KI-Richtlinie für Unternehmen: Muster mit Tool-Freigabeliste und Kompetenz-Nachweis

Die Richtlinie in neun Abschnitten

Jeder Abschnitt bringt einen Mustertext zum Kopieren und einen Absatz dazu, welche Entscheidung dahintersteckt. Die Platzhalter in eckigen Klammern füllt ihr aus. Das ist ein Muster von uns, keine amtliche Vorlage: Ändert, streicht und ergänzt, was zu eurem Betrieb passt.

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   Geltungsbereich

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   Diese Richtlinie gilt für alle Beschäftigten der [Firma], für Auszubildende, Werkstudentinnen und Werkstudenten sowie für externe Dienstleister, die in unserem Auftrag arbeiten. Sie gilt für jede berufliche Nutzung von KI-Systemen, unabhängig davon, ob das Gerät der Firma gehört oder privat ist, und unabhängig davon, ob der Zugang über ein Firmenkonto oder ein privates Konto läuft. Rein private Nutzung außerhalb der Arbeit ist nicht erfasst.

   Die Entscheidung dahinter

   Art. 4 KI-Verordnung nennt neben dem eigenen Personal ausdrücklich andere Personen, die im Auftrag des Betreibers mit KI arbeiten. Wer den Geltungsbereich auf Festangestellte verengt, lässt genau die Gruppe draußen, die am häufigsten eigene Werkzeuge mitbringt: Agenturen, Freelancer, Aushilfen. [6]

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   Freigegebene Tools

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   Beruflich genutzt werden dürfen ausschließlich die Werkzeuge aus der Tool-Freigabeliste (Anlage 1). Die Liste nennt zu jedem Werkzeug den Zweck, den Freigabestatus, die erlaubten Datenarten, eine verantwortliche Person und das Datum der letzten Prüfung. Wer ein weiteres Werkzeug braucht, meldet das formlos an [Rolle]. Bis zur Freigabe wird es beruflich nicht eingesetzt. Ein kostenloser Zugang auf einem privaten Konto ist keine Freigabe.

   Die Entscheidung dahinter

   Die Freigabeliste ist der Teil, den gängige Muster auslassen, und der einzige, der im Alltag wirklich gelesen wird. Ohne benannte Alternative wird aus einer Regel ein Verbot, und ein Verbot verschiebt die Nutzung nur auf private Konten.

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   Verbotene Eingaben

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   In KI-Werkzeuge werden nicht eingegeben: 1. personenbezogene Daten, etwa Namen, Kontaktdaten, Bewerbungsunterlagen, Personal- und Gesundheitsdaten, 2. Kundendaten und Inhalte aus Kundenprojekten, 3. Geschäftsgeheimnisse, etwa Kalkulationen, Rezepturen, Quellcode, Verträge und Angebotspreise, 4. Zugangsdaten, Schlüssel und Token jeder Art. Ausnahmen gelten nur für Werkzeuge, die in Anlage 1 ausdrücklich für die jeweilige Datenart freigegeben sind. Im Zweifel gilt: anonymisieren oder nicht eingeben.

   Die Entscheidung dahinter

   Verbote wirken nur, wenn sie an Datenarten hängen und nicht an Werkzeugnamen. Ein Werkzeugname ist in sechs Monaten veraltet, die Frage „Was darf da rein?“ bleibt dieselbe.

   Warum Inhalte aus E-Mails und Dokumenten für ein Sprachmodell zu Befehlen werden können, und was das für angebundene Systeme heißt: KI-Jailbreaks und Prompt Injection.

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   Kennzeichnung nach Art. 50

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   Für veröffentlichte Inhalte gilt: 1. Bild-, Ton- und Videoinhalte, die ein Deepfake sind, werden als künstlich erzeugt oder manipuliert offengelegt. 2. Texte, die veröffentlicht werden, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren, werden entweder als künstlich erzeugt offengelegt oder vor der Veröffentlichung redaktionell geprüft und von einer namentlich benannten Person verantwortet. 3. Für jeden veröffentlichten Inhalt ist festgehalten, wer die redaktionelle Verantwortung trägt.

   Die Entscheidung dahinter

   Art. 50 Abs. 4 KI-Verordnung verlangt für Text keine pauschale Kennzeichnung jedes KI-Entwurfs: Die Offenlegungspflicht entfällt, wenn der Inhalt einer menschlichen Überprüfung oder redaktionellen Kontrolle unterzogen wurde und eine Person die redaktionelle Verantwortung trägt. Für Deepfakes kennt der Normtext diese Ausnahme nicht. [6]

   Den Normtext und die verbreiteten Fehldeutungen dazu haben wir hier auseinandergenommen: Artikel 50 verlangt kein KI-Label für deine Texte.

5. 5

   Verantwortung für Ergebnisse

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   Wer ein KI-Ergebnis verwendet, verantwortet es wie eigene Arbeit. Vor jeder Weitergabe nach außen werden Zahlen, Zitate, Namen, Quellenangaben und Rechtsaussagen an der Originalquelle geprüft. „Das hat die KI so geschrieben“ ist keine Begründung. Für jede wiederkehrende Aufgabe mit KI ist festgelegt, wer prüft und woran.

   Die Entscheidung dahinter

   Der Prüfschritt ist die Stelle, an der KI im Arbeitsalltag gewinnt oder verliert. Eine Richtlinie, die nur Eingaben regelt und die Ausgabe offen lässt, verschiebt das Risiko vom Datenschutz in die Qualität.

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   Assistenten auf Firmengeräten

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   Sprach- und Systemassistenten auf Firmengeräten sind KI-Werkzeuge im Sinne dieser Richtlinie. Dazu gehören der Assistent auf Android-Geräten, der von Google auf Gemini umgestellt wird, und Microsoft Copilot unter Windows. Diese Assistenten sind nur in der Konfiguration erlaubt, die in Anlage 1 freigegeben ist. Ob und wie sie aktiv sind, legt die IT fest. Beschäftigte aktivieren sie nicht eigenmächtig und diktieren keine vertraulichen Inhalte an einen Assistenten, der nicht freigegeben ist.

   Die Entscheidung dahinter

   Diese Assistenten kommen mit dem Betriebssystem, nicht mit einer Kaufentscheidung, und rutschen deshalb durch jede Richtlinie, die nur Werkzeuge nennt, die jemand bewusst installiert hat. Microsoft schreibt selbst, dass die Copilot-App nach den genannten Windows-Updates automatisch aktiviert wird, sofern nicht vorher eine Richtlinie die Installation verhindert hat, und nennt AppLocker als Weg, das zu unterbinden. Google hat angekündigt, den klassischen Assistant auf den meisten Mobilgeräten durch Gemini zu ersetzen. [10][11]

7. 7

   Meldeweg bei Vorfällen

   Mustertext

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   Wer vermutet, dass vertrauliche Daten in ein nicht freigegebenes Werkzeug gelangt sind, meldet das unverzüglich an [Rolle, E-Mail-Adresse], spätestens am nächsten Arbeitstag. Die Meldung enthält: Werkzeug, Zeitpunkt, betroffene Daten, Umfang. Eine unverzügliche Meldung hat für die meldende Person keine arbeitsrechtlichen Folgen. [Rolle] prüft, ob eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten vorliegt und ob eine Meldung nach Art. 33 DSGVO an die Aufsichtsbehörde nötig ist.

   Die Entscheidung dahinter

   Art. 33 Abs. 1 DSGVO gibt der Meldung an die Aufsichtsbehörde eine Frist von 72 Stunden ab Kenntnis. Diese Uhr läuft nur dann rechtzeitig los, wenn Beschäftigte melden, statt zu hoffen, dass es niemand merkt. Deshalb gehört die Straffreiheit der Selbstmeldung in denselben Absatz wie die Meldepflicht. [8]

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   Kompetenz-Nachweis nach Art. 4

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   Alle Personen im Geltungsbereich erhalten vor der ersten beruflichen Nutzung eine Einweisung in diese Richtlinie und in die Risiken der freigegebenen Werkzeuge, insbesondere in falsche, aber plausibel klingende Antworten. Jede Maßnahme wird in der Maßnahmenliste (Anlage 2) festgehalten: Art, Inhalt, Datum, Dauer, Teilnehmende, betroffene KI-Systeme, verantwortliche Person, nächste Auffrischung. Die Maßnahmenliste wird mindestens jährlich überprüft und bei neuen Werkzeugen oder Aufgaben ergänzt.

   Die Entscheidung dahinter

   Art. 4 KI-Verordnung verlangt seit dem KI-Omnibus Maßnahmen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz unterstützen, ohne dass ein bestimmtes Niveau garantiert werden müsste. Ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, Art, inhaltlichen und zeitlichen Umfang sowie die Teilnehmenden festzuhalten. Genau diese Felder stehen oben. [5][7]

   Die Felder für die Maßnahmenliste, jedes mit Herkunft, stehen als eigene Tabelle auf KI-Kompetenz nach Art. 4 AI Act.

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   Überprüfungsintervall

   Mustertext

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   Diese Richtlinie und die Tool-Freigabeliste werden mindestens alle zwölf Monate überprüft, zusätzlich anlassbezogen: 1. wenn ein neues Werkzeug eingeführt werden soll, 2. wenn sich ein freigegebenes Werkzeug wesentlich ändert, 3. nach jedem gemeldeten Vorfall, 4. bei einer Änderung der Rechtslage. Verantwortlich ist [Rolle]. Stand dieser Fassung: [TT.MM.JJJJ], Version [x.y].

   Die Entscheidung dahinter

   Ohne Datum und Version lässt sich später nicht zeigen, welcher Stand galt, als etwas passiert ist. Die Bundesnetzagentur empfiehlt für die Maßnahmen ausdrücklich, regelmäßig zu prüfen und bei Bedarf aufzufrischen. Für die Richtlinie gilt dasselbe, nur führt es hier zusätzlich dazu, dass die Freigabeliste nicht veraltet. [7]

Nachweis: drei Dokumente, die im Schadensfall zählen

Für Art. 4 KI-Verordnung gibt es in Deutschland nach dem Stand vom 17.09.2026 keinen eigenen Bußgeldtatbestand, und ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Die Bundesnetzagentur schreibt trotzdem, ein Mangel an KI-Kompetenz könne als Verletzung der Sorgfaltspflicht angesehen werden, insbesondere wenn dadurch ein Schaden entsteht[7]. Dann zählt, was ihr vorher aufgeschrieben habt. Drei Dokumente reichen dafür.

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   Die Richtlinie mit Datum und Version

   Nicht die Datei allein, sondern der Nachweis der Kenntnisnahme: wer wann welchen Stand bestätigt hat. Ohne Version ist im Nachhinein offen, welche Regel zum Zeitpunkt des Vorfalls galt.

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   Die Tool-Freigabeliste mit Prüfdatum

   Die Spalte „geprüft am“ macht aus einer Aufzählung eine Entscheidung. Sie zeigt, dass jemand hingesehen hat, und wann zuletzt.

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   Die Maßnahmenliste nach Art. 4

   Art, Inhalt, Datum, Dauer, Teilnehmende, betroffene Systeme, verantwortliche Person. Die Bundesnetzagentur empfiehlt genau diese Angaben, ein Zertifikat verlangt sie nicht.

Alle drei sind Dateien, keine Projekte. Wer heute nichts hat, kommt mit der Vorlage oben und einem Nachmittag weit genug, um aus „wir haben nichts“ ein „wir haben einen Stand“ zu machen.