Wer seine Microsoft-365-Umgebung in der EU nach dem 25. März 2026 angelegt hat, für den hat Microsoft eine Datenschutzfrage schon beantwortet: Antworten von Copilot dürfen in Spitzenzeiten in den USA, in Kanada oder in Australien berechnet werden. So steht es in Microsofts Dokumentation zu Flex Routing (Stand 29. September 2026). Die Einstellung gilt ausdrücklich auch für Copilot Chat, den KI-Chat, der in den drei Business-Tarifen von Basic bis Premium ohne Aufpreis steckt.
Am 13. Oktober 2026 endet der Support für Office 2021. Eine Verlängerung gibt es nicht, Extended Security Updates auch nicht. Wer deshalb jetzt von Kauf-Office auf ein Microsoft-365-Abo umsteigt und dafür zum ersten Mal einen Mandanten anlegt, also die Firmenumgebung bei Microsoft, bekommt diese Voreinstellung ab Werk.
Der Umstieg sieht aus wie eine Lizenzfrage: kaufen oder mieten, welcher Tarif, wie viele Plätze. Tatsächlich führst du gerade KI ein, ob du Copilot kaufst oder nicht. Microsoft dokumentiert drei Voreinstellungen, die ab dem ersten Tag im neuen Mandanten stehen.
| Voreinstellung | Was Microsoft dokumentiert | Wirkt ohne Copilot-Lizenz? |
|---|---|---|
| Copilot Chat | ohne Aufpreis im Business-Abo, für die meisten Nutzer standardmäßig angeheftet | ja, ab dem ersten Login |
| Flex Routing | ab Werk an für berechtigte Mandanten, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden, gilt auch für Copilot Chat | ja, in Spitzenzeiten für alles, was der Chat verarbeitet |
| SharePoint-Freigaben | standardmäßig auf der freizügigsten Option | teilweise: Dateisuche mit „/“ und Copilot Chat in Outlook nutzen sie ab dem ersten Login, mit Lizenz gilt sie für alles |
Wer diese drei Punkte beim Umstieg nicht mitentscheidet, lässt Microsofts Voreinstellungen entscheiden. Beim dritten zahlt er dafür zweimal.
Ab dem ersten Login nutzt dein Team KI, geplant oder nicht
Auf Microsofts Seite zur Verwaltung von Copilot Chat (Stand 1. Oktober 2026) steht, dass der Chat für die meisten berechtigten Nutzer standardmäßig angeheftet ist. Erreichbar ist er an den Stellen, an denen dein Team ohnehin arbeitet: in der Microsoft Copilot App, in Edge, in Outlook, in Teams und als Chat-Agent in den Office-Programmen.
Das Anheften aufzuheben hilft wenig, es entfernt den Zugang nicht. Für Mandanten mit Hauptstandort im EWR oder in der Schweiz steuert die Anheft-Einstellung die Copilot App seit dem 25. Juli 2025 gar nicht mehr, der Chat bleibt dort in der Navigation. Willst du ihn nicht, musst du den Zugriff sperren, für alle oder für bestimmte Gruppen.
Ohne Copilot-Lizenz durchsucht dieser Chat deine Ablage nicht von sich aus, er antwortet aus dem Internet, so steht es in Microsofts Übersicht der Lizenzoptionen. An Firmendaten kommt er trotzdem, auf Wegen, die Microsoft auf seiner Datenschutzseite zu Copilot Chat selbst aufzählt. Wer „/“ tippt, kann jede Datei suchen und in den Chat holen, auf die sein Konto Zugriff hat. Die Chat-Agenten in Word, Excel und PowerPoint sehen das geöffnete Dokument. Und Copilot Chat in Outlook greift auf Mails, Kalender, Besprechungen, Chats und Dateien aus OneDrive und von häufig besuchten SharePoint-Seiten zu. Den Chat, der alles durchsucht, was das Firmenkonto sehen darf, gibt es erst mit der Lizenz.
Damit arbeitet dein Team ab dem ersten Login mit einem KI-System an Firmendaten, das niemand eingeführt hat. Für Art. 4 der KI-Verordnung reicht das: Die Pflicht, die KI-Kompetenz deines Personals zu unterstützen, hängt an der Nutzung, nicht an einer Copilot-Lizenz. Ein Bußgeld droht dafür in Deutschland nicht, aber im Schadensfall zählt, was du vorher geregelt hast.
Der 25. März 2026 trennt zwei Betriebe mit derselben Lizenz
Flex Routing erlaubt laut Microsoft, die Antworten in Zeiten hoher Nachfrage außerhalb der EU-Datengrenze zu berechnen, in den USA, in Kanada oder in Australien. Das gilt auch für die Speicherung zugehöriger pseudonymisierter Daten. Solche Phasen seien in der Regel zeitlich begrenzt, schreibt Microsoft.
Ob das bei dir an ist, hängt nicht am Tarif. Es hängt am Anlagedatum deines Mandanten. Wurde er nach dem 25. März 2026 angelegt, ist Flex Routing ab Werk an. Existierte er an diesem Tag schon, gilt die neue Voreinstellung nicht, Microsoft empfiehlt aber auch dort allen Admins ausdrücklich, die Einstellung zu prüfen. Zwei Nachbarbetriebe mit identischem Abo können also unterschiedliche Datenflüsse haben, ohne dass einer von beiden etwas angeklickt hat.
Für Kauf-Office-Umsteiger ist das keine Fußnote. Wer Office 2021 bisher mit Postfächern beim Webhoster oder auf einem eigenen Mailserver betrieben hat und jetzt seinen ersten Mandanten anlegt, landet auf der Seite „ab Werk an“. Wer seine Postfächer schon vor dem 25. März 2026 bei Exchange Online hatte, hat einen älteren Mandanten und fällt unter die alte Regel. Prüfen sollten beide.
Such dafür nicht das Anlagedatum, öffne die Einstellung selbst. Sie liegt im Microsoft 365 Admin Center unter Copilot, Einstellungen, Alle anzeigen, „Flex-Routing in Spitzenlastzeiten“. Ändern darf sie die Rolle KI-Administrator, globale Adminrechte braucht es nicht. Eine Ausnahme: Wer Multi-Geo nutzt, sieht die Einstellung dort gar nicht.
Flex Routing zu erlauben kann vertretbar sein, wenn dir die Erreichbarkeit in Lastspitzen wichtiger ist als der Ort der Berechnung. Nur sollte das jemand entschieden haben, der seinen Namen darunter setzt, bevor das Team den ersten Prompt schreibt.
Die Freigaben, die du beim Umzug setzt, liest Copilot mit
Der dritte Punkt wirkt ab dem ersten Login, mit der Lizenz dann flächendeckend. Microsofts Vorbereitung auf Copilot mit SharePoint hält fest, dass SharePoint die Freigabeeinstellungen standardmäßig auf die freizügigste Option setzt. Und in der Datenschutzdokumentation zu Copilot steht, dass Copilot alle Firmendaten zeigt, für die eine Person mindestens Leserechte hat.
Was daraus wird, beschreibt Microsoft selbst, an einer erfundenen Musterfirma. In der Dokumentation zur eingeschränkten SharePoint-Suche hat Contoso Electronics eine Website mit wichtigen Budgetzahlen. Kaum jemand kennt sie, deshalb hat der Besitzer nie Berechtigungen gesetzt. Sie steht damit auch Leuten offen, die sie nicht sehen dürften, etwa einem Mitarbeiter namens Alex. Fragt Alex Copilot nach Budgetzahlen, holt Copilot sie von genau dieser Seite.
Copilot hat keine Sperre umgangen. Er hat die Rechte benutzt, die da waren.
Für diesen Fall hatte Microsoft eine Notbremse gebaut: die eingeschränkte SharePoint-Suche, begrenzt auf 100 Websites und laut Microsoft ausdrücklich keine Sicherheitsgrenze. Seit dem 31. Juli 2026 lässt sie sich nicht mehr neu aktivieren, Microsoft stellt die Funktion ein. Dein neuer Mandant bekommt sie also nicht mehr. Microsoft verweist stattdessen auf Restricted Content Discovery aus SharePoint Advanced Management.
Beim Umzug vom Fileserver oder NAS nach SharePoint und OneDrive entsteht deine Berechtigungsstruktur neu. Achtest du dabei nur darauf, dass alle wieder an ihre Dateien kommen, baust du die Contoso-Budgetseite im Kleinen nach. Ohne Copilot-Lizenz fällt ein zu weit offener Ordner selten auf, weil ihn jemand gezielt suchen müsste. Mit der Copilot-Lizenz muss ihn niemand finden, es reicht eine Frage.
Das ist die doppelte Rechnung: einmal der Umzug, ein zweites Mal das Aufräumen der Freigaben, bevor du die erste Lizenz guten Gewissens zuweist.
Ohne diesen Umzug gibt es Copilot übrigens gar nicht. Laut Microsofts Preisseite steht das Add-on Microsoft 365 Copilot Business „nur bestehenden Microsoft-365-Kunden mit einem berechtigten Business-Tarif zur Verfügung“. Für Copilot in den Desktop-Programmen nennt Microsoft in den Anforderungen die Microsoft 365 Apps als Voraussetzung, als Basislizenz kommen laut Lizenzübersicht nur Abos infrage.
Laut Preisseite (Stand 3. Oktober 2026) kostet das Add-on allein 18,20 Euro je Nutzer im Monat, zusätzlich zur Business-Lizenz. Als Aktion bis zum 31. Dezember 2026 sind es im ersten Jahr 15,60 Euro. Business Standard mit Copilot Business im Paket kostet 20,36 Euro. Alle drei Preise gelten im Jahresabo zuzüglich Mehrwertsteuer. Was Copilot mit Lizenz im Büroalltag tatsächlich kann, haben wir uns gesondert angesehen.
„KI machen wir später“ ist auch eine KI-Entscheidung
Der stärkste Einwand ist vernünftig. Wir wollen ein sicheres, aktuelles Office, KI kommt später, und alles andere lässt sich abschalten.
Microsoft liefert die Schalter dafür selbst mit. Copilot Chat lässt sich für alle oder für einzelne Gruppen sperren. Flex Routing können Kunden in EU und EFTA jederzeit ausschalten. Copilot selbst ist ein kostenpflichtiges Add-on, das niemand zuweisen muss. Und wer von alldem nichts will, kauft eben Office 2024 oder Office LTSC 2024 und hat bis Oktober 2029 Ruhe.
Jeder dieser Sätze stimmt. Nur ist jeder dieser Schalter eine aktive Entscheidung gegen eine Voreinstellung, und wer „später“ sagt, trifft sie gerade nicht. Ohne Sperre ist der Chat am ersten Tag da. Ohne Klick im Admin Center bleibt Flex Routing im neuen Mandanten an. Die Freigaben entstehen beim Umzug so, wie sie eben entstehen. „Später“ heißt: Microsoft hat entschieden.
Der Kauf-Pfad ist die ehrlichste Alternative und für manche Betriebe die richtige. Microsoft positioniert Office LTSC 2024 in der Produktübersicht selbst für stark regulierte oder abgeschottete Umgebungen, die keine Funktionsupdates aufnehmen können: fünf Jahre Mainstream-Support, danach ausdrücklich kein erweiterter Support. Laut den Lifecycle-Seiten für Office 2024 und Office LTSC 2024 endet der Support für beide im Oktober 2029. Über LTSC 2024 schreibt Microsoft in derselben Übersicht, dass es keine KI-gestützte Automatisierung enthält.
Wer diesen Weg geht, hat sich bis Oktober 2029 gegen Copilot in Word und Excel entschieden. Das ist legitim. Es sollte nur in der Entscheidungsvorlage auch so heißen.
Selbst die Abrechnung bekommt eine Voreinstellung: Laut den Partner-Center-Ankündigungen für Oktober ist ab dem 1. Dezember 2026 bei neuen Copilot-Business-Lizenzen über Microsoft-Partner die Verbrauchsabrechnung standardmäßig an, mit einem voreingestellten Limit von 4.000 Copilot Credits pro Nutzer und Monat. Deutschland ist zunächst ausgenommen.
Drei Entscheidungen gehören vor den Umzug, nicht danach
Bevor das erste Postfach in den neuen Mandanten zieht, braucht er drei Entscheidungen mit Namen und Datum.
Copilot Chat: zulassen, auf Gruppen beschränken oder sperren. Wenn du ihn zulässt, bekommt jedes Team vorher ein Blatt, welche Daten in den Chat dürfen und welche nicht.
Flex Routing: erlauben oder nicht, entschieden von der Person mit der Rolle KI-Administrator, bevor jemand den ersten Prompt schreibt.
Freigaben: Wer welche Ordner sieht, planst du beim Umzug so, als wäre Copilot schon da. Mit der ersten Copilot-Lizenz ist er es.
Die vollständige Checkliste vor einem Rollout steht auf unserer Seite zur Einführung von Microsoft 365 Copilot. Dort findest du auch die aktuellen Lizenzpreise und wohin die Daten fließen. Wenn du den Umstieg von Office 2021 so aufsetzen willst, dass die KI-Entscheidung von Anfang an drinsteckt, begleiten wir das als Beratung. Und mit einem Training für dein Team kennen deine Leute die Regeln, bevor sie den Chat zum ersten Mal öffnen.
Das Enddatum für Office 2021 hat Microsoft gesetzt, die Voreinstellungen für deinen neuen Mandanten auch. Welche davon am ersten Arbeitstag gelten, entscheidest du, solange noch niemand eingeloggt ist.