Microsoft Project

Kurzfazit

Microsoft Project ist das klassische Projektmanagement-Tool für strukturierte, ressourcenintensive Projekte mit kritischem Pfad. Für Projektmanager in Bau, IT-Implementierung oder Anlagenbau, die täglich mit Gantt, Baseline und Ressourcenkonflikten arbeiten, ist es im Microsoft-Ökosystem das passende Werkzeug. Der Haken: Die Lernkurve ist steil, der Preis hoch, und für agile Teams oder einfache Projekte ist es massiv überdimensioniert. Die Umbenennungen (Project Plan 1 heißt seit 30. April 2024 Planner Plan 1) und die Einstellung von Project Online am 30. September 2026 schaffen zusätzliche Verwirrung beim Kauf.

Für wen ist Microsoft Project?

Professionelle Projektmanager: Wer täglich Gantt-Diagramme pflegt, Baselines verwaltet, den kritischen Pfad beobachtet und Ressourcenkonflikte auflöst, findet in MS Project ein Werkzeug mit großer Detailtiefe in der Desktop-App.

Unternehmen in der Microsoft-365-Welt: Wenn dein Unternehmen bereits Microsoft 365 nutzt, passt MS Project in diese Umgebung. Planner läuft laut Microsoft in Microsoft Teams und arbeitet mit Outlook zusammen.

Bau- und Infrastrukturprojekte: Im Bauwesen ist Gantt-Planung mit kritischem Pfad Standard. MS Project bildet Konzepte wie Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen, Lag-Zeiten und Ressourcen-Überlastung ab (Ressourcenausgleich laut Vergleichsseite).

Portfolios und Programme: Planner und Project Plan 3 bietet laut Microsoft das Erstellen von Portfolios sowie Programm- und Projektbedarfsmanagement. Einen Plan 5 führen die archivierten deutschen Preisseiten nicht mehr, die alte Plan-5-Adresse leitet auf die Planner-Preisseite weiter. Die Project-Dienstbeschreibung auf Microsoft Learn (aktualisiert am 29. September 2026) nennt dagegen weiter drei Abos: Project Plan 1, Project Plan 3 und Project Plan 5. Einen Preis für Plan 5 nennt keine der archivierten Seiten. Für eine lokale Portfolio-Lösung nennt Microsoft die Project Server-Abonnementedition mit Portfolioanalysen.

Weniger geeignet für: Agile Teams (Jira ist hier überlegen), kleine Teams unter 10 Personen ohne komplexe Abhängigkeiten (monday.com oder Asana reichen), kreative Agenturen und Marketing-Teams (zu komplex), sowie Unternehmen ohne Microsoft-365-Infrastruktur.

Preise im Detail

Plan	Preis	Was du bekommst
Microsoft Planner	In Microsoft 365 enthalten	Raster, Board, Zeitplan und Diagramme; die Zeitachsenansicht (Gantt) braucht Plan 1
Planner Plan 1	8,70 EUR/Nutzer/Monat, jährliche Abrechnung, zzgl. MwSt	Zeitachsenansicht (Gantt), Abhängigkeiten, Backlogs und Sprints, Berichte, Projektziele; Baselines und kritischer Pfad sind erst in Plan 3 aufgeführt
Planner und Project Plan 3	26,00 EUR/Nutzer/Monat, jährliche Abrechnung, zzgl. MwSt	Alles aus Plan 1 plus Baselines und kritischer Pfad, Lead und Lag, Aufgabenverlauf, Portfolios erstellen, Ressourcenmanagement, Project-Desktop
Project Standard 2024	929,00 EUR einmalig	Lokale Desktop-App mit Gantt-Diagramm, Basisplänen, Meilensteinen und kritischem Pfad
Project Professional 2024	1.659,00 EUR einmalig	Alles aus Standard plus umfassendes Ressourcenmanagement und Verbindung zu Project Server-Abonnementedition

Einordnung: Für die meisten professionellen Projektmanager ist Plan 3 die sinnvolle Wahl: Gantt, kritischer Pfad und die Desktop-App sind enthalten. Plan 1 ist für Teams ohne Bedarf an kritischem Pfad und Baselines. Die einmaligen Lizenzen (Standard/Professional 2024) sind nur sinnvoll, wenn kein Cloud-Abo gewünscht ist. Microsoft hat Project Plan 1 zum 30. April 2024 in Planner Plan 1 umbenannt und stellt Project Online am 30. September 2026 ein. Die Monatspreise sind Microsofts Angaben der deutschen Planner-Seite mit Stand November 2026, jährliche Abrechnung, zzgl. MwSt.

Stärken im Detail

Gantt und kritischer Pfad auf Industrieniveau. MS Project bietet laut Microsoft Vorgangsplanung mit Start- und Endterminen, Aufwand, Arbeitszeit, Vor- und Nachlaufzeiten und Abhängigkeiten, dazu Gantt-Diagramm, Netzwerkdiagramm und kritischen Pfad. Wenn du wirklich wissen musst, welcher Vorgang den Endtermin bestimmt, ist das das passende Werkzeug.

Ressourcen-Management über Projekte hinweg. Microsoft beschreibt auf der Vergleichsseite einen Ressourcenpool, der Kapazität, Auslastung und Verfügbarkeit einer Ressource über mehrere Projekte hinweg zeigt, dazu einen Ressourcenausgleich gegen Über- und Unterbelegung. Planner und Project Plan 3 enthält laut Microsoft Ressourcenmanagement für Planung und Kosten.

Nahtlose Integration in Microsoft 365. Planner läuft laut Microsoft in Microsoft Teams und in der Planner-Web-App, arbeitet mit Outlook zusammen und lässt sich über Power Automate mit Diensten von Microsoft und Drittanbietern verbinden. Die Project-Desktop-App gehört zu Planner und Project Plan 3.

Baseline und Earned Value für professionelles Controlling. Du kannst einen Basisplan setzen, um die aktuelle mit der früheren Leistung zu vergleichen. Die Vergleichsseite nennt außerdem den Vergleich von geplantem Fortschritt, Budget und Leistungswert mit dem tatsächlichen Zeitaufwand und den tatsächlichen Kosten.

Schwächen ehrlich betrachtet

Die Lernkurve ist brutal. Wer MS Project zum ersten Mal öffnet, ist überfordert: Vorgänger-Codes, Ressourcenzuweisung, Gliederungsstrukturen, Basislinien, ohne mehrtägiges Training arbeitet kaum jemand produktiv damit. Das macht Schulung zur Pflicht, nicht zur Option. Moderne Tools wie Asana oder monday.com sind in 30 Minuten produktiv nutzbar.

Preislich nicht wettbewerbsfähig für einfache Anforderungen. Planner und Project Plan 3 kostet laut Microsoft 26,00 EUR pro Nutzer und Monat (jährliche Abrechnung, zzgl. MwSt). Reine Aufgaben- und Kollaborationstools wie Asana oder monday.com liegen preislich im selben Bereich oder darunter und decken einen Großteil der Anforderungen normaler Projektteams ab, ohne die Komplexität von MS Project. Wer MS Project nur für einfache Aufgabenlisten kauft, zahlt für Funktionen, die er nie nutzt.

Strategische Verwirrung durch Umbenennung. Microsoft hat Project Plan 1 zum 30. April 2024 in Planner Plan 1 umbenannt, die Produktlinien reorganisiert und stellt Project Online am 30. September 2026 ein. Käufer müssen genau prüfen, welches Produkt sie kaufen: Plan 1 enthält eine Zeitachsenansicht (Gantt), Baselines und kritischer Pfad stehen erst bei Plan 3.

Kollaboration für Nicht-PM-Nutzer reibungsvoll. Wenn Projektmitglieder keine Projektmanager sind, empfinden sie MS Project als sperrig. Statusupdates und einfache Rückmeldungen laufen zwar über Planner in Teams, aber das Setup erfordert Zeit und Disziplin. Teams, die es gewohnt sind, in Slack oder Notion zu kommunizieren, halten MS Project für einen Rückschritt.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Agil arbeitest und Kanban oder Scrum brauchst	Jira, speziell für Software-Entwicklung gebaut
Ein kleines bis mittelgroßes Team ohne Gantt führst	Asana oder monday.com
Großprojekte im Infrastrukturbereich planst (Tausende Vorgänge)	Primavera P6, für Mega-Projekte
Bauprojekte dokumentieren und steuern willst	Procore, Bau-spezifische Features
Nur Power BI für Projektreporting willst	Power BI + Excel-Projektplan kann reichen

MS Project ist kein universelles Projektmanagement-Tool, es ist ein spezialisiertes Werkzeug für strukturierte, ressourcenintensive Projekte in der Microsoft-Welt. Wer es nicht braucht, zahlt zu viel.

So steigst du ein

Schritt 1: Prüfe zunächst, welchen Plan du wirklich brauchst. Für einfache Aufgabenverwaltung und Teamkollaboration reicht Planner (in Microsoft 365 enthalten) oder Plan 1 (8,70 EUR, mit Zeitachsenansicht). Für kritischen Pfad, Baselines und die Desktop-App brauchst du Plan 3 (26,00 EUR, jeweils pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, zzgl. MwSt). Project Professional 2024 kostet einmalig 1.659,00 EUR.

Schritt 2: Starte mit einer Projektvorlage. Planner bietet laut Microsoft vorgefertigte Vorlagen, in der Desktop-App kannst du laut Vergleichsseite Vorlagen für häufige Projekttypen erstellen und ein neues Projekt aus einer Excel-Datei anlegen. Definiere dann Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen und weise Ressourcen zu. Der kritische Pfad zeigt dir die Vorgänge, die den längsten Weg im Projekt darstellen.

Schritt 3: Verknüpfe das Projekt mit Microsoft Teams. Laut Microsoft lassen sich Pläne in Teams verwalten, eine Microsoft-Teams-Lizenz ist dafür erforderlich.

Ein konkretes Beispiel

Das Beispiel ist ein Szenario zur Veranschaulichung, keine Kundenangabe von Microsoft. Ein Bauunternehmen aus dem Rhein-Main-Gebiet steuert ein Gewerbebauprojekt über 18 Monate und 4,5 Mio. EUR Bauvolumen mit MS Project Plan 3. Der Projektleiter pflegt wöchentlich den Ist-Stand ein und sieht sofort, welche Vorgänge auf dem kritischen Pfad liegen und Verzögerungen haben. Als ein Subunternehmer für Elektroarbeiten 3 Wochen Verzug ankündigt, simuliert der Projektleiter in MS Project sofort, wie sich das auf den Gesamttermin auswirkt, und plant alternative Ressourcen ein, bevor der Bauleiter auf der Baustelle reagieren muss.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: Für Tenants mit Land Deutschland oder Österreich weist Microsoft Learn für Planner die Region EUR1 aus. Advanced Data Residency gibt es zwar für Deutschland und Österreich, Planner steht bei Microsoft Learn aber unter den Diensten ohne dauerhafte Zusagen zum Datenort über Advanced Data Residency oder Multi-Geo. Die Product Terms führen Microsoft Planner unter den EU-Data-Boundary-Diensten: Für einen Microsoft-365-Tenant in der EU oder EFTA speichert und verarbeitet Microsoft Kundendaten und personenbezogene Daten in der EU Data Boundary, begrenzte Übermittlungen nach außen nennen die Terms ausdrücklich. Premium-Plan-Daten liegen laut Microsoft Learn in Dataverse
• Datennutzung für KI-Training: Die Planner-KI-Funktionen setzen laut Microsoft eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz voraus. Auf seiner Datenschutzseite zu Microsoft Copilot schreibt Microsoft, dass Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten nicht zum Training von Foundation-LLMs verwendet werden. Eine allgemeine Aussage zu Project- und Planner-Daten außerhalb von Copilot haben wir in den archivierten Quellen nicht gefunden
• Datenschutzbedingungen: Microsoft Planner steht in der Liste der Office-365-Dienste in den Privacy and Security Terms der Product Terms
• Auftragsverarbeitung: Laut Microsoft sind die Bedingungen zu Datenverarbeitung und Sicherheit beim Abonnement eines Produkts im Data Protection Addendum (DPA) festgelegt
• Empfehlung für Unternehmen: Lass die Datenverarbeitung durch deine Datenschutzbeauftragte oder deinen Datenschutzbeauftragten gegen das DPA prüfen.

Gut kombiniert mit

• Primavera P6, P6 für Großprojekte mit Tausenden Vorgängen in der Infrastruktur; MS Project für mittelgroße Projekte in der Microsoft-365-Welt
• monday.com, monday.com für agile, nicht-technische Teams; MS Project für klassisches Projektmanagement mit Gantt
• Power BI, Power BI für Management-Dashboards. Ob und wie Project-Daten dorthin fließen, haben wir nicht gegen eine Quelle geprüft

Unser Fazit

Microsoft Project verdient 3 von 5 Sternen. Das Tool ist in seiner Spezial-Disziplin, komplexe Gantt-Planung mit kritischem Pfad und Ressourcenmanagement im Microsoft-Ökosystem, ein solides Werkzeug. Drei Punkte verliert es: erstens an der hohen Lernkurve, die es für Teams ohne dedizierte Projektmanager unzugänglich macht; zweitens am Preis, der für einfachere Anforderungen schlecht zu rechtfertigen ist; drittens an der strategischen Unsicherheit durch die laufende Produktumstrukturierung. Wer genau weiß, dass er Gantt, kritischer Pfad und M365-Integration braucht, findet hier das richtige Werkzeug, alle anderen sollten zuerst modernere Alternativen prüfen.

Was wir geprüft haben

Diese Seite bewertet Microsoft Project auf Basis öffentlich zugänglicher Quellen, nicht aus eigener Dauernutzung. Das haben wir am 7. November 2026 gegen die Quellen abgeglichen:

• Einmalpreise (929,00 EUR / 1.659,00 EUR): Auf der deutschen Produkt- und Vergleichsseite von Microsoft bestätigt, die englische Vergleichsseite nennt dazu 679,99 USD und 1.129,99 USD.
• Monatliche Abopreise (8,70 / 26,00 EUR): Auf der deutschen Planner-Preisseite von Microsoft abgelesen, je Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, zzgl. MwSt. Die früheren Angaben zu Plan 5 (47,70 EUR) sind entfernt, weil die Seite keinen Plan 5 mehr führt; die alte Plan-5-Adresse leitet auf die Planner-Preisseite weiter. Die Project-Dienstbeschreibung auf Microsoft Learn führt Plan 5 weiter als eines von drei Abos, ohne Preis.
• Umbenennung in die Planner-Reihe: Die Planner-Plan-1-Seite von Microsoft nennt die Umbenennung von Project Plan 1 in Planner Plan 1 zum 30. April 2024. Die frühere Aussage, Project for the web heiße jetzt Planner Premium, haben wir entfernt, weil die archivierten Seiten sie nicht stützen.
• EU-Datenhaltung: Microsoft Learn weist Planner-Daten für Tenants mit Land Deutschland oder Österreich die Region EUR1 zu (Europa und EU/EFTA). Dauerhafte Zusagen über Advanced Data Residency oder Multi-Geo hat Planner laut Microsoft Learn nicht, die Product Terms führen Planner aber unter den EU-Data-Boundary-Diensten.
• Copilot-Funktionen: Die Planner-Preisseite nennt KI-Funktionen und den Planner-Agenten und verlangt dafür eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz. Der Funktionsumfang im Einzelnen steht dort in einer Tabelle, die wir hier nicht wiedergeben.
• Lernkurve, Preis-Leistung und Umbenennungs-Verwirrung: Das sind redaktionelle Einordnungen im Vergleich zu Alternativen wie Asana, monday.com oder Jira, keine Tatsachenbehauptungen über Mängel des Produkts.

Was wir bemerkt haben

• 30. April 2024, Microsoft hat Project Plan 1 in Planner Plan 1 umbenannt (Planner-Plan-1-Seite von Microsoft). Planner und Project Plan 3 ist der aktuelle Name des Plans mit Desktop-App. Viele Screenshots und Tutorials im Netz zeigen noch die alten Namen.
• KI-Funktionen (Copilot), Auf der Planner-Preisseite nennt Microsoft unter anderem KI-gestützte Vorlagen und Planerstellung sowie von KI generierte Statusberichte. Zugriff auf den Planner-Agenten und seine KI-Funktionen setzt eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz voraus. Welche Funktionen in welchem Plan enthalten sind, zeigt die Vergleichstabelle auf der Microsoft-Seite.
• Project Online, Laut Microsoft wird Project Online am 30. September 2026 eingestellt. Das Datum liegt zum Prüfzeitpunkt hinter uns. Unternehmen mit alten Project-Online-Abos sollten ihre Migrationsoptionen prüfen.