Planday ist eine cloudbasierte Schichtplanungssoftware für Branchen mit wechselnden Arbeitszeiten — Gastronomie, Einzelhandel, Gesundheitswesen und Produktion. Arbeitgeber erstellen Schichtpläne, verwalten Abwesenheiten und tauschen Schichten, während Mitarbeiter über die App in Echtzeit informiert werden. Teil von Xero, dem neuseeländischen Buchhaltungssoftware-Konzern.
Kosten: Starter ab ca. 2,49 EUR/Nutzer/Monat + 9 EUR Grundgebühr, Plus ab ca. 4,99 EUR/Nutzer/Monat; Pro auf Anfrage
Stärken
- Einfache, mobile-first Schichtplanung — Mitarbeiter nehmen Schichten per App an
- Automatischer Abgleich mit Arbeitszeitgesetzen und Tarifverträgen
- Integration mit Lohnabrechnungssystemen (DATEV, Xero, Sage)
- Deutschsprachige Oberfläche mit EU-Datenhaltung
Einschränkungen
- Für Unternehmen mit rein festen Arbeitszeiten überdimensioniert
- Erweiterte HR-Funktionen (Recruiting, Leistungsbeurteilung) fehlen
- Kosten steigen bei großen Teams durch Per-Nutzer-Modell
Passt gut zu
So steigst du ein
Schritt 1: Registriere dich auf planday.com/de, lege deine Mitarbeiter an und definiere Schichtvorlagen für deine häufigsten Einsatzzeiten (z. B. Frühschicht 8–16 Uhr, Spätschicht 16–24 Uhr). Der Einstieg geht ohne technisches Vorwissen in einem Nachmittag.
Schritt 2: Veröffentliche deinen ersten Schichtplan: Mitarbeiter werden per App benachrichtigt, können Schichten annehmen oder tauschen — ohne dass du jeden Wechsel manuell koordinieren musst. Die App ist auf Deutsch verfügbar und zeigt jedem nur seine eigenen Schichten.
Schritt 3: Verbinde Planday mit DATEV oder deiner Lohnbuchhaltungssoftware: Gebuchte Stunden werden automatisch exportiert und müssen nicht mehr manuell übertragen werden. Das spart am Monatsende mehrere Stunden.
Ein konkretes Beispiel
Ein Restaurant in Düsseldorf mit 25 Teilzeitkräften und wechselnden Schichten nutzt Planday für die wöchentliche Einsatzplanung. Die Managerin plant montags in einer Stunde die gesamte Woche — früher dauerte das mit Excel und Telefonrunden drei Stunden. Wenn eine Servicekraft kurzfristig krank wird, meldet sie sich in der App ab, und das System schlägt automatisch verfügbare Kollegen mit passenden Qualifikationen vor. Urlaubs- und Krankheitsstunden fließen direkt in die DATEV-Lohnabrechnung.
Gut kombiniert mit
- Gastromatic — deutsche Alternative mit tieferer DACH-Spezialisierung für Gastronomie und Pflegeeinrichtungen
- DATEV — Planday-Stunden direkt in DATEV-Lohnabrechnung exportieren ohne manuelle Übertragung
- Personio — Planday für operative Schichtplanung, Personio für übergeordnetes HR-Management und Recruiting
Empfohlen in 1 Use Cases
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Redaktionell bewertet · Letzte Aktualisierung: April 2026 · Preise und Funktionen können sich ändern.
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