IT Glue

Kurzfazit

IT Glue ist der De-facto-Standard für die IT-Dokumentation bei Managed Service Providern, und das aus gutem Grund: Keine andere Plattform verbindet strukturierte Asset-Dokumentation, integrierten Passwortmanager und tiefe Anbindung an die gängigen PSA- und RMM-Werkzeuge so geschlossen. Der KI-Assistent Cooper Copilot hebt die Dokumentation auf eine neue Ebene, indem er die Arbeitsschritte der Techniker mitschneidet und daraus automatisch Schritt-für-Schritt-Anleitungen erzeugt, das ist der echte KI-Mehrwert, nicht nur ein aufgeklebtes Feature. Bezahlen muss man dafür allerdings mit einem hohen Preis, langer Vertragsbindung und US-Datenhaltung. Für deutsche MSPs, die DSGVO-Konformität und EU-Hosting verlangen, ist IT Glue daher nicht automatisch die erste Wahl, hier ist Hudu als self-hostbare Alternative ernsthaft zu prüfen.

Für wen ist IT Glue?

Wachsende MSPs (5+ Techniker): Das Kernpublikum. Wer mehrere Kundenmandanten betreut und sicherstellen will, dass jeder Techniker beim ersten Anruf alle relevanten Daten findet, bekommt mit IT Glue genau die Struktur, die LastPass-Tabellen und PowerPoint-Netzpläne nie bieten konnten. Die 5-Nutzer-Mindestabnahme passt genau auf diese Größe.

ConnectWise-, Autotask- und Datto-Häuser: Wer ohnehin im Kaseya-/ConnectWise-Ökosystem arbeitet, profitiert von den über 60 nativen Integrationen am stärksten. Kundenstammdaten, Tickets und Assets fließen automatisch in die Dokumentation, manuelle Doppelpflege entfällt weitgehend.

MSPs mit Standardisierungs-Druck: Teams, die wiederkehrende Aufgaben (Onboarding neuer Kunden, Server-Migration, Notfall-Wiederherstellung) als Runbooks und SOPs festhalten müssen, sind die Hauptzielgruppe für Cooper Copilot. Statt Anleitungen mühsam abzutippen, lassen sie sich beim Durchführen der Aufgabe automatisch erzeugen.

Interne IT-Abteilungen mit hoher Komplexität: Auch größere Inhouse-IT-Teams (nicht nur Dienstleister) nutzen IT Glue, um Wissen vom Kopf einzelner Admins in eine durchsuchbare, verlinkte Wissensbasis zu überführen, gerade gegen das Klumpenrisiko, wenn der einzige Netzwerk-Kenner kündigt.

Weniger geeignet für: Einzelkämpfer und Sehr-Klein-MSPs (die 5-Nutzer-Pflicht und die Onboarding-Gebühr machen den Einstieg unwirtschaftlich), Unternehmen mit strikter EU-Datenhaltungs-Pflicht ohne Spielraum für US-AVV-Konstruktionen, sowie allgemeine Wissensmanagement-Bedürfnisse ohne MSP-Kontext, dafür sind Confluence, Notion oder Guru flexibler und günstiger.

Preise im Detail

Plan	Preis (USD/Nutzer/Monat)	Was du bekommst
Basic	29 (ab 5 Nutzern)	1 Integration, einseitige PSA/CRM- und RMM-Syncs, Cooper Copilot, Vault, Runbooks, SSO, API
Select	38 (ab 5 Nutzern)	2 Integrationen, zweiseitiger PSA/CRM-Sync, einseitiger RMM-Sync, alle Basic-Funktionen
Enterprise	44 (ab 5 Nutzern)	Unbegrenzte Integrationen, zweiseitiger PSA/CRM-Sync, für 1–4 Nutzer zu 49–102 USD/Nutzer
Network Glue (Add-on)	ca. 453/Monat	Automatische Netzwerk-Erkennung und Diagramme via SNMPv3
MyGlue (Add-on)	ca. 407/Monat	Sicheres Kunden-Portal für geteilte Zugangsdaten und Richtlinien
myITprocess (Add-on)	ab 199/Monat	Strategische IT-Roadmaps und QBR-Vorbereitung

Einordnung: IT Glue ist kein günstiges Werkzeug. Schon der Basic-Plan kostet bei der Mindestabnahme von 5 Nutzern rund 145 USD/Monat, plus eine einmalige Onboarding-Gebühr, die je nach Umfang im drei- bis vierstelligen Bereich liegt. Hinzu kommt die übliche Kaseya-Vertragsstruktur mit langer Bindung (typisch 36 Monate). Für die meisten MSPs ist Select der vernünftige Sweetspot, weil der zweiseitige PSA-Sync den Pflegeaufwand spürbar senkt. Enterprise lohnt sich erst, wenn mehr als zwei Integrationen gebraucht werden. Wichtig: Die Add-ons (Network Glue, MyGlue) werden separat und als Festpreis abgerechnet, sie können die Gesamtrechnung schnell verdoppeln. Wer rechnet, sollte die Onboarding-Gebühr und die Vertragslaufzeit von Anfang an einkalkulieren, nicht nur den Nutzer-Listenpreis.

Stärken im Detail

Cooper Copilot ist echter KI-Mehrwert, kein Marketing-Aufkleber. Während du eine Aufgabe ausführst, zeichnet IT Glue jeden Klick und jede Eingabe auf und generiert daraus automatisch eine fehlerfreie, nummerierte Schritt-für-Schritt-Anleitung, ohne manuellen Aufwand. Das löst das größte Dokumentationsproblem von MSPs: Anleitungen werden nicht geschrieben, weil das Schreiben unter Zeitdruck immer hinten runterfällt. Cooper dreht das um, die Doku entsteht als Nebenprodukt der eigentlichen Arbeit.

Integrationstiefe, die den Markt definiert. Über 60 native Integrationen in PSA-, RMM- und Backup-Systeme (ConnectWise, Autotask, Datto, NinjaRMM, Kaseya VSA und viele mehr) machen IT Glue zum zentralen Knotenpunkt. Kundenstammdaten und Asset-Informationen fließen automatisch ein, statt in drei Systemen parallel gepflegt zu werden. Diese Tiefe ist der Hauptgrund, warum IT Glue im MSP-Markt schwer zu verdrängen ist.

Network Glue automatisiert die undankbarste Aufgabe. Statt Netzwerkpläne von Hand in Visio oder PowerPoint zu zeichnen (und sie nie aktuell zu halten), scannt Network Glue das Kundennetz via SNMPv3 und erstellt automatisch Diagramme und Geräte-Inventare. Beim nächsten Scan aktualisiert sich die Doku selbst, ein Feature, das im Alltag echte Stunden spart.

Vault verbindet Passwörter direkt mit der Dokumentation. Der integrierte Passwortmanager bietet einen unveränderlichen Audit-Trail und Active-Directory-Passwortrotation per Klick. Entscheidend: Passwörter sind mit den zugehörigen Assets und Anleitungen verlinkt, der Techniker findet das Admin-Passwort genau dort, wo er gerade die Konfiguration nachschlägt, ohne in ein separates Tool zu wechseln.

Relationship Mapping macht Wissen auffindbar. IT Glue verknüpft Assets, Kontakte, Passwörter, Konfigurationen und SOPs miteinander. Öffnest du das Profil eines Kundenmandanten, siehst du alle verbundenen Informationen in einer Ansicht. Das ist der Unterschied zwischen „die Information existiert irgendwo” und „die Information ist in zehn Sekunden auf dem Bildschirm”.

Audit-Log und Versionshistorie für jeden Eintrag. Jede Änderung ist nachvollziehbar und rückholbar. Für MSPs, die selbst Sicherheitszertifizierungen (z. B. ISO 27001) durchlaufen oder gegenüber Kunden Nachweispflichten haben, ist das ein harter Vorteil gegenüber unstrukturierten Wiki-Lösungen.

Schwächen ehrlich betrachtet

Der Preis ist hoch, und intransparent. Listenpreise pro Nutzer klingen moderat, aber die 5-Nutzer-Mindestabnahme, die einmalige Onboarding-Gebühr und die lange Vertragsbindung treiben die tatsächlichen Kosten weit nach oben. Add-ons wie Network Glue und MyGlue kommen als separate Festpreise obendrauf. Wer nur den Nutzer-Listenpreis vergleicht, unterschätzt die Gesamtrechnung deutlich. Workaround: vor Vertragsabschluss ein vollständiges Angebot inklusive Onboarding und gewünschter Add-ons einholen und die Gesamtkosten über die volle Laufzeit rechnen.

Kaseya-Eigentümerschaft prägt die Konditionen. Seit der Übernahme 2021 sind aggressive Preiserhöhungen und harte Vertragskonditionen (lange Laufzeiten, automatische Verlängerung) in der MSP-Community ein wiederkehrender Kritikpunkt. Wer unterschreibt, sollte Kündigungsfristen und Verlängerungsklauseln genau lesen, ein Ausstieg mitten im Vertrag ist teuer.

Cooper Copilot braucht Endkontrolle. Die automatische SOP-Generierung ist beeindruckend, aber sie zeichnet exakt das auf, was passiert, inklusive Umwegen, Tippfehlern oder Schritten, die im konkreten Fall nötig waren, aber nicht verallgemeinert werden sollten. Generierte Anleitungen sind ein hervorragender Erstentwurf, kein freigabereifes Endprodukt. Die fachliche Prüfung vor Veröffentlichung bleibt Pflicht.

US-Datenhaltung ohne garantierte EU-Region. Das ist für deutsche MSPs der kritischste Punkt. IT Glue speichert standardmäßig in US-Rechenzentren. Eine garantierte EU-Datenresidenz ist nicht der Normalfall und muss aktiv geprüft werden. Da IT-Dokumentation faktisch immer personenbezogene Daten enthält (Kontakte, Logins), ist das DSGVO-relevant. Workaround: AVV anfordern, Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen, oder eine self-hostbare Alternative wählen.

Kein Self-Hosting. IT Glue ist reine Cloud, wer aus Compliance- oder Souveränitäts-Gründen On-Premises betreiben will, hat keine Option. Genau hier hat die Hauptalternative Hudu ihren Markt gefunden.

Keine deutsche Lokalisierung. Oberfläche und Support sind englischsprachig. Für ein Werkzeug, das von Technikern bedient wird, ist das meist verkraftbar, aber kein deutschsprachiger Support kann bei Eskalationen ein Reibungspunkt sein.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Self-Hosting oder EU-Datenhaltung brauchst (direkte MSP-Alternative)	Hudu
Allgemeines Team-Wiki statt MSP-Spezialtool willst	Confluence
Flexible, anpassbare Dokumentation für kleine Teams suchst	Notion
Wissen kontextnah im Arbeitsfluss bereitstellen willst	Guru

Hudu ist die direkteste Alternative: ähnliches MSP-Dokumentationskonzept, aber günstiger, mit Self-Hosting-Option und ohne die Kaseya-Vertragsbindung, der Hauptgrund, warum viele europäische MSPs zu Hudu wechseln. Erwähnenswert ohne eigene Tool-Seite: Hudu-Wettbewerber wie Passportal (ebenfalls aus dem N-able-/MSP-Umfeld) und SI Portal/SmileBack für angrenzende Funktionen. IT Glue bleibt im MSP-Segment der Funktionsumfang-Maßstab, die Alternativen gewinnen vor allem bei Preis, Datensouveränität und Vertragsflexibilität.

So steigst du ein

Schritt 1: Testzugang anlegen und zuerst einen einzigen Kundenmandanten vollständig einrichten, nicht alle auf einmal. Passwörter, primäre Kontakte und kritische Assets (Router, Server, Firewall) eintragen. Das liefert sofort messbaren Wert und zeigt dem Team den Nutzen, bevor der große Migrationsaufwand ansteht.

Schritt 2: Die wichtigste Integration aktivieren, meist das eigene RMM (NinjaRMM, Datto, Kaseya VSA) oder PSA (ConnectWise, Autotask). Network Glue als Add-on scannt das Kundennetz und erstellt automatisch erste Netzwerkdiagramme. Dieser „Aha-Moment” überzeugt skeptische Kollegen schneller als jede Schulung.

Schritt 3: Cooper Copilot beim nächsten realen Arbeitsvorgang mitlaufen lassen, z. B. bei der Einrichtung eines neuen Postfachs oder einem Standard-Reset. Aus der Aufzeichnung entsteht der erste SOP-Entwurf. Diesen prüfen, kürzen, freigeben, und damit den Standard für künftige Vorgänge setzen. So baut sich die Wissensbasis nebenbei im Tagesgeschäft auf.

Ein konkretes Beispiel

Ein 8-Personen-MSP in Stuttgart betreut 35 Kundenmandanten. Bisher lagen Passwörter in einem geteilten Passwortmanager, Netzwerkpläne in PowerPoint-Dateien auf einem Netzlaufwerk und das eigentliche Wissen in den Köpfen einzelner Techniker. Bei einem Störungsanruf musste oft erst der Kollege erreicht werden, der zuletzt beim Kunden war. Nach der IT-Glue-Einführung öffnet der diensthabende Techniker beim ersten Klingeln direkt das Kundenprofil: Assets, Zugangsdaten, Netzwerkdiagramm und die einschlägige SOP, alles in einer Ansicht, alles verlinkt. Cooper Copilot hat die häufigsten Standardvorgänge (VPN-Einrichtung, Mailbox-Migration, Backup-Wiederherstellung) bereits aus dem laufenden Betrieb als Anleitungen mitgeschrieben. Die durchschnittliche Reaktionszeit beim Erstkontakt sank von 15 auf 5 Minuten, und das Onboarding eines neuen Junior-Technikers verkürzte sich von Wochen auf Tage, weil das Wissen nicht mehr mündlich weitergegeben werden muss. Die monatlichen Lizenzkosten amortisieren sich über die eingesparte Technikerzeit, gegengerechnet wird allerdings die lange Vertragsbindung kritisch geprüft.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhaltung: Standardmäßig USA. Anbieter ist Kaseya (US-Konzern). Eine garantierte EU-Datenresidenz ist nicht der Normalfall und muss vor Vertragsabschluss explizit erfragt und schriftlich bestätigt werden.
• Personenbezug: IT-Dokumentation enthält praktisch immer personenbezogene Daten (Kontakte, Benutzernamen, ggf. Zugangsdaten zu Systemen mit Personendaten), der DSGVO-Geltungsbereich ist damit fast immer eröffnet.
• Auftragsverarbeitung (AVV): Ein AVV/DPA ist verfügbar, muss aber aktiv angefordert werden. Bei US-Hosting sind zusätzlich Standardvertragsklauseln und eine Prüfung des Drittlandtransfers erforderlich.
• Sicherheit: Vault bietet einen unveränderlichen Audit-Trail; jede Änderung an Einträgen ist protokolliert und versioniert. SSO und Zugriffsrechte pro Mandant sind verfügbar.
• Empfehlung für deutsche MSPs: Vor Produktivbetrieb eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen und den AVV juristisch prüfen lassen. Wer EU-Datenhaltung garantiert braucht, sollte Hudu (self-hostbar, EU-Hosting möglich) als Alternative ernsthaft evaluieren, die DSGVO-Hürde ist der häufigste Grund gegen IT Glue im deutschsprachigen Raum.

Gut kombiniert mit

• Hudu, in der Praxis eher Alternative als Ergänzung, aber für MSPs mit gemischtem Kundenstamm (US-tolerant vs. EU-strikt) durchaus parallel denkbar: IT Glue für integrationsstarke Bestandskunden, Hudu für DSGVO-sensible Mandate.
• NotebookLM, wenn die in IT Glue gepflegten Anleitungen und Runbooks zusätzlich gezielt befragbar gemacht werden sollen: Dokumente exportieren und in NotebookLM als durchsuchbare Wissensbasis mit Quellenbezug bereitstellen.
• Guru, für kundenferne, interne Wissensartikel (Prozesse, HR, Vertrieb) ergänzt Guru die rein technische IT-Dokumentation und bringt Wissen kontextnah in Slack oder den Browser.

Unser Testurteil

IT Glue verdient 4 von 5 Sternen. Es ist im MSP-Markt der Funktions- und Integrationsmaßstab, und Cooper Copilot ist ein seltenes Beispiel für ein KI-Feature, das ein echtes Alltagsproblem löst, statt nur eine Checkbox zu füllen, die automatische SOP-Generierung aus dem laufenden Betrieb spart messbar Zeit. Wer im ConnectWise-/Kaseya-Ökosystem arbeitet und genug Techniker hat, um die Mindestabnahme zu rechtfertigen, bekommt das umfassendste Werkzeug seiner Klasse. Den fünften Stern kosten der hohe und intransparente Gesamtpreis, die kritisierten Kaseya-Vertragskonditionen, das fehlende Self-Hosting und vor allem die US-Datenhaltung ohne garantierte EU-Region, für deutsche MSPs ein gewichtiger Nachteil, der die self-hostbare Alternative Hudu oft zur vernünftigeren Wahl macht. Als Werkzeug stark, als Vertragspartner mit Vorsicht zu genießen.

Was wir bemerkt haben

• 2021, Kaseya hat IT Glue übernommen (im Rahmen der Übernahme von dessen Mutter MyGlue/Kaseya-Konsolidierung). Seither berichten MSPs wiederkehrend über Preiserhöhungen und härtere Vertragskonditionen (lange Laufzeiten, automatische Verlängerung), ein Hauptmotiv für Wechsel zu Wettbewerbern wie Hudu.
• 2023–2024, Cooper Copilot wurde als KI-Assistent eingeführt und schrittweise ausgebaut. Die Funktion, aus mitgeschnittenen Klicks und Eingaben automatisch SOPs zu erzeugen, ist der prägendste KI-Schritt der Plattform und hebt sie von rein manuellen Dokumentations-Wikis ab.
• 2024–2025, Hudu hat sich als ernstzunehmende, oft günstigere und self-hostbare Alternative etabliert. Im deutschsprachigen Raum ist die fehlende garantierte EU-Datenresidenz von IT Glue der häufigste Grund, warum MSPs überhaupt einen Wechsel evaluieren.
• Mai 2026, Die US-Datenhaltung bleibt der wunde Punkt für DSGVO-sensible Kunden. Eine garantierte, dokumentierte EU-Region ließ sich für IT Glue nicht zweifelsfrei bestätigen, wer EU-Hosting braucht, muss dies vor Vertragsabschluss schriftlich klären und sollte sich nicht auf mündliche Zusagen verlassen.