Microsoft Power Automate
Microsoft
Low-Code-Workflow-Automation für Microsoft 365 und weitere Apps. Ideal für OA-Compliance: Zeitschrift-Alerts → Autoren-Benachrichtigung, Embargo-Erinnerungen, Deposit-Workflow automatisieren.
Kosten: Cloud-Flows ab €6/Nutzer/Monat oder Lizenz-Modell; Unternehmen meist über bestehende M365-Verträge
Stärken
- Low-Code — Geschäftsnutzer ohne Entwickler*in möglich
- Integration mit SharePoint, Outlook, Teams nativ
- Conditional Logic und Approvals eingebaut
- Deutsche Unterstützung und EU-Rechenzentren verfügbar
Einschränkungen
- Komplexe Logik wird unübersichtlich — ab dann lieber benutzerdefinierte APIs
- Cloud-Only, keine On-Premise-Option
- Lizenzierungsmodell kann bei Skalierung teuer werden
Passt gut zu
So steigst du ein
Schritt 1: Power Automate auf powerautomate.microsoft.com öffnen. SharePoint-Liste oder Excel-Tabelle mit allen Forschenden und deren Embargo-Daten aufbauen.
Schritt 2: Flow erstellen: Trigger = “Jeden Montag”. Aktion = “Für jede Zeile in der Liste: Wenn Embargo-Datum == Heute, sende Email an Forscherin.”
Schritt 3: Weitere Actions hinzufügen: File zu SharePoint kopieren (Deposit-Reminder), Teams-Message senden, Approval-Workflow starten.
Ein konkretes Beispiel
Forschungsreferentin M. erstellt einen Flow in Power Automate: Jeden Freitag 8 Uhr prüft das System eine Excel-Liste (200 Publikationen + Embargo-Daten). Wenn eine Publikation diese Woche Embargo-frei wird, sendet das System eine automatische Aufforderung an die Autorin: “Dein Manuskript kann jetzt zu Zenodo — klick hier zum Upload-Form.”
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