ProcessMaker

Kurzfazit

Statushinweis: ProcessMaker ist im November 2025 mit Decisions fusioniert und wird nicht mehr als eigenständiges Produkt verkauft. Die Domain processmaker.com leitet auf decisions.com um. Diese Bewertung dokumentiert die eigenständige ProcessMaker-Plattform vor der Fusion. Wer heute evaluiert, prüft faktisch das kombinierte Angebot von Decisions.

ProcessMaker war eine ernstzunehmende BPM-Plattform für Unternehmen, die komplexe, mehrstufige Genehmigungsworkflows nach BPMN-Standard modellieren und automatisieren wollen. Mit dem Einstiegspreis von 3.000 USD/Monat (Stand vor der Fusion) und ausschließlich englischsprachiger Oberfläche richtete sie sich klar an den Enterprise-Bereich, mittelständische Unternehmen und Einsteiger fahren mit leichteren Tools wie Make.com oder Zapier günstiger. Die 2025 hinzugefügten KI-Agenten (“Genies”) sind interessant, aber nicht das Hauptargument für den Einsatz.

Für wen ist ProcessMaker?

Großunternehmen und Konzerne: ProcessMaker ist auf Unternehmensgröße ausgelegt. Wer Hunderte von Prozessen mit Tausenden monatlicher Fälle, mehreren Abteilungen und strengen Compliance-Anforderungen verwalten muss, bekommt hier eine skalierbare Grundlage. Die BPMN-2.0-Konformität sorgt dafür, dass Prozessmodelle audit-fähig und zwischen Systemen portierbar sind.

IT-Abteilungen und BPM-Fachkräfte: Das Tool setzt voraus, dass jemand im Team BPMN versteht und Prozesse strukturiert modellieren kann. Für IT-Leiter, die ihre Abteilung in Richtung Process Excellence entwickeln wollen, ist ProcessMaker ein geeignetes Fundament.

Systemintegratoren und Berater: Wer BPM-Lösungen für Kunden baut, findet in ProcessMaker eine flexible Plattform mit offenen APIs und einer aktiven Open-Source-Community. Die Community Edition ermöglicht kostengünstiges Prototyping vor dem Enterprise-Einsatz.

Branchen mit hohem Compliance-Druck: HR, Finance, Legal und Healthcare-Prozesse, bei denen jede Entscheidung dokumentiert und nachvollziehbar sein muss, profitieren von der lückenlosen Audit-Trail-Funktion und den BPMN-konformen Prozessmodellen.

Weniger geeignet für: Kleine Unternehmen und Startups (zu teuer), Teams ohne BPM-Kenntnisse (zu komplex), Nutzer, die eine deutschsprachige Oberfläche brauchen, und alle, für die nachweisbares EU-Hosting ein Muss ist.

Preise im Detail

Hinweis: Die folgende Tabelle gibt die Preise für die eigenständige ProcessMaker-Plattform vor der Fusion mit Decisions (November 2025) wieder. Seit der Fusion nennt der Anbieter keine öffentlichen Preise mehr, alle Pläne laufen über den Vertrieb (Capterra zeigt durchgängig “Custom quote”). Wir führen die Tabelle als historische Momentaufnahme.

Plan	Preis (vor der Fusion)	Was du bekamst
Community Edition	kostenlos	Open-Source-Version zum Selbsthosten; eingeschränkte Enterprise-Features, Community-Support
Standard	ab 3.000 USD/Monat	1.000 Fälle/Monat, unbegrenzte Prozesse und Nutzer, 2 Umgebungen (Dev + Prod), Basis-Workflow-Automatisierung
Professional	Auf Anfrage	Alles aus Standard + Entscheidungstabellen, intelligente Posteingang-Tools, Dokumentenverarbeitung, System-Integrationen
Enterprise	Auf Anfrage	Alles aus Professional + generative KI, FlowGenie-Agenten, Process Intelligence, Process Mining, KPI-Dashboards
Process Intelligence	Auf Anfrage	Eigenständiges Modul für Prozessanalyse und Mining, auch ohne ProcessMaker-Core nutzbar

Einordnung: Der Sprung von kostenlos (Community) auf 3.000 USD/Monat (Standard) war erheblich. Für Konzerne mit vielen aktiven Prozessen war das Geld gut angelegt, weil die Lizenzierung fallbasiert statt nutzerbasiert erfolgte, je mehr Nutzer du hast, desto attraktiver wird das Modell. Für ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern und 20 monatlichen Genehmigungsworkflows war ProcessMaker jedoch überdimensioniert. Wichtig heute: Diese Zahlen sind historisch. Seit der Fusion mit Decisions gibt es keine öffentlich einsehbaren Preise mehr, ein belastbares Angebot bekommst du nur über den Vertrieb.

Stärken im Detail

BPMN-2.0-Konformität macht Prozesse portabel und audit-fähig. Der integrierte BPMN-Editor erzeugt standardkonforme Prozessmodelle, die mit anderen BPM-Systemen wie Camunda oder Activiti kompatibel sind. Für Unternehmen mit Compliance-Anforderungen (ISO 9001, SOX) ist das ein konkreter Vorteil: Prozesse können unabhängig von der Softwareversion dokumentiert, exportiert und als Nachweise vorgelegt werden.

Die Formular-Engine nimmt Papier aus dem Workflow. Der Drag-and-Drop-Formular-Builder erstellt digitale Formulare, die direkt mit BPMN-Aufgaben verknüpft werden. Felder, Validierungsregeln und bedingte Anzeige sind ohne Programmierung konfigurierbar. Für HR-Prozesse (Urlaubsanträge, Onboarding-Checklisten) oder Finance-Genehmigungen (Einkaufsanträge, Reisekostenabrechnungen) ist das der schnellste Weg zur papierlosen Abteilung.

KI-Agenten (“Genies”) können Entscheidungen übernehmen. Die in 2025 eingeführten FlowGenie-Agenten sind LLM-basierte Aufgabenausführer, die über RAG-Collections auf interne Wissensdatenbanken zugreifen. Statt einer festen Regel kann ein KI-Agent kontextbasiert entscheiden, z.B. ob ein Einkaufsantrag sofort genehmigt oder eskaliert wird, basierend auf aktuellen Budget-Daten.

Fallbasierte Preisstruktur skaliert mit der Nutzung. Statt pro Nutzer zu lizenzieren, zahlte man pro aktivem Fall (laufendem Prozess-Durchlauf). Das machte ProcessMaker attraktiver für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, die Prozesse nur gelegentlich nutzen, z.B. ein Unternehmen mit 500 Mitarbeitern, das 800 Fälle/Monat hat, zahlte weniger als bei nutzerbasierter Lizenzierung.

Schwächen ehrlich betrachtet

Kein nachweisbares EU-Hosting, für DSGVO-sensible Branchen ein Risiko. ProcessMaker beziehungsweise das heutige Decisions ist ein US-Anbieter. Ein explizit beworbenes EU-Hosting für die Cloud-Version haben wir zum Prüfzeitpunkt in öffentlichen Quellen nicht gefunden, der genaue Datenstandort sollte vor einem Einsatz direkt beim Anbieter erfragt werden. Für Branchen unter Berufsgeheimnis (Anwälte, Ärzte, Steuerberater) oder Unternehmen mit strengen DSGVO-Anforderungen an den Speicherort ist das ein Risiko. Die Community Edition lässt sich selbst hosten (auch in der EU), das erfordert aber eigene IT-Infrastruktur.

Der Einstieg mit 3.000 USD/Monat schloss KMU aus. Zwischen kostenloser Community Edition und dem günstigsten Cloud-Plan gab es keinen mittleren Weg. Kleine und mittelständische Unternehmen konnten die Community Edition testen, kamen dann aber nicht mit einem moderaten Cloud-Budget in den kommerziellen Betrieb. Seit der Fusion sind die Preise gar nicht mehr öffentlich, die Planbarkeit für kleine Budgets ist damit eher schlechter geworden.

Die Lernkurve für BPMN ist real. Wer noch nie mit Prozessmodellierung gearbeitet hat, braucht Zeit, um die BPMN-Konzepte (Events, Gateways, Lanes, Pools) zu verstehen. Die Plattform ist low-code, aber nicht no-code, das Modellieren eines korrekten Genehmigungsprozesses mit Eskalationsregeln setzt Methodenwissen voraus.

Englische Oberfläche und englischer Support. Wir haben keine Hinweise auf eine deutschsprachige Oberfläche oder deutschsprachigen Support gefunden, Oberfläche und Support sind englischsprachig. In deutschen Unternehmen, wo IT-Tools auf Deutsch gefordert werden oder Schulungen auf Deutsch stattfinden sollen, ist das ein spürbarer Nachteil gegenüber europäischen Alternativen.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Einfache Automatisierungen ohne BPMN-Wissen brauchst	Make.com
Hunderte von Apps verbinden willst ohne Code	Zapier
Projekte und Workflows im Team verwalten willst	Monday.com
CRM-Workflows und Vertriebsprozesse automatisieren willst	HubSpot

ProcessMaker belegte eine klare Nische: komplexe, BPMN-konforme Geschäftsprozesse in Großunternehmen. Wer diese Nische nicht braucht, ist mit leichteren Tools schneller am Ziel. Seit der Fusion mit Decisions läuft diese Nische unter dem Namen Decisions weiter.

So steigst du ein

Schritt 1: Beginne mit der kostenlosen Community Edition: Der Quellcode ist weiterhin öffentlich verfügbar (Open Source). Modelliere einen einfachen Genehmigungsworkflow im BPMN-Editor, z.B. Urlaubsantrag mit zwei Genehmigungsstufen und automatischer E-Mail-Benachrichtigung. So lernst du die Grundkonzepte ohne Kostenrisiko.

Schritt 2: Erstelle das zugehörige digitale Formular mit dem Drag-and-Drop-Formular-Builder. Felder wie Name, Datum und Antragsbegründung werden per Drag & Drop angeordnet und mit deinen BPMN-Aufgaben verknüpft. Validierungsregeln (Pflichtfelder, Datumsformate) lassen sich direkt im Builder konfigurieren.

Schritt 3: Binde externe Systeme per API-Connector an. Wenn ein Antrag genehmigt wird, kann ProcessMaker automatisch einen Eintrag in SAP, Salesforce oder Jira anlegen. Für komplexere Integrationen nutze die REST-API oder die vorkonfigurierten Konnektoren. Bei Interesse an den KI-Agenten (FlowGenie) kontaktierst du heute den Anbieter Decisions, dort läuft das kommerzielle Angebot seit der Fusion.

Ein konkretes Beispiel

Die IT-Abteilung eines deutschen Logistikunternehmens mit 800 Mitarbeitern digitalisiert den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter mit ProcessMaker. Der früher papierbasierte Prozess mit 12 Schritten und 5 verschiedenen Abteilungen (HR, IT, Buchhaltung, Rechtsabteilung, Arbeitsschutz) läuft jetzt als digitaler Workflow: Von der Anlage des Mitarbeiter-Datensatzes in HR über die Beantragung von IT-Zugängen bis zu Arbeitsschutzunterweisungen werden alle Aufgaben automatisch an die richtigen Personen weitergeleitet. Die Einarbeitungszeit für administrative Prozesse sinkt von 3 Wochen auf 5 Tage, Fehler durch vergessene Schritte fallen auf null.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: US-Anbieter, ein öffentlich beworbenes EU-Hosting für die Cloud-Version haben wir zum Prüfzeitpunkt nicht gefunden. Den genauen Datenstandort solltest du beim Anbieter erfragen.
• Selbst-Hosting: Community Edition kann auf eigenen Servern (EU) betrieben werden, erfordert aber eigene IT-Infrastruktur.
• DSGVO-Konformität: Öffentlich prominent ausgewiesene Zertifizierungen wie ISO 27001 oder SOC 2 haben wir zum Prüfzeitpunkt nicht gefunden. Das bedeutet nicht zwingend, dass keine bestehen, es sollte im Einzelfall geprüft werden.
• KI-Funktionen: Generative KI und FlowGenie nutzen Drittanbieter-LLMs. Die konkrete Sub-Prozessor-Kette und deren Datenschutzstatus solltest du für den Einsatz vertraglich klären.
• Datenschutzanfragen: Seit der Fusion läuft die Kommunikation über den Anbieter Decisions (decisions.com).
• AVV: Auftragsverarbeitungsvertrag für Enterprise-Kunden üblicherweise auf Anfrage, für Standardpläne war er nicht automatisch verfügbar.
• Empfehlung: Für DSGVO-kritische Branchen (Gesundheit, Recht, Finanzen) ausschließlich mit der selbst gehosteten Community Edition arbeiten oder einen europäischen Anbieter wie Camunda evaluieren.

Gut kombiniert mit

• Salesforce, ProcessMaker-Workflows lösen automatisch Salesforce-Aktionen aus, z.B. aktualisiert eine freigegebene Vertragsänderung den Deal-Status im CRM direkt
• Make.com, ProcessMaker für die formalen BPMN-Kernprozesse, Make.com für schnelle, unkomplizierte Verbindungen zu Web-Apps am Rand des Workflows
• Zapier, ProcessMaker-Ereignisse via Zapier mit hunderten Diensten verbinden, ohne eigene Entwicklung für jede Integration

Unser Fazit

ProcessMaker erhielt 3 von 5 Sternen. Die Bewertung bezieht sich auf die eigenständige Plattform vor der Fusion mit Decisions: solide BPMN-Compliance, eine starke Formular-Engine und die 2025 eingeführten KI-Agenten auf der einen Seite, hoher Einstiegspreis, fehlendes öffentlich beworbenes EU-Hosting und englischsprachige Oberfläche auf der anderen. Wer in der richtigen Größenordnung war (Konzern, viele Fälle, Compliance-Anforderungen) und BPMN-Fachkompetenz im Team hatte, bekam eine solide Plattform. Seit November 2025 ist ProcessMaker mit Decisions fusioniert und wird nicht mehr eigenständig verkauft, processmaker.com leitet auf decisions.com um. Wer die Plattform heute evaluiert, prüft faktisch das kombinierte Angebot von Decisions, dort gelten andere Tarifnamen und ausschließlich verkaufsgesteuerte Preise. Bestehende ProcessMaker-Installationen laufen laut unabhängigen Berichten weiter.

Was wir geprüft haben

Diese Seite bewertet ProcessMaker auf Basis öffentlich zugänglicher Quellen, nicht aus eigener Produktnutzung. Für diesen Legal-Check haben wir am 30. Juli 2026 folgende Punkte geprüft:

• Produktstatus (Fusion mit Decisions): processmaker.com liefert beim Aufruf einen 301-Redirect auf decisions.com. Auf decisions.com wird ausschließlich “Decisions, The Agentic Orchestration Platform” beworben, ProcessMaker taucht als eigenes Produkt nicht mehr auf. Die Fusion wurde im November 2025 angekündigt (PR Newswire, Process Excellence Network). Ein unabhängiges Review (Tallyfy, Juni 2026) hält fest, dass ProcessMaker nicht mehr eigenständig verkauft wird. Fazit: ProcessMaker ist im Anbieter Decisions aufgegangen, diese Seite dokumentiert die eigenständige Plattform vor der Fusion.
• Preis (3.000 USD/Monat): Die Angabe von 3.000 USD für 1.000 Fälle im Standard-Plan stammt aus der Zeit vor der Fusion und wird durch ein Drittanbieter-Review (ColdIQ) gestützt. Zum Prüfzeitpunkt nennt der Anbieter keine öffentlichen Preise mehr, Capterra zeigt für alle Pläne nur noch “Custom quote” und veränderte Tarifnamen (Platform, Pro, Enterprise+, App). Wir führen die 3.000 USD daher ausdrücklich als historische Angabe.
• EU-Hosting und Datenstandort: ProcessMaker beziehungsweise Decisions ist ein US-Anbieter. Ein explizit beworbenes EU-Hosting für die Cloud-Version haben wir zum Prüfzeitpunkt in öffentlichen Quellen nicht gefunden. Wer den Datenstandort belastbar braucht, sollte ihn direkt beim Anbieter erfragen, die selbst gehostete Community Edition lässt sich in der EU betreiben.
• Deutschsprachiger Support: Wir haben keine Hinweise auf eine deutschsprachige Oberfläche oder dedizierten deutschsprachigen Support gefunden. Oberfläche und Support sind englischsprachig.

Was wir bemerkt haben

• November 2025, ProcessMaker ist mit Decisions fusioniert. Die Domain processmaker.com leitet per 301 auf decisions.com um, auf decisions.com wird ProcessMaker nicht mehr als eigenes Produkt beworben. Ein unabhängiges Review (Tallyfy, Juni 2026) hält fest, dass ProcessMaker nicht mehr eigenständig verkauft wird. Diese Seite dokumentiert die Plattform vor der Fusion.
• Juli 2026, zum Prüfzeitpunkt nennt der Anbieter keine öffentlichen Preise mehr. Capterra zeigt für alle Pläne nur noch “Custom quote” und geänderte Tarifnamen (Platform, Pro, Enterprise+, App) statt der früheren Community, Standard, Professional und Enterprise.
• 2025, vor der Fusion stellte ProcessMaker die Preisstruktur auf ein fallbasiertes Modell um (per laufendem Prozess-Fall statt per Nutzer), der Standard-Plan lag zuletzt bei 3.000 USD/Monat für 1.000 Fälle, belegt durch Drittanbieter-Reviews.
• Sommer 2025, die KI-Agenten-Funktion “FlowGenie” wurde als Teil des Enterprise-Plans eingeführt. Agents können über RAG-Collections auf interne Wissensdatenbanken zugreifen und kontextbasiert entscheiden, eine Erweiterung über regelbasierte BPM-Systeme hinaus.
• Laufend, die Open-Source-Community Edition wird weiterhin gepflegt, hat aber im Vergleich zur kommerziellen Version einen wachsenden Feature-Rückstand, insbesondere bei KI-Funktionen und Process Intelligence.