Mendato

Kurzfazit

Mendato ist eine gute Branchensoftware und kein KI-Tool, und der Anbieter behauptet auch nichts anderes. Was du bekommst: Kalkulation aus Grundrissen, Leistungsverzeichnisse, Zeiterfassung per App mit GPS-Stempel, Personalplanung, Abrechnung mit DATEV-Anschluss, ein Kundenportal und ein Subunternehmer-Portal, alles auf Gebäudereinigung zugeschnitten, gehostet in Deutschland und GoBD-konform. Was du nicht bekommst: irgendeine Form von maschinellem Lernen. Die Automatisierung ist Wenn-dann-Logik, sauber gebaut, aber eben Logik. Seit dem Pro-Plus-Paket steht “KI (MCP)” im Leistungsumfang, dahinter steckt eine Schnittstelle, über die ein externer Assistent auf deine Daten zugreifen kann, nicht ein Modell im Produkt. Wir führen den Eintrag deshalb als KI-nah (adjacent): sichtbar, ehrlich eingeordnet, empfohlen als Reinigungssoftware und nicht als KI-Werkzeug.

Für wen ist Mendato?

Gebäudereiniger mit 15 bis 100 Beschäftigten: Der Sweet Spot, und die Preisstruktur macht keinen Hehl daraus. Unter 15 Mitarbeitenden rechnet sich der Einstieg selten, über 100 landest du im Enterprise-Gespräch. Dazwischen deckt Mendato die komplette Kette von der Angebotskalkulation bis zur Rechnung ab, und zwar mit Begriffen aus der Branche statt mit generischer ERP-Sprache.

Betriebe, die mit Nachunternehmern arbeiten: Das Subunternehmer-Modul ist das eigentliche Alleinstellungsmerkmal. Nachunternehmer melden Verfügbarkeiten, hinterlegen Dokumente wie Unbedenklichkeitsbescheinigungen und bestätigen Aufträge über ein eigenes Portal, ohne dabei deine Kundenstammdaten zu sehen. Die Abrechnung läuft anschließend mit hinterlegtem Prozentsplit und automatischer Gutschrift. Wer das heute per WhatsApp-Gruppe und Excel macht, spart hier den größten Einzelposten an Verwaltungszeit.

Betriebe unter Nachweisdruck: Zeiterfassung in der Gebäudereinigung ist kein Komfortthema, sondern Pflicht, und Zollprüfungen nach dem Mindestlohngesetz treffen die Branche überdurchschnittlich oft. Eine App-basierte Erfassung mit GPS-Stempel und revisionssicherer Ablage ist im Prüfungsfall ein anderes Argument als ein Stundenzettel.

Verwaltungen mit Kundenberichtspflicht: Über das Kundenportal sehen Auftraggeber Leistungsnachweise, Qualitätsfotos und offene Tickets selbst, statt sie telefonisch anzufordern. Das reduziert Rückfragen spürbar und verhindert die klassische Diskussion darüber, ob eine Sonderreinigung stattgefunden hat.

Weniger geeignet für: Handwerks- und Projektdienstleister, für die es passgenauere Systeme gibt. Sehr kleine Betriebe unter zehn Personen, bei denen 99 €/Monat gegen ein gepflegtes Tabellenblatt antreten. Und alle, die ein KI-Werkzeug gesucht haben.

Preise im Detail

Paket	Preis (zzgl. MwSt.)	Mitarbeitende	Lizenzen (Backoffice / Operations)	Was dazukommt
Mini	99 €/Monat	0–15	1 / 15	Objekte, Zeiterfassung, Personalplanung, Buchhaltung, Kalkulation, Leistungsverzeichnisse, Statistik
Starter	199 €/Monat	16–30	2 / 30	zusätzlich Ticketsystem und Urlaubsplanung
Pro	299 €/Monat	31–50	3 / 50	zusätzlich Kundenportal und Subunternehmer-Modul
Pro Plus	499 €/Monat	51–100	5 / 100	zusätzlich Controlling, Schnittstellen und “KI (MCP)“
Enterprise	auf Anfrage	ab 100	unbegrenzt	fester Ansprechpartner, individuelle Vereinbarung

Einordnung: Sieben Tage kostenlos testbar, ohne Kreditkarte, ohne Einrichtungsgebühr. Der Preis staffelt sich nach Kopfzahl, nicht nach genutzten Modulen, und das hat eine unangenehme Nebenwirkung: Die Grenzen sind hart. Wer bei 30 Beschäftigten eine Person einstellt, zahlt ab dem nächsten Monat 100 € mehr, ohne eine einzige neue Funktion zu bekommen. Ebenso liegt das Subunternehmer-Modul, für viele der eigentliche Kaufgrund, erst im Pro-Paket bei 299 €/Monat, auch wenn du nur zwanzig Leute beschäftigst. Rechne deshalb nicht mit dem Paket, das zu deiner Mitarbeiterzahl passt, sondern mit dem, das die Funktion enthält, die du brauchst. Verglichen mit generischen Werkzeugen ist das trotzdem fair: Papershift kostet für 50 Personen ähnlich viel und kann nur Schichtplanung, während hier Kalkulation, Abrechnung und Nachunternehmer mit drinstecken.

Stärken im Detail

Das Subunternehmer-Portal löst ein echtes Problem. In der Gebäudereinigung ist Fremdvergabe die Regel, nicht die Ausnahme, und die Koordination läuft in vielen Betrieben über Telefon, WhatsApp und eine Excel-Datei, die einer Person gehört. Mendato ersetzt das durch ein Portal mit klarer Rollentrennung: Der Nachunternehmer sieht seinen Auftrag, nicht deinen Kunden. Die Abrechnung mit prozentualem Split und automatischer Gutschrift beseitigt den Monatsend-Abgleich, der sonst zuverlässig zwei Tage frisst.

Branchensprache statt Baukasten. Kalkulation aus Grundrissen, Leistungsverzeichnisse, Raumverwaltung, Unterhaltsreinigung als wiederkehrende Abrechnung: Das sind Konzepte, die ein generisches ERP erst nachgebaut bekommen muss. Hier sind sie der Ausgangspunkt, und das merkt man an der Einführungszeit.

Ehrliche Rechtskonformität. Hosting in Deutschland, GoBD-konforme revisionssichere Archivierung, E-Rechnung nach ZUGFeRD und XRechnung, Export nach DATEV und Lodas. Das ist keine Marketing-Liste, sondern genau der Satz Anforderungen, an dem Software in deutschen Buchhaltungen sonst scheitert. Für Betriebe mit externem Steuerbüro ist der Lodas-Export der Punkt, der den Papierweg beendet.

Nachweise, die vor Gericht und beim Zoll tragen. App-Stempel mit Echtzeit-GPS, Qualitätsdokumentation per Foto, digital unterschriebene Leistungsnachweise. Die Kombination beantwortet die zwei Fragen, die in Streitfällen tatsächlich gestellt werden: War jemand da, und was wurde gemacht.

Niedrige Einstiegshürde. Keine Implementierungsprojekt-Rhetorik, keine Beraterstunden, sieben Tage Test ohne Kreditkarte. Für einen Betrieb mit dreißig Reinigungskräften und einer Bürokraft ist das genau das richtige Anspruchsniveau.

Schwächen ehrlich betrachtet

Kein KI-Kern, und “KI (MCP)” ist irreführend beschriftet. Im Pro-Plus-Paket steht seit Kurzem “KI (MCP)” in der Leistungsliste. MCP ist das Model Context Protocol, also eine Schnittstelle, über die ein externer Assistent wie Claude auf deine Mendato-Daten zugreifen kann. Die Intelligenz sitzt dabei vollständig im angebundenen Modell, nicht in Mendato. Der Anbieter dokumentiert weder Umfang noch Grenzen dieser Anbindung: keine Feature-Seite, keine Beschreibung, welche Objekte lesbar oder schreibbar sind, kein Wort zum Datenschutz beim Zugriff. Wer den Punkt als Kaufargument wertet, sollte vor Vertragsschluss konkret nachfragen.

Preissprünge an Mitarbeitergrenzen. Der Wechsel von Starter auf Pro kostet 100 € im Monat und wird durch eine einzige Neueinstellung ausgelöst. In einer Branche mit hoher Fluktuation und saisonalen Aushilfen ist das unangenehm planbar. Kläre vorab, wie Mendato Teilzeit- und Aushilfskräfte zählt, das entscheidet über die tatsächliche Paketstufe.

Wichtige Module hängen an teuren Stufen. Subunternehmer erst ab Pro, Controlling und Schnittstellen erst ab Pro Plus. Ein Betrieb mit 25 Beschäftigten und drei Nachunternehmern zahlt 299 € statt 199 €, obwohl er das zusätzliche Kontingent gar nicht ausschöpft. Das ist legitim kalkuliert, aber es verschiebt die Rentabilitätsschwelle nach oben.

Kein Mahnwesen, keine Lohnabrechnung. Die Buchhaltung erstellt Rechnungen, prüft sie, gleicht Bankumsätze zu und exportiert nach DATEV, aber ein Mahnlauf ist nicht ausgewiesen und die Löhne rechnest du außerhalb ab. Für die meisten Betriebe ist das kein Problem, weil das Steuerbüro ohnehin beides macht, wer aber ein Komplettsystem erwartet, wird an dieser Stelle enttäuscht.

Datenschutzerklärung nennt den Serverstandort nicht. Im Footer steht “Hosting in Deutschland”, in der Datenschutzerklärung selbst fehlt eine explizite Angabe dazu, dafür tauchen Google Analytics und Klicktipp als Drittanbieter auf. Das betrifft die Website und nicht zwingend die Anwendung, aber für den AVV solltest du dir den Standort schriftlich bestätigen lassen, statt dich auf eine Footer-Zeile zu verlassen.

Alternativen im Vergleich

Wenn du …	… nimm stattdessen
Nur Schichtplanung und Zeiterfassung brauchst, branchenneutral	Papershift
Einen Handwerksbetrieb statt eines Reinigungsbetriebs führst	Plancraft
Personalakte, Onboarding und Lohnvorbereitung zentral willst	Personio
Nur Angebote, Rechnungen und Buchhaltung brauchst	lexoffice
Projektbasiert abrechnest statt objektbasiert	MOCO

Mendatos Position ist eng und stark: Es ist Gebäudereinigungs-Software, keine Universallösung. Genau darin liegt der Vorteil gegenüber Papershift oder Personio, die zwar besser in ihrem Teilbereich sind, aber weder Objektkalkulation noch Nachunternehmer-Abrechnung kennen. Umgekehrt gilt: Sobald dein Geschäft nicht objekt- und flächenbasiert läuft, verlierst du den Passungsvorteil sofort und fährst mit einem Spezialisten für deine Branche besser.

So steigst du ein

Schritt 1: Starte den siebentägigen Test unter mendato.com und lege sofort ein echtes Objekt an, nicht ein Testobjekt. Nimm den Grundriss, das Leistungsverzeichnis und den tatsächlichen Schichtplan. Sieben Tage sind kurz, mit erfundenen Daten lernst du nichts über die Passung.

Schritt 2: Lass zwei Reinigungskräfte die App eine Woche parallel zum bisherigen Stundenzettel nutzen. Der GPS-Stempel ist der Punkt, an dem Einführungen scheitern oder gelingen: Wenn die Belegschaft ihn als Überwachung erlebt, kippt die Akzeptanz. Sprich das vorher an, hol den Betriebsrat früh dazu und formuliere den Zweck als Nachweis gegenüber Auftraggebern und Zoll, nicht als Kontrolle.

Schritt 3: Kläre vor der Buchung drei Dinge schriftlich: wie Teilzeit- und Aushilfskräfte für die Paketgrenze gezählt werden, den Serverstandort im AVV, und, wenn Pro Plus im Raum steht, was “KI (MCP)” konkret freigibt. Danach richtest du den DATEV- oder Lodas-Export gemeinsam mit dem Steuerbüro ein, das ist die Stelle mit dem größten Zeitgewinn und dem größten Fehlerpotenzial.

Ein konkretes Beispiel

Ein Reinigungsbetrieb in Dortmund mit 38 festen Kräften und vier Nachunternehmern betreut 27 Objekte, überwiegend Arztpraxen und Bürogebäude. Vor der Umstellung liegt die Planung in einer Excel-Datei, die Chefin pflegt sie am Sonntagabend. Nachunternehmer melden ihre Einsätze per WhatsApp, die Abrechnung dauert am Monatsende regelmäßig zwei volle Tage, weil Splitsätze und Sonderleistungen manuell abgeglichen werden. Nach der Einführung von Mendato Pro (299 €/Monat) läuft die Schichtplanung im System, Vertretungen werden nach hinterlegten Regeln vorgeschlagen, und die vier Nachunternehmer melden Verfügbarkeiten selbst im Portal. Die Monatsabrechnung schrumpft von zwei Tagen auf einen halben, weil Gutschriften mit hinterlegtem Prozentsatz automatisch entstehen. Der überraschende Nebeneffekt betrifft die Reklamationen: Weil Auftraggeber Qualitätsfotos und Leistungsnachweise im Kundenportal selbst sehen, fallen die Rückfragen zu angeblich nicht erbrachten Sonderreinigungen fast weg. Allein die eingesparte Abrechnungszeit deckt in diesem Zuschnitt die monatlichen Abo-Kosten. Ob das für deinen Betrieb aufgeht, hängt daran, wie viel Verwaltungszeit die Nachunternehmer-Abrechnung heute tatsächlich frisst, das solltest du vor der Buchung einmal ehrlich messen.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: Deutschland. Der Anbieter weist im Footer der Funktionsübersicht ausdrücklich “Hosting in Deutschland – DSGVO-konform” und “Made in Germany” aus. Eine Nennung des konkreten Rechenzentrums oder Betreibers fehlt, lass dir das im AVV bestätigen.
• Verantwortlicher: Mendato GmbH mit Sitz in Berlin, eingetragen beim Amtsgericht Berlin (Charlottenburg). Deutscher Vertragspartner, deutsches Recht, deutschsprachiger Support. Die vollständigen Angaben stehen im Impressum des Anbieters.
• Besonders sensible Daten: Zeiterfassung mit Echtzeit-GPS-Ortung erzeugt Standortdaten von Beschäftigten. Das ist mitbestimmungspflichtig nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, wo ein Betriebsrat existiert, brauchst du eine Betriebsvereinbarung, bevor die App ausgerollt wird.
• Aufbewahrung: GoBD-konforme revisionssichere Archivierung ist ausgewiesen, das heißt: Belege und Zeitdaten sind bewusst unveränderlich abgelegt. Das kollidiert nicht mit dem Löschanspruch, verschiebt ihn aber auf die handels- und steuerrechtlichen Fristen.
• Drittanbieter: In der Datenschutzerklärung werden unter anderem Google Analytics und Klicktipp genannt, beides betrifft die Website und das Marketing, nicht die Fachanwendung. Trotzdem relevant, wenn dein Datenschutzbeauftragter die Website mitprüft.
• Empfehlung für Unternehmen: AVV nach Art. 28 DSGVO anfordern, Serverstandort schriftlich bestätigen lassen, Betriebsvereinbarung zur GPS-Erfassung vor dem Rollout abschließen. Mit diesen drei Punkten ist Mendato datenschutzrechtlich unauffällig und gehört zu den einfacheren Fällen im Markt.

Gut kombiniert mit

• DATEV: Der Export ist Mendatos wichtigste Außenverbindung. Buchungsstapel und Lohndaten wandern direkt ins Steuerbüro, damit entfällt der Sammelordner. Klär im Vorfeld mit deiner Kanzlei, ob sie DATEV oder Lodas nutzt, davon hängt das Exportformat ab.
• Zapier: Ab Pro Plus verfügbar und der pragmatische Weg, Mendato an alles anzuschließen, wofür es keine native Integration gibt, etwa an ein CRM oder an eine Slack-Benachrichtigung bei neuen Tickets. Für einfache Verkettungen reicht das, für komplexe Abläufe wird es schnell unübersichtlich.
• Claude: Der einzige Weg, wie überhaupt KI ins Spiel kommt. Über die MCP-Schnittstelle im Pro-Plus-Paket kann ein externer Assistent auf Mendato-Daten zugreifen, etwa um Auslastungsfragen zu beantworten oder Auswertungen zusammenzufassen. Der Anbieter dokumentiert das nicht, prüfe deshalb vorher, welche Daten dabei das Haus verlassen.

Unser Fazit

Mendato bekommt 4 von 5 Sternen. Für einen Reinigungsbetrieb zwischen 15 und 100 Beschäftigten ist das Paket ausgesprochen stimmig: Branchenlogik statt Baukasten, Hosting in Deutschland, GoBD-Konformität, DATEV- und Lodas-Export, und mit dem Subunternehmer-Portal ein Modul, das ein Problem löst, für das es sonst nur Excel gibt. Der fünfte Stern scheitert an drei Punkten. Erstens ist die Preisstaffel nach Kopfzahl unangenehm hart, eine Neueinstellung kann 100 € im Monat kosten, ohne dass eine Funktion dazukommt. Zweitens liegen die kaufentscheidenden Module (Subunternehmer, Controlling) auf Stufen, die kleinere Betriebe nur wegen dieser Module buchen müssen. Drittens ist “KI (MCP)” im Pro-Plus-Paket eine Beschriftung ohne Dokumentation dahinter, das ist genau die Art von Etikett, bei der wir nachfragen statt zu glauben. Ein KI-Tool ist Mendato nicht und will es auch nicht sein, wir führen den Eintrag deshalb als adjacent: gute Software, ehrlich eingeordnet, empfohlen für ihren Zweck.

Was wir bemerkt haben

• Juli 2026, im Preisplan taucht neu die Position “KI (MCP)” im Pro-Plus-Paket (499 €/Monat) auf. Bei unserer Prüfung eine Woche zuvor stand sie dort noch nicht. MCP steht für Model Context Protocol, es handelt sich also um eine Schnittstelle für externe KI-Assistenten, nicht um eine eigene KI-Funktion. Der Anbieter dokumentiert das Feature bisher nirgends: keine Detailseite, keine Angabe zu Umfang oder Datenschutz. Wir belassen die Einordnung deshalb bei adjacent, halten die Entwicklung aber für den Beginn eines Musters, das derzeit viele deutsche Branchensoftware-Anbieter durchlaufen.
• Juli 2026, das Buchhaltungs-Modul erneut geprüft: Die Zuordnung von Bankumsätzen zu Rechnungen läuft über eine Bankschnittstelle und ist regelbasiert, nicht KI-gestützt, auch wenn Drittquellen das gelegentlich anders darstellen. Mahnwesen und Lohnabrechnung fehlen weiterhin im Funktionsumfang.
• Mai 2026, Korrektur der zuvor hier hinterlegten Preise: Die Pakete heißen Mini, Starter, Pro, Pro Plus und Enterprise (nicht “Starter/Wachstum/Business”), und das Subunternehmer-Modul liegt im Pro-Paket bei 299 €/Monat, nicht in einem “Business”-Paket. Die früheren Angaben waren veraltet beziehungsweise falsch.
• Mai 2026, bei der ersten Recherche für die Aufnahme als KI-Tool zeigte sich: Mendato hat keinen KI-Kern. Weder Startseite noch Funktions- oder Preisübersicht nannten damals KI, ML oder generative Funktionen.