Profacilo

Kurzfazit

Profacilo ist eine deutsche Branchensoftware für Gebäudereiniger mit klarer Stärke in der Verknüpfung von Kalkulation und Zeiterfassung. Der Soll-Ist-Vergleich je Objekt — also „Was haben wir kalkuliert, was wurde tatsächlich gebraucht?” — ist die zentrale Funktion und für viele Mittelständler der eigentliche Mehrwert: Sie lernen, welche Objekttypen systematisch verlustig sind und können nachsteuern. Was Profacilo nicht ist: kein KI-Tool. Die Kalkulation arbeitet mit hinterlegten Leistungswerten, nicht mit Machine Learning. Wer 2026 KI-gestützte automatische Angebote erwartet, ist hier zu früh. Drei Sterne für ein solides, fokussiertes Werkzeug ohne moderne KI-Highlights — mit deutschem Serverstandort, deutschem Support und einem für KMU vertretbaren Preis ab 349 €/Monat.

Für wen ist Profacilo?

Mittelständische Gebäudereiniger (15–80 Mitarbeitende): Klassischer Einsatzfall. Wer aus dem Excel-Stadium herauswächst, aber noch zu klein für ein vollständiges ERP-System ist, findet hier die richtige Mitte. Kalkulation, Angebote und Zeiterfassung laufen in einem System — kein Datenchaos zwischen Word-Angeboten und Excel-Stundenlisten.

Unternehmen mit Wachstumsfokus: Wer von 20 auf 50 Mitarbeitende skaliert, kann mit Profacilo den Soll-Ist-Vergleich systematisch nutzen, um die Kalkulation an die eigene Betriebsrealität anzupassen. Das ist genau der Hebel, den ein wachsender Betrieb braucht, um nicht durch unrentable Objekte zu wachsen.

Betriebe in Sanierungssituation: Wer feststellt, dass die Marge bei Bestandsobjekten zu gering ist und nicht weiß, woran es liegt, bekommt mit der Soll-Ist-Analyse harte Daten. Welche Objekte verlieren konsistent Geld? Welche Reinigungsart wird systematisch unterkalkuliert? Diese Klarheit ist die Voraussetzung für jede Vertragsnachverhandlung.

Glas- und Sonderreinigungs-Spezialisten: Die hinterlegten Leistungswerte decken nicht nur Unterhaltsreinigung ab, sondern auch Glas-, Bau- und Sonderreinigung. Wer einen gemischten Auftragsbestand hat, profitiert von einem einheitlichen Kalkulationsraster.

Weniger geeignet für: Kleinstbetriebe mit unter 10 Mitarbeitenden (der Einstiegspreis lohnt nicht), klassische Facility-Manager mit komplexer Mehrgewerke-Steuerung (dort gibt es spezialisiertere FM-Plattformen) und alle, die KI-gestützte Automatik-Angebote oder automatische Tourenoptimierung suchen — beides liefert Profacilo nicht.

Preise im Detail

Plan	Preis (netto/Monat)	Was du bekommst
Admin-Lizenz	349 €	Angebot/Faktura, Personaleinsatzplanung, elektronischer Arbeitsschein, Mobile-App, Kalkulation, Leistungsverzeichnis
Admin + Zeiterfassung	398 €	Admin-Funktionen + integrierte Zeiterfassung für 10 Mitarbeitende
All-In mit QM	420 €	Admin + Zeiterfassung + Qualitätsmanagement-Modul (Checklisten, Mängelerfassung)
Mitarbeiter-App	4,90 €/Mitarbeiter	Mobile App für jeden weiteren Mitarbeitenden über die im Basis-Tarif enthaltenen 10 Plätze hinaus
Einrichtung	980 € einmalig	Setup der Datenbank, Firmendaten, Objekte, Mitarbeiterstammdaten

Einordnung: Profacilo ist ehrlich gepreist — ohne versteckte Module, ohne Mengenrabatte, die später wieder einkassiert werden. Für einen Betrieb mit 25 Mitarbeitenden landest du bei: 420 € All-In + 15 × 4,90 € (zusätzliche App-Lizenzen) = ca. 493 €/Monat zuzüglich der einmaligen 980 € Setup. Das sind rund 6.900 €/Jahr — vergleichbar mit zwei bis drei Tagen externer Steuerberater-Zeit pro Monat. Lohnt sich, sobald du den Soll-Ist-Vergleich aktiv für die Kalkulationssteuerung nutzt. Wenn Profacilo nur als Stundenerfassung läuft, ist die Investition überdimensioniert.

Stärken im Detail

Soll-Ist-Vergleich als Alleinstellungsmerkmal. Das ist der zentrale Hebel. Du kalkulierst ein Objekt mit z. B. 12 Stunden/Woche, die Zeiterfassung zeigt 14,5 Stunden tatsächlichen Aufwand. Profacilo aggregiert diese Differenzen pro Objekt, pro Objekttyp und über die Zeit. Damit kannst du systematisch ableiten: Welche Treppenhäuser sind unterkalkuliert? Welche Glasreinigungs-Routinen sind zu eng getaktet? Genau diese Klarheit fehlt in Excel-getriebenen Betrieben.

Branchenspezifische Leistungswerte. Profacilo bringt vorkonfigurierte Leistungswerte für Unterhalts-, Glas-, Bau- und Sonderreinigung mit. Du musst nicht bei Null anfangen, sondern startest mit Industrie-Richtwerten und passt sie schrittweise an deinen Betrieb an. Für Newcomer in der Kalkulation ein riesiger Vorteil — und ein Schutz gegen die typische „aus dem Bauch kalkuliert”-Falle.

Integriertes Qualitätsmanagement. Im All-In-Tarif bekommst du Checklisten, Objekt-Audits und Mängelerfassung. Reinigungskräfte fotografieren Mängel mit der App, das System dokumentiert und der Objektleiter sieht alles im Dashboard. Das ersetzt typischerweise eine separate QM-Lösung und reduziert Reklamationen, weil Mängel proaktiv aufgenommen werden.

Mitarbeiter-App mit elektronischem Arbeitsschein. Die App ist der praktische Hebel für den Außendienst. Reinigungskräfte erfassen Anfang und Ende per Smartphone (mit GPS-Validation, je nach Einstellung), bekommen ihre Tagesplanung digital und können Materialverbrauch oder Mängel direkt dokumentieren. Das ersetzt Papier-Stundenzettel, die ohnehin nie pünktlich ankommen.

Deutscher Serverstandort und DSGVO-Konformität. Profacilo hostet in Deutschland. Für Reinigungsbetriebe, die in Behörden, Schulen, Krankenhäusern oder Steuerberatungskanzleien arbeiten, ist das ein echtes Argument — diese Auftraggeber fragen im Vergabeprozess regelmäßig nach Datenhaltung. Mit deutschem Hosting und Standard-AVV ist Profacilo hier sauber aufgestellt.

Klare Tarifstruktur ohne Vertriebsspielchen. Drei Stufen, transparente Preise online, faire Add-ons. Das ist im deutschen B2B-Markt nicht selbstverständlich — viele Wettbewerber verlangen für jede Preisinformation ein Vertriebsgespräch. Profacilo macht es einfach.

Schwächen ehrlich betrachtet

Keine KI im Produkt. Profacilo ist klassische Branchensoftware — keine KI-gestützte Kalkulation, kein automatisches Tourenoptimierungs-Modul, keine KI-basierte Mängelerkennung in Fotos. Wer 2026 erwartet, dass branchenspezifische Software mindestens automatische Angebotsentwürfe oder ML-basierte Empfehlungen liefert, ist hier nicht zu Hause. Das ist eine echte Lücke gegenüber dem Marktbild — Wettbewerber wie Landwehr oder einige neue Startups arbeiten genau an diesen Funktionen.

Einstiegspreis schließt Kleinstbetriebe aus. 349 €/Monat sind für einen 5-Personen-Betrieb sportlich. Profacilo zielt klar auf den Mittelstand ab 15 Mitarbeitenden — wer kleiner ist, fährt mit Excel und einer einfachen Zeiterfassungs-App vermutlich günstiger. Eine Light-Variante für Kleinstbetriebe wäre wünschenswert, ist aktuell aber nicht angekündigt.

DATEV-Anbindung nicht prominent. Die Webseite betont DATEV-Integration nicht. In Deutschland ist DATEV-Export der De-facto-Standard für die Steuerberater-Anbindung — wenn das im Basis-Tarif fehlt oder nur über Umwege funktioniert, kostet das zusätzliche Abstimmung. Vor Vertragsabschluss unbedingt explizit klären, wie der Datenexport an deinen Steuerberater läuft.

Einrichtungsgebühr addiert sich. Die einmaligen 980 € für das Setup sind defensibel — es spart Selbst-Konfiguration. Aber sie kommen oben drauf, müssen im Kalkül berücksichtigt werden und sind nicht Teil des Monatspreises. Wer das auf den ersten Jahresvertrag rechnet, landet effektiv bei 430+ €/Monat im ersten Jahr (All-In-Tarif).

Mitarbeiter-App skaliert linear. 4,90 € pro Mitarbeiter klingt günstig, aber bei 60 Mitarbeitenden (über den 10 inklusiv) sind das zusätzliche 245 €/Monat. Bei größeren Betrieben (>100 Mitarbeitende) wird die App-Lizenz zum größeren Kostenblock als die Admin-Lizenz selbst. Eine Pauschale ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl wäre transparenter.

Eingeschränktes Ökosystem. Wer externe Implementierungspartner, Schulungsanbieter oder zertifizierte Berater sucht, findet im Markt kein breites Angebot. Das ist Folge der Marktnische — funktional ausreichend für die Einführung, aber spürbar bei größeren Roll-outs mit mehreren Standorten.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Eine Allround-Buchhaltung mit einfacher Zeiterfassung suchst	oder
Eine direkte DATEV-Anbindung als Kernanforderung hast
KI-gestützte allgemeine Texterstellung für Angebote brauchst	oder

Erwähnenswert ohne eigene Tool-Seite: Landwehr L1 (etablierter Wettbewerber mit größerem Funktionsumfang, aber komplexer), reinSoft, Geco (für mittelständische Gebäudereinigung), Cleansoft sowie generische ERP-Systeme wie Sage oder Lexware Office, die ohne Branchen-Optimierung deutlich mehr Konfigurationsaufwand haben. Profacilo spielt seine Stärke in der Mitte aus — Soll-Ist-Vergleich als Alleinstellung, Branchenleistungswerte, deutscher Support. Für die Zielgruppe der mittelständischen Gebäudereiniger eine ernsthafte Empfehlung.

So steigst du ein

Schritt 1: Kontaktiere Profacilo für ein Beratungsgespräch (profacilo.de) — das Team richtet die Datenbank mit deinen Firmendaten, Objekten und Mitarbeitenden für 980 € einmalig ein. Das spart die übliche Setup-Zeit und gibt dir eine konfigurierte Ausgangsbasis statt einem leeren System. Bereite vorab eine Liste deiner Top-20-Objekte mit aktuellen Kalkulationswerten vor — das beschleunigt den Setup-Termin spürbar.

Schritt 2: Erfasse deine wichtigsten Objekte mit den aktuellen Kalkulationswerten (Fläche, Reinigungsintervall, hinterlegter Stundensatz). Aktiviere die Zeiterfassung-App für die Mitarbeitenden, die diese Objekte bedienen — ab jetzt läuft der Soll-Ist-Vergleich automatisch im Hintergrund. Plane zwei Wochen Eingewöhnungszeit für die Mitarbeitenden ein und kommuniziere klar, dass die App-Daten nicht zur Überwachung, sondern zur Kalkulations-Schärfung dienen.

Schritt 3: Werte nach drei bis vier Monaten aus, bei welchen Objekttypen die tatsächlichen Stunden systematisch von den kalkulierten abweichen. Diese Erkenntnisse fließen in die Anpassung deiner Kalkulationsrichtwerte ein — und in zukünftige Angebote für ähnliche Objekte. Bei Bestandsobjekten mit dauerhaft negativer Marge: Vertragsnachverhandlung mit konkreten Zahlen statt Bauchgefühl.

Ein konkretes Beispiel

Ein Reinigungsunternehmen aus dem Rheinland mit 28 Mitarbeitenden und 14 Dauerobjekten nutzt Profacilo seit einem Jahr. In den ersten drei Monaten zeigte der Soll-Ist-Vergleich: Bei Treppenhäusern in Altbauten lagen die tatsächlichen Stunden 22 Prozent über der Kalkulation — systematisch, bei jedem Objekt dieses Typs. Der Inhaber hat seitdem bei neuen Angeboten für Altbau-Treppenhäuser einen Aufschlag eingebaut und ein Verlustobjekt dieser Kategorie bei der nächsten Vertragsverlängerung auf kostendeckende Konditionen verhandelt. Effekt nach 12 Monaten: drei Verlustobjekte saniert, Deckungsbeitrag pro Stunde um rund 11 Prozent gestiegen. Die Software hat sich allein durch diese Erkenntnis im ersten halben Jahr amortisiert — die Zeitersparnis bei Stundenzettel-Erfassung und Rechnungsstellung kommt obendrauf.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: Deutschland. Profacilo wirbt aktiv mit deutschem Serverstandort und Hosting bei einem deutschen Anbieter. Den konkreten Standort und das Rechenzentrum solltest du dir vor Vertragsabschluss schriftlich bestätigen lassen.
• Datennutzung: Mitarbeiter- und Auftragsdaten verbleiben beim Betrieb. Profacilo ist Auftragsverarbeiter. Da das Produkt keine generativen KI-Funktionen einsetzt, gibt es kein KI-Training mit deinen Daten.
• Mitarbeiterüberwachung: Die App kann GPS-Validation für Arbeitszeiten verlangen. Das ist betriebsverfassungsrechtlich relevant — vor Roll-out unbedingt mit dem Betriebsrat (falls vorhanden) klären und in einer Betriebsvereinbarung regeln. Sonst riskierst du erhebliche arbeitsrechtliche Probleme.
• Account-Löschung: Über das Admin-Backend möglich. Mitarbeiterdaten lassen sich nach Austritt komplett löschen oder anonymisieren.
• Auftragsverarbeitung (AVV): Standard verfügbar — bei deutschem Anbieter Selbstverständlichkeit.
• Empfehlung: Vor Roll-out die Betriebsvereinbarung zur Mitarbeiter-App formulieren. Das ist der eigentliche Knackpunkt, nicht das technische DSGVO-Niveau der Software selbst.

Gut kombiniert mit

• — für die Anbindung an den Steuerberater. Wenn die direkte Integration über Profacilo nicht ausreicht, exportierst du die Rechnungs- und Lohnvorbereitungsdaten und übergibst sie an DATEV. Für die meisten deutschen Steuerberater der Standardweg.
• oder — für Angebots- und Korrespondenztexte. Profacilo liefert die Kalkulation, ChatGPT oder Claude formulieren das Anschreiben, die Leistungsbeschreibung oder die Vertragsnachverhandlungs-Argumentation. Klassisches Tandem aus Branchen-Tool und Sprach-KI.
• oder — falls Profacilo deine Buchhaltung nicht vollständig abdeckt. Dann übernimmt Profacilo die operativen Daten (Stunden, Objekte, Angebote), Lexoffice oder sevDesk die finale Buchhaltung mit Steuerberater-Übergabe.

Unser Testurteil

Profacilo verdient 3 von 5 Sternen. Es ist eine solide deutsche Branchensoftware mit klarem Fokus und einer echten Stärke (Soll-Ist-Vergleich). Für mittelständische Gebäudereinigungsunternehmen, die aus dem Excel-Stadium herauswachsen, ist es eine ernsthafte Empfehlung — deutscher Server, fairer Preis, transparente Tarife, mobile App. Was Sterne kostet: das Fehlen jeglicher KI-Funktionen (kein automatisches Angebot, keine ML-basierte Tourenoptimierung, keine Bild-KI für Mängelerkennung), die nicht prominent dokumentierte DATEV-Anbindung und der harte Einstiegspreis, der Kleinstbetriebe ausschließt. Für die Zielgruppe — 15 bis 80 Mitarbeitende, gemischtes Reinigungsspektrum, Wunsch nach systematischer Nachkalkulation — ist Profacilo ein vernünftiger Kauf. Wer mehr Automatisierung erwartet, wartet besser noch ein bis zwei Jahre auf die nächste Produktgeneration.

Was wir bemerkt haben

• Mai 2026 — Keine sichtbaren KI-Funktionen im Produkt. Während andere Branchensoftware-Anbieter aktiv KI-Features ankündigen (automatische Angebotsgenerierung, KI-Mängelerkennung in Fotos), bleibt Profacilo bei klassischer Branchenlogik. Eine KI-Roadmap wäre für die nächsten Releases wünschenswert.
• Mai 2026 — Preisliste online sichtbar (selten in der Branche). Drei klare Stufen, keine Vertriebs-Hürde für Vergleichbarkeit — das ist ein Pluspunkt gegenüber vielen Wettbewerbern.
• Mai 2026 — DATEV-Integration wird auf der Webseite nicht prominent beworben. Für ein deutsches Branchen-Tool ungewöhnlich — vor Vertragsabschluss explizit nachfragen, wie der Datenaustausch mit dem Steuerberater abläuft.