Zapier

So steigst du ein

Schritt 1: Geh auf zapier.com und leg einen kostenlosen Account an. Du bekommst sofort Zugriff auf alle 7.000+ Integrationen — der kostenlose Plan reicht für erste Workflows mit bis zu 100 Aufgaben pro Monat aus.

Schritt 2: Erstelle deinen ersten Zap: Wähle einen Trigger (z.B. “Neue E-Mail in Gmail”) und eine Aktion (z.B. “Aufgabe in Trello erstellen”). Zapier führt dich Schritt für Schritt durch die Konfiguration — kein Code notwendig. Bei jedem Schritt kannst du die Verbindung direkt testen, bevor du den Zap aktivierst.

Schritt 3: Für KI-Workflows: Füge einen Schritt “ChatGPT” oder “Claude” zwischen Trigger und Aktion ein. So kannst du eingehende Nachrichten automatisch zusammenfassen, kategorisieren oder beantworten lassen — und das Ergebnis direkt in dein CRM oder deine E-Mail-Antwort schreiben.

Ein konkretes Beispiel

Ein Onlineshop-Betreiber in Stuttgart nutzt Zapier, um Retourenanfragen aus seinem Kontaktformular automatisch zu verarbeiten: Zapier erkennt E-Mails mit dem Stichwort “Rücksendung”, leitet den Text an die ChatGPT-API weiter, die eine fertige Antwort auf Basis einer Vorlage generiert, und sendet diese direkt als Entwurf an das Postfach zurück. Was früher 5–10 Minuten pro Anfrage kostete, dauert jetzt unter 30 Sekunden — bei rund 80 Retourenanfragen pro Woche spart das Team so knapp 7 Stunden monatlich.

Gut kombiniert mit

• Make.com — günstigere Alternative für komplexere Workflows mit mehr Schritten und höherem Datenvolumen
• ChatGPT — direkt als Zapier-Schritt einbindbar, um Texte zu generieren, zu klassifizieren oder zu übersetzen
• HubSpot — Leads aus Formularen, E-Mails und anderen Quellen automatisch ins CRM übertragen und Kontakte aktualisieren