Smartplan

Kurzfazit

Smartplan ist eine solide, schlanke Dienstplan- und Zeiterfassungs-Software für kleine bis mittlere Betriebe. Wenn du heute noch mit Excel oder WhatsApp planst, ist der Sprung sofort spürbar. Der Anbieter bewirbt die automatische Dienstplanung als „KI-gestützt”. Nach der eigenen Funktionsbeschreibung von Smartplan arbeitet der „Smartplan Assistent” allerdings regelbasiert: Er prüft Tausende von Kombinationen gegen konfigurierte Regeln, Wünsche und Personalbedarfe (Constraint-Solving). Eine Nachfrageprognose oder ein aus historischen Daten lernendes Modell beschreibt der Anbieter nicht. Für Gastro, Einzelhandel oder kleine Dienste ist das eine brauchbare Automatik. Wer echte KI-Optimierung mit Forecast über Hunderte Mitarbeitende braucht, ist bei ATOSS oder Quinyx besser aufgehoben.

Editorische Korrektur (Mai 2026): Eine frühere Version dieses Eintrags listete Smartplan als „Smartplan GmbH” mit deutschem Sitz, einer URL smartplan.de (existiert nicht), Pflege-Spezialisierung und vierstelligen Einrichtungsgebühren. All das war falsch. Smartplan ist eine dänische Lösung (Smartplan ApS, Aarhus) unter smartplanapp.com, ein generisches KMU-Tool, kein Pflege-Spezialist, mit transparentem Pro-Mitarbeiter-Pricing ohne Setup-Kosten.

Für wen ist Smartplan?

Gastronomie & Hotellerie: Wechselnde Schichten, viele studentische Aushilfen, kurzfristige Tausche, genau dafür ist die App gemacht. Stempeluhr auf gemeinsam genutztem iPad, Push-Benachrichtigung bei neuen Schichten, Schichttausch ohne PDL-Anruf.

Einzelhandel & Friseur: Kleine Filialteams (5–25 Personen), saisonale Auslastung, einfache Lohnabrechnung. Smartplan deckt den vollen Zyklus von Plan zu Lohnexport ab, ohne dass du ein HR-System brauchst.

Kleine Pflegedienste & Sozialeinrichtungen: Funktioniert für ambulante Dienste oder kleine Tagespflegen, aber nur wenn du die SGB-XI- und MDK-Vorgaben selbst im Kopf hast. Smartplan bietet keine öffentlich dokumentierte Fachkraftquoten-Prüfung und keine Qualifikationsmatrix nach Pflegestandards. Für stationäre Pflege ist das zu wenig.

Inhaberinnen & Office-Manager: Du willst ohne IT-Projekt starten, ohne Berater, ohne Implementierungspartner. 30 Tage kostenlos testen, dann monatlich kündbar, Smartplan hat hier eine der niedrigsten Eintrittshürden im Markt.

Weniger geeignet für: Stationäre Pflegeheime mit MDK-Audit-Druck (zu generisch), Kliniken oder Industrie mit Tarifverträgen (zu schlank), Großbetriebe ab 200 Mitarbeitenden (Skalierungsthemen, fehlende Bedarfsprognose), Teams, die ein aus Daten lernendes KI-System zur Optimierung erwarten.

Preise im Detail

Alle Preise sind Nettopreise (zzgl. MwSt) und beziehen sich auf einen Grundpreis inklusive 10 Mitarbeitenden. Jede weitere Person kostet zusätzlich pro Monat.

Plan	Preis (netto)	Was du bekommst
Testphase	30 Tage kostenlos	Voller Funktionszugang, keine Kreditkarte, keine Bindung
Starter	20 €/Monat, +1,50 € je weitere:r	Dienstplan, Stempeluhr am Arbeitsplatz, Schichttausch, Nachrichten, unbegrenzte Standorte
Basic	35 €/Monat, +2 € je weitere:r	zzgl. GPS-App-Stempeluhr, Lohnberechnung mit Zuschlägen, Payroll-Integrationen, Abwesenheitskalender, Besetzungsregeln
Pro	50 €/Monat, +3 € je weitere:r	zzgl. Kassen-(POS)-Integrationen, Regelüberwachung, Rechteverwaltung, Urlaubskonten, Überstunden-/Gleitzeitkonten, API-Zugang

Einordnung: Für ein 25-Personen-Team im Starter-Tarif zahlst du etwa 42,50 €/Monat (netto), ein faires Niveau im KMU-Segment. Es gibt keine Einrichtungsgebühr und keine Mindestvertragslaufzeit, das macht Smartplan zu einer der risikoärmsten Optionen, um vom Excel-Plan wegzukommen. Im Einstieg ist Smartplan spürbar günstiger als Personio und liegt in derselben Liga wie Aplano oder Planday. Die Aussage in mancher Vergleichsliteratur, Smartplan koste 500 bis 2.000 € Einrichtung, ließ sich zum Prüfzeitpunkt nicht bestätigen und widerspricht der Preisseite des Anbieters.

Stärken im Detail

Niedrige Eintrittshürde im Segment. 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte, ohne Vertrieb-Termin. Du legst los und sparst dir den klassischen B2B-Demo-Funnel. Für inhabergeführte Betriebe, die keine Zeit für lange Auswahlprozesse haben, ist das ein echtes Argument.

Mitarbeitenden-App ist ausgereift. Schicht in der App akzeptieren, mit Kollege tauschen, einstempeln per GPS-Bereich, Push-Benachrichtigung bei neuer Schicht. Genau die Funktionen, die in der Praxis den meisten Telefon- und WhatsApp-Verkehr aus der Welt schaffen. Laut Anbieter nutzen über 2.900 Unternehmen die Software.

Transparentes Pricing ohne Fußangeln. Pro Mitarbeitender, monatlich kündbar, Setup gratis. Keine versteckten Setup-Kosten, keine Vertriebsverhandlung, keine Tier-Limits, die wichtige Funktionen einsperren. Das ist im KMU-Segment leider nicht selbstverständlich.

Kern-Hosting in der EU und deutsche Sprache. Smartplan ApS sitzt in Dänemark, das Kern-System läuft laut Datenschutzerklärung auf Amazon AWS in der EU. Die Software ist vollständig auf Deutsch, der Support antwortet auf Deutsch (support@meinsmartplan.de). Gegenüber rein US-gehosteten Tools ist das ein Vorteil, mit der Einschränkung, dass einzelne Randfunktionen über US-Sub-Prozessoren laufen (siehe Abschnitt DSGVO).

Vollständiger Plan-zu-Lohn-Zyklus. Schichtplan, Stempeluhr, Pausenregeln, Genehmigungsablauf, Lohnexport in einem Tool. Du brauchst kein zusätzliches Zeiterfassungssystem, gerade für kleine Betriebe ohne HR-Abteilung ist das viel wert.

Schwächen ehrlich betrachtet

Automatik ja, lernende KI nein. Smartplan bewirbt die automatische Dienstplanung in der Überschrift als „KI-gestützt”. Sieht man sich die Funktionsbeschreibung des Anbieters an, arbeitet der „Smartplan Assistent” regelbasiert: Er prüft nach eigener Darstellung „Tausende von Kombinationen” gegen rund „33 Regeln”, Wünsche und Personalbedarfe und wählt die Lösung, die am besten passt. Das ist klassisches Constraint-Solving, wie es Schichtplan-Software seit Jahren beherrscht. Eine Nachfrageprognose oder ein aus historischen Daten lernendes Modell (Machine Learning) beschreibt Smartplan nicht. Unsere Einordnung dazu: eine solide, nachvollziehbare Automatik, aber kein lernendes KI-System. Wer Letzteres erwartet, sollte die Marketing-Bezeichnung nicht überbewerten.

Nicht für Pflege spezialisiert. Wir haben in der öffentlichen Produktkommunikation keine Hinweise auf pflegespezifische Funktionen gefunden: keine SGB-XI-Fachkraftquoten-Prüfung, keine MDK-Vorlagen, keine PpUGV-Berechnungen, keine Qualifikationsmatrix nach Pflegestandards. Läuft das vor- oder nachgelagert in einem anderen System (z.B. einem Heim-Management-System), kannst du Smartplan trotzdem für die operative Schichtebene nutzen. Wer erwartet, dass die Software Pflegerecht abbildet, ist hier an der falschen Adresse.

Deutsche Payroll-Tiefe vorab prüfen. Smartplan exportiert Lohn- und Stundendaten und bietet in den höheren Tarifen Payroll-Integrationen. Als dänischer Anbieter liegt der Schwerpunkt aber nicht auf der deutschen Lohnabrechnung. Ob die für dein System (DATEV, Lexware, sevDesk) passenden Exporte in der gebrauchten Tiefe vorliegen, solltest du im 30-Tage-Test mit einem echten Testmonat prüfen, bevor du umstellst. Tiefe, geprüfte DACH-Payroll-Integrationen sind eher die Domäne von Personio oder Aplano.

Skaliert begrenzt nach oben. Über 100 Mitarbeitende mit mehreren Standorten, Skill-Matrizen und prognosegestützter Bedarfsplanung, das ist nicht Smartplans Spielfeld. Hier sind Quinyx, ATOSS oder Branchenlösungen die richtige Wahl.

Verwirrung am Markt durch Namensgleichheit. Es existieren mehrere Anbieter mit ähnlichem Namen (etwa smartdienstplan.com sowie diverse „Smartplan”-Marken im Industrie-Software-Bereich). Achte auf die korrekte Domain smartplanapp.com und das dänische Unternehmen Smartplan ApS aus Aarhus.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Echte KI-Bedarfsprognose und Workforce Management willst	ATOSS
Tieferes deutsches HR und Payroll brauchst	Personio
Ähnliches KMU-Schicht-Tool, aber stärker auf den DACH-Markt fokussiert	Aplano
Internationaler Standard für Schicht- und Zeitmanagement	Planday oder Deputy

Smartplan ist Mittelklasse-Brot-und-Butter, wenn du einen Excel-Ausstieg suchst und keine Pflege-Spezialitäten brauchst, ist es eine seriöse Wahl. Wer eine aus Daten lernende KI-Optimierung sucht, sollte sich von der Marketing-Bezeichnung nicht in die Irre führen lassen und zu spezialisierten Workforce-Management-Tools greifen, Quinyx etwa wäre für mittelgroße Service-Betriebe mit echtem Forecast-Bedarf der nächste Schritt.

So steigst du ein

Schritt 1: Starte den 30-Tage-Test auf smartplanapp.com/de, keine Kreditkarte nötig. Lege ein bis zwei Schichttypen an (z.B. Früh, Spät) und trage drei bis fünf Testmitarbeitende ein. Das reicht, um in einer halben Stunde ein Gefühl für das Tool zu bekommen.

Schritt 2: Lade dein echtes Team in die App ein und plane eine Pilotwoche parallel zu deinem bisherigen Excel-Plan. Beobachte: Was die Mitarbeitenden in der App tatsächlich nutzen (Schichttausch, Verfügbarkeit), und wo sie noch dich anrufen. Das zeigt dir, welche Smartplan-Funktionen den größten Hebel für dein Team haben.

Schritt 3: Bevor du final umstellst, kläre den Lohnexport: Lade einen Testmonat in dein Lohnsystem (DATEV, Lexware, etc.) und prüfe, ob alle Zuschläge, Pausen und Stundensalden korrekt landen. Nordisch geprägte Tools haben hier gelegentlich Anpassungsbedarf, besser im Test entdecken als im Echtbetrieb.

Ein konkretes Beispiel

Eine Restaurantgruppe in Hamburg mit drei Standorten und insgesamt 28 Mitarbeitenden plant bisher in einer geteilten Excel-Datei. Schichttausche laufen über eine WhatsApp-Gruppe, chaotisch, mit ständigen Missverständnissen. Nach dem Wechsel zu Smartplan: Pläne werden Sonntagabend für die Woche veröffentlicht, Mitarbeitende sehen ihre Schichten in der App, akzeptieren oder bieten Tausche an. Die Inhaberin spart gut drei Stunden pro Woche für die reine Plan-Kommunikation, die monatlichen Lohnzettel kommen sauber aus dem System statt aus handgeschriebenen Stundenzetteln. Kosten: rund 47 €/Monat (netto) für 28 Mitarbeitende im Starter-Tarif, refinanziert durch eine Stunde gesparte Geschäftsführer-Zeit.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhaltung: Das Kern-System läuft laut Datenschutzerklärung auf Amazon AWS in der EU. Achtung: Zusätzlich nutzt Smartplan mehrere US-Sub-Prozessoren für Randfunktionen (E-Mail-Versand, Support, Fehler- und Nutzungsanalyse, Zahlung), darunter Postmark, Help Scout, Mailchimp, Sentry, New Relic, Profitwell und Stripe. Für diese Datenflüsse in die USA sind Standardvertragsklauseln nötig, es ist kein reiner EU-Stack.
• Verantwortlicher: Smartplan ApS, CVR 35812490, Skolegade 7b, 8000 Aarhus C, Dänemark.
• Auftragsverarbeitung: Prozessoren und Sub-Prozessoren sind nach Art. 28 DSGVO in der Datenschutzerklärung gelistet, formale AVV-Unterlagen laut Anbieter auf Anfrage. Vor Vertragsabschluss anfordern und prüfen.
• Mitarbeitendendaten: Kontaktdaten, Verfügbarkeiten, Stempeldaten, Abwesenheiten, typischer Umfang einer Workforce-Software. Stempeluhr mit GPS-Bereich erfordert Einwilligung der Mitarbeitenden.
• Löschung: Laut Datenschutzerklärung werden Inhalte nach Account-Löschung binnen 30 Tagen entfernt, Sicherungskopien bis zu 90 Tage aufbewahrt. Ein Datenexport (Datenübertragbarkeit) ist vorgesehen.
• Empfehlung für deutsche Unternehmen: AVV vor Go-Live, Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten inklusive der US-Sub-Prozessoren ergänzen, Mitarbeitendeninformation zur Stempeluhr aufsetzen. Bei Pflege oder Heilberufen zusätzlich Berufsgeheimnis prüfen.

Gut kombiniert mit

• Personio, wenn du Stammdaten, Verträge und Abrechnung in Personio führst, kann Smartplan die operative Schichtebene übernehmen. Stammdaten-Synchronisation manuell oder über CSV.
• Lexware oder DATEV, Smartplan exportiert Stunden- und Lohndaten für die Buchhaltung. Vor dem Echtbetrieb mit einem Testmonat verifizieren, dass Zuschläge und Pausenregeln sauber landen.
• Microsoft Teams, wenn dein Team außerhalb der Smartplan-App ohnehin in einem Messenger arbeitet, kannst du dort die Plan-Veröffentlichungen ankündigen. Smartplan selbst hat eine eigene Nachrichtenfunktion, die für Schicht-spezifische Kommunikation oft ausreicht.

Unser Fazit

Drei von fünf Sternen. Smartplan macht die Basics richtig gut: schneller Einstieg, faire und transparente Preise, ausgereifte App, Kern-Hosting in der EU, deutschsprachiger Support. Für KMUs, die Excel verlassen wollen, ist es eine seriöse Wahl. Ein Stern Abzug, weil die als „KI-gestützt” beworbene automatische Dienstplanung nach Anbieterbeschreibung ein regelbasierter Optimierer ist, kein aus Daten lernendes KI-System mit Bedarfsprognose. Ein weiterer Stern, weil das Tool für deutsche Spezialfälle (Pflege-Quoten, Tarifverträge, große Skalierung) zu schlank bleibt und einzelne Datenflüsse über US-Sub-Prozessoren laufen. Wer genau das KMU-Brot-und-Butter sucht, bekommt viel Gegenwert. Wer mehr will, ist bei Quinyx, ATOSS oder Personio besser bedient.

Was wir geprüft haben

Diese Seite bewertet auf Basis öffentlich zugänglicher Anbieterquellen, nicht aus eigener Produktnutzung. Wir haben die bewertungsrelevanten Aussagen wie folgt abgeglichen:

• „KI-gestützte” automatische Dienstplanung: Geprüft gegen die Anbieterseiten „Automatischer Dienstplan” und „Smartplan Assistent”. Ergebnis: Der Anbieter verwendet in der Überschrift „KI-gestützt”, die Funktionsbeschreibung selbst ist regelbasiert (Constraint-Solver, „33 Regeln”, „Tausende von Kombinationen”), ohne Nennung von Machine Learning oder Bedarfsprognose. Wir bezeichnen die Funktion daher als solide Automatik, nicht als lernendes KI-System.
• Preise: Geprüft gegen die Preisseite. Bestätigt: Starter 20 €, Basic 35 €, Pro 50 € pro Monat (je inkl. 10 Mitarbeitende, netto), Aufpreis 1,50 € / 2 € / 3 € je weiterer Person, 30 Tage kostenlos ohne Kreditkarte, keine Einrichtungsgebühr, keine Mindestlaufzeit. Die in mancher Vergleichsliteratur genannten 500 bis 2.000 € Einrichtungskosten ließen sich nicht bestätigen.
• Anbieter und Sitz: Geprüft gegen Produktseite und Datenschutzerklärung. Bestätigt: Smartplan ApS, CVR 35812490, Aarhus, Dänemark.
• Hosting und DSGVO: Geprüft gegen die Datenschutzerklärung. Kern-System auf AWS in der EU, zusätzlich mehrere US-Sub-Prozessoren für Randfunktionen, Prozessoren nach Art. 28 gelistet, Löschung binnen 30 Tagen, Sicherungskopien bis 90 Tage.
• Pflege-Funktionen: Zum Prüfzeitpunkt fanden wir in der öffentlichen Produktkommunikation keine Hinweise auf SGB-XI-, MDK- oder PpUGV-Funktionen. Diese Einschätzung beruht auf dem Fehlen entsprechender Angaben, nicht auf einem Hands-on-Produkttest.
• Deutscher Support: Bestätigt über die Produktseite (deutschsprachiger Support, Kontakt support@meinsmartplan.de).

Was wir bemerkt haben

• Juli 2026, Legal- und Quellen-Prüfung: Alle bewertungsrelevanten Aussagen gegen die Anbieterseiten (Preise, Automatischer Dienstplan, Smartplan Assistent, Datenschutzerklärung) abgeglichen. Neu belegt: Der Anbieter bewirbt die Automatik selbst als „KI-gestützt”, beschreibt sie funktional aber regelbasiert. Ergänzt wurde der Hinweis, dass neben dem EU-Kern-Hosting mehrere US-Sub-Prozessoren im Einsatz sind.
• Mai 2026, Editorische Korrektur: Eine frühere Version dieses Eintrags listete Smartplan als deutsche „Smartplan GmbH” mit URL smartplan.de (Domain existiert nicht), Pflege-Spezialisierung, SGB-XI-Constraints und Setup-Gebühren von 500 bis 2.000 €. Recherche zeigt: Der reale Anbieter ist Smartplan ApS aus Aarhus, Dänemark, die Software läuft unter smartplanapp.com, das Pricing ist transparent ab 20 €/Monat ohne Einrichtungsgebühr, und es gibt keine öffentlich dokumentierten Pflege-Funktionen.
• Mai 2026, Klarstellung zur „KI”-Funktion: Die als „automatische Dienstplanung” beworbene Funktion ist ein regelbasierter Vorschlagsmotor (Constraint-Solver), kein aus Daten lernendes KI-System. Wir behalten den Eintrag bei und ordnen den KI-Anteil ehrlich ein, statt mit dem Marketing-Begriff mitzulaufen.
• Hinweis zur Marken-Verwirrung: Im Markt existieren weitere Anbieter mit ähnlichem Namen (smartdienstplan.com sowie diverse Industrie-Smartplan-Lösungen). Bei der Recherche unbedingt auf die richtige Domain achten, die hier besprochene Lösung ist Smartplan ApS unter smartplanapp.com.