FastBill

Kurzfazit

FastBill ist eine solide deutsche Buchhaltungssoftware für Selbstständige und Kleinunternehmer, pragmatisch, DSGVO-sauber und mit den Standardfunktionen, die der deutsche Markt erwartet (DATEV-Export, GoBD-Archivierung, E-Rechnung ZUGFeRD/XRechnung). Die KI beschränkt sich auf Belegerkennung mit Lerneffekt bei der Kategorisierung, kein Quantensprung, aber funktional. Schwächen: kleinere Marktposition als oder , weniger Integrationen, im Premium-Tarif spürbar teurer und keine echte Workflow-KI. Wer eine schlanke, in Deutschland gehostete Rechnungs- und Belegsoftware sucht und nicht das größtmögliche Ökosystem braucht, ist hier richtig, wer skalieren oder tiefere Automatisierung will, sollte sich die Wettbewerber genauer ansehen.

Für wen ist FastBill?

Selbstständige und Freiberufler: Wer monatlich 10–100 Rechnungen schreibt, Belege per App fotografiert und einmal pro Quartal DATEV an den Steuerberater übergibt, bekommt mit dem Solo-Tarif für 9 €/Monat eine schlanke Lösung. Die Lernkurve ist minimal, die Einrichtung dauert unter einer Stunde, ideal für alle, die nicht mehr Excel-Rechnungen schreiben wollen, aber auch kein vollwertiges ERP brauchen.

Handwerker und Dienstleister mit Stundenabrechnung: Die integrierte Zeiterfassung erlaubt es, Arbeitsstunden direkt am Projekt zu erfassen, live auf der Baustelle per App oder nachträglich am Schreibtisch. Diese Stunden lassen sich direkt in eine Rechnung übernehmen. Für Elektriker, Klempner, Berater oder Trainer, die nach Stunden abrechnen, ist das ein realer Workflow-Hebel. Wichtig: Die Zeiterfassung ist im Solo-Tarif nicht enthalten, dafür brauchst du einen der höheren Tarife.

Kleine Teams (2–5 Personen): Der Pro-Tarif für 27 €/Monat bringt 3 Nutzer, unbegrenzte Bankkonten und Workflow-Automatisierung. Das reicht für kleine Agenturen, Anwaltskanzleien oder Steuerberatungen, die ihre eigene Buchhaltung lean halten wollen. Über 5 Nutzer hinaus wird FastBill aber spürbar teurer und passt nicht mehr ideal.

DSGVO-bewusste Anwender: Anders als bei den US-zentrischen Wettbewerbern (QuickBooks, Xero) ist FastBill ein deutsches Unternehmen mit deutschem Hosting und deutschem Vertragsrecht. Für Anwender, denen Datenstandort und Rechtsraum wichtig sind, ist das ein eindeutiger Pluspunkt, und einer der wenigen Gründe, FastBill explizit gegenüber den größeren deutschen Wettbewerbern zu wählen.

Anwender mit Steuerberater-Pflicht zur Übergabe: Der DATEV-Export ist Standard und funktioniert sauber. Steuerberater bekommen die Daten in einem Format, das sie ohne Nacharbeit übernehmen können, ein praktischer Vorteil, weil viele DATEV-Exporte aus Allzweck-Tools nacharbeitungsbedürftig sind.

Weniger geeignet für: Anwender, die mehr KI-Automatisierung als reine Belegerkennung erwarten, hier ist spezialisierter. Größere Mittelständler mit 10+ Mitarbeitenden, komplexem Reporting oder Lagerverwaltung, die wachsen aus FastBill heraus. Und alle, die ein großes Ökosystem an Drittanbieter-Apps brauchen, da führen und mit Abstand.

Preise im Detail

Plan	Preis (Jahreszahlung)	Was du bekommst
Solo	9 €/Monat	1 Nutzer, 1 Bankkonto, unbegrenzte Rechnungen, DATEV-Export, E-Rechnung, Mahnwesen (keine automatische Belegerkennung, keine Zeiterfassung)
Plus	14 €/Monat	1 Nutzer, 5 Bankkonten, mehrere Vorlagen, erweiterte Belegverwaltung
Pro	27 €/Monat	3 Nutzer, unbegrenzte Bankkonten, Workflow-Automatisierung, wiederkehrende Rechnungen
Premium	53 €/Monat	5 Nutzer, automatischer Belegimport, automatisches Mahnwesen (20 Fälle inkl.), Prio-Support
Add-ons	ab 4,90 €/Monat	Mahnwesen (ab 4,90 €), Belegimport (ab 9 €), zusätzliche Belege (ab 10 €), zusätzliche Nutzer (5 €/Monat pro Person)

Einordnung: Die Tarife sind sauber gestaffelt, der Sprung von Pro (27 €) auf Premium (53 €) ist allerdings deutlich, gerechtfertigt nur, wenn du den automatischen Belegimport und das automatische Mahnwesen brauchst. Die genannten Preise gelten bei Jahreszahlung; bei monatlicher Zahlung liegen sie höher (Solo 10 €, Plus 15 €, Pro 30 €, Premium 59 €). Solo für 9 € ist der ideale Einstieg für Freiberufler und Einzelunternehmer; Pro für 27 € deckt kleine Teams sauber ab. Vergleichend: startet preislich auf ähnlichem Niveau, hat aber mehr Apps und Integrationen; ist tendenziell etwas teurer, aber funktional umfangreicher. FastBill ist also kein eindeutiger Preisbrecher, der Vorteil liegt in Schlankheit und sauberer Implementierung, nicht im Preis. Der fehlende kostenlose Dauertarif (nur 14 Tage Test) ist im Markt der KMU-Rechnungstools inzwischen Standard, aber unerfreulich.

Stärken im Detail

Sauberer deutscher Standard. FastBill macht das, was deutsche Buchhaltung verlangt, und nicht mehr, aber auch nicht weniger. DATEV-Export, GoBD-konforme Archivierung, ZUGFeRD und XRechnung als E-Rechnungs-Pflichtformate seit 2025, alles ab Werk dabei, nichts gegen Aufpreis. Wer den unspektakulären Standard erwartet, bekommt ihn zuverlässig.

Automatische Belegerkennung und Kategorisierung. FastBill erkennt hochgeladene Belege automatisch und schlägt eine Kategorisierung vor (laut Funktionsübersicht des Anbieters). Kein Frontier-KI-Spektakel, aber praktisch, und für die Zielgruppe der Einzelunternehmer und kleinen Handwerker das richtige Maß an Automatisierung. Wichtig: Im Solo-Tarif ist die automatische Belegerkennung nicht enthalten, sie gehört zu den höheren Tarifen; der vollautomatische Belegimport ist dem Premium-Tarif vorbehalten.

Integrierte Zeiterfassung als Workflow-Vorteil. Anders als reine Rechnungs-Tools hat FastBill Zeiterfassung im Kern, entweder live im Browser oder per App auf dem Smartphone. Die erfassten Stunden lassen sich mit einem Klick in Rechnungen übernehmen. Für stundenbasiert arbeitende Selbstständige eliminiert das einen ganzen Workflow-Bruch (Toggl/Clockify → Excel → Rechnungs-Tool).

E-Rechnung ohne Aufpreis. Seit Januar 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland Pflicht. FastBill unterstützt ZUGFeRD und XRechnung in allen Tarifen, du kannst E-Rechnungen erstellen, versenden, empfangen und anzeigen. Bei manchen Wettbewerbern ist diese Funktion noch im Premium-Tarif versteckt oder kostet extra; bei FastBill nicht.

Deutsches Unternehmen, deutscher Rechtsraum. Sitz in Frankfurt am Main, Vertragsrecht nach deutschem Recht, GoBD-konforme Archivierung. Den genauen Serverstandort dokumentiert FastBill auf den öffentlich erreichbaren Seiten nicht im Detail, das Unternehmen selbst ist aber klar deutsch und DSGVO-verpflichtet. Für viele deutsche Selbstständige ist das nicht der primäre Auswahlgrund, aber ein wichtiger Hygienefaktor gegenüber rein US-zentrischen Wettbewerbern.

Automatischer Zahlungsabgleich. Online-Banking-Anbindung an gängige Bankkonten plus PayPal (laut Funktionsübersicht). Eingehende Zahlungen werden automatisch den passenden Rechnungen zugeordnet, was das offene-Posten-Management spürbar entlastet.

Unspektakulär seriös. Die FastBill GmbH ist seit über einem Jahrzehnt am Markt und seitdem kontinuierlich gewachsen, keine spektakulären Pivots, keine Übernahmen, keine Produkt-Einstellungen bekannt. In einem Markt, in dem viele Tools verschwinden oder umgewidmet werden, ist diese Kontinuität ein Wert für sich.

Schwächen ehrlich betrachtet

Marktposition deutlich kleiner als sevDesk und Lexware Office. sevDesk und Lexware Office (ehemals Lexoffice) dominieren den deutschen KMU-Markt, mit größerer Community, mehr Drittanbieter-Apps, dichteren Integrationen zu Shop-Systemen, mehr Schulungsangeboten, mehr Steuerberater-Erfahrung. FastBill ist nicht schlechter, aber kleiner, und in vielen Bereichen einfach weniger sichtbar. Das macht Hilfe-Suche, Tutorials und externe Beratung schwieriger.

KI bleibt auf Belegerkennung beschränkt. Es gibt keine generative KI für Rechnungsentwürfe, keine automatischen Mahn-Texte, keine intelligente Cashflow-Prognose, keine vollständige Rechnungsgenerierung aus Auftragsdaten. Was FastBill macht, ist solide, aber wer auf eine modernere KI-Automatisierung (vergleichbar mit für Rechnungsverarbeitung) hofft, wird hier nicht fündig.

Premium-Tarif ist eine echte Schwelle. Der Sprung von Pro (27 €) auf Premium (53 €) ist fast doppelt, und für viele Anwender nicht zwingend gerechtfertigt. Wer nur 5 Mahnungen pro Monat braucht, zahlt im Premium-Tarif für 20 Fälle. Eine feiner gestufte Mittelstufe wäre wünschenswert.

Mobile App funktional, aber dated. Die Mobile App leistet, was sie soll (Beleg fotografieren, Rechnung schreiben, Stunden erfassen), aber das Design wirkt 2026 deutlich hinter den Wettbewerbern. Wer ohnehin viel am Smartphone arbeitet, wird sich nicht in die App verlieben, sie tut, was sie muss.

Wenig Drittanbieter-Apps und Integrationen. Während sevDesk und Lexware Office mit Shop-Systemen (Shopify, WooCommerce), Banking-Apps und Branchenlösungen tief verflochten sind, hat FastBill ein eher überschaubares App-Ökosystem. Für Solo-Unternehmer kein Problem, für kleine E-Commerce-Shops ein Manko.

Kein kostenloser Dauertarif. Im Vergleich mit Wettbewerbern wie und fällt auf, dass FastBill nur 14 Tage Test bietet und keinen dauerhaft kostenlosen Einstieg. Für Anwender, die das Tool langfristig in Ruhe prüfen wollen, ist das etwas frustrierend.

Wenig Wachstumsperspektive für Skalierung. Wer als kleines Team mit FastBill startet und auf 10+ Mitarbeitende wächst, kommt schnell an die Grenzen des Tools, komplexes Reporting, Mehr-Mandanten-Verwaltung, Auftragsmanagement und Lager fehlen. Hier muss man dann zu , oder einer richtigen ERP-Lösung wechseln.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Das größte Ökosystem und meiste Integrationen willst
Eine etablierte Komplettlösung für KMU brauchst
Echte KI-Automatisierung bei Rechnungsverarbeitung suchst
Tiefe Steuerberater-Integration brauchst (DATEV-Welt)
Du brauchst Steuererklärung statt Rechnung

Erwähnenswert ohne eigene Tool-Seite im KI-Syndikat: BuchhaltungsButler (deutsche Lösung mit starkem KI-Fokus auf automatische Buchung), Billomat (Wettbewerber im Solo-Segment), WISO MeinBüro (für Anwender, die ohnehin im WISO-Ökosystem leben), sage 50 (klassische Buchhaltungssoftware mit Desktop-Wurzeln) und GetMyInvoices (Spezialist für Belegabholung). FastBill ist die schlanke, deutsche, unspektakuläre Wahl, wer mehr Apps, mehr KI oder mehr Wachstumsoptionen will, sollte sich die Wettbewerber gezielt anschauen.

So steigst du ein

Schritt 1: Melde dich auf fastbill.com für den 14-tägigen kostenlosen Test an. Leg deine Stammdaten an (Unternehmensname, Adresse, Steuernummer, USt-ID) und schreibe deine erste Rechnung, das geht in unter 15 Minuten. Lade ein eigenes Logo hoch und passe die Standardvorlage einmal an, damit alle Folge-Rechnungen sauber aussehen.

Schritt 2: Verbinde dein Geschäftskonto per Online-Banking-Integration und aktiviere die automatische Belegerkennung. Fotografiere deine ersten 20–30 Belege per App und prüfe, wie gut die automatische Erkennung für deine typischen Ausgaben funktioniert. Korrigiere die Kategorisierung, wo nötig, das System lernt mit jeder Korrektur. Aktiviere ZUGFeRD/XRechnung für deine B2B-Rechnungen (seit 2025 Pflicht).

Schritt 3: Richte den DATEV-Export für deinen Steuerberater ein und aktiviere die Zeiterfassung, falls du nach Stunden abrechnest. Am Monatsende exportierst du alle Buchungsdaten mit einem Klick. Falls du regelmäßig wiederkehrende Rechnungen schreibst (Wartungsverträge, Abonnements), richte dafür Vorlagen mit automatischem Versand ein, spart langfristig die meiste Zeit.

Ein konkretes Beispiel

Ein illustratives Beispiel: Ein Elektriker aus Frankfurt (Einzelunternehmer, ca. 25 Rechnungen/Monat) will seine Buchhaltung schlank halten. Mit dem Solo-Tarif (9 €/Monat bei Jahreszahlung) schreibt er Rechnungen auch unterwegs, digitalisiert Quittungen per App und übergibt alle Daten einmal im Monat per DATEV-Export an seinen Steuerberater. Seit 2025 versendet er an seine B2B-Kunden (vor allem Hausverwaltungen) ZUGFeRD-Rechnungen, die sich beim Steuerberater ohne Nacharbeit in den DATEV-Bestand übernehmen lassen. Braucht er zusätzlich projektbezogene Zeiterfassung, muss er in einen höheren Tarif wechseln, denn im Solo-Tarif ist sie nicht enthalten. Der Zeitgewinn ist in der Praxis spürbar, die konkrete Ersparnis hängt aber vom individuellen Workflow ab. Bei Jahreskosten von 108 € (Solo) und einem Stundensatz von 70 € rechnet sich das System schon bei wenigen eingesparten Stunden pro Jahr.

DSGVO & Datenschutz

• Anbieter: FastBill GmbH, Brüsseler Str. 1-3, 60327 Frankfurt am Main (laut Datenschutzerklärung). Deutsches Unternehmen, deutsches Vertragsrecht.
• Datenhosting: FastBill ist ein deutscher Anbieter mit GoBD-konformer Archivierung (laut Anbieter). Den genauen Rechenzentrums-Standort dokumentiert FastBill auf den öffentlich erreichbaren Seiten nicht im Detail. Für harte Anforderungen an den Serverstandort lohnt eine direkte Nachfrage beim Anbieter.
• Datennutzung / KI: Die Datenschutzerklärung trifft keine Aussage zu einer Nutzung von Kundendaten für KI-Training. Die Belegerkennung ist eine Erkennungs- und Kategorisierungsfunktion, kein generatives KI-Modell.
• Account-Löschung: In der Regel über die Kontoeinstellungen möglich; ein Datenexport vor der Löschung ist üblich. Details solltest du beim Anbieter erfragen.
• Auftragsverarbeitung (AVV): Laut Datenschutzerklärung schließt FastBill mit seinen Dienstleistern Auftragsverarbeitungsverträge und stützt Drittlandtransfers auf EU-Standardvertragsklauseln. Einen AVV für die eigene Nutzung solltest du direkt beim Anbieter anfordern.
• GoBD-Konformität: Laut Anbieter GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung, geeignet für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und für Betriebsprüfungen.
• Sub-Prozessoren: Für Website und Kommunikation setzt FastBill laut Datenschutzerklärung diverse Dienstleister ein (u. a. für Analyse, Support und Mailing). Die vollständige Liste steht in der Datenschutzerklärung.
• Empfehlung für deutsche Selbstständige: FastBill ist als deutsches Unternehmen mit deutschem Vertragsrecht und GoBD-konformer Archivierung DSGVO-seitig solide aufgestellt. Für Anwender im öffentlichen Sektor oder mit besonderen Geheimhaltungsanforderungen (Anwälte, Ärzte, Steuerberater) lohnt trotzdem der Blick in den AVV und die Nachfrage zum konkreten Serverstandort.

Gut kombiniert mit

• , der DATEV-Export aus FastBill landet ohne Nacharbeit im Steuerberater-System. Klassisches Tandem aus operativer Rechnungs-Software und steuerlicher Verarbeitung. Wer einen DATEV-affinen Steuerberater hat, kommt um diese Kombination kaum herum.
• , für eingehende Lieferantenrechnungen mit hohem Volumen und KI-gestützter Verarbeitung ergänzt Candis die FastBill-Logik um echte Automatisierung. FastBill schreibt deine Rechnungen, Candis verarbeitet die deiner Lieferanten.
• , für E-Mail-Texte rund um Rechnungen (Mahnungen, Skonto-Verhandlungen, Erinnerungen): ChatGPT formuliert höflich-bestimmt, FastBill liefert die Fakten (Beträge, Fristen, Rechnungsnummern). Sinnvolles Tandem bei kniffligen Kunden.

Unser Testurteil

FastBill verdient 3 von 5 Sternen. Es ist ein solides, seriöses deutsches Rechnungs- und Buchhaltungstool für die richtige Zielgruppe, Selbstständige, Freiberufler, kleine Handwerksbetriebe, die einen schlanken Workflow ohne große KI-Ambitionen suchen. DATEV-Export, GoBD-Konformität, ZUGFeRD/XRechnung und Zeiterfassung sind sauber implementiert; der deutsche Sitz und Rechtsraum sind ein echtes Plus. Den vierten Stern lassen wir, weil FastBill in mehreren Dimensionen hinter den Wettbewerbern liegt: kleinere Community, weniger Integrationen, weniger fortgeschrittene KI-Features als bei Candis und weniger Apps als bei sevDesk oder Lexware Office. Den fünften Stern erst recht nicht, weil der Premium-Tarif einen deutlichen Preisschwerpunkt setzt und die Mobile App in 2026 dated wirkt. Für die richtigen Anwender ist FastBill trotzdem die richtige Wahl, Schnitt deutsches Tool, deutscher Standard, kein Drama.

Was wir bemerkt haben

• Januar 2025, Die deutsche B2B-E-Rechnungs-Pflicht trat in Kraft. FastBill hat ZUGFeRD und XRechnung in allen Tarifen verfügbar gemacht, ohne Aufpreis, pragmatisch und korrekt umgesetzt.
• Juli 2026, Anders als oft angenommen, enthält der günstige Solo-Tarif (9 €) weder die automatische Belegerkennung noch die Zeiterfassung. Beide gehören zu den höheren Tarifen, der vollautomatische Belegimport ist dem Premium-Tarif vorbehalten.
• Juli 2026, Bei den Preisen lohnt der genaue Blick auf die Zahlungsweise: Die kommunizierten 9/14/27/53 €/Monat gelten nur bei Jahreszahlung, bei monatlicher Zahlung sind es 10/15/30/59 €.
• Juli 2026, FastBill bleibt im DACH-Markt klar hinter sevDesk und Lexware Office zurück, kleinere App-Bibliothek, weniger Steuerberater-Schulungen, weniger Drittanbieter-Sichtbarkeit. Kein existenzielles Problem, aber bei einer Bestandsentscheidung relevant.
• Juli 2026, Echte generative KI-Features (Rechnungsentwürfe, automatische Mahn-Texte, Cashflow-Prognosen) gibt es nicht. Die Belegerkennung ist solide, aber kein KI-Highlight des Marktes. Wer auf moderne KI-Workflows hofft, sollte sich Candis oder BuchhaltungsButler näher anschauen.
• Juli 2026, Keine größeren strategischen Bewegungen bekannt: FastBill bleibt eigenständig, deutsch, in Frankfurt, keine Übernahmen, keine Investorenrunden, kein Pivot. Diese Kontinuität ist in einem unruhigen Markt ein Wert für sich.