VergabePilot

Kurzfazit

VergabePilot ist ein fokussiertes KI-Werkzeug für Unternehmen, die öffentliche Ausschreibungen in Deutschland systematisch beobachten wollen. Die Plattform durchsucht täglich über 300 Vergabeportale, extrahiert Eignungskriterien und Fristen per KI aus den Vergabeunterlagen und liefert vorqualifizierte Treffer per E-Mail. Was VergabePilot auszeichnet: vollständig deutsches Hosting, transparente Online-Preise und ein echter kostenloser Einstieg ohne Vertriebsgespräch. Was fehlt: agentische Angebotserstellung gibt es nicht — das Tool endet bei der Recherche und Vorqualifizierung. Wer über reine Ausschreibungssuche hinaus eine vollintegrierte Vergabeplattform mit ERP-Anbindung sucht, wird bei DTAD oder Jaggaer fündiger.

Für wen ist VergabePilot?

KMU mit öffentlichem Kundenstamm: IT-Dienstleister, Beratungsunternehmen, Medizintechnikhersteller, Bildungsanbieter — alle, die regelmäßig für Behörden, Krankenhäuser oder Universitäten tätig sind und sich das tägliche manuelle Screening mehrerer Vergabeportale sparen wollen. VergabePilot übernimmt das Screening, die Erstqualifizierung und die Fristenübersicht.

DSGVO-sensitive Unternehmen: Wer im öffentlichen Sektor tätig ist, hat oft strenge Datenschutzvorgaben. VergabePilot betreibt seine gesamte Infrastruktur in Deutschland — kein US-Cloud-Anbieter, kein Fragezeichen bei DSGVO-Audits. Das ist ein echter Differenzierer gegenüber internationalen Wettbewerbern.

Einsteiger ins Ausschreibungsgeschäft: Der kostenlose BASIC-Plan (50 Credits/Monat) ermöglicht einen risikofreien Test ohne Kreditkarte. Wer bisher ausschließlich auf Empfehlungen oder Zufall gesetzt hat, um an öffentliche Aufträge zu gelangen, kann hier systematisch starten.

Vertriebsteams in Wachstumsphasen: Der ULTIMATE-Plan erlaubt bis zu 5 Nutzer mit Rollenverwaltung und Teamfunktionen — sinnvoll für Business-Development-Teams, die ihre Ausschreibungs-Pipeline gemeinsam pflegen.

Weniger geeignet für: Unternehmen, die automatisierte Angebotserstellung suchen (VergabePilot endet bei der Analyse), internationale Ausschreibungsbeobachtung über Europa hinaus sowie große Konzerne, die tiefe ERP-Anbindung und vollintegriertes Vertragsmanagement brauchen.

Preise im Detail

Plan	Preis	Credits/Monat	Nutzer	Was du bekommst
BASIC	0 €/Monat	50	1	Lite-KI-Modell, alle Portale, wöchentliche E-Mail-Alerts, KI-Checklisten
PROFESSIONAL	60 €/Monat	500	1	Pro-KI-Modell, tägliche Alerts, erweiterte Filter, KI-Zusammenfassungen, abgelaufene Ausschreibungen
ULTIMATE	125 €/Monat	500	bis 5	Max-KI-Modell, Teamfunktionen, Rollenverwaltung, Ausschreibungs-Tracking, persönlicher Berater, Excel-Export
ENTERPRISE	Auf Anfrage	Unbegrenzt	Unbegrenzt	Max+-KI, unbegrenzte Suchprofile, Onboarding-Support, dedizierter Account Manager

Einordnung: Der kostenlose BASIC-Plan reicht zum Testen und für Unternehmen mit sehr wenigen Ausschreibungen pro Monat — 50 Credits sind schnell aufgebraucht, wenn du täglich neue Treffer aufklappst und analysierst. Der PROFESSIONAL-Plan für 60 €/Monat ist der Sweetspot für Einzelnutzer: 500 Credits, tägliche Alerts und das stärkere Pro-KI-Modell amortisieren sich bei einem einzigen gewonnenen Öffentlichen Auftrag in Minuten. Der ULTIMATE-Plan lohnt sich, sobald zwei oder mehr Personen gemeinsam die Pipeline managen. Jahresplan spart zwei Monatsgebühren — sinnvoll, sobald VergabePilot fest im Workflow etabliert ist.

Stärken im Detail

Deutsches Hosting ohne Kompromisse. Alle Daten bleiben auf deutschen Servern. Für Unternehmen, die im öffentlichen Sektor tätig sind und DSGVO-Audits gegenüberstehen, ist das ein handfester Vorteil — kein Standardvertragsklauseln-Jonglieren, keine Bewertung von Angemessenheitsbeschlüssen. VergabePilot kann in Datenschutzdokumentationen problemlos als DSGVO-konformes Werkzeug aufgeführt werden.

KI-Extraktion spart echte Arbeitszeit. Das manuelle Durchlesen einer Vergabeunterlage kostet typisch 30–60 Minuten: Deckblatt, Vertragsunterlagen, Leistungsbeschreibung, Eignungskriterien, Bewertungsmatrix. VergabePilot extrahiert die wesentlichen Informationen — Fristen, Eignungsnachweise, Losgröße, geschätzter Auftragswert — und fasst sie strukturiert zusammen. Wer täglich fünf bis zehn Treffer prüft, spart pro Woche mehrere Stunden manuelle Arbeit.

300+ Vergabeportale aus einer Quelle. Statt täglich DTAD, eVergabe Bayern, Vergabe24, DTVP, Deutsche Ausschreibungsblatt und TED getrennt zu prüfen, läuft die Suche automatisiert. Die Trefferqualität hängt direkt von der Güte des Suchprofils ab — je präziser CPV-Codes und Schlüsselwörter konfiguriert sind, desto weniger Rauschen.

Transparente Preise ohne Vertriebsgespräch. Wer im B2B-Markt für Ausschreibungssoftware gewohnt ist, zunächst drei Demo-Calls zu durchlaufen bevor ein Preis genannt wird, wird VergabePilots Preisseite erfrischend finden: vier Pläne, konkrete Zahlen, sofortige Online-Buchbarkeit. Das senkt die Hemmschwelle erheblich.

Kostenloser Einstieg ohne Kreditkarte. Der BASIC-Plan lässt sich ohne Zahlungsinformationen aktivieren. Das ermöglicht ehrliche Pilottests — Unternehmen können zuerst die Datenqualität und Treffer-Relevanz prüfen, bevor sie eine Kaufentscheidung treffen.

Schwächen ehrlich betrachtet

Credits-Modell schafft Nutzungsangst. Wer 500 Credits im PROFESSIONAL-Plan hat und täglich zehn bis zwanzig Ausschreibungen aufruft und analysiert, kann das Limit schneller als erwartet erreichen. Die genaue Gewichtung verschiedener Aktionen (Treffer aufklappen, KI-Analyse starten, Checklist generieren) ist nicht vollständig transparent. Wer viel Volumen verarbeitet, sollte das Credit-Modell im BASIC-Test bewusst beobachten.

Keine Angebotserstellung. VergabePilot endet bei der Analyse — das Tool sagt dir, ob du geeignet bist, und listet die Anforderungen auf. Die eigentliche Angebotserstellung (Formulare ausfüllen, Dokumente hochladen, Preiskalkulation) findet weiterhin manuell oder auf der Vergabeplattform des Auftraggebers statt. Das ist eine bewusste Fokussentscheidung, aber wer sich einen KI-gestützten Bid-Writing-Agenten erhofft, wird enttäuscht.

Jüngerer Anbieter mit begrenztem Track Record. DTAD existiert seit Jahren und hat Tausende Kunden-Referenzen. VergabePilot ist vergleichsweise jung — das ist kein Qualitätsmangel, aber wer seine Kaufentscheidung auf Kundenrezensionen und unabhängige Bewertungsplattformen stützt, findet bei VergabePilot aktuell weniger davon.

Internationale Abdeckung ist Nebensache. Die Plattform ist klar auf den deutschen Markt ausgerichtet. TED-Ausschreibungen aus anderen EU-Mitgliedsstaaten werden zwar eingebunden, aber wer gezielt österreichische, schweizerische oder EU-weite Ausschreibungen beobachten will, findet bei dedizierten EU-Lösungen eine breitere Abdeckung.

ENTERPRISE ohne Preistransparenz. Ab einem bestimmten Volumen muss man wieder in einen Vertriebskanal. Das ist für Mittelstand und größere Unternehmen verständlich, bricht aber die Transparenz-Story von VergabePilot.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Vollständige Ausschreibungsplattform mit ERP-Integration und Vertragsmanagement brauchst	DTAD
Europaweite Ausschreibungen und komplexe Ausschreibungsworkflows brauchst	Jaggaer

DTAD (Deutsches Technologiezentrum für Ausschreibungsdaten) ist der etablierteste deutsche Wettbewerber mit längerem Track Record und umfangreicherer Datenbankabdeckung, aber ohne die KI-Extraktionsfunktionen von VergabePilot. Vergabe24, eVergabe Bayern und DTVP sind öffentliche Portale, keine Tools. Für europaweite oder komplexe Beschaffung in Konzernen sind Jaggaer und SAP Ariba die etablierten Plattformen — mit entsprechend höherem Implementierungsaufwand und Preis.

So steigst du ein

Schritt 1: Auf vergabepilot.ai registrieren — der BASIC-Plan ist kostenlos, keine Kreditkarte erforderlich, sofort nutzbar. Kein Vertriebsgespräch, keine Wartezeit.

Schritt 2: Suchprofil anlegen. Definiere Branche, CPV-Codes, Schlüsselwörter (z. B. “Medizintechnik”, “Sterilisation”, “Bildgebung”), Auftraggeber-Typen (Krankenhäuser, Unikliniken, Bundesbehörden) und eine Auftragsvolumen-Untergrenze. Je präziser das Profil, desto weniger Rauschen in den täglichen Alerts. Starte mit drei bis fünf Schlüsselwörtern und verfeinere nach den ersten zwei Wochen.

Schritt 3: Tägliche E-Mail-Alerts einrichten und die ersten zwei Wochen aktiv nutzen. Bei einem interessanten Treffer die KI-Analyse starten: VergabePilot extrahiert Eignungskriterien, Fristen, Losaufteilung und Bewertungsmatrix aus der Vergabeunterlage — was früher 30–60 Minuten manuelle Leszeit kostete, dauert jetzt 2–3 Minuten. Tracke parallel, wie viele Credits du verbrauchst, um die richtige Planstufe zu wählen.

Ein konkretes Beispiel

Ein mittelständischer IT-Dienstleister aus Nordrhein-Westfalen (Schwerpunkt Digitalisierung öffentlicher Verwaltungen, 28 Mitarbeitende) hat bisher täglich 60 Minuten damit verbracht, eVergabe.de, DTVP und das Deutsche Ausschreibungsblatt manuell zu durchsuchen. Mit VergabePilot Professional (60 €/Monat) kommen morgens drei bis sechs vorqualifizierte Treffer per E-Mail — mit KI-Extrakt der Eignungskriterien, Fristen und einer Einschätzung, ob die eigenen Referenzen und Zertifikate die formalen Anforderungen erfüllen. Die tägliche Screening-Zeit ist von 60 auf 10 Minuten gefallen. Bei einer gewonnenen Ausschreibung über 120.000 € Auftragswert hat sich das Jahresabo (720 €) in einem einzigen Bid mehrfach amortisiert. Die DSGVO-Konformität wird im Kundengespräch mit Behörden proaktiv als Argument für das eingesetzte Tooling genannt.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: Deutschland. Alle Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern verarbeitet und gespeichert — kein US-Cloud-Anbieter im Stack.
• DSGVO-Konformität: VergabePilot ist explizit als DSGVO-konform konzipiert. Das “Made in Germany”-Hosting ist ein zentrales Produktversprechen.
• Datennutzung: Suchanfragen und Suchprofile bleiben beim Nutzer. VergabePilot agiert als Datenprozessor, nicht als Datenkäufer.
• Auftragsverarbeitung (AVV): Bei professionellen Plänen verfügbar — für Unternehmen mit strengen Compliance-Anforderungen sinnvoll.
• Kontenlöschung: Möglich über die Kontoeinstellungen. Suchprofile und gespeicherte Ausschreibungen werden damit entfernt.
• Empfehlung für Unternehmen: Die deutschlandbasierte Infrastruktur macht VergabePilot zur sauberen Wahl auch für DSGVO-sensible Branchen. Für Unternehmen, die DSGVO-Dokumentation gegenüber Auftraggebern nachweisen müssen, lässt sich VergabePilot problemlos als DSGVO-konformes Tool ausweisen.

Gut kombiniert mit

• DTAD — für erweiterte Datenbank und historische Ausschreibungsanalysen. VergabePilot übernimmt die KI-Analyse der relevanten Treffer, DTAD liefert tiefere Marktdaten.
• Jaggaer — wenn nach der Recherche ein vollständiger Bid-Workflow mit Kollaboration und Dokumentenmanagement benötigt wird. VergabePilot für Screening, Jaggaer für die eigentliche Angebotserstellung.
• Eigene CRM-Lösung (z. B. HubSpot oder Salesforce) — Treffer aus VergabePilot als Leads in die Vertriebspipeline überführen. Die Excel-Export-Funktion im ULTIMATE-Plan erleichtert diesen Transfer.

Unser Testurteil

VergabePilot verdient 3 von 5 Sternen. Das Tool löst ein echtes Problem — das tägliche manuelle Screening öffentlicher Vergabeportale — und tut das fokussiert, DSGVO-konform und mit transparenten Preisen. Für KMU in Deutschland, die öffentliche Aufträge regelmäßig bearbeiten, ist der Einstieg über den kostenlosen Plan praktisch risikolos. Was die Note begrenzt: VergabePilot ist ein Screening- und Analysewerkzeug, kein vollständiger Bid-Management-Prozess. Das Credits-Modell schafft Reibung, und als jüngerer Anbieter fehlen noch die Referenzlisten und Community, die reifere Wettbewerber mitbringen. Für den spezifischen Use Case — tägliches Ausschreibungsscreening mit KI-Extraktion, deutsches Hosting, schneller Einstieg — ist VergabePilot eine der besten verfügbaren Optionen in Deutschland.

Was wir bemerkt haben

• April 2026 — VergabePilot hat seine Preise angepasst. Die neuen Preise (PROFESSIONAL 60 €, ULTIMATE 125 €) gelten ab 8. April 2026; Bestandskunden behalten die alten Konditionen bis 8. Juli 2026. Gleichzeitig wurde der ENTERPRISE-Plan mit Max+-KI und unbegrenzten Credits eingeführt.
• 2025 — Der kostenlose BASIC-Plan wurde auf wöchentliche statt tägliche E-Mail-Alerts umgestellt. Wer tägliche Benachrichtigungen benötigt, braucht den PROFESSIONAL-Plan. Das ist eine spürbare Einschränkung des Free-Tiers.
• Keine wesentlichen Änderungen zur Unternehmensstruktur bekannt. VergabePilot AI GmbH ist ein unabhängiger deutscher Anbieter ohne bekannte Übernahme- oder Investor-Berichte zum Recherchezeitpunkt.