Propstack

Kurzfazit

Propstack ist eines der konsequentesten KI-CRMs für deutsche Maklerbüros. Was es ausmacht, ist nicht ein einzelnes KI-Feature, sondern die Bandbreite: Sprach-zu-Exposé, Smartphone-Foto-zu-3D-Grundriss, Bildoptimierung, virtuelles Home Staging und 30-sprachige Landingpages laufen alle nativ im selben System, mit AWS-Frankfurt-Hosting und ohne Schnittstellen-Aufpreise. Wer ein Maklerbüro mit mehreren Mitarbeitenden führt und ohnehin ein CRM braucht, bekommt hier ein DSGVO-konformes Komplettpaket. Der Preis (99 €/Lizenz/Monat plus 279 € Einrichtung, 12 Monate Mindestlaufzeit) ist für Einzelmakler hoch, für Teams ab drei Personen aber stimmig.

Für wen ist Propstack?

Maklerbüros mit 3–20 Mitarbeitenden: Die Hauptzielgruppe. Anfragen aus ImmoScout24 und Immowelt landen automatisch im CRM, PropstackAI übernimmt die zeitfressenden Routine-Aufgaben (Exposé, Bilder, Übersetzungen), und die Mobile-App hält den Außendienst im Loop. In dieser Größenordnung amortisieren sich die KI-Funktionen am schnellsten.

Franchisesysteme und Filialnetzwerke: Keller Williams, RE/MAX und Savills setzen Propstack ein. Die Vereinheitlichung von Workflows über mehrere Standorte hinweg ist hier ein konkreter Hebel, alle Standorte arbeiten mit denselben Vorlagen, denselben Pipelines, derselben Datenbasis.

Projektvertriebe und Bauträger: Wer ganze Bauprojekte mit hunderten Einheiten vermarktet, profitiert von den Workflow-Automatisierungen, und davon, dass mehrsprachige Landingpages binnen Minuten erzeugbar sind. Für internationale Käufergruppen (Schweiz, Österreich, NL, UK) ein klarer Effizienzgewinn.

Makler mit fotografisch ambitionierten Exposés: Floorscanner (Grundriss aus Smartphone-Foto), automatische Bildoptimierung und virtuelles Home Staging ersetzen für Standard-Objekte den klassischen Foto-Termin mit professionellem Equipment. Nicht für Premium-Villen, aber für ETW-Bestände und Mietobjekte ein realer Zeit- und Kostenvorteil.

Einzelmakler mit hohem Anfragevolumen: Wenn du allein arbeitest, aber mehr als 10–15 Anfragen pro Tag bekommst, lohnt der Sprung in ein vollwertiges CRM. Bei weniger Volumen sind die 99 €/Monat plus 279 € Einrichtung schwerer zu rechtfertigen, dann lieber ein günstigeres Tool oder eine schlanke Lösung.

Weniger geeignet für: Branchen außerhalb der Immobilienwirtschaft (Propstack ist vertikal gebaut), Einzelmakler mit Gelegenheits-Vermittlungen (Aufwand-Nutzen-Rechnung kippt), und Büros, die ein monatlich kündbares Tool ohne Mindestlaufzeit brauchen.

Preise im Detail

Plan	Preis	Was du bekommst
Standard	99 €/Monat/Lizenz (zzgl. MwSt.), 279 € Einrichtung, 12 Monate Mindestlaufzeit	Vollständiges CRM, alle PropstackAI-Module, Mobile App (iOS/Android), Portalanbindung (ImmoScout24, Immowelt), DeepL bis 500.000 Zeichen/Monat, Sprengnetter-Bewertungen, DocuSign-Integration, ChatGPT-Anbindung für Texte, Webinare & Onboarding
Enterprise	Auf Anfrage	Privater AWS-Server, dedizierte Infrastruktur, SLA, individuelle Anpassungen, höhere Limits
Free Trial	Kostenlos	Testphase zum Kennenlernen vor Vertragsabschluss

Einordnung: Propstacks Preismodell ist eines der transparentesten im deutschen Makler-CRM-Markt, eine Lizenz, alle Module, keine versteckten Schnittstellengebühren. Im Vergleich zu onOffice oder Flowfact, wo Module separat dazugebucht werden, ist das eine ehrliche Ansage. Die 99 € sind allerdings kein Einstiegstier; bei drei Mitarbeitenden bist du bei 297 €/Monat plus Mehrwertsteuer plus Einrichtung, knapp 4.000 € im ersten Jahr. Für Büros, die das CRM täglich vier oder mehr Stunden pro Sitz nutzen, ist das gerechtfertigt. Für sporadische Nutzer ist es zu viel. Sweetspot: Teams ab drei Lizenzen mit täglichem Anfragefluss.

Stärken im Detail

PropstackAI ist breiter aufgestellt als die meisten Wettbewerber. Statt nur ein KI-Feature (z. B. Exposé-Texte) zu liefern, deckt Propstack die gesamte Anfrage-zu-Abschluss-Kette ab: Voice-to-Exposé spart den Tipp-Aufwand bei Objektanlage, der Floorscanner generiert aus einem Smartphone-Foto einen 3D-Grundriss inklusive Wohnflächenberechnung in Minuten, die Bildoptimierung hebt schlecht belichtete Aufnahmen automatisch an, und Home Staging möbliert leere Räume virtuell. Im Alltag eines Maklerbüros sind das jeweils kleine Zeitersparnisse, in Summe pro Objekt aber realistisch 1–2 Stunden weniger Aufwand.

Native Portalanbindung als Schmerzpunkt-Killer. Anfragen aus ImmoScout24 und Immowelt landen direkt als Kontakte im CRM, automatisch dem passenden Objekt zugeordnet. Das klingt selbstverständlich, ist es im deutschen Makler-Markt aber nicht, viele Wettbewerber verlangen für Portalschnittstellen separate Gebühren oder zwingen zu manuellem Re-Import. Bei Propstack ist es im Standard-Plan enthalten.

AI Superchat bündelt Kommunikationskanäle. WhatsApp, E-Mail und weitere Kanäle laufen als Aktivitäten direkt ins CRM. Das ist 2026 keine Selbstverständlichkeit, viele CRMs sehen WhatsApp noch als separaten Datensilo. Für die deutsche Maklerpraxis, in der WhatsApp ein realer Kommunikationskanal ist, ist die Integration wertvoll.

DeepL für 30+ Sprachen. Bis zu 500.000 Zeichen pro Monat sind über die Standard-Lizenz abgedeckt. Wer Käufergruppen in der DACH-Region plus NL, UK und Skandinavien bedient, kann Landingpages und Exposés ohne externe Übersetzungskosten lokalisieren. Ein konkretes Argument für Projekte, die international vermarktet werden.

EU-Hosting auf AWS Frankfurt. Daten bleiben in der EU, DSGVO-Konformität ist sauber dokumentiert. Für Maklerbüros mit Wohnimmobilien-Schwerpunkt (in denen oft sensible Bonitäts- und Familiendaten verarbeitet werden) ein wichtiger Differentiator gegenüber US-basierten Anbietern.

Eine Lizenz, alle Funktionen. Kein Modul-Pricing, keine Schnittstellengebühr, keine versteckten Kosten für DocuSign, ChatGPT oder Sprengnetter. Das ist im deutschen Maklertool-Markt die Ausnahme, bei Mitbewerbern wachsen die Kosten mit jeder zusätzlich gebuchten Funktion. Propstack macht Budgetplanung ehrlich kalkulierbar.

Schwächen ehrlich betrachtet

99 €/Lizenz/Monat sind kein Einstiegstier. Für Einzelmakler mit moderatem Anfragevolumen ist das ein hoher Fixposten, im ersten Jahr bist du bei 99 € × 12 + 279 € Einrichtung = 1.467 € netto. Mit zwei Lizenzen 2.655 € netto. Wer das Tool nicht täglich systematisch nutzt, fährt mit einer schlankeren Lösung günstiger.

Mindestlaufzeit 12 Monate. Es gibt keine monatlich kündbare Variante. Wer Propstack testen will, ist nach der Trial sofort an einen Jahresvertrag gebunden. Das ist im SaaS-Markt 2026 unzeitgemäß, viele Wettbewerber bieten monatliche Kündigung. Gegen unbefristete Tests spricht das nichts; es heißt aber: ernsthaft testen vor dem Commitment.

Voice-Assistent ‘Hey Propstack’ noch nicht live. Anfang 2026 wurde der vollwertige Voice-Assistent (“Hey Propstack”) als Coming-Soon ausgewiesen. Wer auf eine sprachgesteuerte Komplettbedienung wartet, muss sich gedulden, die existierenden Sprach-Features (Voice-to-Exposé) sind nützlich, aber kein vollständiger Assistent.

Vertikaler Fokus = harte Grenzen. Propstack ist nicht modular im Sinne von “auch für Hausverwaltungen oder Bauträger nutzbar”. Wer Vermietungsverwaltung und Vermarktung in einem System will, braucht zusätzlich ein dediziertes Hausverwaltungs-Tool. Propstack deckt Vermarktung und Vertrieb ab, nicht den laufenden Bestand.

Enterprise-Preise nicht öffentlich. Wer einen privaten AWS-Server, höhere Limits oder SLAs braucht, muss verhandeln. Im Vergleich zu Anbietern mit transparenten Enterprise-Tiers ist das eine Hürde, gerade für Procurement-getriebene Franchise-Zentralen.

KI-Output bleibt prüfpflichtig. Sprach-zu-Exposé erzeugt brauchbare Standardtexte, aber bei rechtlich heiklen Formulierungen (z. B. Mängelangaben, Energieausweis-Hinweise) muss der Makler nachredigieren. Die Floorscanner-Wohnflächenberechnung ist eine Näherung, für offizielle Verkaufsunterlagen bleibt die DIN-konforme Vermessung Pflicht.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Reine KI-Exposé-Texte ohne CRM brauchst
Ein generisches CRM mit eigener Maklerkonfiguration willst	oder
Salesforce-Ökosystem mit KI-Add-on bevorzugst
WhatsApp-First als Kommunikationskanal aufbauen willst

Erwähnenswert ohne eigene Tool-Seite im deutschen Maklertool-Markt: onOffice (Marktführer in Deutschland, modulares Pricing, sehr funktionsreich, aber UI altbacken), Flowfact (lange etabliert, eher schwergewichtig), estatePRO und EverReal (jüngerer Wettbewerb mit modernerer UI). Im internationalen Vergleich sind Lone Wolf (Nordamerika) und Reapit (UK) etablierte CRMs ohne deutsche Marktpräsenz. Propstack ist die deutsche CRM-Antwort für Büros, die KI nicht als Add-on, sondern als integralen Bestandteil ihres Workflows wollen, und EU-Hosting nicht verhandeln müssen.

So steigst du ein

Schritt 1: Buche auf propstack.de eine Demo und nutze die kostenlose Trial. Bring eine realistische Frage mit: “Wie viele Tage spart mir das pro Objekt?” Stelle dem Onboarding-Team konkrete Fragen zu deinen Top-3-Workflows (z. B. Anfrage-Routing, Exposé-Erstellung, Besichtigungsterminierung). Der Eindruck nach der Demo ist entscheidend, die UI sollte sich für alle dein Team verständlich anfühlen.

Schritt 2: Verbinde dein ImmoScout24- und/oder Immowelt-Profil direkt zu Beginn, das ist der größte Sofort-Hebel. Anfragen landen ab sofort automatisch im CRM, dem jeweiligen Objekt zugeordnet. Importiere bestehende Kontakte aus deinem alten Tool (CSV oder Excel-Vorlage). Lege die ersten Deal-Pipelines an: “Käufer”, “Verkäufer”, “Vermietung” sind die typischen drei.

Schritt 3: Aktiviere PropstackAI-Module gezielt, nicht alle gleichzeitig. Beginne mit Voice-to-Exposé und Bildoptimierung; das sind die niedrigschwelligsten Hebel. Floorscanner und Home Staging einführen, sobald das Team die Basis-Workflows beherrscht. Lege Templates für Standard-Antworten und Exposé-Vorlagen an, die KI ist nur so gut wie deine Vorlagen. Nach 4–6 Wochen mit dem Team eine Retro: Was funktioniert, was nicht?

Ein konkretes Beispiel

Ein Maklerbüro in Hamburg mit fünf Mitarbeitenden erhält täglich 25–35 Anfragen über ImmoScout24 und Immowelt. Vor Propstack: Anfragen landeten in fünf separaten Postfächern, die Erstaufnahme dauerte pro Anfrage ca. 3 Minuten, täglich also rund 90 Minuten reine Sortier- und Erfassungsarbeit über das Team verteilt. Nach drei Monaten mit Propstack laufen alle Anfragen automatisch ins CRM, jeweils dem richtigen Objekt zugeordnet. Voice-to-Exposé hat die Objekt-Anlage bei neuen Mandaten von 25 auf 8 Minuten gesenkt. Floorscanner generiert für Mietobjekte den Grundriss direkt vor Ort, was früher einen zweiten Besichtigungstermin mit Vermessungsequipment kostete, ist jetzt in 5 Minuten erledigt. Zeitersparnis im Team: ca. 8–10 Stunden pro Woche. Kosten: 5 × 99 € = 495 €/Monat netto plus DeepL für mehrsprachige Exposés bei zwei Schweizer Käuferfamilien. Amortisiert sich aus Sicht der Geschäftsführung im zweiten Quartal über vermiedene Personal-Mehrarbeit.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: AWS Frankfurt (eu-central-1). Daten bleiben in der EU.
• Anbieter: Propstack GmbH, Berlin. Deutsches Unternehmen mit deutschem Sitz und Vertragsrecht.
• Auftragsverarbeitung (AVV): Wird mit jedem Standard-Vertrag bereitgestellt, kein gesondertes Verfahren nötig.
• DSGVO-Konformität: PropstackAI-Module sind als DSGVO-konform dokumentiert, Bildoptimierung und Floorscanner verarbeiten Daten in der EU-Region.
• Drittanbieter: Integrationen mit ChatGPT (OpenAI, US-Server) und DeepL (deutsches Unternehmen, EU-Hosting) müssen separat im Verarbeitungsverzeichnis geführt werden, die OpenAI-Integration ist optional und kann auf Wunsch deaktiviert werden.
• Empfehlung für Unternehmen: Für ein klassisches deutsches Maklerbüro ist Propstack die DSGVO-seitig sauberste Wahl unter den großen Anbietern. Wer mit besonders sensiblen Daten arbeitet (Bonitätsdaten, Familienstand, finanzielle Verhältnisse), sollte die OpenAI-Integration nach Bedarf konfigurieren und im AVV explizit ausschließen.

Gut kombiniert mit

• , wer noch differenziertere Exposé-Texte will, kann den Genius Immobilien-Writer parallel einsetzen und die Ergebnisse zurück in Propstack einpflegen. Sinnvoll für Premium-Objekte, bei denen der Text das Verkaufselement ist.
• , für die digitale Unterzeichnung von Maklerverträgen, Reservierungsvereinbarungen und Datenschutzeinwilligungen. Propstack bringt DocuSign nativ mit; eine separate Lizenz ist meist nicht nötig.
• , für die Erstellung von Marketing-Texten jenseits des CRM (Newsletter, Social-Media-Posts, Pressemitteilungen) ist ChatGPT die universellere Wahl. Propstack nutzt ChatGPT intern für Text-Generierung; der Direktzugriff bleibt für freie Marketing-Aufgaben sinnvoll.

Unser Testurteil

Propstack verdient 4 von 5 Sternen. Im deutschen Makler-CRM-Markt ist es eines der konsequentesten KI-Tools, und gleichzeitig DSGVO-sauber gehostet. Die PropstackAI-Suite ist breiter aufgestellt als die meisten Wettbewerber, das Pricing-Modell ist ehrlich (keine versteckten Schnittstellengebühren), die Portalanbindung funktioniert nativ. Den fünften Stern verliert es durch das hohe Einstiegs-Pricing (99 €/Lizenz/Monat plus 279 € Einrichtung), die 12-monatige Mindestlaufzeit ohne monatliche Alternative und die vertikale Bindung, wer mehr als nur Vermarktung abdecken will (Hausverwaltung, Bestandsmanagement), braucht zusätzliche Tools. Für ein Maklerbüro mit drei bis zwanzig Mitarbeitenden, das KI ernsthaft in den Workflow einbauen und DSGVO-konform bleiben will, ist Propstack 2026 die erste Wahl im deutschen Markt.

Was wir bemerkt haben

• 2025/26, Propstack hat die KI-Funktionssuite (PropstackAI) deutlich ausgebaut: Floorscanner (Foto → 3D-Grundriss), virtuelles Home Staging und mehrsprachige Landingpages über DeepL wurden integriert. Das verschiebt das Tool von “CRM mit KI-Add-on” zu “CRM, dessen Mehrwert wesentlich auf der KI-Suite basiert”.
• Anfang 2026, Der sprachgesteuerte Voice-Assistent “Hey Propstack” wurde angekündigt, war zum Zeitpunkt der Recherche aber noch im Coming-Soon-Status. Die bestehenden Voice-Features (Voice-to-Exposé) sind bereits live; der vollwertige Assistent wird vermutlich im Laufe von 2026 ausgerollt.
• 2025, Die Integration mit ImmoScout24 für “qualifizierte Leads” wurde im Standard-Plan enthalten, was bei Wettbewerbern oft separat abgerechnet wird. Das macht die Total-Cost-of-Ownership-Rechnung gegenüber onOffice und Flowfact für die meisten Standardfälle günstiger.
• 2024/25, Franchise-Kunden wie Keller Williams, RE/MAX und Savills wurden als Referenzen ausgewiesen. Das signalisiert Skalierbarkeit über das klassische deutsche Einzelbüro hinaus, relevant für jeden, der ein Filial- oder Franchisesystem plant.
• Mai 2026, Keine wesentlichen Pricing-Änderungen seit der letzten Verifizierung. Standard bleibt bei 99 €/Lizenz/Monat plus 279 € Einrichtung mit 12 Monaten Mindestlaufzeit.