Ubeya ist eine KI-gestützte Workforce-Management-Plattform für Unternehmen, die mit temporären, flexiblen oder On-Demand-Mitarbeitenden arbeiten, vor allem Event-Agenturen, Cateringunternehmen und Sicherheitsdienste. Das System berechnet Schichten aus historischen Daten, matcht Freelancer nach Fähigkeiten und Verfügbarkeit und sendet automatische Erinnerungen. Primär im angloamerikanischen Raum verbreitet; kein deutschsprachiger Support, keine EU-Datenhaltung.
Kosten: Preise auf Anfrage; Einstieg ab ca. 200–400 USD/Monat für kleinere Agenturen (laut Capterra-Bewertungen und Vergleichsportalen), kein veröffentlichtes Preistableau
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Stärken
- KI-basiertes Demand-Forecasting: Schichtbedarf aus vergangenen Events ableiten
- Automatisches Matching: Freelancer nach Qualifikationen, Verfügbarkeit und Nähe zuordnen
- Echtzeit-Ersatz: Bei Ausfällen wird sofort die nächste verfügbare Person benachrichtigt
- Mobile App für Freelancer: Schichten annehmen, ablehnen, Zeiterfassung per Smartphone
- Hohe Nutzerzufriedenheit (92% laut Capterra-Aggregat aus 254 Reviews)
Einschränkungen
- Kein deutschsprachiger Support oder deutschsprachige Benutzeroberfläche
- Datenhaltung auf US-Servern, keine dedizierte EU-Datenresidenz, DSGVO-Konformität ungeklärt
- Keine veröffentlichte Preisliste, Verhandlung mit Sales-Team erforderlich
- Wenig Erfahrungswerte im deutschsprachigen Markt, Referenzen primär US/UK/Israel
- Für reine Messeplanung ohne ganzjährigen Event-Betrieb möglicherweise überdimensioniert
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So steigst du ein
Schritt 1: Kontaktiere den Ubeya-Sales über die Website, eine kostenlose Demo ist der erste Schritt, da es keine Selbstregistrierung gibt. Bereite für das Gespräch die Anzahl deiner aktiven Freelancer, typische Events pro Monat und die Qualifikationskategorien vor, nach denen du aktuell suchst.
Schritt 2: Lade deinen Freelancer-Pool in Ubeya: Profilinformationen, Qualifikationen, Sprachkenntnisse, Erfahrungen und Verfügbarkeiten. Das ist die aufwendigste Einführungsphase, plane zwei bis vier Wochen für die Datenmigration ein, besonders wenn deine Profile bisher in Excel oder verschiedenen Kontaktlisten verteilt sind.
Schritt 3: Erstelle dein erstes Event und lass das Matching-System Vorschläge generieren. Überprüfe die Vorschläge gegen dein eigenes Urteil und passe die Gewichtungen an, welche Kriterien (Nähe, Erfahrung, Sprachkenntnisse) sollen bei deinen Events Priorität haben.
Ein konkretes Beispiel
Eine britische Event-Agentur mit 400 aktiven Freelancern und 30–40 Events pro Monat hat Ubeya eingeführt, um die manuelle Schichtplanung abzulösen. Das Matching, das früher zwei Koordinatoren täglich je drei Stunden beschäftigte, läuft jetzt automatisch: Das System schlägt die drei nächstgelegenen, qualifizierten und verfügbaren Personen für jede offene Schicht vor. Bei einem Ausfall am Morgen vor einer Veranstaltung erreicht die Benachrichtigung alle 15 potenziellen Ersatzkräfte gleichzeitig, statt einer Telefonkette über 40 Minuten.
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