VergabePilot

Kurzfazit

VergabePilot ist ein fokussiertes KI-Werkzeug für Unternehmen, die öffentliche Ausschreibungen in Deutschland systematisch beobachten wollen. Betreiber ist die Ciconia Systems GmbH aus Stuttgart, VergabePilot ist der Produktname. Die Plattform durchsucht täglich über 300 Vergabeportale, extrahiert Eignungskriterien und Fristen per KI aus den Vergabeunterlagen und liefert vorqualifizierte Treffer per E-Mail. Was VergabePilot auszeichnet: Datenverarbeitung in EU-Regionen mit Auftragsverarbeitungsverträgen, transparente Online-Preise und ein echter kostenloser Einstieg ohne Vertriebsgespräch. Was zum Prüfzeitpunkt fehlt: eine KI-gestützte Angebotserstellung. Der Anbieter weist sie als geplant aus, verfügbar ist sie noch nicht, das Tool endet aktuell bei Recherche und Vorqualifizierung. Wer über reine Ausschreibungssuche hinaus eine vollintegrierte Vergabeplattform mit ERP-Anbindung sucht, wird bei DTAD oder Jaggaer fündiger.

Für wen ist VergabePilot?

KMU mit öffentlichem Kundenstamm: IT-Dienstleister, Beratungsunternehmen, Medizintechnikhersteller, Bildungsanbieter, alle, die regelmäßig für Behörden, Krankenhäuser oder Universitäten tätig sind und sich das tägliche manuelle Screening mehrerer Vergabeportale sparen wollen. VergabePilot übernimmt das Screening, die Erstqualifizierung und die Fristenübersicht.

DSGVO-sensitive Unternehmen: Wer im öffentlichen Sektor tätig ist, hat oft strenge Datenschutzvorgaben. Laut Datenschutzerklärung verarbeitet VergabePilot in der AWS-Region Frankfurt (eu-central-1), KI-Funktionen laufen über Google Ireland in einer EU-Region, jeweils mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Daten bleiben damit in der EU, die genutzten Anbieter sind allerdings US-Konzerne (AWS, Google) in EU-Regionen, kein rein deutscher Cloud-Stack. Für Unternehmen mit EU-Datenresidenz-Anforderung ist das solide, für eine strikte No-US-Provider-Vorgabe muss man genauer hinsehen.

Einsteiger ins Ausschreibungsgeschäft: Der kostenlose BASIC-Plan (50 Credits/Monat) ermöglicht einen risikofreien Test ohne Kreditkarte. Wer bisher ausschließlich auf Empfehlungen oder Zufall gesetzt hat, um an öffentliche Aufträge zu gelangen, kann hier systematisch starten.

Vertriebsteams in Wachstumsphasen: Der ULTIMATE-Plan erlaubt bis zu 5 Nutzer mit Rollenverwaltung und Teamfunktionen, sinnvoll für Business-Development-Teams, die ihre Ausschreibungs-Pipeline gemeinsam pflegen.

Weniger geeignet für: Unternehmen, die automatisierte Angebotserstellung suchen (VergabePilot endet bei der Analyse), internationale Ausschreibungsbeobachtung über Europa hinaus sowie große Konzerne, die tiefe ERP-Anbindung und vollintegriertes Vertragsmanagement brauchen.

Preise im Detail

Plan	Preis	Credits/Monat	Nutzer	Was du bekommst
BASIC	0 €/Monat	50	1	Lite-KI-Modell, alle Portale, wöchentliche E-Mail-Alerts, KI-Checklisten
PROFESSIONAL	60 €/Monat	500	1	Pro-KI-Modell, tägliche Alerts, erweiterte Filter, KI-Zusammenfassungen, abgelaufene Ausschreibungen
ULTIMATE	125 €/Monat	500	bis 5	Max-KI-Modell, Teamfunktionen, Rollenverwaltung, Ausschreibungs-Tracking, persönlicher Berater, Excel-Export
ENTERPRISE	Auf Anfrage	Unbegrenzt	Unbegrenzt	Max+-KI, unbegrenzte Suchprofile, Onboarding-Support, dedizierter Account Manager

Einordnung: Der kostenlose BASIC-Plan reicht zum Testen und für Unternehmen mit sehr wenigen Ausschreibungen pro Monat, 50 Credits sind schnell aufgebraucht, wenn du täglich neue Treffer aufklappst und analysierst. Der PROFESSIONAL-Plan für 60 €/Monat ist der Sweetspot für Einzelnutzer: 500 Credits, tägliche Alerts und das stärkere Pro-KI-Modell amortisieren sich bei einem einzigen gewonnenen Öffentlichen Auftrag in Minuten. Der ULTIMATE-Plan lohnt sich, sobald zwei oder mehr Personen gemeinsam die Pipeline managen. Jahresplan spart zwei Monatsgebühren, sinnvoll, sobald VergabePilot fest im Workflow etabliert ist.

Stärken im Detail

Datenverarbeitung in der EU mit AVV. Laut Datenschutzerklärung läuft die Verarbeitung in der AWS-Region Frankfurt (eu-central-1), die KI-Funktionen über Google Ireland in einer EU-Region, jeweils abgesichert durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Für Unternehmen, die im öffentlichen Sektor tätig sind und DSGVO-Audits gegenüberstehen, ist die EU-Datenresidenz ein handfester Vorteil gegenüber Anbietern, die außerhalb der EU verarbeiten. Ehrlich bleibt: AWS und Google sind US-Konzerne in EU-Regionen, ein rein deutscher oder europäischer Cloud-Stack ist es damit nicht. VergabePilot lässt sich mit AVV in die eigene Datenschutzdokumentation aufnehmen, die konkreten Auftragsverarbeiter (AWS, Google, HubSpot, Stripe) sollte man dabei benennen.

KI-Extraktion spart echte Arbeitszeit. Das manuelle Durchlesen einer Vergabeunterlage kostet typisch 30–60 Minuten: Deckblatt, Vertragsunterlagen, Leistungsbeschreibung, Eignungskriterien, Bewertungsmatrix. VergabePilot extrahiert die wesentlichen Informationen, Fristen, Eignungsnachweise, Losgröße, geschätzter Auftragswert, und fasst sie strukturiert zusammen. Wer täglich fünf bis zehn Treffer prüft, spart pro Woche mehrere Stunden manuelle Arbeit.

300+ Vergabeportale aus einer Quelle. Statt täglich DTAD, eVergabe Bayern, Vergabe24, DTVP, Deutsche Ausschreibungsblatt und TED getrennt zu prüfen, läuft die Suche automatisiert. Die Trefferqualität hängt direkt von der Güte des Suchprofils ab, je präziser CPV-Codes und Schlüsselwörter konfiguriert sind, desto weniger Rauschen.

Transparente Preise ohne Vertriebsgespräch. Wer im B2B-Markt für Ausschreibungssoftware gewohnt ist, zunächst drei Demo-Calls zu durchlaufen bevor ein Preis genannt wird, wird VergabePilots Preisseite erfrischend finden: vier Pläne, konkrete Zahlen, sofortige Online-Buchbarkeit. Das senkt die Hemmschwelle erheblich.

Kostenloser Einstieg ohne Kreditkarte. Der BASIC-Plan lässt sich ohne Zahlungsinformationen aktivieren. Das ermöglicht ehrliche Pilottests, Unternehmen können zuerst die Datenqualität und Treffer-Relevanz prüfen, bevor sie eine Kaufentscheidung treffen.

Schwächen ehrlich betrachtet

Credit-basiertes Modell. Die Bezahlpläne PROFESSIONAL und ULTIMATE bringen jeweils 500 Credits pro Monat. Das Freischalten von Treffern ist im PROFESSIONAL-Plan laut Preisseite unbegrenzt, Credits werden vor allem durch KI-Aktionen verbraucht. Wie viele Credits eine einzelne KI-Zusammenfassung, eine Analyse oder eine Checkliste kostet, ist auf der Preisseite nicht im Detail aufgeschlüsselt. Wer viel Volumen über KI-Analysen verarbeitet, sollte den Verbrauch im kostenlosen BASIC-Plan zuerst bewusst beobachten.

Angebotserstellung noch nicht verfügbar. VergabePilot endet zum Prüfzeitpunkt bei der Analyse, das Tool sagt dir, ob du geeignet bist, und listet die Anforderungen auf. Die eigentliche Angebotserstellung (Formulare ausfüllen, Dokumente hochladen, Preiskalkulation) findet weiterhin manuell oder auf der Vergabeplattform des Auftraggebers statt. Der Anbieter weist eine KI-gestützte Angebotserstellung und einen Formularassistenten auf der Startseite als geplante Funktionen aus, verfügbar sind sie noch nicht. Wer heute einen fertigen Bid-Writing-Agenten braucht, wird aktuell enttäuscht.

Jüngerer Anbieter mit dünner öffentlicher Beleglage. VergabePilot ist ein vergleichsweise junges Produkt der Ciconia Systems GmbH. Das ist kein Qualitätsmangel, aber wer seine Kaufentscheidung auf unabhängige Bewertungsplattformen stützen möchte, findet dazu wenig: Zum Prüfzeitpunkt konnten wir kaum unabhängige öffentliche Nutzerbewertungen finden. Etablierte Wettbewerber wie DTAD bringen hier eine längere Historie und mehr Referenzen mit.

Internationale Abdeckung ist Nebensache. Die Plattform ist klar auf den deutschen Markt ausgerichtet. TED-Ausschreibungen aus anderen EU-Mitgliedsstaaten werden zwar eingebunden, aber wer gezielt österreichische, schweizerische oder EU-weite Ausschreibungen beobachten will, findet bei dedizierten EU-Lösungen eine breitere Abdeckung.

ENTERPRISE ohne Preistransparenz. Ab einem bestimmten Volumen muss man wieder in einen Vertriebskanal. Das ist für Mittelstand und größere Unternehmen verständlich, bricht aber die Transparenz-Story von VergabePilot.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Vollständige Ausschreibungsplattform mit ERP-Integration und Vertragsmanagement brauchst	DTAD
Europaweite Ausschreibungen und komplexe Ausschreibungsworkflows brauchst	Jaggaer

DTAD ist einer der etabliertesten deutschen Wettbewerber mit längerem Track Record und umfangreicher Datenbankabdeckung, aber ohne die KI-Extraktionsfunktionen von VergabePilot. Vergabe24, eVergabe Bayern und DTVP sind öffentliche Portale, keine Tools. Für europaweite oder komplexe Beschaffung in Konzernen sind Jaggaer und SAP Ariba die etablierten Plattformen, mit entsprechend höherem Implementierungsaufwand und Preis.

So steigst du ein

Schritt 1: Auf vergabepilot.ai registrieren, der BASIC-Plan ist kostenlos, keine Kreditkarte erforderlich, sofort nutzbar. Kein Vertriebsgespräch, keine Wartezeit.

Schritt 2: Suchprofil anlegen. Definiere Branche, CPV-Codes, Schlüsselwörter (z. B. “Medizintechnik”, “Sterilisation”, “Bildgebung”), Auftraggeber-Typen (Krankenhäuser, Unikliniken, Bundesbehörden) und eine Auftragsvolumen-Untergrenze. Je präziser das Profil, desto weniger Rauschen in den täglichen Alerts. Starte mit drei bis fünf Schlüsselwörtern und verfeinere nach den ersten zwei Wochen.

Schritt 3: Tägliche E-Mail-Alerts einrichten und die ersten zwei Wochen aktiv nutzen. Bei einem interessanten Treffer die KI-Analyse starten: VergabePilot extrahiert Eignungskriterien, Fristen, Losaufteilung und Bewertungsmatrix aus der Vergabeunterlage, was früher 30–60 Minuten manuelle Leszeit kostete, dauert jetzt 2–3 Minuten. Tracke parallel, wie viele Credits du verbrauchst, um die richtige Planstufe zu wählen.

Ein konkretes Beispiel

Ein mittelständischer IT-Dienstleister aus Nordrhein-Westfalen (Schwerpunkt Digitalisierung öffentlicher Verwaltungen, 28 Mitarbeitende) hat bisher täglich 60 Minuten damit verbracht, eVergabe.de, DTVP und das Deutsche Ausschreibungsblatt manuell zu durchsuchen. Mit VergabePilot Professional (60 €/Monat) kommen morgens drei bis sechs vorqualifizierte Treffer per E-Mail, mit KI-Extrakt der Eignungskriterien, Fristen und einer Einschätzung, ob die eigenen Referenzen und Zertifikate die formalen Anforderungen erfüllen. Die tägliche Screening-Zeit ist von 60 auf 10 Minuten gefallen. Bei einer gewonnenen Ausschreibung über 120.000 € Auftragswert hat sich das Jahresabo (720 €) in einem einzigen Bid mehrfach amortisiert. Die DSGVO-Konformität wird im Kundengespräch mit Behörden proaktiv als Argument für das eingesetzte Tooling genannt.

DSGVO & Datenschutz

• Verantwortlicher: Ciconia Systems GmbH, Friedrichstraße 13, 70174 Stuttgart. Geschäftsführer laut Impressum: Marko Jeftic und Daniel Holderbaum.
• Datenhosting: EU. Laut Datenschutzerklärung erfolgt die Verarbeitung in der AWS-Region Frankfurt (eu-central-1) über Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit AWS ist geschlossen. Die Daten bleiben in der EU, der Provider ist ein US-Konzern in einer EU-Region, kein rein deutscher Cloud-Anbieter.
• KI-Funktionen: Die KI-Features laufen laut Datenschutzerklärung über Google Ireland Limited in einer EU-Region, abgesichert durch einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
• Weitere Auftragsverarbeiter: Genannt werden unter anderem HubSpot, Stripe, Hotjar, Google Analytics und CookieFirst. Wer VergabePilot in die eigene Datenschutzdokumentation aufnimmt, sollte diese Sub-Prozessoren mit auflisten.
• Auftragsverarbeitung (AVV): Vorhanden, für Unternehmen mit strengen Compliance-Anforderungen relevant.
• Empfehlung für Unternehmen: Die EU-Datenresidenz und die vorhandenen AVV machen VergabePilot auch für DSGVO-sensible Branchen zu einer vertretbaren Wahl. Wer eine strikte No-US-Provider-Vorgabe hat, muss beachten, dass Hosting (AWS) und KI (Google) über US-Konzerne laufen, wenn auch in EU-Regionen. Die auf der Startseite prominente Made-in-Germany-Aussage bezieht sich auf Entwicklung und Serverstandort, nicht auf die Konzernzugehörigkeit der genutzten Cloud-Anbieter.

Gut kombiniert mit

• DTAD, für erweiterte Datenbank und historische Ausschreibungsanalysen. VergabePilot übernimmt die KI-Analyse der relevanten Treffer, DTAD liefert tiefere Marktdaten.
• Jaggaer, wenn nach der Recherche ein vollständiger Bid-Workflow mit Kollaboration und Dokumentenmanagement benötigt wird. VergabePilot für Screening, Jaggaer für die eigentliche Angebotserstellung.
• Eigene CRM-Lösung (z. B. HubSpot oder Salesforce), Treffer aus VergabePilot als Leads in die Vertriebspipeline überführen. Die Excel-Export-Funktion im ULTIMATE-Plan erleichtert diesen Transfer.

Unser Fazit

VergabePilot verdient 3 von 5 Sternen. Das Tool löst ein echtes Problem, das tägliche manuelle Screening öffentlicher Vergabeportale, und tut das fokussiert, mit EU-Datenverarbeitung samt AVV und mit transparenten Preisen. Für KMU in Deutschland, die öffentliche Aufträge regelmäßig bearbeiten, ist der Einstieg über den kostenlosen Plan praktisch risikolos. Was die Note begrenzt: VergabePilot ist ein Screening- und Analysewerkzeug, kein vollständiger Bid-Management-Prozess, die angekündigte Angebotserstellung ist noch nicht verfügbar. Das Credit-Modell schafft Reibung, und als jüngerer Anbieter fehlen noch die Referenzlisten und die öffentliche Beleglage, die reifere Wettbewerber mitbringen. Auch die DSGVO-Geschichte ist etwas differenzierter, als der Made-in-Germany-Auftritt vermuten lässt: Hosting und KI laufen über AWS und Google in EU-Regionen. Für den spezifischen Use Case, tägliches Ausschreibungsscreening mit KI-Extraktion, EU-Datenhaltung, schneller Einstieg, bleibt VergabePilot eine der stärkeren verfügbaren Optionen in Deutschland.

Was wir geprüft haben

Diese Seite bewertet auf Basis öffentlich zugänglicher Quellen, nicht aus eigener Produktnutzung. Zum Prüfzeitpunkt (30. Juli 2026) haben wir folgende Aussagen gegen die Originalquellen abgeglichen:

• Betreiber und Unternehmensform: Das Impressum weist die Ciconia Systems GmbH, Stuttgart (Amtsgericht Stuttgart HRB 801050) als Betreiber aus, Geschäftsführer Marko Jeftic und Daniel Holderbaum. Eine Firma “VergabePilot AI GmbH” existiert nicht, VergabePilot ist der Produktname. Wir haben die Firmenangabe entsprechend korrigiert.
• Datenhosting und US-Cloud: Eine frühere Fassung dieser Seite behauptete “kein US-Cloud-Anbieter im Stack”. Die Datenschutzerklärung nennt jedoch die AWS-Region Frankfurt (eu-central-1) für das Hosting und Google Ireland für die KI-Funktionen, beides EU-Regionen, aber US-Konzerne. Wir haben die Aussage korrigiert: EU-Datenresidenz mit AVV, jedoch US-Hyperscaler als Auftragsverarbeiter. Das Datenhosting-Feld haben wir von “de” auf “eu” gesetzt.
• Angebotserstellung / Bid Writing: Die Startseite listet “Angebot erstellen” und “Formularassistent” ausdrücklich als geplante Funktionen. Die Aussage “keine Angebotserstellung” haben wir daher von einer dauerhaften Fokusentscheidung zu “geplant, aber noch nicht verfügbar” präzisiert.
• Preise: Die Preisseite bestätigt BASIC 0 €, PROFESSIONAL 60 € und ULTIMATE 125 €, jeweils reduziert von vorher 72 € bzw. 150 €, gültig ab 8. April 2026, Bestandskonditionen bis 8. Juli 2026. BASIC liefert wöchentliche, die Bezahlpläne tägliche Alerts.
• 300+ Portale, TED, deutscher Support: Auf der Startseite bestätigt (300+ Vergabeportale plus TED und bund.de, deutschsprachige Oberfläche und deutscher Support).
• Unabhängige Nutzerbewertungen: Zum Prüfzeitpunkt fanden wir kaum unabhängige öffentliche Bewertungen. Die entsprechende Einschätzung ist bewusst als Beobachtung des Rechercheergebnisses formuliert, nicht als Behauptung über Produktqualität.

Was wir bemerkt haben

• April 2026, VergabePilot hat seine Preise angepasst. Die neuen Preise (PROFESSIONAL 60 €, ULTIMATE 125 €) gelten ab 8. April 2026 und liegen unter den vorherigen Konditionen (72 € bzw. 150 €), es war also eine Preissenkung, keine Erhöhung. Bestandskunden behalten die alten Konditionen bis 8. Juli 2026.
• Kostenloser BASIC-Plan mit wöchentlichen Alerts. Der Free-Tier liefert nur wöchentliche E-Mail-Benachrichtigungen, tägliche Alerts gibt es erst ab dem PROFESSIONAL-Plan. Das ist eine spürbare Einschränkung des kostenlosen Zugangs.
• Firmenname korrigiert. Betreiber ist die Ciconia Systems GmbH aus Stuttgart, nicht eine “VergabePilot AI GmbH”. VergabePilot ist die Produktmarke. Zum Prüfzeitpunkt fanden wir keine öffentlichen Berichte über eine Übernahme oder externe Investoren.
• Made in Germany mit US-Hyperscalern. Trotz des Made-in-Germany-Auftritts laufen Hosting (AWS Frankfurt) und KI-Funktionen (Google Ireland) über US-Konzerne in EU-Regionen. Für die meisten DSGVO-Anforderungen unkritisch, für eine strikte No-US-Provider-Vorgabe relevant.