FastBill

Kurzfazit

FastBill ist eine solide deutsche Buchhaltungssoftware für Selbstständige und Kleinunternehmer, pragmatisch, DSGVO-sauber und mit den Standardfunktionen, die der deutsche Markt erwartet (DATEV-Export, GoBD-Archivierung, E-Rechnung ZUGFeRD/XRechnung). Die KI beschränkt sich auf Belegerkennung mit Lerneffekt bei der Kategorisierung, kein Quantensprung, aber funktional. Schwächen: kleinere Marktposition als oder , weniger Integrationen, im Premium-Tarif spürbar teurer und keine echte Workflow-KI. Wer eine schlanke, in Deutschland gehostete Rechnungs- und Belegsoftware sucht und nicht das größtmögliche Ökosystem braucht, ist hier richtig, wer skalieren oder tiefere Automatisierung will, sollte sich die Wettbewerber genauer ansehen.

Für wen ist FastBill?

Selbstständige und Freiberufler: Wer monatlich 10–100 Rechnungen schreibt, Belege per App fotografiert und einmal pro Quartal DATEV an den Steuerberater übergibt, bekommt mit dem Solo-Tarif für 9 €/Monat eine schlanke Lösung. Die Lernkurve ist minimal, die Einrichtung dauert unter einer Stunde, ideal für alle, die nicht mehr Excel-Rechnungen schreiben wollen, aber auch kein vollwertiges ERP brauchen.

Handwerker und Dienstleister mit Stundenabrechnung: Die integrierte Zeiterfassung erlaubt es, Arbeitsstunden direkt am Projekt zu erfassen, live auf der Baustelle per App oder nachträglich am Schreibtisch. Diese Stunden lassen sich direkt in eine Rechnung übernehmen. Für Elektriker, Klempner, Berater oder Trainer, die nach Stunden abrechnen, ist das ein realer Workflow-Hebel.

Kleine Teams (2–5 Personen): Der Pro-Tarif für 27 €/Monat bringt 3 Nutzer, unbegrenzte Bankkonten und Workflow-Automatisierung. Das reicht für kleine Agenturen, Anwaltskanzleien oder Steuerberatungen, die ihre eigene Buchhaltung lean halten wollen. Über 5 Nutzer hinaus wird FastBill aber spürbar teurer und passt nicht mehr ideal.

DSGVO-bewusste Anwender: Anders als bei den US-zentrischen Wettbewerbern (QuickBooks, Xero) ist FastBill ein deutsches Unternehmen mit deutschem Hosting und deutschem Vertragsrecht. Für Anwender, denen Datenstandort und Rechtsraum wichtig sind, ist das ein eindeutiger Pluspunkt, und einer der wenigen Gründe, FastBill explizit gegenüber den größeren deutschen Wettbewerbern zu wählen.

Anwender mit Steuerberater-Pflicht zur Übergabe: Der DATEV-Export ist Standard und funktioniert sauber. Steuerberater bekommen die Daten in einem Format, das sie ohne Nacharbeit übernehmen können, ein praktischer Vorteil, weil viele DATEV-Exporte aus Allzweck-Tools nacharbeitungsbedürftig sind.

Weniger geeignet für: Anwender, die mehr KI-Automatisierung als reine Belegerkennung erwarten, hier ist spezialisierter. Größere Mittelständler mit 10+ Mitarbeitenden, komplexem Reporting oder Lagerverwaltung, die wachsen aus FastBill heraus. Und alle, die ein großes Ökosystem an Drittanbieter-Apps brauchen, da führen und mit Abstand.

Preise im Detail

Plan	Preis (Jahreszahlung)	Was du bekommst
Solo	9 €/Monat	1 Nutzer, 1 Bankkonto, unbegrenzte Rechnungen, Belegerkennung, DATEV-Export, E-Rechnung
Plus	14 €/Monat	1 Nutzer, 5 Bankkonten, mehrere Vorlagen, erweiterte Belegverwaltung
Pro	27 €/Monat	3 Nutzer, unbegrenzte Bankkonten, Workflow-Automatisierung, wiederkehrende Rechnungen
Premium	53 €/Monat	5 Nutzer, automatischer Belegimport, automatisches Mahnwesen (20 Fälle inkl.), Prio-Support
Add-ons	je 4,90–9 €/Monat	Belegimport, Mahnwesen-Pakete, zusätzliche Nutzer (5 €/Monat pro Person)

Einordnung: Die Tarife sind sauber gestaffelt, der Sprung von Pro (27 €) auf Premium (53 €) ist allerdings deutlich, gerechtfertigt nur, wenn du den automatischen Belegimport und das automatische Mahnwesen brauchst. Solo für 9 € ist der ideale Einstieg für Freiberufler und Einzelunternehmer; Pro für 27 € deckt kleine Teams sauber ab. Vergleichend: startet preislich auf ähnlichem Niveau, hat aber mehr Apps und Integrationen; ist tendenziell etwas teurer, aber funktional umfangreicher. FastBill ist also kein eindeutiger Preisbrecher, der Vorteil liegt in Slimness und sauberer Implementierung, nicht im Preis. Der fehlende kostenlose Dauertarif (nur 14 Tage Test) ist im Markt der KMU-Rechnungstools inzwischen Standard, aber unerfreulich.

Stärken im Detail

Sauberer deutscher Standard. FastBill macht das, was deutsche Buchhaltung verlangt, und nicht mehr, aber auch nicht weniger. DATEV-Export, GoBD-konforme Archivierung, ZUGFeRD und XRechnung als E-Rechnungs-Pflichtformate seit 2025, alles ab Werk dabei, nichts gegen Aufpreis. Wer den unspektakulären Standard erwartet, bekommt ihn zuverlässig.

Belegerkennung mit Lerneffekt. FastBill liest Texte und Metadaten aus Belegen automatisch aus und merkt sich deine Kategorisierung. Das heißt: Je mehr Belege du verarbeitest, desto besser wird die automatische Zuordnung. Kein Frontier-KI-Spektakel, aber praktisch, und für die Zielgruppe der Einzelunternehmer und kleinen Handwerker exakt das richtige Maß an Automatisierung.

Integrierte Zeiterfassung als Workflow-Vorteil. Anders als reine Rechnungs-Tools hat FastBill Zeiterfassung im Kern, entweder live im Browser oder per App auf dem Smartphone. Die erfassten Stunden lassen sich mit einem Klick in Rechnungen übernehmen. Für stundenbasiert arbeitende Selbstständige eliminiert das einen ganzen Workflow-Bruch (Toggl/Clockify → Excel → Rechnungs-Tool).

E-Rechnung ohne Aufpreis. Seit Januar 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland Pflicht. FastBill unterstützt ZUGFeRD und XRechnung in allen Tarifen, du kannst E-Rechnungen erstellen, versenden, empfangen und anzeigen. Bei manchen Wettbewerbern ist diese Funktion noch im Premium-Tarif versteckt oder kostet extra; bei FastBill nicht.

Deutsches Unternehmen, deutsches Hosting. Sitz in Frankfurt am Main, Server in Deutschland, Vertragsrecht nach deutschem BGB, keine US-Konzernverflechtungen, kein Cloud Act, keine kniffligen DSGVO-Konstrukte. Für viele deutsche Selbstständige ist das nicht der primäre Auswahlgrund, aber ein wichtiger Hygienefaktor. Wer ohnehin mit deutschen Daten arbeitet, sollte auch das Tool dafür in Deutschland hosten.

Automatischer Zahlungsabgleich mit fast allen DACH-Banken. Online-Banking-Anbindung an die meisten deutschen und österreichischen Banken plus PayPal. Eingehende Zahlungen werden automatisch den passenden Rechnungen zugeordnet, was wöchentlich Zeit spart und das offene Posten-Management deutlich entlastet.

Unspektakulär seriös seit 2011. FastBill GmbH gibt es seit 2011 und ist seitdem kontinuierlich gewachsen, keine spektakulären Pivots, keine Übernahmen, keine Produkt-Einstellungen. In einem Markt, in dem viele Tools verschwinden oder umgewidmet werden, ist diese Kontinuität ein Wert für sich.

Schwächen ehrlich betrachtet

Marktposition deutlich kleiner als sevDesk und Lexware Office. sevDesk und Lexware Office (ehemals Lexoffice) dominieren den deutschen KMU-Markt, mit größerer Community, mehr Drittanbieter-Apps, dichteren Integrationen zu Shop-Systemen, mehr Schulungsangeboten, mehr Steuerberater-Erfahrung. FastBill ist nicht schlechter, aber kleiner, und in vielen Bereichen einfach weniger sichtbar. Das macht Hilfe-Suche, Tutorials und externe Beratung schwieriger.

KI bleibt auf Belegerkennung beschränkt. Es gibt keine generative KI für Rechnungsentwürfe, keine automatischen Mahn-Texte, keine intelligente Cashflow-Prognose, keine vollständige Rechnungsgenerierung aus Auftragsdaten. Was FastBill macht, ist solide, aber wer auf eine modernere KI-Automatisierung (vergleichbar mit für Rechnungsverarbeitung) hofft, wird hier nicht fündig.

Premium-Tarif ist eine echte Schwelle. Der Sprung von Pro (27 €) auf Premium (53 €) ist fast doppelt, und für viele Anwender nicht zwingend gerechtfertigt. Wer nur 5 Mahnungen pro Monat braucht, zahlt im Premium-Tarif für 20 Fälle. Eine feiner gestufte Mittelstufe wäre wünschenswert.

Mobile App funktional, aber dated. Die Mobile App leistet, was sie soll (Beleg fotografieren, Rechnung schreiben, Stunden erfassen), aber das Design wirkt 2026 deutlich hinter den Wettbewerbern. Wer ohnehin viel am Smartphone arbeitet, wird sich nicht in die App verlieben, sie tut, was sie muss.

Wenig Drittanbieter-Apps und Integrationen. Während sevDesk und Lexware Office mit Shop-Systemen (Shopify, WooCommerce), Banking-Apps und Branchenlösungen tief verflochten sind, hat FastBill ein eher überschaubares App-Ökosystem. Für Solo-Unternehmer kein Problem, für kleine E-Commerce-Shops ein Manko.

Kein kostenloser Dauertarif. Während und früher Freemium-Modelle hatten und es noch immer kostenlose Einstiegsstufen gibt, bietet FastBill nur 14 Tage Test. Für Anwender, die das Tool langfristig prüfen wollen, etwas frustrierend.

Wenig Wachstumsperspektive für Skalierung. Wer als kleines Team mit FastBill startet und auf 10+ Mitarbeitende wächst, kommt schnell an die Grenzen des Tools, komplexes Reporting, Mehr-Mandanten-Verwaltung, Auftragsmanagement und Lager fehlen. Hier muss man dann zu , oder einer richtigen ERP-Lösung wechseln.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Das größte Ökosystem und meiste Integrationen willst
Eine etablierte Komplettlösung für KMU brauchst
Echte KI-Automatisierung bei Rechnungsverarbeitung suchst
Tiefe Steuerberater-Integration brauchst (DATEV-Welt)
Du brauchst Steuererklärung statt Rechnung

Erwähnenswert ohne eigene Tool-Seite im KI-Syndikat: BuchhaltungsButler (deutsche Lösung mit starkem KI-Fokus auf automatische Buchung), Billomat (Wettbewerber im Solo-Segment), WISO MeinBüro (für Anwender, die ohnehin im WISO-Ökosystem leben), sage 50 (klassische Buchhaltungssoftware mit Desktop-Wurzeln) und GetMyInvoices (Spezialist für Belegabholung). FastBill ist die schlanke, deutsche, unspektakuläre Wahl, wer mehr Apps, mehr KI oder mehr Wachstumsoptionen will, sollte sich die Wettbewerber gezielt anschauen.

So steigst du ein

Schritt 1: Melde dich auf fastbill.com für den 14-tägigen kostenlosen Test der Pro-Version an. Leg deine Stammdaten an (Unternehmensname, Adresse, Steuernummer, USt-ID) und schreibe deine erste Rechnung, das geht in unter 15 Minuten. Lade ein eigenes Logo hoch und passe die Standardvorlage einmal an, damit alle Folge-Rechnungen sauber aussehen.

Schritt 2: Verbinde dein Geschäftskonto per Online-Banking-Integration und aktiviere die automatische Belegerkennung. Fotografiere deine ersten 20–30 Belege per App und prüfe, wie gut die automatische Erkennung für deine typischen Ausgaben funktioniert. Korrigiere die Kategorisierung, wo nötig, das System lernt mit jeder Korrektur. Aktiviere ZUGFeRD/XRechnung für deine B2B-Rechnungen (seit 2025 Pflicht).

Schritt 3: Richte den DATEV-Export für deinen Steuerberater ein und aktiviere die Zeiterfassung, falls du nach Stunden abrechnest. Am Monatsende exportierst du alle Buchungsdaten mit einem Klick. Falls du regelmäßig wiederkehrende Rechnungen schreibst (Wartungsverträge, Abonnements), richte dafür Vorlagen mit automatischem Versand ein, spart langfristig die meiste Zeit.

Ein konkretes Beispiel

Ein Elektriker aus Frankfurt (Einzelunternehmer, ca. 25 Rechnungen/Monat) schreibt monatlich Rechnungen und erfasst Stunden per App direkt auf der Baustelle. Mit FastBill Solo (9 €/Monat) schreibt er Rechnungen unterwegs, fotografiert Quittungen und übergibt alle Daten einmal im Monat per DATEV-Export an seinen Steuerberater. Seit 2025 versendet er an seine B2B-Kunden (vor allem Hausverwaltungen) ZUGFeRD-Rechnungen, die werden automatisch in den DATEV-Bestand übernommen und vom Steuerberater nicht mehr nachgearbeitet. Der Zeitaufwand für Buchhaltung hat sich von 3 Stunden auf 45 Minuten pro Woche reduziert. Bei Jahreskosten von 108 € Lizenz und einem Stundensatz von 70 € amortisiert sich das System nach wenigen Wochen.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: Deutschland. Anbieter ist die FastBill GmbH mit Sitz in Frankfurt am Main.
• Datennutzung: Keine Nutzung von Kundendaten für externes KI-Training. Die Belegerkennung läuft auf eigenen Modellen, die mit den eigenen Belegdaten des Kunden trainiert werden (Tenant-isoliert).
• Account-Löschung: Möglich über Kontoeinstellungen. Datenexport vor Löschung möglich.
• Auftragsverarbeitung (AVV): Standard-AVV nach deutschem Recht. Wird mit jedem Vertragsabschluss automatisch geschlossen.
• GoBD-Konformität: Vollständig, Aufbewahrungsfristen (10 Jahre) und revisionssichere Archivierung sind Standard. Für Steuer- und Betriebsprüfungen geeignet.
• Sub-Processors: Im Wesentlichen deutsches Hosting; einzelne Sub-Processors für Banking-Schnittstellen, Mail-Versand und Support. Liste auf Anfrage.
• Empfehlung für deutsche Selbstständige: FastBill ist DSGVO-seitig unkritisch, deutsches Unternehmen, deutsches Hosting, deutsches Recht. Für Anwender im öffentlichen Sektor oder mit besonderen Geheimhaltungsanforderungen (Anwälte, Ärzte, Steuerberater) trotzdem ein Blick in den AVV-Anhang werfen, Standard ist sauber, aber jede Branche hat eigene Sondernormen.

Gut kombiniert mit

• , der DATEV-Export aus FastBill landet ohne Nacharbeit im Steuerberater-System. Klassisches Tandem aus operativer Rechnungs-Software und steuerlicher Verarbeitung. Wer einen DATEV-affinen Steuerberater hat, kommt um diese Kombination kaum herum.
• , für eingehende Lieferantenrechnungen mit hohem Volumen und KI-gestützter Verarbeitung ergänzt Candis die FastBill-Logik um echte Automatisierung. FastBill schreibt deine Rechnungen, Candis verarbeitet die deiner Lieferanten.
• , für E-Mail-Texte rund um Rechnungen (Mahnungen, Skonto-Verhandlungen, Erinnerungen): ChatGPT formuliert höflich-bestimmt, FastBill liefert die Fakten (Beträge, Fristen, Rechnungsnummern). Sinnvolles Tandem bei kniffligen Kunden.

Unser Testurteil

FastBill verdient 3 von 5 Sternen. Es ist ein solides, seriöses deutsches Rechnungs- und Buchhaltungstool für die richtige Zielgruppe, Selbstständige, Freiberufler, kleine Handwerksbetriebe, die einen schlanken Workflow ohne große KI-Ambitionen suchen. DATEV-Export, GoBD-Konformität, ZUGFeRD/XRechnung und Zeiterfassung sind sauber implementiert; das deutsche Hosting ist ein echtes Plus. Den vierten Stern lassen wir, weil FastBill in mehreren Dimensionen hinter den Wettbewerbern liegt: kleinere Community, weniger Integrationen, weniger fortgeschrittene KI-Features als bei Candis und weniger Apps als bei sevDesk oder Lexware Office. Den fünften Stern erst recht nicht, weil der Premium-Tarif einen deutlichen Preisschwerpunkt setzt und die Mobile App in 2026 dated wirkt. Für die richtigen Anwender ist FastBill trotzdem die richtige Wahl, Schnitt deutsches Tool, deutscher Standard, kein Drama.

Was wir bemerkt haben

• Januar 2025, Die deutsche B2B-E-Rechnungs-Pflicht trat in Kraft. FastBill hat ZUGFeRD und XRechnung in allen Tarifen verfügbar gemacht, ohne Aufpreis, pragmatisch und korrekt umgesetzt.
• 2024–2025, Die Preise wurden leicht angepasst (Pro von 30 € auf 27 €, Premium von 59 € auf 53 €). Das ist im Markt der KMU-Tools eine seltene Bewegung nach unten, die meisten Wettbewerber haben in derselben Zeit ihre Preise eher erhöht.
• Mai 2026, FastBill bleibt im DACH-Markt klar hinter sevDesk und Lexware Office zurück, kleinere App-Bibliothek, weniger Steuerberater-Schulungen, weniger Drittanbieter-Sichtbarkeit. Kein existenzielles Problem, aber bei einer Bestandsentscheidung relevant.
• Mai 2026, Echte generative KI-Features (Rechnungsentwürfe, automatische Mahn-Texte, Cashflow-Prognosen) gibt es nicht. Die Belegerkennung ist solide, aber kein KI-Highlight des Marktes. Wer auf moderne KI-Workflows hofft, sollte sich Candis oder BuchhaltungsButler näher anschauen.
• Mai 2026, Keine größeren strategischen Bewegungen bekannt: FastBill bleibt eigenständig, deutsch, in Frankfurt, keine Übernahmen, keine Investorenrunden, kein Pivot. Diese Kontinuität ist in einem unruhigen Markt ein Wert für sich.