d.velop documents
d.velop AG
d.velop documents ist eine der führenden deutschen Dokumentenmanagement-Plattformen für die öffentliche Verwaltung. Die E-Akte-Lösung unterstützt ersetzzendes Scannen, automatische Verschlagwortung via KI-Partnermodul und ist OZG- sowie BSI-konform. Betrieb on-premises oder in deutschen Rechenzentren möglich.
Kosten: Lizenzmodell auf Anfrage; kommunale Rahmenverträge verfügbar. Einstiegsprojekte für Kommunen ab ca. 15.000–40.000 € (Einrichtung + Erstjahreslizenz).
Stärken
- Marktführend bei kommunalen E-Akten-Projekten in Deutschland
- Natives On-Premises-Deployment oder Hosting in deutschen Rechenzentren
- Integriertes KI-Modul (Partnerschaft mit natif.ai) für automatische Dokumentenklassifizierung
- Breite Schnittstellenlandschaft: SAP, HCM-Systeme, kommunale Fachverfahren
- Ersetzzendes Scannen nach TR-RESISCAN unterstützt — rechtskonformer Papierausstieg
Einschränkungen
- Preise nur auf Anfrage — kein Self-Service-Einstieg
- Initialeinführung dauert typisch 6–18 Monate für vollständige Behördenintegration
- KI-Funktionen (Automatische Verschlagwortung) als Add-on lizenziert, nicht im Basispaket
- Keine vollständige No-Code-Konfiguration — IT-Koordination intern erforderlich
Passt gut zu
So steigst du ein
Schritt 1: Forde über die d.velop-Website ein unverbindliches Beratungsgespräch an und kläre, ob ein kommunaler Rahmenvertrag (z. B. über kommunale IT-Dienstleister wie Dataport, DVZ, regio iT) nutzbar ist — das spart Ausschreibungsaufwand erheblich.
Schritt 2: Definiere gemeinsam mit d.velop und eurem kommunalen IT-Dienstleister den Pilotbereich: Welches Amt mit welchem Aktenplan soll als erstes digitalisiert werden? Sozialamt, Bauordnung oder Standesamt haben typisch gut definierte Aktenpläne und eignen sich als Einstieg.
Schritt 3: Starte mit ersetzzendem Scannen für Neueingang (Poststelle) und Altakten schrittweise. Plane 3–6 Monate für Pilotamt, dann Roll-out auf weitere Ämter.
Ein konkretes Beispiel
Die Stadt Wuppertal führte d.velop documents verwaltungsweit für ihren digitalen Aktenplan ein. Federführend war Nicole Sommer (Fachbereich Digitalisierung und E-Government), die den Rollout Amt für Amt koordinierte. Ergebnis: Mitarbeitende können Vorgänge per Volltext durchsuchen, paralleler Zugriff ist ortsunabhängig möglich, und Laufmappen entfallen. Der vollständige Rollout über alle Ämter dauerte mehrere Jahre — typisch für größere Städte.
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Empfohlen in 1 Use Cases
Öffentliche Verwaltung
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