10 Dokumentenmanagement KI-Tools im Vergleich

Phase0 (ehemals Compa) ist eine cloudbasierte AVA-, HOAI- und Baudokumentations-Software für Architektur- und Ingenieurbüros, mit KI-gestütztem Bautagebuch, LV-Erstellung und Honorarabrechnung in einer Plattform. Über 800 Büros bei der Migration begleitet, mehr als 1.500 aktive Planer.

In deutschen Planungsbüros weit verbreitete Software für digitale Planbearbeitung, Baudokumentation und kollaborative Planprüfung. Revu dominiert den Markt für professionelle PDF-Workflows im Bauwesen und erweitert sich um KI-gestützte Mengenermittlung.

Nahaus ist eine deutsche All-in-One-Hausverwaltungssoftware mit eingebauten KI-Funktionen für Buchhaltung, Schriftverkehr und Zahlungsabgleich. Die KI (Nahaus AI) erstellt Anschreiben, ermittelt Mietpreise, korrigiert Texte und macht Buchungsvorschläge beim Bankabgleich. Übergabeprotokolle werden automatisch generiert und mit Stammdaten, Mietdaten und Zählerständen vorbefüllt. App-Hosting in Frankfurt (Deutschland), deutscher Support, klassisches SaaS ohne lokale Installation. Im PRO-Tarif gibt es Protokolle als PDF, ab Enterprise als digitale Übergabeprotokolle mit erweitertem Workflow.

d.velop documents ist eine der marktführenden deutschen Dokumentenmanagement-Plattformen für öffentliche Verwaltung und Mittelstand. Die E-Akte unterstützt ersetzendes Scannen nach BSI TR-RESISCAN, ist OZG-konform und bringt KI-Funktionen für automatische Verschlagwortung und Intelligent Document Processing mit. Betrieb wahlweise On-Premises, hybrid oder in der d.velop Sovereign Cloud, komplett in deutschen Rechenzentren.

Fabasoft eGov-Suite ist die Plattform hinter der E-Akte Bund, dem bundesweiten E-Akten-System für über 200 Bundesbehörden. Die Suite integriert KI-gestützte Dokumentenzusammenfassung, automatische Klassifizierung und semantische Suche über die hauseigene Mindbreeze-KI, wobei die Daten die behördliche Umgebung nicht verlassen. Marktführer für elektronische Akten im DACH-Raum, primär für Bundes- und Landesverwaltungen.

Deutsche Immobilienverwaltungssoftware mit KI-Belegerfassung und kostenlos enthaltener Wohnungsübergabe-App für iOS und Android. Fotos, Zählerstände, Checklisten und digitale Unterschriften werden direkt vor Ort per Smartphone erfasst und als revisionssicheres Protokoll gespeichert. Daten in zertifizierten deutschen Rechenzentren, automatische DATEV-Schnittstelle für Schadenskosten. Günstigster Einstieg für kleine Portfolios ab 9,99 €/Monat.

Deutsches DMS/ECM-System aus Ostfildern mit integrierter KI (ALBERT) für automatische Dokumentenklassifikation, Feldextraktion und Workflow-Steuerung. Besonders stark bei Recycling-, Entsorgungs- und Metallverarbeitungsunternehmen, die Wiegescheine, Entsorgungsnachweise und Zertifikate automatisch verarbeiten und revisionssicher archivieren müssen. Wahlweise als Open-Source-Edition, On-Premise oder Managed Cloud in Deutschland/Schweiz.

ELO eRecords ist die spezialisierte E-Akte-Lösung von ELO für öffentliche Verwaltungen. Die Plattform unterstützt den vollständigen Aktenlebenszyklus, von der Posteingangsverarbeitung über automatische Verschlagwortung bis zur revisionssicheren Archivierung, und ist in Deutschland, Österreich und der Schweiz weit verbreitet.

Bluetail digitalisiert Flugzeug-Wartungsunterlagen und Logbücher für die Allgemein- und Geschäftsluftfahrt. KI-gestützte OCR strukturiert Papieraufzeichnungen automatisch, besonders wertvoll bei Flugzeugakquisitionen, Due-Diligence-Prüfungen und FAA-Audits.

Clara ist ein KI-Agent für deutsche Steuerkanzleien: Er bearbeitet das Kanzleipostfach und legt Dokumente über die DATEV-Schnittstelle im DMS ab. Antwortentwürfe, To-dos, Bescheidprüfung und Rechtsdatenbank laufen im Tarif Agent auch ohne DATEV, die Ablage nur mit DATEV und nur nach Freigabe per Klick. Ab 150 Euro netto pro aktivem Nutzer und Monat, mit DMS-Zugriff 250 Euro. Verarbeitung in Frankfurt, Zero Data Retention, AVV mit TOMs. Anbieter ist die junge, im Mai 2026 ins Handelsregister eingetragene Intoconvo GmbH aus Potsdam.