Crewmeister

Kurzfazit

Crewmeister ist eine günstige Zeiterfassungs- und Schichtplanungslösung, ab 1,50 EUR pro Nutzer und Monat (monatlich) bzw. 1,05 EUR (jährlich). Für Betriebe, die immer noch Excel-Dienstpläne nutzen und WhatsApp-Gruppen für Schichtänderungen, ist das der einfachste Weg in die Digitalisierung: kein IT-Know-how nötig, DSGVO-konform mit deutschem Hosting, Arbeitszeitgesetz-Konformität automatisch. Der Haken: Crewmeister ist kein KI-getriebenes System. Bedarfsprognosen, automatische Schichtoptimierung oder intelligente Planungsvorschläge fehlen vollständig. Wer nur den Status quo digitalisieren will, ist gut bedient. Wer optimierte Schichtplanung oder ein vollständiges HR-System sucht, schaut besser bei Deputy, Planday oder Personio.

Für wen ist Crewmeister?

Handwerksbetriebe und Lebensmittelgewerbe: Bäckereien, Metzgereien, Reinigungsunternehmen, Blumengeschäfte, Betriebe mit 5 bis 50 Mitarbeitenden, die Schichtpläne wöchentlich manuell erstellen und per WhatsApp verschicken. Crewmeister löst genau dieses Problem: digitaler Dienstplan, App-Benachrichtigung, Krankmeldung über die App, automatischer Stundenbericht für den Steuerberater.

Kleine Produktionsbetriebe: Wo mehrere Schichten (Früh/Spät/Nacht) über wenige Produktionslinien geplant werden müssen und das Arbeitsgesetz (Ruhezeiten, Wochenhöchststunden) eingehalten werden muss, ist Crewmeister eine günstige und rechtssichere Lösung. Die Prüfung der Ruhezeiten zwischen Schichten erfolgt automatisch.

Selbstständige und Kleinbetriebe als Einstieg: Ab 1,05 EUR/Nutzer/Monat (jährlich) bzw. 1,50 EUR/Nutzer/Monat (monatlich) im Go-Plan ist Crewmeister ein günstiger Einstieg in die Zeiterfassungspflicht nach dem Arbeitszeitgesetz. DATEV-Export kostet extra, spart aber dem Steuerberater erheblich Zeit bei der monatlichen Lohnabrechnung.

Betriebe im Wachstum: Wer mit Crewmeister startet und mit 60–80 Mitarbeitenden in komplexere Anforderungen wächst, kann auf ATOSS Time Control upgraden. Da Crewmeister als Spin-off innerhalb von ATOSS gegründet wurde (betrieben als ATOSS Aloud GmbH), ist die Migration einfacher als ein Anbieterwechsel. Das ist ein langfristiges Argument für den initialen Crewmeister-Einstieg.

Weniger geeignet für: Unternehmen mit komplexen Tarifverträgen (TVöD, Metall, Handel-TV), die eine korrekte automatische Berechnung von Zuschlägen und Sonderregelungen verlangen. Auch nicht geeignet für Betriebe, die ein vollständiges HR-System suchen: Crewmeister ist kein Personio-Ersatz, hat keine Mitarbeiterakte, kein Vertragsmanagement, keine Dokumentenverwaltung. Und nicht geeignet für alle, die KI-Optimierung der Schichtplanung erwarten.

Preise im Detail

Plan	Preis monatlich	Preis jährlich	Enthaltene Funktionen
Go	1,50 EUR/Nutzer/Monat	1,05 EUR/Nutzer/Monat	Digitale Zeiterfassung, Mobile App, Tablet-Terminal, GPS-Standorterfassung, Projektzeiterfassung, Excel-Export
Easy	2,00 EUR/Nutzer/Monat	1,40 EUR/Nutzer/Monat	Alles aus Go + Urlaubsplanung, Abwesenheitsmanagement, Überstundenkonto
Pro	3,00 EUR/Nutzer/Monat	2,10 EUR/Nutzer/Monat	Alles aus Easy + erweiterte Projektzeiterfassung, verschiedene Terminal-Varianten, rollenbasierte Genehmigungen
Schichtplanung	+ 2,00 EUR/Nutzer/Monat (Add-on)	+ 2,00 EUR/Nutzer/Monat	Dienstplan-Erstellung, Schichttausch, App-Benachrichtigungen
DATEV-Integration	+ 5,00 EUR/Monat je Abrechnungsart	+ 5,00 EUR/Monat	Direktexport für Steuerberater mit DATEV
Ab 50 Nutzer	Individuelles Angebot	Individuelles Angebot	Auf Anfrage beim Vertrieb

Einordnung: Crewmeister bietet einen günstigen Einstieg. Go für 1,05 EUR/Nutzer/Monat (jährlich) oder 1,50 EUR (monatlich) ist eine ernsthafte Option für Betriebe mit minimalem Budget. Wer die Vollausstattung will (Pro + Schichtplanung + DATEV), landet bei ca. 5–6 EUR/Nutzer/Monat. Der Haken: Schichtplanung ist kein Kernfeature, sondern Add-on. Andere Anbieter haben das inklusive. Jahreszahlung bringt ca. 30% Rabatt gegenüber monatlicher Abrechnung.

Stärken im Detail

Günstiger Einstiegspreis. Ab 1,05 EUR pro Nutzer und Monat (jährlich) bzw. 1,50 EUR (monatlich) für vollwertige Zeiterfassung mit GPS, App und Terminal. Selbst das Add-on für Schichtplanung (2 EUR) und DATEV (5 EUR/Abrechnungstyp pauschal) macht die Gesamtkosten für Kleinstbetriebe günstiger als bei vielen Wettbewerbern.

Arbeitszeitgesetz-Konformität automatisch. Das Arbeitszeitgesetz ist nicht optional, der EuGH hat 2019 bestätigt, dass alle Arbeitgeber in der EU Arbeitszeiten systematisch erfassen müssen. Crewmeister berechnet automatisch, wann Ruhezeiten unterschritten werden, wann die tägliche Höchstarbeitszeit überschritten ist, und ob Wochenhöchststunden eingehalten sind. Für Betriebe, die das bisher im Kopf oder in Excel gemanagt haben, ist das eine echte Risikoreduktion.

Schneller Einstieg ohne IT. Die Einrichtung ist für Betriebe ohne IT-Abteilung konzipiert: Mitarbeitende anlegen, Schichttypen definieren, App herunterladen, fertig. Die Lernkurve ist minimal, was bei älteren Mitarbeitenden oder hoher Fluktuation (Lebensmittelhandwerk, Saisonbetriebe) ein echter Vorteil ist.

DATEV-Export für den Steuerberater. Die Integration spart dem Steuerberater Zeit und reduziert Fehler bei der Lohnabrechnung. Statt Excel-Tabellen manuell zu übertragen, wird der Stundenbericht direkt im DATEV-Format ausgegeben. Bei 5 EUR/Monat je Abrechnungstyp ist das für die meisten Betriebe schnell amortisiert.

Mitarbeiter-App mit Schichttausch. Über die App sehen Mitarbeitende ihren Dienstplan, können Tauschwünsche einstellen und Abwesenheiten melden. Das reduziert den täglichen Koordinationsaufwand in der Disposition erheblich, kein WhatsApp-Chaos mehr für kurzfristige Änderungen.

Schwächen ehrlich betrachtet

Keine KI-Features, Planung ist manuell. Crewmeister erstellt keine Schichtpläne aus Bedarfsprognosen. Es unterstützt, aber optimiert nicht. Wer erwartet, dass das System sagt “Du brauchst am Freitag 4 statt 3 Mitarbeitende, weil die historischen Daten das zeigen”, wird enttäuscht. Konkurrenten wie Deputy haben mit solchen Prognose-Features begonnen.

Schichtplanung als kostenpflichtiges Add-on. Dass Schichtplanung bei einem Produkt, das explizit “Schichtplanung” im Marketing führt, ein Add-on für 2 EUR extra ist, irritiert. Planday und Papershift haben Schichtplanung als Kernfunktion inklusive.

Kein vollständiges HR-System. Crewmeister hat keine Mitarbeiterakte, keine Dokumentenverwaltung, kein Vertragsmanagement, keine Zieldefinition oder Performance-Module. Das ist eine bewusste Produktentscheidung (Fokus auf Zeiterfassung und Planung), schränkt aber die Einsatzmöglichkeit für Betriebe ein, die ein integriertes System suchen.

Komplexe Tarifverträge nicht konfigurierbar. TVöD-Zuschläge (Nacht, Sonntag, Feiertag nach Stufe), Metalltarif-Regelungen oder Einzelhandels-TV-Spezifika sind in Crewmeister nicht abbildbar. Wer korrekte automatische Zuschlagsberechnung braucht, muss zu spezialisierten Lösungen (ATOSS Time Control, Personio HR Suite) oder Branchen-Software wechseln.

Reporting-Tiefe eingeschränkt. Die Standardberichte decken Stundenkonten, Überstunden und Abwesenheiten ab, für erweiterte Analysen (Personalkosten pro Kostenstelle, Vergleich Plan/Ist, Produktivitätsauswertungen) reicht das Reporting nicht. Auch kein Self-Service-Dashboard.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
KI-gestützte Schichtoptimierung und Bedarfsprognosen willst	Deputy
Tiefere Gastro/Retail-Integration und Umsatzprognosen brauchst	Planday
Ein vollständiges HR-System mit Zeiterfassung suchst	Personio
Nur Zeiterfassung ohne Schichtplanung zu minimalem Preis brauchst	Papershift

Erwähnenswert ohne eigene Tool-Seite: Clockodo (Projektzeit-Fokus, beliebt bei Agenturen), TimeTac (österreichischer Anbieter, stark in Produktion), ZEP (Projektzeit für Beratungsunternehmen), Personio Time (wenn Personio ohnehin im Einsatz ist). Für Unternehmen, die mit ATOSS Time Control liebäugeln: Crewmeister als Einstieg ist der direkteste Pfad, kein Anbieterwechsel nötig.

So steigst du ein

Schritt 1: Registriere dich auf crewmeister.com für die 14-tägige Testphase, keine Kreditkarte nötig. Lege deine Mitarbeitenden an (manuell oder CSV-Import) und hinterlege Schichttypen (z. B. Frühschicht 06–14 Uhr, Spätschicht 14–22 Uhr). Das dauert je nach Betriebsgröße 1–3 Stunden.

Schritt 2: Erstelle den ersten Dienstplan per Drag & Drop. Crewmeister prüft automatisch Ruhezeiten und Wochenhöchststunden nach dem Arbeitszeitgesetz und warnt bei Verstößen. Veröffentliche den Plan, alle Mitarbeitenden erhalten eine App-Benachrichtigung auf ihr Smartphone.

Schritt 3: Aktiviere die digitale Zeiterfassung per App oder Tablet-Terminal. Am Monatsende exportierst du Stundennachweise als Excel oder, mit dem DATEV-Add-on, direkt im DATEV-Format für deinen Steuerberater. Kläre vorher mit dem Steuerberater, welches DATEV-Exportformat er bevorzugt.

Ein konkretes Beispiel

Eine mittelständische Metzgerei mit drei Filialen und 22 Mitarbeitenden hat den Wochendienstplan mit Crewmeister digitalisiert. Vorher schrieb die Inhaberin den Plan jeden Freitagnachmittag manuell in eine Excel-Tabelle und verschickte ihn per WhatsApp-Gruppe. Kurzfristige Krankmeldungen kamen per Telefonanruf und wurden handschriftlich nachgepflegt. Mit Crewmeister dauert das Erstellen des Plans noch 25 Minuten statt 75 Minuten, Krankmeldungen kommen direkt über die App und werden automatisch im Stundenkonto berücksichtigt. Der monatliche Stundenbericht für den Steuerberater wird automatisch exportiert. Die DATEV-Integration kostet 5 EUR extra, spart dem Steuerberater aber 30 Minuten Handarbeit pro Monat. Jährliche Einsparung an Planungszeit: ca. 60 Stunden, Gesamtkosten Crewmeister (Pro + Schichtplanung + DATEV): ca. 140 EUR/Monat bei 22 Nutzern.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: Deutschland. Crewmeister GmbH nutzt deutsche Rechenzentren, keine US-Cloud-Komponenten.
• Betriebsrat: Für Betriebe mit Betriebsrat ist eine Betriebsvereinbarung zur digitalen Zeiterfassung empfohlen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Crewmeister stellt Muster-Betriebsvereinbarungen bereit.
• Auftragsverarbeitung (AVV): Verfügbar für alle Kunden. Rechtlich anwendbares Recht: deutsches Recht.
• Arbeitszeitdaten: Stunden- und Anwesenheitsdaten sind besonders sensibel. Der Systemzugang ist rollenbasiert, Mitarbeitende sehen nur eigene Daten, Teamleiter sehen ihr Team, Admins sehen alles.
• Löschung: Mitarbeiterdaten können nach Ausscheiden gelöscht oder entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungsfristen archiviert werden (Lohndaten: 10 Jahre nach Steuerrecht).
• Empfehlung: Für Betriebe mit Betriebsrat: Betriebsvereinbarung vor Go-Live abschließen. Für Betriebe ohne Betriebsrat: Datenschutzerklärung für Mitarbeitende zur Zeiterfassung erstellen (Pflicht nach DSGVO Art. 13/14).

Gut kombiniert mit

• Personio, Personio als vollständiges HR-System (Verträge, Mitarbeiterakte, Gehaltsabrechnung), Crewmeister für operative Schicht- und Zeitplanung. Bei Personio-Kunden, die keine Personio Time nutzen oder bei denen Crewmeister günstiger ist, ist das eine sinnvolle Kombination.
• Factorial HR, Factorial als HR-Rückgrat für Compliance, Dokumente und HR-Analytics, Crewmeister für die operative Schichtplanung. Factorial hat keine so günstige Zeiterfassung wie Crewmeister.
• DATEV, Die Integration zwischen Crewmeister und DATEV ist der direkteste Weg, um Monatsarbeitsstunden in die Lohnbuchhaltung zu übertragen. Kein manuelles Abtippen mehr.

Unser Testurteil

Crewmeister verdient 3 von 5 Sternen. Das Preismodell ist im Markt unerreicht günstig, die DSGVO-Konformität mit deutschem Hosting ist solide, und der Einstieg ist wirklich einfach. Für den klassischen Handwerksbetrieb oder Kleinbetrieb ohne komplexe HR-Anforderungen ist Crewmeister die vernünftigste Wahl. Der vierte Stern fehlt, weil KI-Features komplett fehlen, Schichtplanung ein Add-on ist statt Kernfunktion, und das Reporting für wachsende Betriebe schnell zu eng wird. Der fünfte Stern fehlt, weil kein komplexer Tarifvertrag konfigurierbar ist und kein HR-Kern vorhanden ist. Für das, was es ist, günstiger Einstieg in digitale Zeiterfassung und Schichtplanung, ist es aber schwer zu schlagen.

Was wir bemerkt haben

• Juni 2026, Die aktuellen Preise: Go 1,50 EUR/Nutzer/Monat (monatlich) bzw. 1,05 EUR (jährlich); Easy 2,00 EUR bzw. 1,40 EUR; Pro 3,00 EUR bzw. 2,10 EUR. Jahreszahlung bringt ca. 30% Rabatt. Die Preisstrategie ist auf Volumen ausgerichtet: günstiger Einstieg, Monetarisierung über Add-ons (Schichtplanung, DATEV) und größere Betriebe.
• ATOSS-Ursprung, Crewmeister wurde nicht von ATOSS übernommen, sondern 2014 als internes Spin-off innerhalb von ATOSS gegründet. Die rechtliche Einheit ist ATOSS Aloud GmbH (Amtsgericht München, HRB 211731), ATOSS finanziert das Unternehmen. Das gibt dem Produkt langfristige Stabilität, macht aber auch Änderungen im Produktportfolio möglich, wenn ATOSS die Produktlinien konsolidiert.
• Keine KI-Features angekündigt (Stand Mai 2026). Wettbewerber wie Deputy haben mit KI-gestützter Bedarfsprognose begonnen. Crewmeister hat das nicht kommuniziert, ob das ein strategischer Entscheid oder eine Ressourcenfrage ist, ist von außen nicht beurteilbar.
• EuGH-Urteil und Arbeitszeitgesetz-Reform, Die anhaltende politische Diskussion über die verpflichtende Arbeitszeiterfassung in Deutschland (Folge des EuGH-Urteils von 2019) hat die Nachfrage nach günstigen Zeiterfassungstools erheblich gesteigert. Crewmeister profitiert davon als einer der günstigsten Anbieter.