Fabasoft eGov-Suite

Kurzfazit

Die Fabasoft eGov-Suite ist im deutschsprachigen Behördenmarkt das, was kaum eine andere Software von sich behaupten kann: die amtliche Referenzlösung. Die E-Akte Bund, das einheitliche elektronische Aktensystem für über 200 unmittelbare Bundesbehörden, läuft auf Fabasoft. Seit 2024/25 ist die Suite um echte KI-Funktionen erweitert: Über die hauseigene Mindbreeze-Technologie klassifiziert sie eingehende Dokumente, fasst lange Akten zusammen, beantwortet Fragen in natürlicher Sprache und durchsucht Bestände semantisch, und das alles, ohne dass die Daten die behördliche Umgebung verlassen. Das ist der entscheidende Unterschied zu generischer Cloud-KI. Der Preis dafür: Fabasoft ist kein Werkzeug, das man eben ausprobiert. Es ist eine Plattform für große Organisationen mit langen Einführungsprojekten, ohne öffentliche Preise und ohne Self-Service. Für Bundes- und Landesverwaltungen die naheliegende, oft alternativlose Wahl, für eine 5.000-Einwohner-Gemeinde fast immer eine Nummer zu groß.

Für wen ist Fabasoft eGov-Suite?

Bundesbehörden: Hier ist die Entscheidung praktisch gefallen. Die E-Akte Bund basiert auf Fabasoft, koordiniert über das ITZBund als zentralen IT-Dienstleister im Rahmen der IT-Konsolidierung Bund. Wer als Bundesoberbehörde oder Ministerium angebunden wird, bekommt die Suite über diesen zentralen Weg, Eigenbeschaffung ist hier die Ausnahme.

Landesverwaltungen: Mehrere Bundesländer setzen Fabasoft über Landesrahmenverträge ein. Für Ministerien, Landesämter und nachgeordnete Behörden ist die Suite dort die naheliegende Wahl, weil Ausschreibungsaufwand entfällt und die Integration in bestehende Landes-IT bereits erprobt ist.

Große Kommunen und Stadtverwaltungen: Ab etwa 100.000 Einwohnern, mit eigener IT-Abteilung und komplexen Fachverfahren, kann sich der Aufwand rechnen. Hier spielt die Suite ihre Stärken aus: tiefe Integration, revisionssichere Aktenführung, KI-gestützte Vorgangsbearbeitung über viele Fachbereiche hinweg.

Öffentliche Einrichtungen mit hohen Compliance-Anforderungen: Sozialversicherungsträger, Kammern, Anstalten des öffentlichen Rechts, überall dort, wo Aktenführung rechtssicher, nachvollziehbar und auditierbar sein muss und gleichzeitig KI-Effizienz gewünscht ist, ohne die Datenhoheit aufzugeben.

Weniger geeignet für: Kleine Gemeinden und Ämter ohne eigene IT (zu groß, zu teuer, zu aufwendig), Privatunternehmen, die ein klassisches DMS suchen (dafür sind oder näher dran), und alle, die ein Tool zum sofortigen Ausprobieren wollen, einen Test-Account oder transparente Preise gibt es nicht.

Preise im Detail

Beschaffungsweg	Preis	Was dahintersteckt
E-Akte Bund	Zentral durch BMI/ITZBund	Bundesbehörden beziehen die Lösung über die IT-Konsolidierung Bund. Die einzelne Behörde verhandelt keine Lizenz, sondern wird angebunden.
Landesrahmenvertrag	Auf Anfrage	Länder mit Rahmenvertrag rufen Lizenzen und Dienstleistungen darüber ab, Konditionen verhandelt das Land zentral.
Kommunal / Einzelvergabe	Auf Anfrage (Ausschreibung)	Lizenz, Einführungsprojekt, Betrieb (on-prem oder Fabasoft Cloud) und Wartung werden individuell kalkuliert.
KI-Modul (Mindbreeze)	Aufpreis, modular	Klassifizierung, Zusammenfassung, semantische Suche und natürlichsprachliche Abfrage werden zusätzlich lizenziert, nicht im Grundprodukt enthalten.

Einordnung: Fabasoft veröffentlicht bewusst keine Listenpreise, das ist im Behörden-Enterprise-Segment normal, macht aber jeden schnellen Kostenvergleich unmöglich. Die tatsächlichen Kosten setzen sich aus Lizenz, Einführungsprojekt, Customizing, Schulung und laufendem Betrieb zusammen; das Einführungsprojekt ist dabei oft der größere Posten als die Lizenz selbst. Für Bundesbehörden ist die Kostenfrage faktisch entkoppelt, weil die Beschaffung zentral läuft. Für Kommunen gilt: Eine ehrliche Kalkulation umfasst nicht nur die Software, sondern 12–24 Monate Projektarbeit und einen externen Integrator. Die KI-Funktionen sind ein zusätzlicher Hebel, und ein zusätzlicher Kostenblock. Wer nur eine schlanke digitale Ablage braucht, zahlt hier für Funktionsumfang, den er nie nutzt.

Stärken im Detail

Amtliche Referenzlösung mit einzigartiger Marktstellung. Dass die E-Akte Bund auf Fabasoft läuft, ist mehr als ein Verkaufsargument. Es bedeutet, dass die Suite die strengen Anforderungen der Bundesverwaltung an Sicherheit, Revisionssicherheit und Skalierbarkeit nachweislich erfüllt, geprüft im härtesten denkbaren Umfeld mit über 200 Behörden. Für andere öffentliche Stellen senkt das das Beschaffungsrisiko erheblich: Man wählt keine Wette, sondern eine erprobte Plattform.

Echte KI mit voller Datenhoheit. Hier liegt der entscheidende Unterschied. Über die hauseigene Mindbreeze-Technologie bietet die Suite automatische Dokumentenklassifizierung, Informationsextraktion, Zusammenfassung langer Akten, Übersetzung und semantische Suche, und Nutzer können Fragen in natürlicher Sprache stellen und bekommen Antworten direkt aus dem eigenen Aktenbestand. Der Clou: Fabasoft wirbt mit „100 % Datenhoheit beim Einsatz von künstlicher Intelligenz”. Die Verarbeitung bleibt in der kontrollierten Umgebung der Behörde, die Daten gehen nicht an einen US-Cloud-Anbieter. Genau das macht KI im Behördenkontext überhaupt erst genehmigungsfähig.

Konsequentes EU-Hosting und harte Zertifizierungen. Betrieb in deutschen und österreichischen Rechenzentren, plus ein Zertifizierungsportfolio, das im Behördenkontext zählt: BSI C5, ISO 27001, EU Cloud Code of Conduct Level 3, ISAE 3000 SOC2. Das ist kein Marketing-Beiwerk, sondern oft die Mindestvoraussetzung, um in einer Ausschreibung überhaupt zugelassen zu werden.

Reifegrad aus Jahrzehnten. Fabasoft (gegründet 1988, Linz, börsennotiert im Prime Standard Frankfurt) ist im DACH-E-Government kein Newcomer. In Österreich läuft das elektronische Aktensystem ELAK auf der gleichen Technologiebasis seit 2004. Diese Langlebigkeit bedeutet erprobte Migrationspfade, ein eingespieltes Partner-Ökosystem und Planungssicherheit über Legislaturperioden hinweg, ein Faktor, der bei öffentlichen Investitionen mit zehnjährigen Abschreibungshorizonten wirklich zählt.

Revisionssichere, auditierbare Vorgangsbearbeitung. Jeder Verarbeitungsschritt, auch der von der KI ausgeführte, wird dokumentiert und ist nachvollziehbar. Für Behörden, die jede Entscheidung gegenüber Rechnungshöfen, Aufsichtsbehörden und Gerichten belegen können müssen, ist das nicht optional. Genau hier scheitern viele generische KI-Tools, die zwar smart wirken, aber keine nachvollziehbare Aktenführung garantieren.

Schwächen ehrlich betrachtet

Überdimensioniert für kleine Organisationen. Die Suite ist für die Komplexität von Bundes- und Landesverwaltungen gebaut. Eine kleine Gemeinde, ein Amt mit 30 Mitarbeitenden oder ein Verein bekommt mit Fabasoft eine Plattform, deren Funktionsumfang und Betriebsaufwand in keinem Verhältnis zum Bedarf stehen. Hier sind schlankere DMS-Lösungen klar die bessere Wahl.

Keine Preistransparenz, kein Self-Service. Es gibt keine öffentlichen Preise, keinen Test-Account, keine Möglichkeit, die Software ohne Vertriebskontakt auszuprobieren. Wer evaluieren will, muss durch einen Vertriebs- und Beratungsprozess. Das ist im Enterprise-Behördensegment üblich, aber es macht jeden schnellen Vergleich und jede grobe Budgetschätzung unmöglich.

Lange, anspruchsvolle Einführung. Eine vollständige Behördenintegration dauert realistisch 12 bis 24 Monate und braucht erfahrene Systemintegratoren. Das ist kein Software-Kauf, sondern ein IT-Projekt mit Change-Management, Schulungen und Prozessanpassungen. Wer den Aufwand unterschätzt, riskiert ein typisches Behörden-IT-Projekt mit Verzögerungen und Mehrkosten.

KI ist Aufpreis, nicht Standard. Die viel beworbenen KI-Funktionen sind über Mindbreeze modular hinzuzulizenzieren, sie kommen nicht automatisch mit der eGov-Suite. Wer die KI-Versprechen aus dem Marketing erwartet, muss prüfen, welche Module konkret beschafft werden und was sie zusätzlich kosten. Ein „und KI ist gleich dabei” gibt es nicht.

Abhängigkeit von einem Anbieter. Wer sich auf Fabasoft festlegt, bindet sich tief an dessen Plattform und Partner-Ökosystem. Ein späterer Wechsel ist bei einem System dieser Tiefe enorm aufwendig, Daten, Prozesse und Schnittstellen sind über Jahre verzahnt. Das ist die Kehrseite der hohen Integrationstiefe und gilt für jedes ECM dieser Klasse, nicht nur für Fabasoft.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Ein klassisches DMS mit niedrigerer Einstiegshürde willst
Eine etablierte ECM-/E-Akten-Lösung mit breiter Marktbasis suchst
Souveräne KI als eigenständige Schicht über deine Systeme legen willst
Behördliche Prozesse zuerst analysieren und optimieren willst

Erwähnenswert ohne eigene Tool-Seite: nscale (ceyoniq/Kyocera, ebenfalls im Behörden-DMS-Markt verbreitet), OpenText und enaio (Optimal Systems/OpenText) als weitere ECM-Schwergewichte sowie VIS/PDV als verbreitete Akten-Software in deutschen Verwaltungen. Fabasoft ist in seiner Nische, bundesweite, KI-gestützte E-Akte mit voller Datenhoheit, derzeit konkurrenzlos positioniert. Die Alternativen sind nicht „schlechter”, sondern oft schlanker und für kleinere Organisationen passender. Die Wahl hängt weniger an der Software als am Beschaffungsweg: Wer über die E-Akte Bund angebunden wird, hat sie ohnehin nicht.

So steigst du ein

Schritt 1, Beschaffungsweg klären: Für Bundesbehörden führt der Weg über das ITZBund als zentralen IT-Dienstleister der E-Akte Bund. Du beschaffst nicht selbst, sondern wirst angebunden. Für Länder und Kommunen prüfst du zuerst, ob ein Landesrahmenvertrag mit Fabasoft besteht, das spart Ausschreibungsaufwand und beschleunigt die Einführung erheblich.

Schritt 2, KI-Tiefe definieren: Mindbreeze ist modular. Lege vorab fest, welche Automatisierungstiefe du brauchst: nur automatische Klassifizierung des Posteingangs? Auch Zusammenfassung langer Akten? Semantische Suche über den Gesamtbestand? Natürlichsprachliche Abfragen für die Sachbearbeitung? Jede Stufe kostet zusätzlich, und nicht jede Behörde braucht alle.

Schritt 3, Projekt realistisch aufsetzen: Plane das Einführungsprojekt als das, was es ist: ein 12- bis 24-monatiges IT-Vorhaben mit Integrator, Change-Management und Schulung. Beginne mit einem klar abgegrenzten Pilotbereich (eine Abteilung, ein Fachverfahren), sammle dort Erfahrung mit der KI-gestützten Vorgangsbearbeitung und rolle erst dann breit aus. Wer alles auf einmal einführen will, produziert Widerstand und Verzögerung.

Ein konkretes Beispiel

Das Bundesamt für Logistik und Mobilität (BALM) präsentierte auf dem Fabasoft egovday in Berlin seinen Fahrplan für die Integration von Low-Code-Automatisierung in Antragsprozesse auf Basis der eGov-Suite. Das Ziel: Mitarbeitende sollen Routinevorgänge, Antragseingang, Vollständigkeitsprüfung, Zuständigkeitsweiterleitung, ohne Programmieraufwand automatisieren. Konkret läuft das so: Ein Antrag geht digital ein, die Mindbreeze-KI klassifiziert den Dokumenttyp automatisch, extrahiert die relevanten Felder, ordnet den Vorgang dem richtigen Geschäftsfall zu und schlägt die zuständige Stelle vor. Die Sachbearbeiterin kann sich die eingegangene Akte in natürlicher Sprache zusammenfassen lassen, statt 40 Seiten selbst zu lesen. Jeder Schritt, auch der KI-Schritt, wird revisionssicher in der E-Akte dokumentiert. Für die Behörde bedeutet das messbar weniger manuelle Vorsortierung; Fabasoft beziffert das Einsparpotenzial bei Routineaufgaben mit über 40 Prozent. Entscheidend: Die Akten verlassen die behördliche Umgebung nie, die KI rechnet im eigenen Rechenzentrum.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: Deutsche und österreichische Rechenzentren. Anbieter ist die Fabasoft AG, Linz (Österreich), börsennotiert in Frankfurt. Betrieb on-premises oder über die Fabasoft Cloud.
• Datenhoheit bei KI: Zentrales Versprechen der Suite, die KI-Verarbeitung (Mindbreeze) findet in der kontrollierten Umgebung statt, Akteninhalte werden nicht an externe oder US-Cloud-Dienste ausgeleitet. „100 % Datenhoheit beim Einsatz von künstlicher Intelligenz” ist explizit beworben und für den Behördeneinsatz der entscheidende Punkt.
• Zertifizierungen: BSI C5 (Cloud-Computing-Kriterienkatalog), ISO 27001, EU Cloud Code of Conduct Level 3, ISAE 3000 SOC2, TÜV Austria. Damit erfüllt die Lösung die typischen Mindestanforderungen öffentlicher Ausschreibungen.
• Revisionssicherheit: Vollständig auditierbare Verarbeitungsketten, einschließlich der KI-Schritte, Voraussetzung für die rechtssichere Aktenführung in Behörden.
• Auftragsverarbeitung (AVV): Im Cloud-Betrieb mit AVV nach DSGVO; im On-Premises-Betrieb bleiben die Daten ohnehin vollständig in der Hoheit der Behörde.
• Empfehlung: Für öffentliche Stellen ist das Datenschutzprofil ein zentrales Kaufargument, gerade weil generische KI-Tools an genau dieser Hürde scheitern. Trotzdem gehört vor dem KI-Einsatz eine Datenschutz-Folgenabschätzung zum Pflichtprogramm, insbesondere bei der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten in Verwaltungsverfahren.

Gut kombiniert mit

• , bevor Prozesse automatisiert werden, lohnt sich die Analyse: Process Mining deckt auf, wo in der Vorgangsbearbeitung tatsächlich Zeit verloren geht. Die Erkenntnisse fließen dann in die Low-Code-Automatisierung der eGov-Suite ein.
• , wer souveräne KI-Sprachmodelle on-premises betreiben will und über die eingebaute Mindbreeze-Funktionalität hinausgeht, kann eine europäische Modellschicht ergänzen, die ebenfalls auf Datenhoheit und Nachvollziehbarkeit ausgelegt ist.
• , in gemischten IT-Landschaften, in denen nicht jede Stelle die volle eGov-Suite braucht, lassen sich schlankere DMS-Lösungen für nachgeordnete Bereiche kombinieren, die eGov-Suite bleibt das führende System für die rechtssichere Kernakte.

Unser Testurteil

Die Fabasoft eGov-Suite verdient 4 von 5 Sternen. In ihrer Nische, die bundesweite, KI-gestützte, revisionssichere E-Akte mit voller Datenhoheit, ist sie kaum zu schlagen. Dass die E-Akte Bund auf dieser Plattform läuft, ist ein Vertrauensbeweis, den keine Konkurrenz vorweisen kann, und die Mindbreeze-KI löst das Kernproblem von KI im Behördenkontext: Effizienzgewinn ohne Verlust der Datenhoheit. Hosting in der EU, harte Zertifizierungen und Jahrzehnte Reife runden das ab. Den fünften Stern kostet die Suite ihre Schwerfälligkeit: keine Preistransparenz, kein Self-Service, lange Einführungsprojekte, KI nur gegen Aufpreis und eine deutliche Überdimensionierung für alle unterhalb der Größe einer Landesbehörde oder Großstadt. Wer in diese Zielgruppe fällt, bekommt eine der besten verfügbaren Lösungen. Wer kleiner ist, sollte gar nicht erst anfragen, und stattdessen zu schlankeren Alternativen greifen.

Was wir bemerkt haben

• 2024–2025, Fabasoft hat die KI-Funktionen über Mindbreeze deutlich in die eGov-Suite integriert und vermarktet die Suite seither als „intelligente Akte” mit Klassifizierung, Zusammenfassung, semantischer Suche und natürlichsprachlicher Abfrage. Der Werbekern dabei: „100 % Datenhoheit beim Einsatz von künstlicher Intelligenz”, ein gezieltes Gegenmodell zu US-Cloud-KI.
• April 2026, BRZ (Bundesrechenzentrum) und Fabasoft kündigten unter dem Stichwort „Public AI” einen konkreten KI-Anwendungsfall im österreichischen ELAK an. Die KI bekommt damit einen festen Platz in der österreichischen Bundesverwaltung, ein Signal, dass die KI-Funktionen den Pilotstatus verlassen und in den produktiven Behördenbetrieb einziehen.
• 2026, Auf dem E-Gov Day in Berlin tauschten Deutschland und Österreich Best Practices zur Verwaltungsdigitalisierung aus. Fabasoft positioniert sich darüber als länderübergreifender Standard im DACH-Raum, die gleiche Technologiebasis trägt die deutsche E-Akte Bund und den österreichischen ELAK.
• Anhaltend, Die fehlende Preistransparenz bleibt der größte Nachteil für die Evaluierung. Anders als bei Cloud-Software gibt es keinen Weg, die Suite ohne Vertriebskontakt einzuschätzen. Wer vergleichen will, muss in jedem Fall durch einen Beratungsprozess, das schließt schnelle, eigenständige Marktrecherche praktisch aus.