plancraft

Kurzfazit

plancraft ist die modernste Handwerkersoftware im deutschen Markt, und zugleich eine der wenigen, bei denen KI nicht aufgeklebt, sondern integraler Teil des Produkts ist. Aufmaß per Spracheingabe direkt von der Baustelle, Eingangsrechnungen per Foto-Scan automatisch verbuchen, und mit PORTA sogar ein KI-Telefonassistent, der eingehende Kundenanrufe entgegennimmt, das ist 2026 keine Selbstverständlichkeit, sondern aktuelle Spitze. Über 30.000 aktive Handwerksbetriebe und mehr als 50 Mio. Euro Venture Capital sind starke Indikatoren dafür, dass plancraft mehr ist als ein Startup-Hype. Nachteil: Es gibt keinen kostenlosen Einstieg, und die wirklich nützlichen Tarife (Pro mit GAEB und DATANORM) starten bei knapp 110 € pro Monat, für Einzelhandwerker zu teuer. Für wachsende Betriebe ab 5 Mitarbeitenden ist plancraft die naheliegende Default-Wahl.

Für wen ist plancraft?

Wachsende Handwerksbetriebe (5–50 Mitarbeitende): Der Sweetspot. Wer aus Excel und Word herauswachsen will, ein digitales Auftragsmanagement, mobile Zeiterfassung und ein durchgängiges System für Angebot–Auftrag–Rechnung braucht, ist hier richtig. Die Cloud-Bedienung ist auf moderne Handwerker-Teams zugeschnitten, nicht auf Software-Veteranen.

SHK-, Elektro-, Maler-, Dach- und Bauleistungsbetriebe mit Ausschreibungsbeteiligung: Der GAEB-Export (DA XML) macht plancraft zur Plattform der Wahl, wenn du an öffentlichen Vergaben mitbieten willst. Stadt- und Landkreisausschreibungen verlangen GAEB-konforme Angebote, plancraft liefert sie aus dem Standard.

Inhaber-geführte Mittelständler mit Wachstumsambitionen: Wenn du dein Unternehmen in den nächsten 3 bis 5 Jahren verdoppeln willst, ist eine skalierbare Software-Infrastruktur Pflicht. plancraft skaliert von 5 bis 50 Nutzern ohne Architekturwechsel, das ist mit DATEV Handwerk oder älteren Branchenlösungen oft anders.

Tech-affine Handwerksunternehmer: Wer KI im Tagesgeschäft tatsächlich einsetzen will, Aufmaß ansprechen statt eintippen, Lieferantenrechnungen fotografieren statt manuell verbuchen, eingehende Anrufe von einem KI-Assistenten qualifizieren lassen, bekommt hier eines der wenigen Werkzeuge, die das ohne Add-on-Frickel umsetzen.

Weniger geeignet für: Einzelhandwerker mit wenigen Aufträgen (Kosten amortisieren sich nicht), Betriebe mit speziellen Branchenanforderungen (Bautarif-Lohnabrechnung, ZVSHK-spezifische Module, hier sind Spezialanbieter besser), Unternehmer, die on-Premise wollen (plancraft ist reine Cloud), und alle, deren Budget unter 60 € pro Monat liegt (kostenlose Excel-Vorlagen plus einfache Rechnungssoftware reichen dann).

Preise im Detail

Plan	Preis (jährlich)	Preis (monatlich)	Was du bekommst
Business	59,90 € / Monat	74,90 € / Monat	Angebote, Rechnungen, Stammdaten, mobile App, KI-Aufmaß, 60 PORTA-KI-Credits
Pro	109,90 € / Monat	139,90 € / Monat	Alles aus Business + kumulative Abschlagsrechnungen, GAEB-Export, DATANORM-Import, Nachkalkulation
Premium	199,90 € / Monat	249,90 € / Monat	Alles aus Pro + unbegrenzter KI-Rechnungsscan, persönlicher Account Manager, Custom-Setup
PORTA (separat)	ab 79,90 € / Monat	je nach Volumen bis 89,90 €	KI-Telefonassistent für eingehende Anrufe, Anruf-Credits
Zusatznutzer	Büro-Nutzer 49,90 €, mobile Nutzer 19,90 € / Monat	–	Skalierung pro Mitarbeiter
Auszubildende	Kostenlos	–	Voller Zugang für Ausbildungszeit
Existenzgründer	Sondertarif auf Anfrage	–	Reduzierter Einstieg im ersten Jahr

Einordnung: Der Business-Tarif ist verlockend günstig, klammert aber GAEB und DATANORM aus, das macht ihn vor allem für Maler, Trockenbauer und kleinere Gewerke ohne Ausschreibungsbeteiligung interessant. Pro für 109,90 €/Monat ist der eigentliche Sweetspot für die meisten Handwerksbetriebe ab fünf Mitarbeitenden. Premium lohnt sich erst, wenn du mehr als 100 Eingangsrechnungen pro Monat verarbeitest oder eng begleitete Einführung brauchst. PORTA als KI-Telefonassistent ist ein interessantes Add-on, das aber mit 80 bis 90 € pro Monat zusätzlich kommt, wer viele Anrufe verpasst und Aufträge verliert, rechnet das schnell als Gewinn; wer ohnehin gut besetzte Bürozeiten hat, kann darauf verzichten. Auszubildende kostenlos ist ein cleverer Move, bindet die nächste Handwerker-Generation an die Plattform.

Stärken im Detail

KI-Aufmaß per Spracheingabe. Eine der am besten umgesetzten KI-Funktionen im deutschen Handwerksmarkt: Der Monteur installiert die plancraft-App, geht durch die Räume und spricht die Maße in Baustellensprache ein (“Siebzehn Quadratmeter Boden Wohnzimmer, zweiundzwanzig Meter Wand, drei Türen”). Die KI parst Einheiten, erkennt Positionen und legt strukturierte Angebotszeilen an. Was früher mit Notizblock, Zollstock und späterem Eintippen ins Büro 60 bis 90 Minuten dauerte, ist jetzt eine 10-Minuten-Begehung.

KI-Eingangsrechnungsscan. Lieferantenrechnungen werden fotografiert oder per E-Mail weitergeleitet, plancraft erkennt Betrag, Datum, Lieferant und schlägt automatisch die Projektzuordnung vor, auf Basis bisheriger Buchungsmuster. Im Premium-Tarif unbegrenzt, in Business und Pro mit Limit. Das ersetzt den klassischen Rechnungsabtipp-Aufwand und liefert die Daten gleich projektscharf für die Nachkalkulation.

PORTA, KI-Telefonassistent. Eine ungewöhnlich konsequente KI-Anwendung: Wenn das Büro nicht erreichbar ist oder Anrufe nicht angenommen werden, übernimmt PORTA. Der KI-Assistent meldet sich mit Firmennamen, qualifiziert die Anfrage (Privat- oder Gewerbekunde, Notfall oder Routine, gewünschter Termin), erstellt eine strukturierte Notiz und legt sie im plancraft-System ab. Wer im Handwerk weiß, wie viele Aufträge durch verpasste Anrufe verloren gehen, sieht hier sofort den Hebel, und plancraft ist eine der wenigen Plattformen, die so etwas integriert anbietet.

GAEB-Export für öffentliche Vergaben. GAEB (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen) ist der deutsche Standard für Ausschreibungs- und Angebotsdaten im Bau. Wer an öffentlichen Vergaben mitbieten will, muss GAEB-konform anbieten, und plancraft liefert das im Pro-Tarif direkt aus dem System. Für viele Handwerksbetriebe öffnet das einen relevanten neuen Markt: kommunale, landeseigene und bundesweite Ausschreibungen.

DATANORM-Import für Großhandel-Kataloge. Wer mit Sonepar, Heinze, Würth, Reinink oder anderen Großhändlern arbeitet, bekommt aktuelle Materialkataloge im DATANORM-Format und kann sie direkt in plancraft importieren, inklusive Preisaktualisierungen. Das spart manuelle Preispflege und stellt sicher, dass Angebote mit aktuellen Materialkosten kalkuliert sind.

DATEV-Export für Steuerberater. Saubere FiBu-Übergabe ohne Bruchstelle. Rechnungen, Buchungssätze, Belege werden im DATEV-Format exportiert, der Steuerberater muss nicht erst manuell nacharbeiten. Für deutsche Mittelständler praktisch unverzichtbar.

Echte Mobile-App für Monteure. Zeiterfassung pro Projekt, Fotos vor Ort, digitale Unterschrift bei Abnahme, Chat mit dem Büro, alles in einer App, die offline funktioniert. Das ist kein nachträglicher Mobile-Ableger, sondern Teil der Produktarchitektur.

Deutsche Verankerung und EU-Hosting. Hamburg als Hauptsitz, Server in der EU, DSGVO-Konformität. Für deutsche Handwerksbetriebe mit Personalakten, Mitarbeiterdaten und Kundendaten ein wichtiger Vertrauensanker.

Schwächen ehrlich betrachtet

Kein kostenloser Einstieg. plancraft positioniert sich klar im Pay-only-Segment, der günstigste Tarif startet bei 59,90 €/Monat (jährlich) bzw. 74,90 €/Monat (monatlich). Wer einfach mal ausprobieren will, muss Geld auf den Tisch legen oder die 14-tägige Testphase nutzen. Im Vergleich zu kostenlosen Tools wie Lexware oder älteren Open-Source-Lösungen ist das eine Hürde.

PORTA und unbegrenzter Rechnungsscan kosten extra. Die spannendsten KI-Funktionen sind nicht in jedem Tarif voll verfügbar. PORTA kommt mit eigenem Abo (ab 79,90 €/Monat), der unbegrenzte KI-Rechnungsscan ist nur im Premium-Tarif. Wer alle KI-Features ausschöpfen will, landet schnell bei 280 € pro Monat plus Nutzergebühren, das ist für kleinere Betriebe eine echte Hausnummer.

GAEB und DATANORM erst ab Pro. Die zwei wichtigsten Branchenschnittstellen sind im Business-Tarif nicht enthalten. Das ist nachvollziehbar, weil sie nicht jeder braucht, aber wer eine davon braucht, sollte den Tarif gleich entsprechend wählen, statt später migrieren zu müssen.

Migration aus älteren Systemen kostet Arbeit. Wer aus DATEV Handwerk, Wilken, Streit oder anderen etablierten Systemen migriert, muss Stammdaten, offene Posten und Projekte teilweise manuell überführen. plancraft bietet CSV-Import, aber keine vollautomatische Migration. Für etablierte Betriebe mit jahrelangen Datenbeständen ist das ein realer Aufwand.

Junge Lösung mit gelegentlichen Lücken. plancraft ist seit Anfang der 2020er am Markt; manche Detailfunktionen (komplexe Lohnabrechnung, spezialisierte Branchenpakete für Dachdecker mit Aufmaßstandards, Werkzeug-Tracking) sind noch nicht voll ausgebaut. Das holt das Unternehmen im rasanten Tempo nach (50 Mio. EUR VC im Rücken), aber im direkten Vergleich mit 30 Jahre alten Branchenveteranen fehlt punktuell Funktionsbreite.

KI-Abhängigkeit von Sprachqualität. Das KI-Aufmaß funktioniert hervorragend bei klar gesprochenen Maßen, bei starkem Dialekt, Hintergrundlärm auf der Baustelle oder verschachtelten Beschreibungen sinkt die Erkennungsrate. In der Praxis ist eine schnelle Nachprüfung nötig, bevor das Angebot rausgeht.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
CAQ-Software für industrielle Qualitätssicherung suchst	BabtecQ
KI-MRO und Ersatzteilmanagement brauchst	Sparetech
Universelle Recherche-KI mit Quellen brauchst	Perplexity

Erwähnenswert ohne eigene Tool-Seite: Tooltime (Hamburger Konkurrent mit ähnlichem Cloud-Ansatz und großem Schwerpunkt auf SHK), HERO Software (etablierte Lösung, breite Branchentiefe, weniger KI-fokussiert), OpenHandwerk (preisaggressiv, schlankerer Funktionsumfang), Streit V.1 (klassische Branchenlösung mit langer Historie), Wilken Handwerk (für größere Betriebe mit ERP-Anspruch), DATEV Handwerk (für Betriebe, die ihre Buchhaltung schon bei DATEV haben). plancraft hebt sich vom Wettbewerb vor allem durch konsequente KI-Integration ab, kein anderer Anbieter im deutschen Handwerks-Segment hat aktuell vergleichbar tiefe KI-Features. Wer KI als Kriterium hat, beginnt mit plancraft; wer Tradition und Branchentiefe priorisiert, evaluiert HERO oder Streit zusätzlich.

So steigst du ein

Schritt 1: Starte die 14-tägige Testversion auf plancraft.com, keine Kreditkarte nötig. Importiere vorhandene Kunden und Projekte per CSV oder lege manuell zwei bis drei Testprojekte an. Plane bewusst eine Woche für ehrliches Testen ein; das Ausprobieren in 30 Minuten reicht nicht, um die Cloud-Logik zu verstehen.

Schritt 2: Teste das KI-Aufmaß mit einem echten Projekt. Installiere die App auf dem Handy eines Monteurs, geh auf eine Baustelle und sprich Maße ein (“Siebzehn Quadratmeter Boden Wohnzimmer, zweiundzwanzig Meter Wand, drei Türen”). Lass plancraft daraus Positionen erzeugen und prüfe die Qualität. Wenn das überzeugt, hast du den wichtigsten Mehrwert verstanden.

Schritt 3: Wähle den richtigen Tarif für deinen Use Case. Reicht Business (kein GAEB, kein DATANORM)? Brauchst du Pro wegen Ausschreibungsbeteiligung und Großhandel-Katalogen? Oder lohnt sich Premium wegen hohem Eingangsrechnungsvolumen? Skaliere Nutzer ehrlich: Jeder Monteur, der Zeit erfassen soll, braucht eine Mobile-Lizenz (19,90 €), jeder Büromitarbeiter eine Büro-Lizenz (49,90 €).

Schritt 4 (optional): Evaluiere PORTA separat, wenn du regelmäßig Anrufe verpasst oder Aufträge wegen schlechter Erreichbarkeit verlierst. Der KI-Telefonassistent kann gerade in Stoßzeiten Aufträge sichern, die sonst zur Konkurrenz wandern. Aber: 80 bis 90 € extra im Monat sind eine Investition, die sich rechnen muss.

Ein konkretes Beispiel

Ein SHK-Betrieb aus München mit acht Mitarbeitenden hatte bisher Angebote in Excel geschrieben, je nach Komplexität zwei bis vier Stunden pro Angebot. Mit plancraft spricht der Monteur nach der Aufnahme vor Ort die Maße direkt per App ein, die KI erstellt daraus strukturierte Positionen (“18 m² Bad-Boden, 32 m² Wandfliesen, 1 Mischbatterie, 1 Duschwand”). Der Büroleiter ergänzt Materialpreise aus dem DATANORM-Katalog des SHK-Großhändlers, prüft die Stundensätze und schickt das Angebot noch am selben Tag, statt wie früher zwei Tage später. Für öffentliche Ausschreibungen (etwa Sanierung städtischer Schwimmbäder) nutzt der Betrieb den GAEB-Export, um auf der Vergabeplattform der Stadt München mitzubieten, was vorher zu aufwendig war. Zeitersparnis pro Angebot: 60 bis 90 Minuten. Bei rund 80 Angeboten pro Monat macht das zusammen 80 bis 120 Stunden, also rund zwei Wochen Bürozeit, die für Akquise und Kundenpflege frei werden. Zusätzlich nutzt der Betrieb seit Anfang 2026 PORTA als KI-Telefonassistent: Außerhalb der Bürozeiten qualifiziert die KI eingehende Anfragen, eine durchschnittliche Kundenanfrage pro Tag, die sonst verloren gegangen wäre.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: Server in der EU. plancraft GmbH ist deutsches Unternehmen mit Hauptsitz in Hamburg.
• Anbieter: plancraft GmbH, Hamburg, deutsches Recht, deutsche Sprache, deutscher Support.
• KI-Verarbeitung: Die KI-Funktionen (Aufmaß, Rechnungsscan, PORTA) verarbeiten Sprach- und Bilddaten. Die genaue Backend-Verarbeitung (eigene Modelle oder z. B. OpenAI/Whisper im Hintergrund) wird im Datenschutzdokument geregelt; bei sensiblen Daten (Personalakten, Kundeninnenleben) sollte explizit nachgefragt werden.
• PORTA & Telefonie: Eingehende Anrufe werden aufgezeichnet, transkribiert und verarbeitet. Anrufer müssen entsprechend informiert werden (Rechtsgrundlage prüfen, typischerweise berechtigtes Interesse für Geschäftskontakte).
• Auftragsverarbeitung (AVV): Standardmäßig verfügbar.
• Aufbewahrung: Buchhaltungsrelevante Daten (Rechnungen, Belege) werden gemäß HGB-Aufbewahrungsfristen 10 Jahre gespeichert.
• Empfehlung für Unternehmen: Vor Einsatz von PORTA die rechtlichen Hinweise zur Anrufaufzeichnung prüfen und ggf. eine entsprechende Ansage zu Beginn jedes Anrufs einrichten. Im Übrigen ist plancraft als deutscher Anbieter mit EU-Hosting eine der DSGVO-freundlicheren Lösungen am Markt.

Gut kombiniert mit

• DATEV oder Lexware, plancraft exportiert Buchungssätze und Rechnungen im DATEV-Format. Wer einen DATEV-Steuerberater hat, bekommt eine nahtlose Übergabe ohne manuelle Nacharbeit.
• Großhandel-Kataloge (Heinze, Sonepar, Würth, Rexel), DATANORM-Import bringt die aktuellen Materialpreise direkt in plancraft. Praktisch unverzichtbar für SHK-, Elektro- und Sanitärbetriebe.
• Perplexity, für die Recherche zu Förderprogrammen (BAFA, KfW), normativen Anforderungen (DIN, VOB) oder Wettbewerbsbeobachtung. plancraft macht das operative Geschäft, Perplexity die Hintergrundrecherche mit Quellen.

Unser Testurteil

plancraft verdient 4 von 5 Sternen. Im Kerngeschäft, moderne Cloud-Handwerkersoftware mit konsequenter KI-Integration, ist plancraft im deutschen Markt führend. KI-Aufmaß, KI-Rechnungsscan und PORTA sind drei Funktionen, die andere Anbieter entweder gar nicht oder nur stiefmütterlich abbilden. Den fünften Stern verliert die Plattform durch das Preismodell (kein kostenloser Einstieg, alle wirklich spannenden KI-Funktionen entweder im Premium-Tarif oder als Aufpreis), die noch nicht vollständig ausgebaute Branchentiefe und die Tatsache, dass die Migration aus etablierten Branchenlösungen Aufwand bedeutet. Für wachsende Handwerksbetriebe mit 5 bis 50 Mitarbeitenden, die digitalisieren wollen und für die KI ein echter Mehrwert ist, ist plancraft trotzdem die naheliegende Default-Wahl, und mit dem Tempo, in dem das Unternehmen Funktionen nachlegt, könnte die Bewertung in 12 bis 24 Monaten auf 5 Sterne steigen.

Was wir bemerkt haben

• 2023–2025, plancraft hat über 50 Mio. EUR Venture Capital eingesammelt, ungewöhnlich viel für einen deutschen Handwerks-SaaS-Anbieter. Das ermöglicht das aggressive Produkt-Tempo, schafft aber auch Druck zur schnellen Monetarisierung.
• 2024, Einführung des KI-Aufmaßes per Spracheingabe. Damit war plancraft eines der ersten Tools, die generative KI praktisch ins Handwerkstagesgeschäft brachte, kein Marketing-Gag, sondern echter Produktivitätshebel.
• 2024–2025, Einführung des KI-Eingangsrechnungsscans. In Kombination mit der Nachkalkulation entstand damit eine echte Kostenkontrolle in Echtzeit, bisher in der Handwerksbranche praktisch nicht verfügbar.
• 2025, Start von PORTA, dem KI-Telefonassistenten. Damit positioniert sich plancraft erstmals nicht nur als Handwerkersoftware, sondern als KI-Telefonie-Anbieter, ein ambitionierter Schritt in Richtung “alles in einer Plattform”.
• Mai 2026, Nutzerbasis hat über 30.000 aktive Handwerksbetriebe erreicht. Das ist im Vergleich zu etablierten Anbietern (HERO, Streit, Wilken) immer noch klein, aber mit hoher Wachstumsdynamik. Die Marktreichweite verdoppelt sich praktisch jährlich.
• 2025, Tarifmodell überarbeitet: Business-Tarif schließt GAEB und DATANORM aus. Das macht den günstigen Einstieg für viele Bauhandwerker effektiv unbrauchbar, sie müssen direkt zu Pro greifen.
• Aktuelle Beobachtung, PORTA-Preise (80–90 €/Monat zusätzlich) sind hoch genug, dass sie nur für Betriebe mit hohem Anrufaufkommen rechnen. Wer das Add-on evaluiert, sollte ehrlich messen, wie viele Anrufe verpasst werden und welcher Auftragswert daran hängt.