Lexware Office

Kurzfazit

Lexware Office ist die erste Wahl für Selbstständige und KMU in Deutschland, die Buchhaltung ohne Vorwissen erledigen wollen. Kein Tool erfüllt die deutschen Compliance-Anforderungen besser: E-Rechnung nach ZUGFeRD/XRechnung, DATEV-Export, GoBD-konforme Archivierung, ELSTER-Anbindung — alles fertig integriert, kein Setup nötig. Das deutsche Server-Hosting ist kein Marketing-Argument, sondern für viele Branchen echte Voraussetzung. Einzige echte Schwäche: Wer über Deutschland hinaus wächst, stößt schnell an Grenzen.

Für wen ist Lexware Office?

Freiberufler und Selbstständige: Das ist die Kernzielgruppe — Berater, Designer, Entwickler, Trainer, die regelmäßig Rechnungen schreiben, Betriebsausgaben verwalten und mit einem Steuerberater zusammenarbeiten. Paket S (7,90 EUR/Monat) oder M (12,90 EUR/Monat) reicht für die meisten Einzel-Selbstständigen vollständig aus.

KMU bis 50 Mitarbeiter: Paket L und XL decken vollständige doppelte Buchführung, Lohnabrechnung (in XL) und ausführliche BWA-Berichte ab. Unternehmen mit strukturierten Buchhaltungsanforderungen, aber ohne eigene Buchhaltungsabteilung sind hier gut aufgehoben.

B2B-Unternehmen mit E-Rechnungspflicht: Seit Januar 2025 müssen inländische B2B-Rechnungen in Deutschland im strukturierten E-Rechnungsformat ausgestellt werden (ZUGFeRD oder XRechnung). Lexware Office unterstützt das ab Werk in allen Paketen — kein Add-on, kein Plugin nötig.

Steuerberater-Kunden: Wer mit einem Steuerberater zusammenarbeitet, der DATEV nutzt (das sind in Deutschland die meisten), profitiert von der direkten Datenübergabe. Kein Schuhkarton mit Belegen, keine manuellen Exporte per E-Mail — der Steuerberater ruft Daten bei Bedarf direkt ab.

Weniger geeignet für: Unternehmen mit internationalem Geschäft und Fremdwährungen, wachsende Unternehmen mit komplexer Lagerverwaltung oder Projektbuchhaltung, und alle, die eine kostenlose Dauerlösung suchen.

Preise im Detail

Plan	Preis (monatlich)	Was du bekommst
Paket S	7,90 EUR/Monat	Angebote, Rechnungen, E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung), Bankabgleich, Belege erfassen
Paket M	12,90 EUR/Monat	Alles aus S + DATEV-Export, USt-Voranmeldung (ELSTER), EÜR, Mahnwesen
Paket L	21,90 EUR/Monat	Alles aus M + doppelte Buchführung, Steuerberater-Freigabe, erweiterte Berichte (BWA)
Paket XL	32,90 EUR/Monat	Alles aus L + Lohnabrechnung, Personalverwaltung, Projektzeitenerfassung

Einordnung: Neukunden erhalten die ersten 3 Monate kostenlos — genug Zeit für eine echte Bewertung. Paket M (12,90 EUR/Monat) ist für die meisten Selbstständigen der Sweet Spot: DATEV-Export und USt-Voranmeldung direkt per ELSTER sind die Features, die den meisten Buchhaltungsaufwand abnehmen. Paket S ist nur sinnvoll, wer keinen Steuerberater hat und die Steuererklärung selbst macht. Direkter Vergleich mit sevDesk: Lexware Office M kostet 12,90 EUR, sevDesk Buchhaltung 25,90 EUR — bei vergleichbarem Funktionsumfang ist Lexware Office günstiger.

Stärken im Detail

E-Rechnung ist gesetzliche Pflicht — Lexware macht es einfach. Seit Januar 2025 müssen inländische B2B-Rechnungen in Deutschland strukturiert ausgestellt werden. Lexware Office erstellt automatisch ZUGFeRD-konforme PDFs (mit eingebettetem XML) und XRechnung-Dateien. Kein zusätzliches Tool, kein Plugin. Für Unternehmen, die das bisher manuell lösen oder ignoriert haben, ist das der wichtigste Grund, jetzt zu wechseln.

DATEV-Export und direkte Steuerberater-Freigabe. Der Steuerberater erhält Lesezugriff auf alle Buchungsdaten und kann DATEV-Exportdateien direkt herunterladen. Kein manueller Export mehr, keine E-Mails mit verlorenen Anhängen. Das spart Zeit auf beiden Seiten — Steuerberater rechnen nach Stunden ab, und geordnete Daten bedeuten weniger Stunden.

ELSTER-Schnittstelle für direkte USt-Voranmeldung. Die monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung ans Finanzamt kann direkt aus Lexware Office über ELSTER übertragen werden. Kein externes ELSTER-Formular, kein Copy-paste von Zahlen. Für Unternehmen mit USt-Voranmeldungspflicht ein echter Zeitsparer.

Deutsches Hosting — kein Kompromiss. Alle Daten liegen auf Servern in Deutschland, betrieben von Haufe-Lexware, einem deutschen Unternehmen mit über 40 Jahren Buchhaltungssoftware-Erfahrung. Für Branchen mit strengen DSGVO-Anforderungen (Steuerberater, Anwälte, Ärzte) ist das keine Marketingaussage, sondern Compliance-Voraussetzung.

Schwächen ehrlich betrachtet

Ausschließlich für den deutschen Markt. Keine Fremdwährungsrechnungen, keine internationale Buchführung, kein Mehrwertsteuer-Handling für EU-Auslandslieferungen jenseits grundlegender Funktionen. Wer auch nur gelegentlich Rechnungen an nicht-deutsche Kunden in Fremdwährung ausstellt, stößt schnell an Grenzen.

Kein kostenloser Dauertarif. Nach den 3 Gratis-Monaten kostet das günstigste Paket 7,90 EUR/Monat. Kein Problem für aktive Unternehmen, aber im direkten Vergleich bietet sevDesk ein echtes kostenloses Basispaket (3 Rechnungen/Monat) ohne Ablaufdatum.

Lagerverwaltung und Projektkostenrechnung fehlen. Wer wissen will, wie viel ein bestimmtes Projekt oder ein Produkt kostet — echte Projektkostenrechnung oder Lagerbuchhaltung — kommt mit Lexware Office nicht weit. Dafür braucht man ein ERP oder Zusatztools.

Import aus anderen Systemen ist teils mühsam. Wer von sevDesk, Sage oder einer Excel-Lösung wechselt, kann Buchungshistorie und Belege nicht einfach migrieren. Das ist kein spezifisches Lexware-Problem, aber frustrierend für Wechsler.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Einen kostenlosen Dauertarif (3 Rechnungen/Monat) willst	sevDesk
KI-Belegerfassung per Smartphone im Mittelpunkt sehen willst	sevDesk
Ein vollständiges ERP für wachsende Unternehmen suchst	SAP
Eingangsrechnungen im Team mit Freigabe-Workflow verwalten willst	Candis

Lexware Office und sevDesk sind die engsten Wettbewerber in der deutschen Cloud-Buchhaltung. Beide gut — die Wahl hängt oft von der Steuerberater-Präferenz oder einem konkreten Feature-Vergleich ab. Beide kostenlos testen, dann entscheiden.

So steigst du ein

Schritt 1: Starte mit dem kostenlosen Testzugang auf lexware.de (3 Monate kostenlos für Neukunden). Lege in den ersten 15 Minuten deine Stammdaten an und schreibe deine erste echte Rechnung an einen echten Kunden — das ist der schnellste Weg, um zu sehen, ob die Oberfläche für dich funktioniert. Entscheide erst nach 2–3 Wochen, welches Paket wirklich passt.

Schritt 2: Verbinde dein Geschäftskonto per HBCI/FinTS direkt mit Lexware Office. Kontobewegungen werden täglich automatisch importiert, und Lexware schlägt vor, welche Rechnung zu welcher Zahlung gehört — du bestätigst nur noch. Für Selbstständige mit klaren Zahlungsmustern ist das der wichtigste Automatisierungsschritt.

Schritt 3: Richte die Steuerberater-Freigabe ein — mit einem Klick erhält dein Steuerberater Lesezugriff und kann DATEV-Exportdateien direkt herunterladen. Wer die USt-Voranmeldung selbst macht, richtet zusätzlich die ELSTER-Verbindung ein: Steuernummer, Finanzamt, Zertifikat — fertig. Danach dauert die monatliche Voranmeldung 2 Minuten statt 20.

Ein konkretes Beispiel

Ein freiberuflicher IT-Berater aus Stuttgart schreibt monatlich 8–12 Rechnungen an B2B-Kunden, zunehmend mit XRechnung-Anforderung (öffentliche Auftraggeber). Lexware Office Paket M (12,90 EUR/Monat) erstellt automatisch ZUGFeRD-konforme PDFs und XRechnung-Dateien, die er direkt ans Auftraggeber-Portal übermitteln kann. Die quartalsweise USt-Voranmeldung überträgt er per ELSTER-Direktanbindung in 3 Minuten. Sein Steuerberater greift direkt auf das Konto zu — keine E-Mails mit Anhängen, keine Papierunterlagen. Gesamtaufwand für Buchhaltung: ca. 20 Minuten pro Woche.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: Ausschließlich Deutschland — Rechenzentren in Deutschland, Betreiber Haufe-Lexware GmbH & Co. KG
• Unternehmen: Deutsches Unternehmen (Haufe Group, Freiburg) — kein US-Konzern, kein Cloud Act-Risiko
• AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag): Standardmäßig verfügbar und im Vertrag enthalten
• GoBD-Konformität: Vollständig GoBD-konform — revisionssichere Belegarchivierung
• Datenlöschung: Nach Vertragsende auf Anfrage, gesetzliche Aufbewahrungsfristen (10 Jahre für Geschäftsdokumente) werden beachtet
• Zertifizierungen: ISO 27001, TÜV-geprüfte Rechenzentren
• Empfehlung: Für Steuerberater, Anwälte, Ärzte und andere Berufe unter Berufsgeheimnis: deutsches Hosting ist Pflicht — Lexware Office erfüllt diese Anforderung vollständig. Vor der Nutzung für Mandantendaten Datenschutzbeauftragten konsultieren.

Gut kombiniert mit

• DATEV — DATEV als Steuerberatersoftware und Lexware Office als Mandanten-Tool sind das in Deutschland meistgenutzte Buchhaltungs-Duo; nahtloser Datenaustausch ohne manuelle Übergaben
• Candis — Candis für automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung und mehrstufige Freigabe-Workflows, Lexware Office für Ausgangsrechnungen und Steuer — sinnvolle Arbeitsteilung für Teams
• sevDesk — wer beide Tools nutzt oder migriert: DATEV-Export ist der gemeinsame Nenner; ein Steuerberater-Wechsel oder Tool-Wechsel ist damit deutlich einfacher

Unser Testurteil

Lexware Office verdient 5 von 5 Sternen für seine Zielgruppe: Selbstständige, Freiberufler und kleine KMU in Deutschland. Kein anderes Tool erfüllt die deutschen Compliance-Anforderungen vollständiger oder zugänglicher. E-Rechnung, DATEV-Export, ELSTER-Direktanbindung, GoBD-Archivierung — alles ohne Setup, ab dem ersten Tag nutzbar. Deutsches Hosting und ein etablierter Anbieter mit 40 Jahren Erfahrung machen das Vertrauen leicht. Die fünf Sterne gelten explizit nur für den deutschen Markt: Wer international denkt oder ein ERP braucht, muss woanders schauen.

Was wir bemerkt haben

• 2024 — lexoffice wurde in “Lexware Office” umbenannt. Das Produkt ist inhaltlich identisch geblieben, der neue Name soll die Zugehörigkeit zur Haufe-Lexware-Produktfamilie stärker sichtbar machen. Bestehende Nutzerkonten, Daten und Funktionen wurden ohne Unterbrechung übertragen.
• Januar 2025 — Die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Rechnungen in Deutschland trat in Kraft. Lexware Office unterstützte ZUGFeRD und XRechnung bereits vor diesem Datum ab Werk — Nutzer mussten nichts umstellen, während viele Wettbewerber das Feature erst kurzfristig nachlieferten.