Smartplan

Kurzfazit

Smartplan ist eine solide, schlanke Dienstplan- und Zeiterfassungs-Software für kleine bis mittlere Betriebe — wenn du heute noch mit Excel oder Whatsapp planst, ist der Sprung sofort spürbar. Was Smartplan nicht ist: ein KI-gestütztes Workforce-Management-System. Die als „automatische Dienstplanung” beworbene Funktion ist ein regelbasierter Vorschlag (Verfügbarkeit, Wünsche, Ruhezeiten) — kein Machine Learning, keine Nachfrageprognose. Für Gastro, Einzelhandel oder kleine Dienste ist das genug. Wer echte KI-Optimierung über Hunderte Mitarbeitende braucht, ist bei ATOSS oder Quinyx besser aufgehoben.

Editorische Korrektur (Mai 2026): Eine frühere Version dieses Eintrags listete Smartplan als „Smartplan GmbH” mit deutschem Sitz, einer URL smartplan.de (existiert nicht), Pflege-Spezialisierung und vierstelligen Einrichtungsgebühren. All das war falsch. Smartplan ist eine dänische Lösung (Smartplan ApS, Aarhus) unter smartplanapp.com — generisches KMU-Tool, kein Pflege-Spezialist, transparentes Pro-Mitarbeiter-Pricing ohne Setup-Kosten.

Für wen ist Smartplan?

Gastronomie & Hotellerie: Wechselnde Schichten, viele studentische Aushilfen, kurzfristige Tausche — genau dafür ist die App gemacht. Stempeluhr auf gemeinsam genutztem iPad, Push-Benachrichtigung bei neuen Schichten, Schichttausch ohne PDL-Anruf.

Einzelhandel & Friseur: Kleine Filialteams (5–25 Personen), saisonale Auslastung, einfache Lohnabrechnung. Smartplan deckt den vollen Zyklus von Plan zu Lohnexport ab, ohne dass du ein HR-System brauchst.

Kleine Pflegedienste & Sozialeinrichtungen: Funktioniert für ambulante Dienste oder kleine Tagespflegen — aber nur wenn du die SGB-XI- und MDK-Vorgaben selbst im Kopf hast. Smartplan macht keine Fachkraftquoten-Prüfung, keine Qualifikationsmatrix nach Pflegestandards. Für stationäre Pflege ist das zu wenig.

Inhaberinnen & Office-Manager: Du willst ohne IT-Projekt starten, ohne Berater, ohne Implementierungspartner. 30 Tage kostenlos testen, dann monatlich kündbar — Smartplan hat hier eines der niedrigsten Eintrittshürden im Markt.

Weniger geeignet für: Stationäre Pflegeheime mit MDK-Audit-Druck (zu generisch), Kliniken oder Industrie mit Tarifverträgen (zu schlank), Großbetriebe ab 200 Mitarbeitenden (Skalierungsthemen, fehlende Bedarfsprognose), Teams, die echte KI-gestützte Optimierung erwarten.

Preise im Detail

Plan	Preis	Was du bekommst
Test	30 Tage kostenlos	Voller Funktionszugang, keine Kreditkarte, keine Bindung
Basis	ab 20 €/Monat	10 Mitarbeitende inklusive, alle Kernfunktionen
Pro Mitarbeiter	+ 1,50 €/Monat	Jeder weitere Mitarbeitende über 10 hinaus
Add-ons	nach Modul	Stempeluhr, erweiterte Lohnabrechnung, HR-Funktionen — Details siehe Anbieter

Einordnung: Für ein 25-Personen-Team zahlst du etwa 42,50 €/Monat — ein faires Niveau im KMU-Segment, deutlich unter Personio (ab 99 €/Monat im Einstieg) und vergleichbar mit Aplano oder Planday. Es gibt keine Einrichtungsgebühr und keine Mindestvertragslaufzeit — das macht Smartplan zu einer der risikoärmsten Optionen, um vom Excel-Plan wegzukommen. Die Aussage in mancher Vergleichsliteratur, Smartplan koste 500–2.000 € Einrichtung, ist falsch.

Stärken im Detail

Niedrigste Eintrittshürde im Segment. 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte, ohne Vertrieb-Termin. Du legst los und sparst dir den klassischen B2B-Demo-Funnel. Für inhabergeführte Betriebe, die keine Zeit für lange Auswahlprozesse haben, ist das ein echtes Argument.

Mitarbeitenden-App ist ausgereift. Schicht in der App akzeptieren, mit Kollege tauschen, einstempeln per GPS-Bereich, Push-Benachrichtigung bei neuer Schicht. Genau die Funktionen, die in der Praxis den meisten Telefon- und WhatsApp-Verkehr aus der Welt schaffen. Über 2.900 Unternehmen nutzen sie laut Hersteller.

Transparentes Pricing ohne Fußangeln. Pro Mitarbeitender, monatlich kündbar, Setup gratis. Keine versteckten Setup-Kosten, keine Vertriebsverhandlung, keine Tier-Limits, die wichtige Funktionen einsperren. Das ist im KMU-Segment leider nicht selbstverständlich.

EU-Hosting und deutsche Sprache. Smartplan ApS sitzt in Dänemark — die Datenhaltung erfolgt in der EU, DSGVO-konform. Die Software ist vollständig auf Deutsch übersetzt, der Support antwortet auf Deutsch. Das ist gegenüber US-Tools wie Deputy ein klarer Pluspunkt.

Vollständiger Plan-zu-Lohn-Zyklus. Schichtplan, Stempeluhr, Pausenregeln, Genehmigungsablauf, Lohnexport in einem Tool. Du brauchst kein zusätzliches Zeiterfassungssystem — gerade für kleine Betriebe ohne HR-Abteilung ist das Gold wert.

Schwächen ehrlich betrachtet

Kein KI-Kern, trotz Marketing-Sprache. Die als „automatische Dienstplanung” angepriesene Funktion ist ein regelbasierter Vorschlagsmotor: Verfügbarkeit, Wünsche, Ruhezeiten, maximale Stunden — eingespeist, Lösung berechnet. Das ist klassisches Constraint Solving, wie es Schichtplan-Software seit zwanzig Jahren kann. Keine Nachfrageprognose, kein Machine Learning aus historischen Daten, keine adaptive Optimierung. Wer einen echten KI-Hebel sucht, wird hier enttäuscht.

Nicht für Pflege spezialisiert. Es gibt keine SGB-XI-Fachkraftquoten-Prüfung, keine MDK-Vorlagen, keine PpUGV-Berechnungen, keine BTM-Verantwortliche, keine pflegespezifischen Qualifikationsmatrizen. Wenn das vor- oder nachgelagert in einem anderen System läuft (z.B. einem Heim-Management-System), kannst du Smartplan trotzdem nutzen. Wenn du erwartest, dass die Software Pflegerecht im Kopf hat: falsche Adresse.

Schwacher Schwerpunkt auf deutsche Payroll-Integrationen. Lohnexporte funktionieren, aber sind nordisch geprägt. Für DATEV, Lexware, sevDesk gibt es Exporte — aber nicht die tiefe, geprüfte Integration, die Personio oder Aplano bieten. Bei großen Lohnabrechnungen mit komplexen Tarifregeln musst du nacharbeiten.

Skaliert begrenzt nach oben. Über 100 Mitarbeitende mit mehreren Standorten, Skill-Matrizen und prognosegestützter Bedarfsplanung — das ist nicht Smartplans Spielfeld. Hier sind Quinyx, ATOSS oder Branchenlösungen die richtige Wahl.

Verwirrung am Markt durch Namensgleichheit. Es existieren mehrere Anbieter mit ähnlichem Namen (smartdienstplan.com, andere „Smartplan”-Marken im Industrie-Software-Bereich). Achte auf die korrekte Domain smartplanapp.com und das dänische Unternehmen Smartplan ApS aus Aarhus.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Echte KI-Bedarfsprognose und Workforce Management willst	ATOSS
Tieferes deutsches HR und Payroll brauchst	Personio
Ähnliches KMU-Schicht-Tool, aber stärker auf den DACH-Markt fokussiert	Aplano
Internationaler Standard für Schicht- und Zeitmanagement	Planday oder Deputy

Smartplan ist Mittelklasse-Brot-und-Butter — wenn du einen Excel-Ausstieg suchst und keine Pflege-Spezialitäten brauchst, ist es eine seriöse Wahl. Wer KI-gestützte Optimierung sucht, sollte sich von der Marketing-Sprache nicht in die Irre führen lassen und zu spezialisierten Workforce-Management-Tools greifen — Quinyx etwa wäre für mittelgroße Service-Betriebe mit echtem Forecast-Bedarf der nächste Schritt.

So steigst du ein

Schritt 1: Starte den 30-Tage-Test auf smartplanapp.com/de — keine Kreditkarte nötig. Lege ein bis zwei Schichttypen an (z.B. Früh, Spät) und trage drei bis fünf Testmitarbeitende ein. Das reicht, um in einer halben Stunde ein Gefühl für das Tool zu bekommen.

Schritt 2: Lade dein echtes Team in die App ein und plane eine Pilotwoche parallel zu deinem bisherigen Excel-Plan. Beobachte: Was die Mitarbeitenden in der App tatsächlich nutzen (Schichttausch, Verfügbarkeit), und wo sie noch dich anrufen. Das zeigt dir, welche Smartplan-Funktionen den größten Hebel für dein Team haben.

Schritt 3: Bevor du final umstellst, kläre den Lohnexport: Lade einen Testmonat in dein Lohnsystem (DATEV, Lexware, etc.) und prüfe, ob alle Zuschläge, Pausen und Stundensalden korrekt landen. Nordisch geprägte Tools haben hier gelegentlich Anpassungsbedarf — besser im Test entdecken als im Echtbetrieb.

Ein konkretes Beispiel

Eine Restaurantgruppe in Hamburg mit drei Standorten und insgesamt 28 Mitarbeitenden plant bisher in einer geteilten Excel-Datei. Schichttausche laufen über eine WhatsApp-Gruppe — chaotisch, mit ständigen Missverständnissen. Nach dem Wechsel zu Smartplan: Pläne werden Sonntagabend für die Woche veröffentlicht, Mitarbeitende sehen ihre Schichten in der App, akzeptieren oder bieten Tausche an. Die Inhaberin spart gut drei Stunden pro Woche für die reine Plan-Kommunikation, die monatlichen Lohnzettel kommen sauber aus dem System statt aus handgeschriebenen Stundenzetteln. Kosten: rund 47 €/Monat für 28 Mitarbeitende — refinanziert durch eine Stunde gesparte Geschäftsführer-Zeit.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhaltung: EU (Dänemark) — DSGVO-konform
• Auftragsverarbeitung: AVV nach Art. 28 DSGVO laut Anbieter verfügbar — vor Vertragsabschluss anfordern und prüfen
• Mitarbeitendendaten: Kontaktdaten, Verfügbarkeiten, Stempeldaten, Abwesenheiten — typischer Umfang einer Workforce-Software. Stempeluhr mit GPS-Bereich erfordert Einwilligung der Mitarbeitenden.
• Löschung: Account- und Mitarbeitendendaten können laut Anbieter exportiert und gelöscht werden — Zeiträume und Prozesse vor Vertragsabschluss klären.
• Empfehlung für deutsche Unternehmen: AVV vor Go-Live, Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ergänzen, Mitarbeitendeninformation zur Stempeluhr aufsetzen. Bei Pflege oder Heilberufen zusätzlich Berufsgeheimnis prüfen.

Gut kombiniert mit

• Personio — wenn du Stammdaten, Verträge und Abrechnung in Personio führst, kann Smartplan die operative Schichtebene übernehmen. Stammdaten-Synchronisation manuell oder über CSV.
• Lexware oder DATEV — Smartplan exportiert Stunden- und Lohndaten für die Buchhaltung. Vor dem Echtbetrieb mit einem Testmonat verifizieren, dass Zuschläge und Pausenregeln sauber landen.
• Microsoft Teams — wenn dein Team außerhalb der Smartplan-App ohnehin in einem Messenger arbeitet, kannst du dort die Plan-Veröffentlichungen ankündigen. Smartplan selbst hat eine eigene Nachrichtenfunktion, die für Schicht-spezifische Kommunikation oft ausreicht.

Unser Testurteil

Drei von fünf Sternen. Smartplan macht die Basics richtig gut: schneller Einstieg, faire Preise, ausgereifte App, EU-Hosting, deutscher Support. Für KMUs, die Excel verlassen wollen, ist es eine seriöse Wahl. Ein Stern Abzug für die irreführende „KI”-Kommunikation — die „automatische Dienstplanung” ist ein klassischer Regel-Solver, kein KI-Kern. Ein weiterer Stern weg, weil das Tool für deutsche Spezialfälle (Pflege-Quoten, Tarifverträge, große Skalierung) zu schlank bleibt. Wer genau das KMU-Brot-und-Butter sucht, bekommt vier Sterne Wert für drei-Sterne-Erwartung. Wer mehr will, ist bei Quinyx, ATOSS oder Personio besser bedient.

Was wir bemerkt haben

• Mai 2026 — Editorische Korrektur: Eine frühere Version dieses Eintrags listete Smartplan als deutsche „Smartplan GmbH” mit URL smartplan.de (Domain existiert nicht), Pflege-Spezialisierung, SGB-XI-Constraints und Setup-Gebühren von 500–2.000 €. Recherche zeigt: Der reale Anbieter ist Smartplan ApS aus Aarhus, Dänemark, die Software läuft unter smartplanapp.com, das Pricing ist transparent ab 20 €/Monat ohne Einrichtungsgebühr, und es gibt keinerlei Pflege-spezifische Funktionen.
• Mai 2026 — Klarstellung zur „KI”-Funktion: Die als „automatische Dienstplanung” beworbene Funktion ist ein regelbasierter Vorschlagsmotor (Constraint Solver), kein KI-Kern im Sinne von Machine Learning oder Nachfrageprognose. Wir behalten den Eintrag bestehend bei und ordnen den KI-Anteil ehrlich ein, statt mit dem Marketing-Begriff mitzulaufen.
• Hinweis zur Marken-Verwirrung — Im Markt existieren weitere Anbieter mit ähnlichem Namen (smartdienstplan.com sowie diverse Industrie-Smartplan-Lösungen). Bei der Recherche unbedingt auf die richtige Domain achten — die hier besprochene Lösung ist Smartplan ApS unter smartplanapp.com.