ELO ECM / ELO eRecords
ELO Digital Office GmbH
ELO eRecords ist die spezialisierte E-Akte-Lösung von ELO für öffentliche Verwaltungen. Die Plattform unterstützt den vollständigen Aktenlebenszyklus — von der Posteingangsverarbeitung über automatische Verschlagwortung bis zur revisionssicheren Archivierung — und ist in Deutschland, Österreich und der Schweiz weit verbreitet.
Kosten: Lizenzmodell auf Anfrage; kommunale Einstiegsprojekte über ELO-Partner typisch ab 20.000–60.000 € (Einführung + Erstjahreslizenz je nach Aktenvolumen und Ämteranzahl).
Stärken
- Vollständiger Aktenlebenszyklus in einer Plattform: Eingang, Bearbeitung, Archivierung
- Integrierte KI-Funktionen für automatische Dokumentenklassifizierung und Metadatenextraktion
- Ersetzzendes Scannen nach TR-RESISCAN zertifiziert — rechtssicherer Papierausstieg
- Breites Partner-Netzwerk in DACH: lokale Implementierungspartner verfügbar
- Revisionssichere Archivierung nach GoBD und spezifischen Verwaltungsvorschriften
Einschränkungen
- Keine öffentlichen Preise — Lizenzierung nur über Vertrieb oder Partner
- KI-Funktionsumfang je nach Lizenzpaket und Partnerimplementierung variabel
- Implementierungsprojekte dauern typisch 9–18 Monate für vollständige Behördenintegration
- Interface-Design gilt als weniger modern als neuere Cloud-Native-Alternativen
Passt gut zu
So steigst du ein
Schritt 1: Nehme Kontakt zu einem regionalen ELO-Partner auf — ELO vertreibt ausschließlich über zertifizierte Partner. Über die ELO-Website findest du nach PLZ-Suche Partner in deiner Region.
Schritt 2: Kläre im ersten Gespräch: Welche kommunalen Fachverfahren (KFV) müssen angebunden werden? Typische Prioritäten: Einwohnermeldewesen, Sozialverwaltung (SGB), Baugenehmigung. ELO-Partner kennen die typischen Integrationen aus vergleichbaren Projekten.
Schritt 3: Starte mit einem klar abgegrenzten Pilotamt und einem definierten Aktenplan. Nach dem Piloten: Review der Klassifizierungsqualität, dann schrittweiser Rollout. Plane 6 Monate Minimum für den Piloten.
Ein konkretes Beispiel
Eine mittlere Kreisverwaltung (ca. 250 Mitarbeitende) digitalisiert zunächst das Sozialamt: 40.000 Altakten werden eingescannt (externes Scanning-Dienstleister, ca. 0,04 € pro Seite, für durchschnittlich 80 Seiten pro Akte also ca. 128.000 € Scankosten), danach automatisch klassifiziert (Leistungsart, Aktenzeichen, Antragsdatum) und in ELO eRecords eingespielt. Suchzeit pro Akte: von 8 Minuten (physisches Archiv) auf unter 30 Sekunden. Vollständiger Roll-out auf alle Ämter nach 18 Monaten.
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Empfohlen in 1 Use Cases
Öffentliche Verwaltung
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