EFI Pace

Kurzfazit

EFI Pace ist ein solides, ausgereiftes MIS/ERP für mittelgroße Druckereien, es verbindet Kalkulation, Auftragsabwicklung, Scheduling, Lager, Buchhaltung und Nachkalkulation in einem browserbasierten System. Seine größte Stärke ist die Kalkulations-Engine: Standardangebote, die früher 10–15 Minuten kosteten, laufen über EasyQuote-Templates in unter zwei Minuten. Wichtig für unsere Leser: KI ist hier kein Kernthema. Der Hersteller bewirbt seit 2024 „AI-Enhanced Workflows” für smarteres Quoting, Nachbestellungen und Reporting, aber das sind angeflanschte Zusatzfeatures auf einer klassischen MIS-Architektur, wer ein dediziertes KI-Tool sucht, ist hier falsch. Drei Sterne, weil das Produkt in seiner Nische gut funktioniert, aber durch fehlendes öffentliches Pricing, einen US-Anbieter ohne klare EU-Hosting-Garantie und eine verwirrende Markenhistorie ausgebremst wird.

Für wen ist EFI Pace?

Mittelgroße Druckereien (10–150 Mitarbeitende): Das ist die Kernzielgruppe. Betriebe, die täglich zweistellige Angebotszahlen stemmen und Angebot, Produktion und Abrechnung nicht mehr in Excel und Insellösungen verwalten wollen, bekommen mit Pace ein durchgängiges System. Der Aufwand lohnt sich erst ab einer gewissen Auftragsdichte.

Kalkulations- und Vertriebsteams: Wer den ganzen Tag Angebote rechnet, profitiert am meisten. Die Engine zieht Maschinenstunden, Materialkosten und Personalsätze automatisch zusammen und liefert Multi-Szenario-Angebote (z. B. 500 vs. 1.000 vs. 2.000 Stück) auf Knopfdruck. EasyQuote nimmt Standardjobs komplett aus der manuellen Eingabe.

Geschäftsführung und Controlling: Die integrierte Nachkalkulation ist der unterschätzte Hebel. Sie zeigt nach Abschluss, ob ein Job wirklich profitabel war, Soll-Ist-Vergleich zwischen kalkuliertem Angebot und tatsächlichen Produktionskosten. Wer das ernst nimmt, findet schnell die Aufträge heraus, die Geld kosten statt verdienen.

Betriebe mit gemischtem Maschinenpark: Offset, Digital, Großformat, Weiterverarbeitung, Pace bildet heterogene Produktionsumgebungen ab und integriert sich mit Fiery, Heidelberg, Kodak, Esko und Caldera. Wer ohnehin in diesem Ökosystem unterwegs ist, vermeidet Schnittstellen-Frust.

Weniger geeignet für: Kleine Copyshops und Quick-Printer (für die ist PrintSmith Vision aus derselben Produktfamilie sinnvoller), Betriebe ohne gepflegte Stammdaten (ohne korrekte Stundensätze und Materialpreise liefert die Engine unrealistische Angebote), und alle, die ein echtes KI-Tool erwarten, KI ist bei Pace ein Randthema.

Preise im Detail

Modell	Preis	Was du bekommst
Pace (Basis)	Auf Anfrage	MIS-Kern: Kalkulation, Angebot, Auftragsverwaltung, EasyQuote, CRM
Module/Add-ons	Auf Anfrage	Scheduling, Lager, integrierte Buchhaltung, POGO (mobil), Nachkalkulation, Web-to-Print-Anbindung
AI-Enhanced Workflows	Auf Anfrage / im Paket	Smarteres Quoting, automatische Nachbestell-Vorschläge, KI-gestütztes Reporting (seit 2024 beworben)
Implementierung & Schulung	Projektabhängig	Einmalige Setup-, Migrations- und Trainingskosten über einen ePS-Partner

Einordnung: EFI Pace hat kein öffentliches Pricing, du kommst nur über den Vertrieb an Zahlen. Das ist branchentypisch für MIS-Systeme dieser Klasse, macht den Vergleich aber unbequem und intransparent. Die Kosten setzen sich aus einer modularen Lizenz (skaliert mit Nutzerzahl und gewählten Modulen) plus erheblichen einmaligen Implementierungs- und Schulungskosten zusammen. Als grobe Branchenschätzung solltest du mit einem niedrigen vier- bis fünfstelligen Betrag pro Jahr rechnen, abhängig von Betriebsgröße und Modulkonfiguration, verlässliche Zahlen gibt es aber nur im Angebot. Wichtig: Der eigentliche Hebel liegt nicht in der Lizenz, sondern in der sauberen Einführung. Eine schlecht implementierte MIS-Lösung kostet mehr, als sie spart.

Stärken im Detail

Die Kalkulations-Engine ist das Herzstück. Pace zieht Maschinenstunden, Materialkosten, Stundensätze und Produktionsparameter automatisch zusammen und erstellt daraus Angebote, inklusive mehrerer Mengen-Szenarien parallel. Für Druckereien, die täglich Dutzende Angebote rechnen, ist das der größte Zeitgewinn. Standardjobs laufen über EasyQuote-Templates in unter zwei Minuten statt in einer Viertelstunde manueller Rechnerei.

EasyQuote nimmt die Routine aus dem Vertrieb. Wiederkehrende Standardprodukte, Broschüren, Schilder, Postkarten, Visitenkarten, werden einmal als Template hinterlegt und danach mit wenigen Klicks bepreist. Das entlastet das Kalkulationsteam spürbar und reduziert Fehler bei Routineangeboten.

Durchgängigkeit von Angebot bis Faktura. Pace deckt den ganzen Druckerei-Workflow ab: Angebot, Auftrag, Scheduling, Lager, Produktion, Nachkalkulation und Rechnung. Statt drei Insellösungen mit fehleranfälligen Übergaben läuft alles in einem System mit einer Datenbasis. Das POGO-Modul bringt Auftragsverwaltung zusätzlich aufs Tablet in die Produktion.

Nachkalkulation als Profitabilitäts-Radar. Der Soll-Ist-Vergleich nach Auftragsabschluss ist eine der wertvollsten, aber am seltensten genutzten Funktionen. Er deckt auf, welche Jobs unter Kalkulation gelaufen sind und wo systematisch zu günstig angeboten wird, eine Grundlage für bessere Preisentscheidungen.

Tiefe Branchen-Integration. Pace verbindet sich mit den gängigen Prepress- und Drucksystemen (Fiery, Heidelberg, Kodak, Esko, Enfocus, Caldera) und mit Buchhaltungssoftware (Sage, Microsoft Dynamics). Wer ohnehin in dieser Werkzeuglandschaft arbeitet, spart sich manuelle Doppelerfassung.

Schwächen ehrlich betrachtet

KI ist hier kein Kern, sondern Beiwerk. Der Hersteller bewirbt seit 2024 „AI-Enhanced Workflows”, smarteres Quoting, Nachbestell-Vorschläge, KI-gestütztes Reporting. Das sind sinnvolle Zusatzfunktionen, aber es bleibt eine klassische MIS-Architektur mit angeflanschter KI. Wer auf der Suche nach einem echten KI-Werkzeug ist, sollte das klar einordnen: EFI Pace ist eine Branchen-Software, kein KI-Produkt. Wir führen diese Seite, weil das Tool in seiner Nische relevant ist, nicht wegen der KI.

Implementierung ist ein Projekt, kein Knopfdruck. Zwei bis vier Monate sind realistisch, und der Erfolg steht und fällt mit den Stammdaten. Ohne aktuell gepflegte Maschinen-Stundensätze und Materialpreise liefert die Kalkulations-Engine Angebote, die an der Realität vorbeigehen. Wer hier schludert, sabotiert das ganze System.

Kein öffentliches Pricing. Du musst durch einen Vertriebsprozess, bevor du überhaupt eine Hausnummer bekommst. Das erschwert den Vergleich mit Wettbewerbern und macht eine schnelle Budgetabschätzung unmöglich. Für KMU, die transparent vergleichen wollen, ist das ein echter Reibungspunkt.

Markenhistorie zum Verzweifeln. Das Produkt hieß EFI Pace, wurde dann unter eProductivity Software (ePS) geführt, danach als „Print ePS” vermarktet und firmiert inzwischen unter „Graphic Communications” (nach der CAI-Software-Transaktion). Wer recherchiert, stolpert über vier verschiedene Markennamen für dasselbe Produkt, das schafft Verunsicherung und erschwert die Suche nach aktueller Dokumentation und Support.

US-Anbieter ohne klare EU-Datenschutz-Zusagen. Der Hersteller sitzt in Nordamerika. Eine dokumentierte EU-Hosting-Garantie oder transparente DSGVO-Berichte für eine EU-Region sind nicht öffentlich auffindbar. Wer personenbezogene Kunden- und Auftragsdaten verarbeitet (und das tut jede Druckerei), muss Hosting-Region und AVV im Vertrieb aktiv klären.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Ein MIS/ERP mit Microsoft-Dynamics-Unterbau willst
Den Schwerpunkt auf Druckvorstufe und Workflow-Automatisierung legst
Vor allem Digitaldruck-Aufträge automatisiert durchschleusen willst

Erwähnenswert ohne eigene MIS-Einordnung: Innerhalb derselben Produktfamilie (ePS/Graphic Communications) gibt es PrintSmith Vision für kleine Quick-Printer, Monarch für Enterprise-Multi-Site-Betriebe und Tharstern für kommerzielle Druckereien, die Wahl hängt stark von Betriebsgröße und Auftragsmix ab. Wer kein vollständiges MIS, sondern nur Prepress-Automatisierung braucht, ist mit oder besser bedient. EFI Pace ist kein Allrounder, sondern eine spezialisierte Branchenlösung, der Vergleich lohnt sich vor allem mit anderen Print-MIS-Systemen, nicht mit allgemeiner Business-Software.

So steigst du ein

Schritt 1: Demo anfragen auf printepssw.com und euren typischen Auftragsmix mitbringen, Offset, Digital, Großformat, Weiterverarbeitung. Der Anbieter konfiguriert die Demo auf euren Maschinenpark und euer Produktportfolio. Frage in diesem Gespräch direkt nach Hosting-Region, AVV und konkreten Lizenzkosten, bevor du tiefer einsteigst.

Schritt 2: Stammdaten-Inventur durchführen, bevor irgendetwas eingerichtet wird. Welche Maschinen habt ihr, mit welchen Stundensätzen? Welche Substrate kauft ihr regelmäßig, zu welchen Preisen? Ohne aktuelle Stundensätze und Materialpreise liefert die Kalkulations-Engine unrealistische Angebote, das ist die häufigste Ursache für gescheiterte MIS-Einführungen.

Schritt 3: Implementierung mit einem ePS-Partner planen (typisch 2–4 Monate). Starte mit den häufigsten 5–10 Auftragstypen im EasyQuote-Modul, bevor du komplexe Sonderjobs abbildest. Nimm die Nachkalkulation von Anfang an in Betrieb, nur so siehst du nach ein paar Wochen, ob deine Kalkulationssätze überhaupt stimmen.

Ein konkretes Beispiel

Eine Druckerei mit 20 Mitarbeitenden in Baden-Württemberg (Offset und Digital, rund 25 Angebote täglich) führt EFI Pace ein. Vor der Einführung kalkulierte das dreiköpfige Vertriebsteam Angebote in Excel und einer alten Branchensoftware, täglich 5 bis 6 Stunden Aufwand, mit wiederkehrenden Rechenfehlern. Nach der Implementierung laufen Standardangebote für Flyer, Broschüren und Visitenkarten über EasyQuote-Templates: Kalkulation in 60 bis 90 Sekunden. Komplexe Weiterverarbeitungsjobs (Hardcover, Sonderformate) dauern weiterhin 10 bis 15 Minuten, weil individuelle Parameter nötig sind. Der gesamte Angebotsaufwand sinkt von 5–6 Stunden täglich auf 1,5–2 Stunden. Der eigentliche Aha-Moment kommt aber nach drei Monaten Nachkalkulation: Die Geschäftsführung stellt fest, dass eine ganze Kategorie kleinformatiger Digitaldruckjobs systematisch unter Kosten kalkuliert wurde. Die korrigierte Preisstrategie bringt mehr als die eingesparte Kalkulationszeit.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: Anbieter ist ein nordamerikanisches Unternehmen (eProductivity Software / Graphic Communications). Eine garantierte, dokumentierte EU-Hosting-Region ist nicht öffentlich auffindbar, Hosting-Standort und -Modell (Cloud vs. selbst gehostet) müssen im Vertrieb explizit geklärt werden.
• Datennutzung: Pace verarbeitet personenbezogene Kunden-, Auftrags- und Mitarbeiterdaten (Kontakte, Aufträge, ggf. Zeiterfassung). Eine öffentliche, granulare Datenschutzerklärung speziell für die EU liegt nicht vor.
• Auftragsverarbeitung (AVV): Vor dem Produktiveinsatz zwingend einen AVV einfordern und die Sub-Auftragsverarbeiter (Hosting, KI-Funktionen) klären. Gerade die „AI-Enhanced Workflows” sollten datenschutzrechtlich geprüft werden, wo werden die Daten verarbeitet?
• Selbst-Hosting als Option: Pace ist sowohl cloud-hostbar als auch in einigen Konstellationen selbst hostbar. Wer DSGVO-kritisch arbeitet, sollte die On-Premise- oder EU-Cloud-Option aktiv erfragen.
• Empfehlung für Unternehmen: Vor der Einführung eine kurze Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen und Hosting-Region sowie AVV schriftlich fixieren. Solange keine klare EU-Zusage vorliegt, gehört dieser Punkt ganz oben auf die Verhandlungsliste.

Gut kombiniert mit

• , übernimmt die automatisierte Verarbeitung und das Job-Handling im Digitaldruck. Pace steuert die kaufmännische Seite (Angebot, Auftrag, Abrechnung), Fiery JobFlow die Prepress- und Druckautomatisierung. Beide stammen aus der EFI/Fiery-Welt und sind aufeinander eingespielt.
• , automatisiert die Druckvorstufe (PDF-Prüfung, Preflight, Dateiaufbereitung). Während Pace den kaufmännischen Workflow abbildet, sorgt Switch dafür, dass die eingehenden Druckdaten ohne manuellen Eingriff produktionsreif werden.
• , bringt Workflow-Automatisierung und Maschinenanbindung in der Produktion. In Betrieben mit Heidelberg-Maschinenpark ergänzt Prinect die kaufmännische MIS-Logik von Pace um die produktionsnahe Steuerung.

Unser Testurteil

EFI Pace verdient 3 von 5 Sternen. Als MIS/ERP für mittelgroße Druckereien ist es ausgereift und durchdacht, die Kalkulations-Engine, EasyQuote und die Nachkalkulation sind echte Produktivitätshebel, und die Branchen-Integration mit Fiery, Heidelberg und Esko ist breit. Den vollen Punktwert verfehlt es aus mehreren Gründen: KI ist nur ein angeflanschtes Zusatzfeature, kein Kern; es gibt kein öffentliches Pricing, was den Vergleich erschwert; der US-Anbieter macht keine klaren EU-Hosting-Zusagen; und die viermal gewechselte Markenidentität (EFI → ePS → Print ePS → Graphic Communications) stiftet unnötige Verwirrung. Für eine Druckerei, die ein durchgängiges Branchensystem sucht, ist Pace eine ernstzunehmende Option, wer aber primär ein KI-Werkzeug oder garantierten EU-Datenschutz erwartet, sollte woanders suchen. Solide, aber mit klaren Trade-offs.

Was wir bemerkt haben

• 2021–2025, Mehrfacher Eigentümer- und Markenwechsel: EFI verkaufte seine Print-Software-Sparte, die unter „eProductivity Software (ePS)” und später „Print ePS” weitergeführt wurde. Am 8. Oktober 2025 fusionierte Print ePS mit CAI Software; das Produkt firmiert seither unter „Graphic Communications”, einer Division von CAI Software. Der Name „EFI Pace” ist damit historisch, das Produkt lebt weiter, nur unter neuer Flagge.
• 2024, Der Hersteller bewirbt erstmals „AI-Enhanced Workflows” für smarteres Quoting, automatische Nachbestell-Vorschläge und KI-gestütztes Reporting. Technische Details bleiben dünn; KI ist hier ein Zusatzfeature auf einer klassischen MIS-Architektur, nicht der Produktkern. Wir führen diese Seite primär wegen der Branchenrelevanz, nicht wegen der KI.
• Juni 2026, Weiterhin kein öffentliches Pricing und keine dokumentierte EU-Hosting-Garantie auffindbar. Wer DSGVO-konform arbeiten oder Budgets vorab planen will, kommt um den Vertriebsweg nicht herum, beide Punkte sind seit Jahren unverändert.