Einführung für Unternehmen

Microsoft 365 Copilot im Mittelstand: was es kostet, wohin die Daten fließen und warum Lizenzen allein nichts ändern

Stand: Oktober 2026 (alle Angaben bei Microsoft geprüft, zuletzt am 03.10.2026, Abrufdatum je Quelle unten)

Kurzfazit: Microsoft Copilot Business kostet 18,20 € netto pro Person und Monat im Jahresabo, bei Abschluss bis zum 31. Dezember 2026 im ersten Jahr 15,60 €, immer zusätzlich zur Microsoft-365-Lizenz. Prompts und Graph-Daten trainieren laut Microsoft keine Foundation-Modelle, EU-Datenverkehr bleibt in der EU-Datengrenze, außer bei aktiviertem Flex Routing und bei Modellen von Anthropic. Woran Rollouts scheitern, ist selten die Technik: ohne benannte Aufgaben, aufgeräumte Berechtigungen und Training bleibt die Lizenz liegen.

Zu den Lizenzpreisen Wohin die Daten fließen

Was Copilot im Mittelstand tatsächlich übernimmt

Copilot ist kein eigenes Programm, sondern eine Schicht über Microsoft 365. Es koordiniert große Sprachmodelle, Inhalte aus Microsoft Graph, für die ihr berechtigt seid, und die Apps, die ihr ohnehin nutzt[8]. Nebenbei: In der Microsoft-Dokumentation heißt das Produkt inzwischen nur noch Microsoft Copilot. Lizenzen und Oberflächen tragen in der Übergangszeit weiter beide Namen, an Sicherheit, Compliance und Datenschutz ändert sich dadurch laut Microsoft nichts[8].

Das übernimmt es

Fragen auf euren eigenen Dateien, E-Mails, Chats, Besprechungen, Kalendern und Kontakten beantworten, soweit die fragende Person dafür berechtigt ist. Copilot holt sich diesen Kontext über Microsoft Graph.[8]
Nach einer Besprechung auf deren Inhalt verweisen. Dafür muss in Teams die Transkription oder die Aufzeichnung eingeschaltet sein, sonst geht es nicht.[11]
Telefonate in Teams Phone begleiten, über VoIP und über das Festnetz. Für Festnetzanrufe braucht ihr zusätzlich eine Teams-Phone-Lizenz und einen Anrufplan, und auch hier muss transkribiert oder aufgezeichnet werden.[11]
Im Web nachschlagen. Copilot erzeugt dafür aus eurem Prompt eine Suchanfrage und schickt sie an Bing. Diese Websuche lässt sich über die optionalen verbundenen Erfahrungen abschalten.[8]
Externe Systeme einbeziehen, über Graph-Connectors oder Agents. Welche Agents erlaubt sind, entscheidet die Administration im Microsoft 365 Admin Center.[8]

Das übernimmt es nicht

Für Richtigkeit geradestehen. Microsoft schreibt selbst: „Die Antworten, die generative KI erzeugt, sind nicht garantiert zu 100 % sachlich.“ Der Prüfschritt bleibt bei euch.[8]
Ordnung in euren Ablagen schaffen. Copilot beachtet vorhandene Berechtigungen, es korrigiert sie nicht.[8]
Gruppenpostfächer bedienen. Dort ist Copilot nicht verfügbar.[11]
Beschäftigte bewerten. Microsoft filtert Rückschlüsse auf Leistung, Einstellung, inneren oder emotionalen Zustand und persönliche Eigenschaften und schränkt diese Nutzung ausdrücklich ein.[8]
Ohne Microsoft 365 laufen. Copilot ist ein Add-on, keine eigenständige Anwendung.[3]

Was Copilot im Alltag konkret leistet und wo die Grenzen liegen, haben wir ausführlicher im Beitrag Microsoft Copilot im Büroalltag und auf unserer Tool-Seite zu Microsoft 365 Copilot beschrieben.

Was die Lizenz kostet

Alle Preise sind Listenpreise von den deutschen Produktseiten von Microsoft, jeweils pro Person und Monat und dort mit dem Hinweis „Preise zzgl. MwSt.“ ausgewiesen, das Abrufdatum steht bei der Quelle. In den Bündel-Zeilen steckt die Microsoft-365-Lizenz drin, in den Add-on-Zeilen nicht. Was ihr am Ende zahlt, kann davon abweichen: Über Partner und Volumenverträge werden andere Konditionen verhandelt, und die kennen wir nicht.

Listenpreise für Microsoft Copilot, Stand Oktober 2026
Lizenz	Preis pro Person und Monat, netto	Microsoft-365-Lizenz enthalten?
Microsoft Copilot Business (Add-on)[1]	18,20 € im Jahresabo, 21,84 € bei monatlicher Zahlung. Bei Abschluss bis zum 31. Dezember 2026 im ersten Jahr 15,60 €.	Nein. Microsoft nennt als Voraussetzung bestehende Kunden mit einem berechtigten Business-Tarif. Die Microsoft-365-Lizenz zahlt ihr weiter separat.
Microsoft 365 Business Standard + Copilot Business[1]	20,36 € im Jahresabo, 24,43 € bei monatlicher Zahlung.	Ja, Business Standard mit Teams plus Copilot in einem Preis.
Microsoft 365 Business Premium + Copilot Business[1]	27,73 € im Jahresabo, 33,28 € bei monatlicher Zahlung.	Ja, Business Premium mit Teams plus Copilot in einem Preis.
Microsoft 365 Business Standard EEA (ohne Teams) + Copilot Business[1]	17,58 € im Jahresabo, 21,10 € bei monatlicher Zahlung.	Ja, die Variante für den Europäischen Wirtschaftsraum ohne Teams.
Microsoft 365 Business Premium EEA (ohne Teams) + Copilot Business[1]	24,94 € im Jahresabo, 29,93 € bei monatlicher Zahlung.	Ja, die Variante für den Europäischen Wirtschaftsraum ohne Teams.
Microsoft 365 Copilot (Enterprise-Variante)[2][3]	26,00 € bei jährlicher Zahlung, 27,30 € bei monatlicher Zahlung, beides im Jahresabonnement.	Nein. Microsoft schreibt: „Eine separate Lizenz für einen berechtigenden Microsoft 365-Plan ist erforderlich.“ Ausnahme ist Microsoft 365 E7, dort ist Copilot bereits enthalten und das Add-on entfällt.
Microsoft Copilot Chat, webbasiert[3][4]	Ohne zusätzliche Kosten.	Automatisch in einem berechtigten Microsoft-365-Abonnement enthalten. Antwortet aus dem Web und aus Firmeninhalten, die gezielt hineinkommen: Upload oder „/“-Dateisuche, das offene Dokument in Word, Excel und PowerPoint, Agenten mit SharePoint-Zugriff, in Outlook außerdem Mails, Kalender, Besprechungen, Chats und zugängliche Dateien. Den vollen Zugriff auf eure Arbeitsdaten über Work IQ und semantischen Index gibt es nur mit der bezahlten Lizenz.

Microsoft Copilot Business (Add-on)[1]

18,20 € im Jahresabo, 21,84 € bei monatlicher Zahlung. Bei Abschluss bis zum 31. Dezember 2026 im ersten Jahr 15,60 €.

Nein. Microsoft nennt als Voraussetzung bestehende Kunden mit einem berechtigten Business-Tarif. Die Microsoft-365-Lizenz zahlt ihr weiter separat.
Microsoft 365 Business Standard + Copilot Business[1]

20,36 € im Jahresabo, 24,43 € bei monatlicher Zahlung.

Ja, Business Standard mit Teams plus Copilot in einem Preis.
Microsoft 365 Business Premium + Copilot Business[1]

27,73 € im Jahresabo, 33,28 € bei monatlicher Zahlung.

Ja, Business Premium mit Teams plus Copilot in einem Preis.
Microsoft 365 Business Standard EEA (ohne Teams) + Copilot Business[1]

17,58 € im Jahresabo, 21,10 € bei monatlicher Zahlung.

Ja, die Variante für den Europäischen Wirtschaftsraum ohne Teams.
Microsoft 365 Business Premium EEA (ohne Teams) + Copilot Business[1]

24,94 € im Jahresabo, 29,93 € bei monatlicher Zahlung.

Ja, die Variante für den Europäischen Wirtschaftsraum ohne Teams.
Microsoft 365 Copilot (Enterprise-Variante)[2][3]

26,00 € bei jährlicher Zahlung, 27,30 € bei monatlicher Zahlung, beides im Jahresabonnement.

Nein. Microsoft schreibt: „Eine separate Lizenz für einen berechtigenden Microsoft 365-Plan ist erforderlich.“ Ausnahme ist Microsoft 365 E7, dort ist Copilot bereits enthalten und das Add-on entfällt.
Microsoft Copilot Chat, webbasiert[3][4]

Ohne zusätzliche Kosten.

Automatisch in einem berechtigten Microsoft-365-Abonnement enthalten. Antwortet aus dem Web und aus Firmeninhalten, die gezielt hineinkommen: Upload oder „/“-Dateisuche, das offene Dokument in Word, Excel und PowerPoint, Agenten mit SharePoint-Zugriff, in Outlook außerdem Mails, Kalender, Besprechungen, Chats und zugängliche Dateien. Den vollen Zugriff auf eure Arbeitsdaten über Work IQ und semantischen Index gibt es nur mit der bezahlten Lizenz.

Was zum 1. Juli 2026 passiert ist

Microsoft hat am 16. Februar 2026 angekündigt, dass zum 1. Juli 2026 neue Listenpreise für einen Großteil der Business-, Enterprise- und Frontline-Pläne gelten. Genannt werden dort unter anderem Microsoft 365 Business Basic von 6 auf 7 US-Dollar, Business Standard von 12,50 auf 14 US-Dollar, Microsoft 365 E3 von 36 auf 39 und E5 von 57 auf 60 US-Dollar sowie Office 365 E3 von 23 auf 26 US-Dollar. Im selben Zug werden Erweiterungen für Copilot Chat in die Basis-Pläne aufgenommen[5].

Zwei Einschränkungen dazu, die man selten liest. Erstens: Die Ankündigung nennt US-Dollar und weist darauf hin, dass die Preise je nach Land und Währung abweichen können. Maßgeblich für euch sind die Euro-Preise auf den deutschen Produktseiten, die in der Tabelle oben stehen. Zweitens: Diese Ankündigung listet die Basis-Suiten, nicht den Copilot-Zuschlag selbst. Ob und wie sich der Add-on-Preis zum 1. Juli verändert hat, sagt Microsoft dort nicht, und wir behaupten es deshalb nicht. Was belegt ist: Der Aktionspreis von 15,60 € gilt für das erste Jahr bei Abschluss bis zum 31. Dezember 2026, regulär sind es 18,20 €[1].

Was seit dem 25. September 2026 dazukommt: Verbrauch neben der Lizenz

Microsoft hat am 25. September 2026 den neuen Copilot vorgestellt, mit Home (Chat und Cowork an einem Ort), Code und Autopilot. Home und Code starten zunächst im Frontier-Programm, Autopilot in einer privaten Vorschau. Die Abrechnung wird damit zweigeteilt: Die Nutzerlizenz deckt Copilot im Chat und in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams ab. Cowork, Code, Autopilot, neue lang laufende Agentenfunktionen und Frontier-Modelle rechnet Microsoft zusätzlich nutzungsbasiert ab[6].

Im Partnerkanal wird daraus ab 1. Dezember 2026 eine Voreinstellung: Für Copilot-Business-Lizenzen, die neu über Cloud Solution Provider gekauft werden, einzeln oder im Bündel, ist die nutzungsbasierte Abrechnung dann standardmäßig eingeschaltet, mit einer Ausgabengrenze von 4.000 Copilot Credits je Person und Monat, die Admins anpassen können. Deutschland gehört zu den Ländern, in denen diese Umstellung vorerst nicht gilt[7].

Unsere Einordnung: Die Lizenzpreise in der Tabelle oben bleiben der planbare Teil. Sobald ihr Agentenfunktionen freigebt, sind sie nicht mehr automatisch der Gesamtpreis, und was dazukommt, hängt an der Nutzung. Eine bewusst gesetzte Ausgabengrenze gehört deshalb vor die erste Agenten-Freigabe, auch solange die Voreinstellung aus dem Partnerkanal in Deutschland noch nicht greift.

Was die Einführung neben der Lizenz kostet

Das ist der Satz, der in keinem Angebot steht: Die Lizenz ist der kleinere Teil. Der größere ist Arbeitszeit von Menschen, die ihr schon habt. Wir nennen hier bewusst keine Stundenzahlen, weil sie vom Zustand eurer Ablagen abhängen und eine geschätzte Zahl eine erfundene Zahl wäre. Was feststeht, ist, wer etwas zu tun bekommt.

Administration: Netzwerk und Apps freigeben, Mandanteneinstellungen setzen, Lizenzen zuweisen, die Flex-Routing-Einstellung entscheiden und vor der ersten Agenten-Freigabe eine Ausgabengrenze für die nutzungsbasierte Abrechnung setzen.
Wer für SharePoint zuständig ist: Bewertung laufen lassen, zu weit freigegebene Websites einsammeln, Zugriff einschränken, besitzerlose und inaktive Websites klären. Microsoft empfiehlt, die Bewertung alle 30 Tage zu wiederholen, das ist also keine einmalige Aktion.
Datenschutz und Recht: Aufbewahrung für Copilot-Interaktionen festlegen, Regel für Besprechungen mit Externen schreiben, entscheiden, ob Modelle außerhalb der EU-Datengrenze freigegeben werden.
Fachbereiche: Pro Rolle zwei bis drei Aufgaben benennen, die Copilot übernehmen soll, und für jede sagen, woran ihr merkt, dass es funktioniert hat.
Alle, die die Lizenz bekommen: Einweisung, eine geschriebene Regel, welche Daten hineindürfen, und ein fester Prüfschritt vor dem Versenden.

Wohin die Daten fließen

Das ist die Frage, die in jedem zweiten Gespräch als erste kommt. Sie hat drei getrennte Teile, die oft vermischt werden: Wird trainiert, wo wird gerechnet, und wo liegt das Gespeicherte. Alle Angaben in diesem Abschnitt stammen aus der Microsoft-Dokumentation, nicht aus unserer Einschätzung.

Training

Eure Eingaben trainieren die Modelle nicht

Microsoft schreibt: „Prompts, Antworten und Daten, auf die über Microsoft Graph zugegriffen wird, werden nicht zum Trainieren von Foundation LLMs verwendet, einschließlich derjenigen, die von Microsoft Copilot verwendet werden.“ Optionales Kundenfeedback darf Microsoft zur Verbesserung des Dienstes nutzen, aber ausdrücklich nicht zum Training der Modelle, und es lässt sich über Administratorsteuerelemente verwalten[8].

Verarbeitung

EU-Datengrenze, mit zwei Ausnahmen

Aufrufe an das Sprachmodell gehen an die nächstgelegenen Rechenzentren in der Region. Für Nutzer aus der EU gilt: „Der EU-Datenverkehr bleibt innerhalb der EU-Datengrenze.“ Zwei Ausnahmen nennt Microsoft selbst. Erstens Flex Routing, dazu unten mehr. Zweitens: „Modelle, die von Anthropic als Unterauftragsverarbeiter bereitgestellt werden, sind derzeit von der EU-Datengrenze ausgeschlossen.“ Ob solche Modelle genutzt werden, entscheidet eure Administration[8].

Speicherung

Der Verlauf liegt bei euch im Mandanten

Gespeichert werden Prompt, Antwort und die Zitate, auf die sich die Antwort stützt, als Copilot-Aktivitätsverlauf, verschlüsselt und zusammen mit den übrigen Microsoft-365-Inhalten eurer Organisation. Administratoren sehen und verwalten das über die Inhaltssuche oder Microsoft Purview und können dort Aufbewahrungsrichtlinien setzen. Beschäftigte können ihren eigenen Verlauf im Portal „Mein Konto“ löschen[8].

Flex Routing: die Einstellung, die viele nicht kennen

Mit flexiblem Routing erlauben Kunden in EU und EFTA, dass die Berechnung der Antwort in Zeiten hoher Nachfrage außerhalb der EU-Datengrenze stattfindet. Microsoft nennt dafür die USA, Kanada und Australien. Ruhende Daten bleiben weiterhin innerhalb der EU-Datengrenze, ausgenommen begrenzte pseudonymisierte Daten aus Sicherheits- und Betriebsgründen[9].

Wichtig ist die Voreinstellung: „Flex-Routing ist standardmäßig für berechtigte Mandanten aktiviert, die nach dem 25. März 2026 erstellt wurden.“[9] Für Mandanten, die am oder vor dem 25. März 2026 schon bestanden, legt Microsoft den Administratoren in der am 29. September 2026 aktualisierten Fassung nahe, die Einstellung im Microsoft 365 Admin Center zu prüfen. Einen verbindlichen Standardwert für diese älteren Mandanten nennt die Dokumentation nicht, also prüfen, nicht annehmen[10]. Ändern lässt sich das jederzeit im Microsoft 365 Admin Center unter Copilot, Einstellungen, Alle anzeigen, Flex-Routing in Spitzenlastzeiten, dafür braucht es die Rolle KI-Administrator. Wer „Flexrouting nicht zulassen“ wählt, dessen Inferenz bleibt auch in Spitzenzeiten in der EU-Datengrenze. Die Einstellung im Microsoft 365 Admin Center gilt für Microsoft Copilot und für Copilot Chat[9].

Ein Sonderfall: Wer Multi-Geo Capabilities erworben oder genutzt hat, befindet sich laut Microsoft nicht im Bereich der EU-Datengrenze für Microsoft 365, auch wenn der Mandant in einem EU- oder EFTA-Land liegt. Die Flex-Routing-Einstellung ist dann im Microsoft 365 Admin Center gar nicht sichtbar[9].

Noch zwei Punkte für die Datenschutzprüfung

Keine menschliche Missbrauchsprüfung: Während es diese Überprüfung von Inhalten in Azure OpenAI gibt, haben sich die Copilot-Dienste laut Microsoft dagegen entschieden[8].
Websuche ist ein eigener Datenfluss: Bei aktivierter Websuche erzeugt Copilot aus dem Prompt eine Suchanfrage und schickt sie an den Bing-Suchdienst. Das lässt sich über die Datenschutzkontrolle für optionale verbundene Erfahrungen abschalten[8].

Und die Zusammenführung mit dem privaten Copilot vom 18. August 2026?

Microsoft hat die private Copilot-App und die Microsoft-365-Copilot-App in einer App zusammengeführt. Für Privatkonten wurden dabei zum 18. August 2026 Gruppenchats, Podcasts und Deep Research eingestellt. Für Unternehmen ist die Trennung die entscheidende Aussage: „Berufliche und persönliche Erfahrungen bleiben absichtlich getrennt“, und „Daten, die in die Arbeitserfahrung (Microsoft Entra) eingegeben werden, fließen nicht in die persönliche Erfahrung (Microsoft-Konto) ein und umgekehrt.“ Die Sicherheits-, Datenschutz-, Compliance- und Verwaltungskontrollen eurer Organisation gelten laut Microsoft weiter[14].

Unsere Einordnung, klar getrennt vom Belegten: Technisch ändert das für euren Mandanten wenig. Praktisch steht jetzt dieselbe Oberfläche für das Firmenkonto und das private Konto vor euren Leuten, und der Wechsel ist ein Klick im Kontowechsler. Genau deshalb gehört in die Einweisung ein Satz dazu, an welchem Konto gearbeitet wird und woran man das erkennt. Warum ein Verbot privater Konten das Gegenteil bewirkt, steht in Dein KI-Verbot ist die Datenschutzverletzung.

Drei Gründe, warum Copilot-Rollouts versanden

Eine Copilot-Lizenz verändert nichts, solange niemand weiß, welche Aufgabe damit erledigt werden soll, und solange die Berechtigungen im Mandanten so stehen, dass Copilot Dokumente findet, die der Suchende vorher nie gefunden hätte. Das ist unsere These, und die drei Muster dahinter sehen wir immer wieder in derselben Reihenfolge.

Grund 1

Niemand hat gesagt, welche Aufgabe damit erledigt werden soll

Die Lizenz wird verteilt, das Werkzeug ist da, und dann steht die Frage im Raum, was man jetzt eigentlich damit macht. Copilot beantwortet Fragen zu euren Daten und schreibt Entwürfe, aber welche Frage und welcher Entwurf, das steht in keiner Dokumentation.

Gegenmaßnahme

Pro Rolle zwei bis drei Aufgaben festlegen, bevor die erste Lizenz zugewiesen wird. Nicht „Produktivität steigern“, sondern „das Protokoll der Montagsrunde entsteht nicht mehr von Hand“ oder „Angebotstexte entstehen aus der letzten vergleichbaren Anfrage“. Für jede Aufgabe eine Person, die sie ausprobiert, und ein Datum, an dem ihr sie euch anschaut.
Grund 2

Die Berechtigungen stehen so, dass Copilot zu viel findet

Copilot zeigt nur Inhalte, für die eine Person mindestens Anzeigeberechtigung hat. Das klingt beruhigend und ist genau das Problem: Es zeigt sie zuverlässig, während die Suche sie nie ausgespielt hat. Microsoft beschreibt diesen Fall in der eigenen Dokumentation an einer Budget-Website, die die meisten nicht kennen und deren Besitzer nie Berechtigungen gesetzt hat. Fragt jemand nach Budgetzahlen, holt Copilot sie von dort.

Gegenmaßnahme

Vor dem Rollout die Bewertung im SharePoint Admin Center laufen lassen, den Bericht über organisationsweit freigegebene Websites und die Aktivitätsberichte zu Freigabelinks auswerten, für kritische Websites den Zugriff auf eine Gruppe einschränken und bei Websites mit hohem Risiko die Auffindbarkeit über Restricted Content Discovery abschalten. Die eingeschränkte SharePoint-Suche taugt dafür nicht mehr: Sie wird eingestellt, seit dem 31. Juli 2026 ist die Neuaktivierung blockiert, sie ist auf 100 Websites begrenzt, und Microsoft nennt sie ausdrücklich keine Sicherheitsgrenze.
Grund 3

Es gab kein Training, nur eine Einladungsmail

Wer Copilot wie eine Suchmaschine bedient, bekommt Antworten wie von einer Suchmaschine und hört nach zwei Wochen wieder auf. Dazu kommt, dass die Antworten laut Microsoft nicht garantiert sachlich sind. Ohne geübten Prüfschritt fällt das entweder niemandem auf, oder es fällt einmal unangenehm auf, und danach fasst das Werkzeug niemand mehr an.

Gegenmaßnahme

An echten Aufgaben üben, nicht an Beispielen aus einer Präsentation. Jede Übung endet damit, dass jemand das Ergebnis prüft. Dazu eine geschriebene Regel, welche Daten in welches Werkzeug dürfen. Ein Training kann gleichzeitig eine eurer Maßnahmen nach Art. 4 KI-Verordnung sein.

Belege zu Grund 2 stehen in der Microsoft-Dokumentation zur Vorbereitung von SharePoint[12] und zur eingeschränkten SharePoint-Suche[13]. Zu Grund 3: Warum Maßnahmen zur KI-Kompetenz seit Februar 2025 Pflicht sind und was dabei ausdrücklich nicht verlangt wird, steht auf unserer Seite KI-Kompetenz nach Art. 4 AI Act.

Für Unternehmen

Lizenz- und SharePoint-Administration macht ihr. Wir machen die Einführung.

Wir verhandeln keine Lizenzen und verwalten keine Mandanten. Unser Teil ist der, an dem die meisten Rollouts hängenbleiben: Anwendungsfälle auswählen, die zu euren Aufgaben passen, vor dem Rollout klären, was Copilot finden können soll und was nicht, und dann an euren echten Aufgaben trainieren, damit die gekauften Lizenzen benutzt werden. Im kostenlosen Erstgespräch, 30 Minuten, klären wir, ob Beratung, ein Training oder ein Projekt der nächste Schritt ist.

KI-Training anfragen

Wann etwas anderes die bessere Wahl ist

Copilot ist die naheliegende Wahl, wenn eure Arbeit ohnehin in Microsoft 365 liegt. Naheliegend ist nicht immer richtig. Vier Fälle, in denen wir zu etwas anderem raten.

Ihr arbeitet in Google Workspace

Dann bringt Copilot wenig, weil sein Wert aus dem Zugriff auf Microsoft Graph kommt. In Workspace ist Gemini der direkte Gegenpart. Preise und Datenzusagen stehen im Vergleich unten.

Eure Vorgaben lassen keine Verarbeitung außerhalb der EU zu

Dann müsst ihr Flex Routing abschalten und die Anthropic-Modelle gesperrt lassen, beides dauerhaft und nachweisbar. Wer diese Aufsicht nicht führen will, sieht sich Plattformen mit deutschem Vertragspartner an, etwa meinGPT oder Langdock. Wer wo hostet, steht im Vergleich unten.

Eure Besprechungen finden außerhalb von Teams statt

Copilot verweist auf Besprechungsinhalte nur, wenn in Teams transkribiert oder aufgezeichnet wurde. Für gemischte Landschaften mit Zoom oder Meet ist Fireflies.ai der pragmatischere Weg.

Ihr braucht freies Schreiben, Analyse oder Code

Dafür lizenzieren viele Teams zusätzlich ChatGPT oder Claude. Das ist kein Widerspruch zu Copilot, sondern eine andere Aufgabe.

Preis pro Nutzer, Hosting, AVV, Single Sign-on und Training mit Firmendaten stehen für sieben Anbieter nebeneinander im DSGVO-Vergleich der KI-Assistenten für Unternehmen. Wo der Mittelstand bei der Einführung generell hängenbleibt, steht im Beitrag KI im Mittelstand: Chancen und Hürden.

Häufige Fragen zu Microsoft 365 Copilot

Lohnt sich Microsoft 365 Copilot für kleine Teams?

Eine Mindestabnahme nennt Microsoft für das Business-Add-on nicht, gekauft werden kann es von bestehenden Kunden mit einem berechtigten Business-Tarif. Rechnerisch sind 18,20 € netto im Jahresabo 218,40 € pro Person und Jahr zusätzlich zur Microsoft-365-Lizenz, im ersten Jahr 187,20 € bei Abschluss bis zum 31. Dezember 2026. Ob sich das lohnt, entscheidet nicht die Teamgröße, sondern ob ihr eine wiederkehrende Aufgabe benennen könnt, die Copilot übernimmt. In kleinen Teams gibt es oft genau eine, meistens die Besprechungsdokumentation. Dann reicht es, mit den Personen anzufangen, die diese Aufgabe haben. Wer keine solche Aufgabe benennen kann, sollte erst mit dem kostenlos enthaltenen Copilot Chat arbeiten und später entscheiden.

Brauchen wir Microsoft 365 E3 oder E5 für Copilot?

Nein. Microsoft listet für die Enterprise-Variante unter anderem Microsoft 365 E5, E3, F1 und F3, die Business-Pläne, Office 365 E5, E3, E1 und F3 sowie eigenständige Pläne für Teams, Exchange, SharePoint, OneDrive, Planner, Project, Visio und Clipchamp als berechtigende Basislizenzen. Microsoft 365 E7 steht ebenfalls in der Liste, umfasst Copilot laut Microsoft aber bereits, dort braucht ihr kein Add-on. Für Microsoft Copilot Business sind es Microsoft 365 Business Basic, Standard, Premium, Microsoft 365 Apps for Business und Microsoft Teams Essentials. E5 ist also keine Voraussetzung für Copilot. E5 kann aus anderen Gründen sinnvoll sein, etwa wegen der Sicherheits- und Compliance-Funktionen, mit denen ihr den Rollout absichert, aber das ist eine eigene Entscheidung und keine Copilot-Pflicht.

Was ist mit Microsoft Copilot Chat, ist der wirklich kostenlos?

Der webbasierte Copilot Chat ist laut Microsoft automatisch und ohne zusätzliche Kosten in einem berechtigten Microsoft-365-Abonnement enthalten. Er antwortet aus dem Web, sieht aber auch ohne Lizenz mehr Firmendaten, als oft angenommen wird. Microsoft nennt vier Wege: Inhalte, die jemand in den Prompt holt, auch über die „/“-Suche nach jeder Datei, auf die das Konto Zugriff hat; das gerade geöffnete Dokument, wenn der Chat in Word, Excel oder PowerPoint läuft; Copilot Chat in Outlook, der Mails, Kalender, Besprechungen, Chats und Dateien aus OneDrive, häufig besuchten SharePoint-Websites und geteilten oder selbst bearbeiteten Dokumenten liest; und Agenten, die auf SharePoint-Inhalte zugreifen. Die bezahlte Microsoft-Copilot-Lizenz bringt den vollen Zugriff auf eure Arbeitsdaten über Work IQ und den semantischen Index, also Antworten aus SharePoint, Teams und Dokumenten, ohne dass jemand die Quelle vorher auswählt. Wer eine geschäftlich brauchbare Chat-Oberfläche sucht, kommt ohne Lizenz weit. Wer will, dass die KI von selbst im Angebotsordner oder im Projektkanal nachschlägt, braucht die Lizenz. Für die Berechtigungsprüfung heißt das: Auch der kostenlose Chat findet über die „/“-Suche und in Outlook, was ein Konto sehen darf, sie gehört also auch ohne Lizenzkauf vor die Freigabe. Für die Einstellung zum flexiblen Routing gilt: Sie wirkt im Microsoft 365 Admin Center auf Microsoft Copilot und auf Copilot Chat gleichermaßen.

Sieht Copilot Dateien, die ein Mitarbeiter nicht sehen darf?

Nein, und genau das ist der Haken. Copilot zeigt laut Microsoft nur Unternehmensdaten an, für die die einzelne Person mindestens Anzeigeberechtigung hat, und der semantische Index beachtet dieselbe Zugriffsgrenze. Copilot vergibt also keine neuen Rechte. Es macht aber sichtbar, was jemand formal schon durfte und praktisch nie gefunden hat: eine Website ohne gepflegte Berechtigungen, ein Ordner mit einem Link für die ganze Organisation, ein Vertragsentwurf im falschen Team. Microsoft schildert diesen Fall selbst am Beispiel einer Budget-Website. Deshalb gehört die Berechtigungsprüfung vor den Rollout und nicht danach.

Ersetzt Microsoft 365 Copilot ChatGPT?

Für die meisten Unternehmen nicht, jedenfalls nicht vollständig. Copilot ist stark, wo die Antwort in euren eigenen Dateien, Mails und Besprechungen steckt, weil es über Microsoft Graph dort hineinschaut und die Berechtigungen beachtet. Für freies Schreiben, Recherche, Analyse längerer Texte oder Programmierarbeit greifen viele Teams weiter zu ChatGPT oder Claude. Microsoft bietet Modelle von OpenAI und Anthropic auch in Copilot an, die Administration entscheidet über die Freigabe, und für die Anthropic-Modelle gilt die EU-Datengrenze derzeit nicht. Welche Kombination für euch passt, hängt an Datenlage und Vorgaben. Unser DSGVO-Vergleich der Unternehmens-Assistenten stellt die Optionen nebeneinander.

Ihr habt die Lizenzen, aber niemand nutzt sie?

Schreibt uns, woran es hängt: keine klaren Anwendungsfälle, Unsicherheit beim Datenschutz, oder Lizenzen, die seit Monaten liegen. Wir antworten innerhalb von 1 bis 2 Werktagen. Beratung, Trainings und Projekte im Überblick: KI-Syndikat für Unternehmen.

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Quellen

Ausschließlich Seiten von Microsoft, abgerufen zwischen dem 17.09.2026 und dem 03.10.2026, das Datum steht je Quelle. Reseller-, Presse- und Blogangaben Dritter haben wir bewusst nicht verwendet.

[1] Microsoft: Microsoft 365 Copilot Pläne und Preise, Business, abgerufen am 03.10.2026
[2] Microsoft: Microsoft 365 Copilot Pläne und Preise, Enterprise, abgerufen am 17.09.2026
[3] Microsoft Learn: Lizenzoptionen für Microsoft Copilot, abgerufen am 03.10.2026
[4] Microsoft Learn: Microsoft Copilot Chat Privacy and Protections, Abschnitt „Organizational data“ (englisch, aktualisiert am 24. August 2026), abgerufen am 03.10.2026
[5] Microsoft Licensing Resources: Microsoft 365 Pricing and Packaging Updates (englisch, veröffentlicht am 16. Februar 2026), abgerufen am 17.09.2026
[6] Official Microsoft Blog: Introducing the new Copilot with Home, Code and Autopilot (englisch, veröffentlicht am 25. September 2026), abgerufen am 03.10.2026
[7] Microsoft Learn, Partner Center: October 2026 announcements: Usage-based billing is default on for new Microsoft 365 Copilot Business licenses (englisch, Stand 1. Oktober 2026), abgerufen am 03.10.2026
[8] Microsoft Learn: Daten, Datenschutz und Sicherheit für Microsoft Copilot, abgerufen am 17.09.2026
[9] Microsoft Learn: Flexibles Routing (EU und EFTA), abgerufen am 17.09.2026
[10] Microsoft Learn: Flex routing (EU and EFTA) (englische Fassung, aktualisiert am 29. September 2026), abgerufen am 03.10.2026
[11] Microsoft Learn: App- und Netzwerkanforderungen für Microsoft Copilot-Administratoren, abgerufen am 17.09.2026
[12] Microsoft Learn: Bereiten Sie sich auf Microsoft Copilot mit Erweiterte SharePoint-Verwaltung vor, abgerufen am 17.09.2026
[13] Microsoft Learn: Eingeschränkte SharePoint-Suche, abgerufen am 17.09.2026
[14] Microsoft Support: Copilot-App-Updates für private, Geschäfts-, Schul- und Unikonten, abgerufen am 17.09.2026