Bezahlt Low-Code 🇺🇸 US-Server Geprüft: Mai 2026

Workstaff

Workstaff Technologies Inc.

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Workstaff ist eine Scheduling- und Management-Plattform, die speziell für Event-Agenturen und Promotionunternehmen entwickelt wurde. Das Herzstück ist das umgekehrte Preismodell: Du zahlst für Admin-Seats, nicht für die Anzahl der eingesetzten Freelancer. Für Agenturen mit großen Pools und wenigen Koordinierenden kann das erheblich günstiger sein als nutzerbasierte Tools.

Kosten: Pro ab 99 USD/Monat (pro Manager/Admin-Seat); Max ab 139 USD/Monat; Enterprise auf Anfrage. Feldmitarbeitende sind kostenlos, du zahlst nur für die Disponierenden.

Kategorien

Zeiterfassung

Stärken

Pricing per Manager-Seat, kein Aufpreis für 50 oder 500 Freelancer im Einsatz
Starke mobile App für Freelancer: Schichten annehmen, Zeiterfassung, Rechnungsstellung
Angebots- und Buchungsworkflow für Kunden mit integrierten Timesheets
QR-Code- und GPS-basiertes Clock-in für Präsenzprüfung vor Ort
Multi-Location-Unterstützung, ein Event, mehrere gleichzeitige Standorte verwaltbar

Einschränkungen

Kein Deutsch, kein deutschsprachiger Support
Datenhaltung auf nordamerikanischen Servern, keine EU-Datenresidenz, DSGVO-Lücke
KI-Matching weniger ausgeprägt als bei Ubeya, der Fokus liegt auf Scheduling-Workflow, nicht auf automatischem Kandidaten-Vorschlag
14-Tage-Trial nur nach Sales-Demo, kein Self-Service-Einstieg
Komplex-Features (Payroll Prep, Contractor Invoices) als Add-on kostenpflichtig

Passt gut zu

Event-Agenturen mit 5–50 Koordinierenden und großem Freelancer-Pool (100–2.000 Personen) Promotionunternehmen mit wiederkehrenden Events und standardisierbaren Schichttypen Catering- und Hospitality-Agenturen mit internationalen oder englischsprachigen Kunden

So steigst du ein

Schritt 1: Beantrage eine Demo auf workstaff.app, der 14-Tage-Trial läuft nur nach einem kurzen Orientierungsgespräch mit dem Sales-Team. Kläre dabei, welche Add-on-Module du wirklich brauchst (Payroll Prep? Contractor Invoices?), die Core-Plattform ist leistungsfähig, aber einige bei Event-Agenturen wichtige Funktionen liegen hinter der Add-on-Schranke.

Schritt 2: Lege deinen Freelancer-Pool an: Namen, Kontakte, Qualifikationen, Sprachkenntnisse, Erfahrungskategorien. Workstaff bietet CSV-Import. Richte dann deine Standard-Schichttypen und Tarifstrukturen ein, die du bei Events typischerweise buchst.

Schritt 3: Erstelle dein erstes Event mit mehreren Schichten. Assign Freelancer manuell oder lass die Verfügbarkeitsabfrage über die App laufen, Freelancer sehen offene Schichten und melden ihr Interesse. Du wählst aus und bestätigst per Klick.

Ein konkretes Beispiel

Eine kanadische Promotionagentur mit 8 Koordinierenden und 1.200 registrierten Freelancern nutzt Workstaff für 80–120 Events pro Monat. Das Pro-Plan-Pricing (99 USD/Manager-Seat) macht die Gesamtkosten kalkulierbar, unabhängig davon, ob ein Event 10 oder 200 Einsätze umfasst. Die Koordinierenden erstellen Events, setzen Schichten auf, und Freelancer sehen offene Anfragen in der App. Besonders geschätzt wird die integrierte Rechnungsstellung: Freelancer erstellen ihre Rechnungen direkt aus genehmigten Stunden, was den monatlichen Abrechnungsaufwand von zwei auf einen halben Tag reduziert hat.

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