne tiefe Kalkulations- oder LV-Anforderungen ist ToolTime eine starke Lösung. Wer GAEB-Ausschreibungen, Pflanzen-Kataloge oder Nachkalkulation braucht, ist mit DATAflor oder plancraft besser bedient. Mit ToolTime Echo bringt der Anbieter KI in die Dokumentation: Spracheingaben und Fotos sollen automatisch zu Arbeitsberichten werden, zum Zeitpunkt der Recherche noch als “Coming soon” markiert, aber ein vielversprechender Richtungshinweis.

Für wen ist ToolTime?

Kleine bis mittlere Handwerksbetriebe: Der Kernzielmarkt. Ein GaLaBau-Betrieb mit 8–25 Mitarbeitenden, ein SHK-Unternehmen mit gemischten Innen- und Außendienstteams, ein Elektroinstallateur mit mehreren Kolonnen, ToolTime ist so gebaut, dass die Einführung in ein bis zwei Wochen erledigt ist. Keine IT-Abteilung notwendig.

Betriebe mit vielen Außendienstmitarbeitenden: Wer den ganzen Tag auf Baustellen unterwegs ist und Zeiten, Fotos und Aufgaben direkt vom Handy erfassen will, findet in ToolTime das Tool dafür. Der Offline-Modus ist entscheidend: Kein Mobilfunk, keine Ausrede. Daten synchronisieren, sobald wieder Empfang besteht.

Bürokräfte und Betriebsinhaber: Die Desktop-Ansicht zeigt Auftragsfortschritt in Echtzeit, Mitarbeiterauslastung und offene Rechnungen. Rechnungsstellung am Tag nach Auftragsabschluss, statt nach zwei Wochen. ToolTime Pay ermöglicht direkte Zahlungsabwicklung ohne externes Tool.

Digitalisierungseinsteiger: Wer bisher mit Papier und WhatsApp gearbeitet hat, kann ToolTime in überschaubarer Zeit einführen. Kein Schulungsprogramm, keine Consulting-Projekte, die App erklärt sich selbst.

Weniger geeignet für: Betriebe, die öffentliche Ausschreibungen nach GAEB durchführen (dort braucht es LV-fähige Software wie plancraft oder DATAflor). Auch für große Unternehmen mit 50+ Mitarbeitenden und komplexen Projektcontrolling-Anforderungen bietet ToolTime zu wenig Tiefe.

Preise im Detail

Plan	Preis/Monat	Mitarbeitende	Was du bekommst
Solo	79 €	1	Rechnungen, Angebote, Zeiterfassung, Baudokumentation, E-Rechnung, App
Team	149 €	bis 5	Solo-Funktionen + Kundendaten-Import, Lexware-Office-Integration
Max	299 €	bis 10	Team-Funktionen + persönliches Onboarding-Training
Weitere Mitarbeitende	29–35 €/Person	ab 11	Pro zusätzlichem Nutzer
DATEV-Integration	19 €/Monat	-	Add-on für DATEV-Export
ToolTime Pay	ab 1 % Transaktionsgebühr	-	Integrierte Zahlungsabwicklung

Jährliche Abrechnung ist günstiger (aktuell ca. 20 % Rabatt). 7-tägige kostenlose Testversion ohne Kreditkarte.

Einordnung: Der Preis ist für kleine Betriebe überschaubar. Solo für einen Ein-Mann-Betrieb ist mit 79 €/Monat fair kalkuliert, das ist der Aufwand einer Rechnungsstellung, die dadurch eingespart wird. Team für bis zu 5 Mitarbeitende bei 149 € ist der typische Einstieg. Max für bis zu 10 Personen bei 299 € ist der Sweetspot für wachsende Betriebe, die Personal-Training beim Onboarding schätzen. DATEV-Integration als Add-on ist optional, aber für Steuerberater-Kommunikation oft sinnvoll. Im Vergleich zu tieferen ERP-Systemen wie DATAflor ist ToolTime deutlich günstiger, dafür bekommt man auch weniger Kalkulations- und LV-Tiefe.

Stärken im Detail

Mobile-first, Offline-tauglich. Die ToolTime-App ist für den Baustellenalltag gebaut, nicht für den Büroschreibtisch. Zeiten werden per Tippen oder automatisch durch GPS-Geofencing erfasst. Fotos werden mit Zeitstempel und GPS-Koordinaten direkt im Auftrag gespeichert. Der entscheidende Punkt: Der Offline-Modus funktioniert auch ohne Mobilfunk, gerade bei Tiefbau, Keller- oder ländlichen Baustellen kein Randproblem.

Digitales Bautagebuch als Kernfeature. Statt Papiernotizen und WhatsApp-Fotos führt jede Kolonne ein strukturiertes digitales Bautagebuch direkt im Auftrag. Das schützt bei Streitigkeiten über erbrachte Leistungen und macht die Rechnungsstellung nachvollziehbar. Abschlussberichte werden automatisch aus erfassten Daten generiert, der Aufwand dafür sinkt von einer Stunde auf wenige Minuten.

ToolTime Echo, KI für Sprachdokumentation. Der Anbieter hat ToolTime Echo als KI-Funktion angekündigt: Spracheingaben und Fotos von der Baustelle sollen automatisch in strukturierte, fertige Arbeitsberichte umgewandelt werden. Statt Texte eintippen zu müssen, spricht der Monteur seine Beobachtungen und das System erstellt daraus den Bericht. Zum Zeitpunkt der Recherche (Mai 2026) ist Echo noch als “Coming soon” markiert, der Ansatz adressiert aber einen echten Painpoint, den viele Betriebe kennen.

Schnelle Einführung. Ein bis zwei Wochen bis zum produktiven Einsatz ist der von ToolTime kommunizierte und von Nutzern bestätigte Zeitrahmen. Kein IT-Projekt, kein Berater-Engagement. Der Max-Plan enthält persönliches Onboarding-Training, für Betriebe, die sicherstellen wollen, dass alle Mitarbeitenden von Anfang an mitziehen.

Integriertes Kalender- und Plantool. Auftragsplanung und Mitarbeitereinsatz werden im gleichen System verwaltet wie die Dokumentation. Das verhindert den Medienbruch zwischen Kalender-Tool und Auftrags-System, der in vielen kleinen Betrieben Zeit kostet.

ToolTime Pay. Die integrierte Zahlungsabwicklung erlaubt es, Rechnungen direkt über die App zu bezahlen und Zahlungsstatus zu verfolgen, ohne externe Payment-Software oder manuelles Abgleichen des Bankkontos. Für Betriebe, die schnellere Zahlungseingänge anstreben, ist das ein echter Hebel.

Schwächen ehrlich betrachtet

Kein GAEB, keine Leistungsverzeichnisse. Wer öffentliche Ausschreibungen durchführt oder Angebote nach VOB mit strukturierten Leistungsverzeichnissen erstellen muss, kommt mit ToolTime nicht weit. Das ist keine Schwäche im engeren Sinne, es ist eine bewusste Positionierungsentscheidung. Aber Betriebe im GaLaBau, die sowohl Privat- als auch Kommunalaufträge bearbeiten, brauchen ergänzend oder alternativ DATAflor oder plancraft.

Keine Branchenkatalog-Integration. GaLaBau-Betriebe, die mit BRUNS-Pflanzen oder anderen Großhandels-Katalogen kalkulieren, vermissen native Preisimporte. Positionsspezifische Kalkulation mit laufend aktuellen Einkaufspreisen ist ein Kernanforderung im GaLaBau, die ToolTime nicht abdeckt.

Kalkulations- und Nachkalkulations-Tiefe begrenzt. Für einfache Angebote reicht ToolTime. Für Nachkalkulation mit Ist/Soll-Vergleich, Deckungsbeitragsanalyse pro Auftrag oder komplexe Kostenstellen braucht man tiefere ERP-Software. Das ist kein Fehler, aber eine klare Grenze.

ToolTime Echo noch nicht verfügbar. Die beworbene KI-Funktion für Sprache-zu-Arbeitsbericht ist zum Zeitpunkt der Recherche noch nicht ausgerollt. Wer jetzt kauft, kauft das Versprechen einer KI-Funktion, das sollte man im Hinterkopf behalten, bis Echo produktiv nutzbar ist.

Reporting für Projektcontrolling begrenzt. Auswertungen über mehrere Aufträge hinweg, Mitarbeiterproduktivität, Materialverbauch-Analysen, das geht in ToolTime nur eingeschränkt. Wer sein Controlling auf diesen Zahlen aufbaut, braucht externe Tools oder muss DATEV-Exporte weiter auswerten.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
GAEB-Leistungsverzeichnisse und LV-Kalkulation brauchst	plancraft
Im GaLaBau mit Pflanzen-Katalogen und Nachkalkulation arbeitest	DATAflor
Buchhaltung und Rechnungsstellung in einem Tool willst	lexoffice oder sevdesk
Einen breiteren Handwerker-ERP-Ansatz mit Bauleitung suchst	Buildertrend

Erwähnenswert ohne eigene Tool-Seite: Streem24 (stark im SHK), Craftwork (modernes Design, iOS-first), Handwerk-App von SOLARIZE. Im Wettbewerbsumfeld positioniert sich ToolTime zwischen den schlanken Rechnungstools (lexoffice, sevdesk) und den tieferen ERP-Systemen (DATAflor, Nevaris), wer genau dieses Mittelfeld braucht, ist bei ToolTime gut aufgehoben.

So steigst du ein

Schritt 1: 7-tägige Testversion auf tooltime.app starten, keine Kreditkarte nötig. App für Monteure herunterladen (iOS und Android), zwei bis drei aktuelle Aufträge anlegen, damit das Team direkt mit echten Daten testet. Nicht mit Demo-Daten arbeiten, echte Baustellen zeigen viel schneller, ob das Workflow passt.

Schritt 2: Ersten Auftrag mit Mitarbeitenden dokumentieren: Zeiterfassung starten, Fotos aus der Baustellensituation aufnehmen, Aufgaben abhaken. Das System synchronisiert automatisch, sobald wieder Empfang besteht. Der Offline-Modus ist relevant, unbedingt in einer schlechten Mobilfunk-Situation testen, bevor entschieden wird.

Schritt 3: Abschlussdokumentation für den Kunden erstellen, ToolTime generiert aus den erfassten Daten automatisch einen übersichtlichen Abschlussbericht mit Fotos, Zeiten und erbrachten Leistungen. Auf dieser Basis direkt eine Rechnung erstellen und per E-Mail versenden. Wer DATEV nutzt, das Add-on einrichten und Export testen.

Ein konkretes Beispiel

Ein GaLaBau-Betrieb aus dem Münsterland mit acht Mitarbeitenden hatte bisher Stundenzettel auf Papier und Fotos per WhatsApp-Gruppe. Das Büro tippte täglich Daten ab, Rückfragen bei unklaren Zetteln verzögerten die Rechnungsstellung um 1–2 Wochen. Nach der Einführung von ToolTime erfassen alle Mitarbeitenden Zeiten und Fotos direkt im Auftrag, das Büro sieht den Fortschritt in Echtzeit und kann Rechnungen am Tag nach Abschluss versenden. Ergebnis: Rechnungsstellung von durchschnittlich 12 Tagen auf 2 Tage nach Auftragsabschluss. Die Inhaberin schätzt besonders, dass Streitgespräche mit Kunden über erbrachte Leistungen durch das digitale Bautagebuch mit GPS und Fotos deutlich seltener geworden sind.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: EU-Server (Deutschland/Europa). ToolTime ist nach eigenen Angaben DSGVO-konform und betreibt die Infrastruktur in der EU.
• Personenbezogene Daten: Arbeitszeiten und Standortdaten der Mitarbeitenden sind personenbezogene Daten. Vor Einführung einer mobilen Zeiterfassung mit GPS ist eine Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat (falls vorhanden) sowie die Unterrichtung der Mitarbeitenden erforderlich.
• Auftragsverarbeitung (AVV): ToolTime stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit, für die meisten Betriebe ausreichend, um die DSGVO-Anforderungen zu erfüllen.
• Datenspeicherung: Auftrags- und Kundendaten verbleiben in der EU. Fotos und Zeitstempel werden auf EU-Servern gespeichert.
• Mitarbeiterdaten: Betriebe sollten Mitarbeitende über die GPS-Erfassung informieren und schriftliches Einverständnis einholen, auch ohne Betriebsrat ist transparente Kommunikation gesetzlich und arbeitsrechtlich ratsam.
• Empfehlung: AVV mit ToolTime abschließen, Mitarbeitende über Datenerhebung informieren, Betriebsvereinbarung prüfen lassen.

Gut kombiniert mit

• lexoffice, für Betriebe, die ihre Buchhaltung vollständig in lexoffice führen, lässt sich ToolTime als Felderfassung kombinieren: ToolTime für Auftragsmanagement und Dokumentation, lexoffice für die Finanzbuchhaltung und Steuererklärung.
• plancraft, wer zusätzlich öffentliche Ausschreibungen bearbeitet oder tiefere LV-Kalkulation braucht, kann plancraft für GAEB-Aufträge und ToolTime für private Aufträge parallel nutzen. Nicht ideal, aber in der Praxis ein funktionierender Kompromiss.
• DATAflor, GaLaBau-Betriebe, die Großkundenaufträge mit Pflanzen-Katalogen über DATAflor kalkulieren und ToolTime für die mobile Dokumentation einsetzen, erzielen das Beste aus beiden Welten, sofern der Verwaltungsaufwand zwei Systeme zu pflegen in Kauf genommen wird.

Unser Testurteil

ToolTime verdient 4 von 5 Sternen. Als schlanke, mobile-first Handwerkersoftware für kleine bis mittlere Betriebe macht ToolTime seine Kernaufgabe sehr gut: Papier-Stundenzettel, WhatsApp-Fotos und manuell zusammengestellte Dokumentationen werden durch eine App ersetzt, die vom ersten Tag an funktioniert. Die schnelle Einführung, der Offline-Modus und das digitale Bautagebuch sind echte Differenzierungsmerkmale. Den fünften Stern kostet die fehlende Kalkulations- und LV-Tiefe, die für viele GaLaBau-Betriebe mit Ausschreibungsgeschäft ein echter Mangel ist. ToolTime Echo ist eine spannende KI-Ergänzung, aber solange sie “Coming soon” ist, zählt sie für die Bewertung nicht. Für den klar definierten Zielmarkt, digitalisierungswillige Handwerksbetriebe ohne komplexe Kalkulationsanforderungen, ist ToolTime eine starke Empfehlung.

Was wir bemerkt haben

• Mai 2026, ToolTime Echo, die KI-Funktion für Sprache-zu-Arbeitsbericht, ist auf der Funktionsseite gelistet, aber noch als “Coming soon” markiert. Wer dieses Feature als Kaufargument sieht, sollte vor der Kaufentscheidung prüfen, ob es inzwischen produktiv verfügbar ist.
• 2025, ToolTime Pay als integrierte Zahlungsabwicklung eingeführt. Das erlaubt Betrieben, Rechnungen direkt über ToolTime zu bezahlen und Zahlungsstatus zu verfolgen, ein Schritt in Richtung Vollstack-Lösung, der den Griff zu einem separaten Payment-Tool erübrigt.
• 2024, ToolTime hat die Preisstruktur auf ein Mitarbeitenden-basiertes Stufenmodell (Solo/Team/Max) umgestellt. Das macht die Kosten für wachsende Betriebe klarer kalkulierbar, als es ein reines Monatsflatrate-Modell erlauben würde.
• Laufend, ToolTime kommuniziert aktiv eine GaLaBau-Positionierung, hat aber keine nativen GaLaBau-Branchenkataloge. Das ist ein Widerspruch, der im direkten Wettbewerb mit DATAflor und plancraft bei größeren Betrieben spürbar wird.