Toggl Track

Kurzfazit

Toggl Track ist das meistgenutzte Zeiterfassungs-Tool unter Freelancern und kleinen Agenturen weltweit, und das aus gutem Grund: Der Einstieg dauert fünf Minuten, der kostenlose Plan ist ehrlich nutzbar, und die Browser-Extension macht Zeiterfassung in allen gängigen Tools nahtlos. Was Toggl Track nicht ist: eine All-in-One-Lösung. Wer Rechnungsstellung, Ressourcenplanung oder DATEV-Export im selben Tool will, braucht etwas anderes. Und KI ist es auch nicht: Toggl Track ist klassische Zeiterfassung ohne LLM oder maschinelle Tätigkeitserkennung, es taucht hier auf, weil es in den Tool-Stacks vieler KI-affiner Agenturen und Freelancer der Standard für die Stundenerfassung ist. Für fokussierte Zeiterfassung mit sauberen Reports ist es aber schwerlich zu schlagen.

Für wen ist Toggl Track?

Freelancer: Toggl Track wurde für genau diesen Use Case gebaut, projektbasierte Zeiterfassung, Monatsreports als Abrechnungsgrundlage, kostenloser Start. Für Einzelpersonen ist der kostenlose Plan vollständig ausreichend.

Kleine Kreativagenturen: Der kostenlose Plan deckt eine kleine, begrenzte Nutzerzahl mit den Kernfunktionen ab, kaum ein anderes professionelles Zeiterfassungs-Tool bietet das so unbeschränkt. Für Micro-Agenturen ist das eine echte Kosteneinsparung.

Tool-Integration-Nutzer: Wer bereits Asana, Jira, Trello, Linear oder GitHub nutzt und keine zweite App öffnen will, schätzt die Browser-Extension besonders, ein Klick in der gewohnten Oberfläche startet den Timer, ohne Kontextwechsel.

Teams in Wachstum: Toggl Track wächst mit, vom Einzel-Freelancer über das 5-Personen-Team bis zur Agentur mit 50+ Nutzern. Die Migration auf bezahlte Pläne ist nahtlos, der Wechsel zu komplexeren Tools wie MOCO liegt später immer noch offen.

Weniger geeignet für: Agenturen, die Rechnungen direkt aus Zeiten erstellen wollen; Teams mit Kapazitätsplanungsbedarf; Unternehmen, die eine vollständig deutsche Oberfläche benötigen.

Preise im Detail

Plan	Preis	Nutzer	Was du bekommst
Free	0 USD	begrenzt	Zeiterfassung (Web, Desktop, Mobile), Projekte, Tags, grundlegende Reports, Browser-Extension, 100+ Integrationen
Starter	9 USD/Nutzer/Monat	unbegrenzt	Alles aus Free + abrechenbare Stundensätze, Projekt-Schätzungen und -Alarme, Umsatz- und Produktivitätsanalysen, Projekt-Aufgaben
Premium	18 USD/Nutzer/Monat	unbegrenzt	Alles aus Starter + Rentabilitätsanalyse, Festpreis-Projekte, geplante Reports, Timesheet-Freigaben, SSO, Jira-/Salesforce-Integration
Enterprise	Auf Anfrage	unbegrenzt	Alles aus Premium + persönliches Onboarding, dedizierter Customer-Success-Manager, mehrere Workspaces, Mengenrabatte

Einordnung: Der kostenlose Plan deckt eine begrenzte Nutzerzahl ab (Toggl nennt auf der Preisseite keine feste Obergrenze mehr, historisch waren es bis zu 5 Nutzer) und ist für Freelancer und kleine Teams ausreichend. Der Starter-Plan lohnt sich, sobald du abrechenbare Stundensätze und Umsatzanalysen brauchst, also sehen willst, welcher Anteil deiner Zeit tatsächlich dem Kunden weiterberechnet wird. Premium ist für wachsende Agenturen mit Rentabilitätsanalyse, Timesheet-Freigaben und SSO-Bedarf; bei jährlicher Zahlung bietet Toggl Premium im ersten Jahr für 14 USD/Nutzer/Monat an, danach gilt der reguläre Preis von 18 USD (Stand Juli 2026). Die Preise sind in USD, wer in EUR kalkuliert, sollte den Wechselkurs einplanen.

Stärken im Detail

Der kostenlose Plan ist wirklich nutzbar. Das klingt banal, ist es aber nicht, viele Tools, die einen “kostenlosen Plan” anbieten, beschränken ihn so stark, dass er in der Praxis wertlos ist. Toggl Track gibt einer begrenzten Nutzerzahl vollen Zugriff auf Zeiterfassung, Projekte, Tags, Reports und die Browser-Extension, dauerhaft kostenlos. Für Freelancer und kleine Teams gibt es keinen Grund zu bezahlen, solange die Nutzeranzahl nicht darüber hinauswächst.

Browser-Extension als Killer-Feature. Die Chrome- und Firefox-Extension integriert sich direkt in über 100 Tools, ein Toggl-Button erscheint in Asana, Jira, Trello, GitHub, Notion, Linear und Dutzenden anderen Apps. Statt die App zu wechseln, klickt man auf den Button in der gewohnten Oberfläche. Diese nahtlose Integration ist der Hauptgrund, warum Toggl Track in gemischten Tool-Stacks so beliebt ist.

Reports, die sofort Sinn ergeben. Der wöchentliche und monatliche Report zeigt Zeit nach Projekt, Kunde und Datum, übersichtlich, filterbar, als PDF oder CSV exportierbar. Das reicht als direkte Grundlage für Kundenrechnungen. Wer mehr braucht, nutzt den CSV-Export in Excel oder Faktura-Software.

EU-Unternehmen mit Zertifizierungen, aber US-Hosting. Toggl OÜ ist ein estnisches Unternehmen (Rechtsform OÜ) und unterliegt EU-Recht, anders als viele US-Anbieter. Ein AVV liegt vor, die genutzten Rechenzentren sind nach ISO 27001 und SOC 2 zertifiziert, Daten werden mit AES-256 (im Ruhezustand) und TLS 1.2 oder höher (bei der Übertragung) verschlüsselt. Wichtig zu wissen: Die eigentliche Datenverarbeitung läuft laut Toggls Sicherheitsrichtlinie auf Google Cloud in Rechenzentren in Iowa (USA), abgesichert über EU-Standardvertragsklauseln. Für DSGVO-bewusste Teams ist das ein solider, aber kein perfekter Aufbau (Details im DSGVO-Abschnitt).

Schwächen ehrlich betrachtet

Keine Rechnungsstellung. Toggl Track hört bei der Zeiterfassung auf, Rechnungen erstellen, Angebote schreiben, DATEV-Export: alles nicht enthalten. Wer den kompletten Abrechnungskreislauf im Tool will, braucht MOCO oder Harvest. Toggl Track ist ein Tool im System, kein System an sich.

Keine Kapazitätsplanung. Die App zeigt, was war, nicht, was kommen wird. Eine Auslastungsübersicht für das Team, ein Pitch-Kapazitätschecks, Ressourcenplanung über Wochen: alles außerhalb von Toggl Track. Für Agenturen mit wachsendem Team und mehreren parallelen Projekten ist das eine echte Lücke.

Englische Oberfläche. Die App und alle Reports sind auf Englisch. Wer eine vollständig deutschsprachige Oberfläche braucht, sei es für das eigene Team oder für Kunden, denen man Reports zeigt, wird enttäuscht. MOCO und awork sind hier klare Alternativen.

Timer-Disziplin erforderlich. Toggl Track baut darauf, dass du den Timer startest und stoppst. Es gibt keine KI, die aus dem Kalender oder E-Mail-Kontext automatisch Zeitvorschläge macht (anders als MOCO’s Spracheingabe). Wer vergisst, den Timer zu starten, hat am Ende Lücken im Report, das ist ein Usability-Problem, das durch Training, nicht durch Software gelöst werden muss.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Zeiterfassung + Rechnungsstellung im selben Tool brauchst	MOCO
Kapazitätsplanung und Agentur-Ressourcenmanagement brauchst	awork
Zeiterfassung mit Lohnabrechnung für größere Teams brauchst	Personio Zeiterfassung
Open-Source-Zeiterfassung selbst hosten willst	Kimai

Toggl Track ist kein Allrounder, das ist seine Stärke. Es macht eine Sache (Zeiterfassung mit Reports) so reibungslos wie möglich. Wer mehr braucht, weiß, wo er suchen muss.

So steigst du ein

Schritt 1: Kostenlos unter toggl.com/track registrieren, keine Kreditkarte, kein Onboarding-Call. Lege als erstes die Kunden und Projekte an, für die du Zeit erfassen willst. Gute Projektstruktur jetzt spart Aufwand bei Reports später.

Schritt 2: Browser-Extension installieren und in deinen wichtigsten Tools aktivieren. Wenn du Asana oder Jira nutzt: Der Toggl-Button erscheint direkt neben den Aufgaben. Ersten Timer starten, der Workflow wird zur Gewohnheit in wenigen Tagen.

Schritt 3: Am Ende der ersten Woche den Wochenreport öffnen und nach Projekt aufschlüsseln. Für Freelancer: direkt als CSV-Export für die Rechnung nutzen. Für Teams: schauen, wo Zeit “versickert”, das sind oft interne Meetings und Abstimmungen, die im Alltag unterschätzt werden.

Ein konkretes Beispiel

Ein 4-köpfiges Designstudio in München nutzt Toggl Track seit zwei Jahren. Vorher wurden Projektzeiten in Excel geschätzt und am Monatsende rekonstruiert, mit regelmäßigen Fehlkalkulationen von 15–20 %. Heute läuft der Toggl-Timer für jeden Client-Arbeitsblock; die Browser-Extension macht die Erfassung in Figma und Notion nahtlos. Die Monatsabrechnung dauert jetzt 30 Minuten statt eines halben Tages: Report herunterladen, nach Projekten filtern, in die Rechnungssoftware übertragen. Über- oder Unterbudgets sind sofort sichtbar, und nicht erst, wenn das Projekt schon abgeliefert ist.

DSGVO & Datenschutz

• Betreiber: Toggl OÜ ist in Estland eingetragen und unterliegt EU-Recht, kein US-Konzern. Für EU-Kunden ist Toggl OÜ laut Sicherheitsrichtlinie der Vertragspartner.
• Datenhosting: Die Dienste laufen auf Google Cloud Platform. Die Rechenzentren für die Datenverarbeitung stehen laut Toggl physisch in Iowa (USA) und unterliegen damit US-Jurisdiktion. Der Cloud-Vertrag läuft über Google Cloud EMEA Ltd. (Irland), als Transfermechanismus dienen EU-Standardvertragsklauseln. Striktes EU- oder Deutschland-Hosting bekommst du hier also nicht.
• Auftragsverarbeitung: Ein Data Processing Agreement (AVV) ist verfügbar und Teil der vertraglichen Grundlagen.
• Zertifizierung und Verschlüsselung: Die genutzten Rechenzentren sind nach ISO 27001 und SOC 2 zertifiziert. Daten werden im Ruhezustand mit AES-256/AES-128 und bei der Übertragung mit TLS 1.2 oder höher verschlüsselt.
• Datennutzung: Zeiteinträge selbst enthalten in der Regel keine besonders schützenswerten personenbezogenen Daten, sondern Projekt- und Stundenangaben.
• Empfehlung: Als EU-Unternehmen mit AVV, ISO-27001-/SOC-2-Zertifizierung und Standardvertragsklauseln ist Toggl Track für viele Agenturen vertretbar. Wer aber explizit deutsches oder EU-Hosting ohne US-Transfer braucht, ist mit MOCO auf der sichereren Seite.

Gut kombiniert mit

• MOCO, Toggl Track für schnelle Browser-Extension-Zeiterfassung, MOCO für Rechnungsstellung und DATEV-Export. Viele Teams nutzen beide Tools parallel, bis sie vollständig zu MOCO wechseln.
• awork, Toggl für Zeiterfassung in bestehenden Tools per Extension, awork für Kapazitätsplanung und Projektübersicht. Macht Sinn in Teams, die beides getrennt halten wollen.
• Gamma, Reports aus Toggl als Grundlage für Status-Präsentationen in Gamma nutzen: Zeitdaten aus CSV importieren, Statusbericht in Minuten generieren.

Unser Testurteil

Toggl Track verdient 4 von 5 Sternen. Für Zeiterfassung ist es das zugänglichste, gut durchdachte Tool auf dem Markt, der kostenlose Plan für eine begrenzte Nutzerzahl hat kaum ein ernstes Konkurrenzprodukt. Den fünften Stern kosten das fehlende Rechnungsmodul, die englische Oberfläche und das US-basierte Daten-Hosting. Wer nur Zeit erfassen und berichten will, findet kaum etwas Besseres. Wer mehr will, weiß, wohin der Weg führt.

Was wir bemerkt haben

• Juli 2026 – Hosting-Korrektur: Entgegen einer früheren Einschätzung liegen die Daten nicht in der EU. Laut Toggls Sicherheitsrichtlinie laufen die Dienste auf Google Cloud mit Rechenzentren in Iowa (USA); der Cloud-Vertrag läuft über Google Cloud EMEA (Irland) mit EU-Standardvertragsklauseln. Das Unternehmen (Toggl OÜ) sitzt in Estland, das Daten-Hosting ist aber US-basiert. Wir haben das Feld dataHosting von “eu” auf “us” korrigiert und den DSGVO-Abschnitt aktualisiert. Bestätigt sind außerdem AVV, ISO-27001- und SOC-2-Zertifizierung sowie AES-256-/TLS-Verschlüsselung.
• Juli 2026 – Erneuter Preisabgleich: Starter 9 USD/Nutzer/Monat, Premium 18 USD/Nutzer/Monat (Standardpreis). Neu ist ein Einführungsangebot für Premium: im ersten Jahr bei Jahreszahlung 14 USD/Nutzer/Monat, danach 18 USD. Der Free-Plan gilt weiterhin für eine “begrenzte Nutzerzahl” ohne genannte Obergrenze.
• Juni 2026 – Quellenabgleich der Preise: Starter kostet 9 USD/Nutzer/Monat (nicht 10), Premium 18 USD/Nutzer/Monat (nicht 20). Wir haben die Werte gegen die offizielle Preisseite korrigiert. Die Preisseite nennt für den Free-Plan keine feste Nutzerobergrenze mehr, sondern nur noch “begrenzte Nutzerzahl”; die früher übliche 5-Nutzer-Grenze konnten wir nicht mehr aus einer Quelle bestätigen.
• Juni 2026 – Die Preisübersicht führt keine KI-Funktionen. Toggl Track ist klassische Zeiterfassung ohne LLM oder automatische Tätigkeitserkennung; entsprechend ist die KI-Relevanz als “adjacent” eingestuft (nützlich im Tool-Stack, aber kein KI-Tool).
• Beobachtung – Kalender-Integrationen sind laut Preisseite in allen Plänen (inklusive Free) enthalten: Kalendertermine lassen sich als Zeitblöcke übernehmen. Das reduziert das “Vergessen, den Timer zu starten”-Problem. Ein genaues Einführungsdatum dieser Funktion konnten wir nicht aus einer Quelle belegen.
• Beobachtung – Toggl vermarktet drei eigenständige Produkte: Toggl Track (Zeiterfassung), Toggl Plan (Projektplanung) und Toggl Hire (Recruiting). Wer früher ein Bundle erwartet hat, kauft heute separat.
• Laufend – Toggl hält am kostenlosen Plan fest: Auf der Preisseite ist der Free-Plan weiterhin für eine begrenzte Nutzerzahl mit den Kernfunktionen gelistet. Das ist bemerkenswert, weil kostenlose Pläne im Zeiterfassungsmarkt insgesamt eher zurückgefahren werden.