CleanCalc

Kurzfazit

CleanCalc macht eines sehr gut: Es nimmt Gebäudereinigern die zeitaufwändige Angebotskalkulation ab. Wer bisher mit Excel-Tabellen und stundenlangem Nachrechnen gearbeitet hat, wird den Unterschied sofort spüren — Angebote entstehen in Minuten statt Stunden, direkt beim Kundentermin. Die Grenzen zeigen sich, sobald du mehr willst als Kalkulation und Angebotserstellung: Auftragsmanagement, DATEV-Anbindung und CRM fehlen vollständig. Für kleine bis mittlere Reinigungsunternehmen, die ihr Angebotswesen professionalisieren wollen, ist CleanCalc eine solide Wahl — aber kein Rundum-Sorglos-Paket.

Für wen ist CleanCalc?

Einzelunternehmer und Kleinstbetriebe (1–5 Mitarbeitende): Das Tool eignet sich gut für Solo-Unternehmer, die wöchentlich mehrere Angebote erstellen und dabei Zeit und Nerven sparen wollen. Der Pro-Plan für 39,95 €/Monat zahlt sich schon aus, wenn man dadurch 2–3 Aufträge mehr im Monat gewinnt. Achtung: Der Starter-Plan mit maximal 5 Angeboten pro Monat ist für aktive Vertriebsphasen schnell zu eng.

Inhaber mittelgroßer Reinigungsunternehmen (5–20 Mitarbeitende): Wer Objektleiter für Kundentermine einsetzt, profitiert vom mobilen Vor-Ort-Modus — Angebote werden direkt beim Kunden kalkuliert und unterzeichnet, ohne Medienbruch. Dafür eignet sich der Pro-Plan gut; der Business-Plan lohnt sich erst, wenn wirklich mehrere Nutzer gleichzeitig im System arbeiten.

Betriebe in Akquisitionsphasen: Wenn das Unternehmen gerade wächst und aktiv neue Kunden gewinnt, hilft CleanCalc, die Angebotsgeschwindigkeit deutlich zu erhöhen. Laut Kundenaussagen auf der Website verdoppeln sich Abschlussquoten, wenn Kunden das Angebot noch vor Ort in der Hand haben.

Etablierte Betriebe mit Qualitätsanspruch: Das automatisch generierte Leistungsverzeichnis und das professionelle PDF-Layout (mit eigenem Logo ab Pro) heben Angebote optisch von handgeschriebenen oder Word-formatierten Konkurrenzangeboten ab. Das ist besonders bei Gewerbe- und Industriekunden relevant, die auf Vollständigkeit der Unterlagen achten.

Weniger geeignet für: Betriebe, die eine Komplettlösung für Betriebsführung suchen — Zeiterfassung, Touren-Planung, Personalmanagement oder Buchhaltung bekommst du hier nicht. Wer in anderen Handwerksgewerken tätig ist, findet in CleanCalc keinen Nutzen, da die Leistungswerte ausschließlich auf Gebäudereinigung ausgerichtet sind.

Preise im Detail

Plan	Preis (monatlich)	Preis (jährlich)	Was du bekommst
Starter	19,95 €/Monat	ca. 15,96 €/Monat	Kalkulation aller Reinigungsarten, max. 5 PDF-Angebote/Monat, max. 5 E-Mail-Versendungen/Monat, Standard-Design (kein eigenes Logo), E-Mail-Support
Pro	39,95 €/Monat	ca. 31,96 €/Monat	Alles aus Starter + unbegrenzte Angebote, eigenes Firmen-Logo, Kundenverwaltung (Adressen & Ansprechpartner), volle Nutzung auf Smartphone (Vor-Ort-Modus)
Business	89,95 €/Monat	ca. 71,96 €/Monat	Alles aus Pro + mehrere Mitarbeiter-Zugänge über ein Hauptkonto, detaillierte Statistiken über Angebote und Umsatzpotenziale, vollständiges White-Labeling, bevorzugter Support mit garantierten Antwortzeiten

Bei allen Plänen ist eine 30-tägige kostenlose Testphase inklusive — allerdings ist ein Zahlungsmittel bei der Registrierung erforderlich. Der Vertrag ist jederzeit kündbar.

Einordnung: Der Starter-Plan ist für einen ersten Test geeignet, aber mit maximal 5 Angeboten pro Monat schnell zu eng — wer ernsthaft wirbt, braucht den Pro-Plan. Für 39,95 €/Monat bekommt man ein vollständig nutzbares Tool, das sich schon dann rentiert, wenn man dadurch einen einzigen Auftrag pro Monat mehr gewinnt. Den Business-Plan braucht man erst, wenn tatsächlich mehrere Mitarbeitende gleichzeitig Angebote erstellen.

Stärken im Detail

Branchenspezifische Kalkulation ohne Vorarbeit. CleanCalc hat Leistungswerte für die Gebäudereinigung von Anfang an hinterlegt: Unterhaltsreinigung, Glasreinigung, Sanitärreinigung, Treppenhausreinigung, Bauendreinigung. Die Zeitwerte richten sich nach Branchennormen (RAL-Gütegemeinschaft, ZDH) und dem aktuellen Tariflohn der IG BAU — seit Januar 2025 liegt der Mindestlohn in Lohngruppe 1 bei 14,25 €/h. Das bedeutet: Du gibst die Fläche ein, CleanCalc rechnet die Stunden und Kosten selbst aus.

Vor-Ort-Modus für professionelle Kundentermine. Der Vor-Ort-Modus blendet alle störenden Elemente aus und zeigt nur das Wesentliche: Rechner und Zusammenfassung. Du erfasst Räume einzeln (Raum für Raum mit Länge × Breite), machst bis zu sechs Fotos direkt mit dem Smartphone, hinterlegst Notizen und holst am Ende die digitale Unterschrift beider Parteien auf dem Touchscreen ein. Das Ergebnis: ein vollständiges, unterzeichnetes Angebot, das noch auf dem Kundenparkplatz per E-Mail versendet werden kann.

Vorlagen sparen bei Wiederholgeschäft viel Zeit. Wer regelmäßig ähnliche Objekte reinigt — zum Beispiel Bürohäuser einer bestimmten Größenordnung — speichert einmal die Kalkulation als Vorlage. Beim nächsten Termin wird die Vorlage geladen, einzelne Werte angepasst, fertig. Das reduziert den Aufwand für Standardangebote auf wenige Minuten.

Rechnungserstellung aus Angeboten. Wird ein Angebot vom Kunden angenommen, lässt sich daraus mit einem Klick eine Rechnung erstellen. Die Angebotsverwaltung zeigt den Status jedes Angebots (Entwurf, Versendet, Angenommen, Abgelehnt) — ein erster Schritt in Richtung Auftragsverfolgung, auch wenn kein vollständiges CRM dahintersteckt.

Kein technisches Onboarding nötig. Der Schritt-für-Schritt-Wizard führt neue Nutzer direkt durch die Kalkulation. Eine interaktive Hilfe-Tour erklärt die Funktionen kontextbezogen am jeweiligen Element — kein langes Handbuch, keine Schulung. Das macht CleanCalc auch für technisch wenig affine Inhaber sofort nutzbar.

Schwächen ehrlich betrachtet

Der Starter-Plan ist für aktive Betriebe kaum ausreichend. Maximal 5 PDF-Angebote und 5 E-Mail-Versendungen pro Monat sind eine enge Grenze, wenn man wöchentlich Kundentermine wahrnimmt. Wer CleanCalc ernsthaft nutzen will, zahlt mindestens 39,95 €/Monat — das ist kein kleiner Betrag für einen Kleinstbetrieb, der am Anfang steht.

Keine Buchhaltungsintegration. Wer seine Ausgangsrechnungen direkt an DATEV, LEXWARE oder lexoffice übergeben will, muss das manuell erledigen. Es gibt keine API-Schnittstelle zu gängiger Buchhaltungssoftware. Das bedeutet in der Praxis: Angebote in CleanCalc erstellen, Rechnung manuell ins Buchhaltungsprogramm übertragen — ein Medienbruch, der Zeit kostet.

Kein Auftragsmanagement oder Personalplanung. CleanCalc endet mit dem versendeten Angebot (und optional der Rechnung). Routenplanung, Mitarbeitereinsatz, Zeiterfassung oder Qualitätsdokumentation der eigentlichen Reinigungsarbeiten sind nicht Teil des Tools. Für eine vollständige digitale Betriebsführung braucht man zusätzliche Software.

Datenschutzdetails nicht vollständig transparent. Der Datenschutzhinweis auf der Website benennt keinen konkreten Hosting-Anbieter oder Serverstandort. Meta-Pixel für Facebook-Werbemessung ist aktiv — wer das nicht möchte, muss beim Cookie-Banner ablehnen. Ein AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) wird nicht explizit erwähnt, ist aber für Unternehmen, die Kundendaten im Tool hinterlegen, relevant.

Leistungswerte bei Sonderreinigungen manuell. Industriereinigung, Krankenhausreinigung oder Reinraum-Standards sind nicht vorbelegt. Wer solche Spezialgebiete bedient, muss die Zeitwerte und Aufschläge selbst hinterlegen und pflegen.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
ein allgemeines Angebots- und Kalkulationstool für verschiedene Gewerke suchst	Angebotsmeister
eine vollständige Rechnungs- und Buchhaltungslösung für Kleinunternehmer brauchst	lexoffice oder sevdesk
zusätzlich Rechnungen, Mahnwesen und DATEV-Export in einem Tool willst	FastBill

CleanCalc ist kein Buchhaltungstool und auch kein generisches Angebotssystem — es ist ein spezialisiertes Kalkulationswerkzeug ausschließlich für Gebäudereiniger. Wer genau das braucht, bekommt es hier besser als bei jedem Allround-Anbieter. Wer mehr braucht, kombiniert CleanCalc mit lexoffice oder sevdesk für die Buchhaltungsseite.

So steigst du ein

Schritt 1: Registriere dich auf cleancalc.de für die 30-tägige Testphase (Zahlungsmittel erforderlich, jederzeit kündbar). Hinterlege zuerst deine Firmendaten und deinen aktuellen Stundenlohn — CleanCalc berechnet automatisch die Vollkosten inklusive Sozialabgaben und schlägt branchenübliche Leistungswerte als Startpunkt vor.

Schritt 2: Erstelle die Kalkulation für dein erstes Objekt: Reinigungstyp wählen (z.B. Unterhaltsreinigung Büro), Flächen je Raumtyp eingeben, Reinigungsintervall festlegen. Passe den Aufschlag auf deine gewünschte Marge an. Wenn du vor Ort bist, aktiviere den Vor-Ort-Modus (Hamburger-Menü → Vor-Ort-Modus) und erfasse jeden Raum einzeln mit Länge und Breite — die Gesamtfläche wird automatisch summiert.

Schritt 3: Generiere das PDF-Angebot mit Leistungsverzeichnis, prüfe es kurz und sende es per E-Mail direkt aus dem Tool an den Interessenten. Speichere die Kalkulation anschließend als Vorlage für ähnliche Objekte — beim nächsten Termin brauchst du nur noch die Flächen anzupassen.

Ein konkretes Beispiel

Ein Reinigungsunternehmen aus Düsseldorf mit einem Inhaber und sechs festangestellten Reinigungskräften hat sich auf Büro- und Praxisgebäude spezialisiert. Früher: Kundentermin am Montag, Angebot am Mittwoch nach stundenlangem Excel-Nachrechnen, Versand am Donnerstag per E-Mail in Word formatiert. Mit CleanCalc: Der Inhaber lädt bei der Besichtigung die gespeicherte Vorlage für Bürogebäude dieser Größenordnung, erfasst Raum für Raum auf dem Tablet, holt direkt die Unterschrift des Ansprechpartners ein und sendet das PDF noch auf dem Weg zum Auto. Aus 3 Stunden Nacharbeit wurden 20 Minuten Vor-Ort-Aufwand. Die Abschlussquote stieg nach eigener Aussage merklich, weil die Interessenten das professionelle Angebot sofort in der Hand hatten, bevor die Konkurrenz überhaupt ein Angebot verschickt hatte.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: EU-Hosting laut Anbieterangabe; der konkrete Hosting-Anbieter und Serverstandort werden in der Datenschutzerklärung nicht benannt
• Meta-Pixel: Auf der Marketingwebsite (cleancalc.de) ist Meta-Pixel (Facebook) aktiv — abschaltbar über den Cookie-Banner beim ersten Besuch; die eigentliche App (app.cleancalc.de) ist davon getrennt zu betrachten
• Datennutzung: Server-Logs werden 7 Tage gespeichert; Kontaktanfragen bis zu 3 Jahre; keine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken nach Datenschutzerklärung
• AVV: Kein expliziter Auftragsverarbeitungsvertrag in den öffentlich zugänglichen Unterlagen erwähnt — für Betriebe, die Kundendaten (Namen, Adressen, Objektdetails) in der Software hinterlegen, vor Einsatz direkt beim Anbieter anfragen
• Kündigung und Datenlöschung: Jederzeit kündbar laut Website; konkrete Löschfristen nach Kündigung nicht ausgewiesen
• Empfehlung: Keine sensitiven Patientendaten oder Sozialversicherungsnummern ins System eingeben. Für Betriebe mit mehr als 20 Mitarbeitenden oder im öffentlichen Sektor vor Einsatz eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen und AVV anfordern.

Gut kombiniert mit

• lexoffice — CleanCalc erstellt das Angebot und die Rechnung, lexoffice übernimmt die Buchhaltung, DATEV-Export und Steuervorbereitung — so schließt du die Lücke bei der Buchhaltungsintegration
• sevdesk — Alternative zu lexoffice mit stärkerem Fokus auf kleine Betriebe; Rechnungen aus CleanCalc lassen sich manuell übertragen und in sevdesk weiterverarbeiten
• Angebotsmeister — Wer neben Gebäudereinigung auch andere Leistungen (z.B. Hausmeisterservice, Gartenarbeiten) anbietet, nutzt Angebotsmeister für die gewerkeübergreifende Kalkulation und CleanCalc für die reinen Reinigungsaufträge

Unser Testurteil

CleanCalc bekommt 3 von 5 Sternen. Das Tool löst ein echtes Problem für Gebäudereiniger konsequent und gut: Angebotskalkulation, die früher Stunden dauerte, ist jetzt in Minuten erledigt — mit nachvollziehbarer Kostenrechnung und professionellem Ergebnis. Die Spezialisierung auf die Branche ist Stärke und Schwäche zugleich: Sie macht das Tool sehr passend für Gebäudereiniger, aber nutzlos für alle anderen. Drei Sterne verliert das Tool durch den beschränkten Starter-Plan (5 Angebote/Monat ist zu wenig), die fehlende Buchhaltungsintegration und das Fehlen eines vollständigen AVVs. Wer ausschließlich Angebote für Reinigungsaufträge erstellen will und das pro Woche mehrfach tut, wird mit dem Pro-Plan gut bedient sein.

Was wir bemerkt haben

• März 2026 — Die Ratgeber-Sektion auf cleancalc.de verweist auf den aktuellen Mindestlohn der IG BAU (Lohngruppe 1: 14,25 €/h seit Januar 2025) — das Tool berücksichtigt aktuelle Tarifdaten, allerdings ist unklar, wie oft diese Werte intern aktualisiert werden. Nutzer sollten nach Tarifanpassungen die hinterlegten Stundensätze manuell prüfen.
• 2026 — CleanCalc GmbH ist das hinter dem Tool stehende Unternehmen (laut Impressum ”© 2026 CleanCalc GmbH”). Das Tool richtet sich ausschließlich an den deutschen Markt.
• Keine wesentlichen Änderungen zu früheren Versionen bekannt — Das Preismodell und die Kernfunktionen scheinen seit der Markteinführung stabil. Kein Free-Plan-Abschaffen oder vergleichbare Einschnitte festgestellt.