VBG GEDOKU

Kurzfazit

GEDOKU ist die hauseigene Gefährdungsbeurteilungs-Software der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft und für deren Mitglieder schlicht kostenlos. Seit Version 2.5 (Oktober 2025) erstellt eine KI-Komponente Textvorschläge für Gefährdungsbeschreibungen und Schutzmaßnahmen, gespeist aus DGUV-Regelwerk und den branchenspezifischen GEDOKU-Katalogen. Das ersetzt keine Profisoftware wie Quentic für konzernweite EHS-Steuerung, ist aber für KMU im VBG-Bereich (Verwaltung, Dienstleistung, Sicherheitsgewerbe, Banken, Kirchen, ÖPNV) der schnellste Weg zur rechtssicheren GB-Dokumentation. Wermutstropfen: Windows-Only, lokale Datenhaltung erschwert Mehrplatz-Setups, und die Auswertungslogik ist gegenüber kommerziellen Plattformen spürbar einfacher.

Für wen ist VBG GEDOKU?

Sicherheitsfachkräfte und Sifa-Beauftragte in KMU: Für alle, die im VBG-Bereich tätig sind und die jährlichen Gefährdungsbeurteilungen ohne Software-Investitionsentscheidung stemmen müssen, ist GEDOKU der natürliche erste Griff. Die Branchenkataloge nehmen 70 bis 80 Prozent der Arbeit ab, der Rest ist objektspezifische Ergänzung.

Sicherheits- und Wachdienstleister: Der Branchenkatalog „Sicherungsdienstleistungen” enthält bereits typische Gefährdungen für Wach-, Objekt-, Veranstaltungs- und Geld- und Wertdienst. Wer 30, 50 oder 100 Einsatzobjekte mit eigenen GBs versorgen muss, spart hier am meisten Zeit.

Banken, Versicherungen und Verwaltungen: Klassische Bürowelt im VBG-Zuständigkeitsbereich. Die Basiskataloge zu Bildschirmarbeit, Bürogebäuden und Verkehrswegen sind sehr ausgereift und decken den Großteil der typischen Gefährdungen ab.

Kirchen, Glaubensgemeinschaften, ÖPNV und Spielstätten: Diese Spezialbranchen finden in GEDOKU eigene Branchenkataloge, eine Kombination, die kommerzielle Anbieter so spitz selten abbilden.

Einsteiger in KI-gestützte GB-Erstellung: Wer ausprobieren will, was eine KI-Textgenerierung im Arbeitsschutzkontext leistet, hat hier einen risikolosen Einstieg. Kein Abo, keine Vertragsbindung, nur die VBG-Mitgliedschaft, die ohnehin Pflicht ist.

Weniger geeignet für: Unternehmen außerhalb der VBG-Zuständigkeit (BG BAU, BG ETEM, BGN, BG Verkehr etc.), die müssen das Angebot ihrer eigenen BG prüfen. Konzerne mit standortübergreifender EHS-Steuerung, Audit-Workflows und KPI-Dashboards greifen besser zu Quentic oder VelocityEHS. Wer mobile Auditierung in der Fläche braucht (Checklisten am Smartphone, Foto-Upload, Sofort-Maßnahmen), ist mit SafetyCulture iAuditor besser bedient.

Preise im Detail

Leistung	Preis	Was du bekommst
GEDOKU-Software	0 €	Vollständige Software, alle Basis-, Themen- und Branchenkataloge, KI-Funktionen, unbegrenzte Nutzer und Arbeitsplätze
Updates	0 €	Versionsupdates über die VBG-Downloadseite, keine Wartungsgebühr
Support Inhalte	0 €	E-Mail-Support unter support-gedoku@vbg.de
Technischer Support	0 €	Hotline 06221 1451-17 bzw. support@jedermann.de (Software-Partner)
Schulungen	0 €	Kostenlose Webinare und Präsenzseminare über vbg.de buchbar

Einordnung: Für Mitglieder der VBG ist GEDOKU vollständig durch die Berufsgenossenschaftsbeiträge finanziert, es entstehen keinerlei zusätzliche Kosten, weder für Software, Updates noch für Support. Das ist im EHS-Markt eine Ausnahmesituation: kommerzielle Lösungen wie Quentic bewegen sich je nach Nutzerzahl und Modulbreite im vier- bis fünfstelligen Jahresbereich, VelocityEHS ähnlich. Die rationale Frage ist deshalb nicht „Was kostet GEDOKU?”, sondern „Reicht GEDOKU für unseren Reifegrad?”, und für die meisten KMU im VBG-Bereich lautet die Antwort: ja.

Stärken im Detail

Echte Null-Kosten-Lösung mit DGUV-Anbindung. Die VBG finanziert GEDOKU aus den Pflichtbeiträgen der Mitgliedsunternehmen, es entstehen keine zusätzlichen Lizenz-, Wartungs- oder Supportkosten. Wichtig ist, was hinter den Katalogen steht: Sie werden von der VBG redaktionell betreut und folgen dem aktuellen DGUV-Regelwerk. Das ist eine Qualitätsbasis, die kommerzielle Anbieter erst nachbauen müssen.

KI-Textgenerierung in Version 2.5 (Oktober 2025). Pro Gefährdung kann GEDOKU einen Vorschlagstext für die Beschreibung und für die Schutzmaßnahmen generieren, gespeist aus den GEDOKU-Katalogen und dem regulatorischen Rahmen (ArbSchG, BetrSichV, DGUV-Vorschriften). Das ist kein Frei-Halluzinieren wie bei einem generischen LLM, sondern eine kuratierte Textsynthese mit klarer Quellbasis. In der Praxis ersetzt es die Routine-Schreibarbeit, die bisher den Großteil der GB-Erstellung gekostet hat.

Semantische Suche. Wer nach „Stolpern” sucht, findet auch „Sturzgefahr auf Verkehrswegen” oder „Glätte”. Die KI-gestützte Suche überwindet die Wortwahl-Hürde, an der frühere GB-Software regelmäßig gescheitert ist, und macht große Kataloge auch ohne Schlagwort-Disziplin handhabbar.

Branchenspezifische Kataloge. Die VBG ist Berufsgenossenschaft für sehr unterschiedliche Branchen: Verwaltung, Dienstleistung, Sicherheitsgewerbe, Banken, Versicherungen, Kirchen, ÖPNV, Spielstätten. Für jede dieser Branchen liegen passende Beispielunternehmen und Gefährdungssets bereit. Das macht den Einstieg dramatisch leichter als bei generischen GB-Tools, bei denen man jede Branchenlogik erst selbst aufbauen muss.

Lokale Datenhaltung, datenschutzrechtlich unkompliziert. GEDOKU speichert alle Daten auf dem lokalen Rechner. Keine Cloud, keine Übermittlung an Dritte, keine AVV nötig. Für Sicherheitsfachkräfte, die mit Tätigkeitsbeschreibungen und Mitarbeitendendaten arbeiten, ist das ein klarer Vorteil, und ein wichtiger Unterschied zu Cloud-EHS-Plattformen, bei denen DSGVO-Prüfung und AVV-Verträge zum Standard gehören.

Kostenlose Schulungen. Die VBG bietet regelmäßig Webinare und Präsenzseminare zur GEDOKU-Nutzung an, ebenfalls beitragsfinanziert und ohne Zusatzkosten. Für Sifa-Beauftragte, die GEDOKU neu einführen, ist das ein deutlich besserer Einstieg als YouTube-Tutorials zu generischer Software.

Schwächen ehrlich betrachtet

Nur für VBG-Mitglieder. Wer einer anderen Berufsgenossenschaft angehört (BG BAU, BG ETEM, BGN, BG Verkehr, BGW etc.), kann GEDOKU nicht nutzen. Manche BGs haben eigene Tools (BGHM bietet „GBU-Online”), andere setzen auf die DGUV-Plattform „Sichere Seiten” oder kommerzielle Kooperationen. Vor dem Einstieg: BG-Zuständigkeit prüfen.

Windows-Desktop-Anwendung mit lokaler Datenhaltung. GEDOKU läuft als installierte Software unter Windows 8 oder höher (64-Bit), keine macOS-, Linux- oder Browser-Version. Wer mehrere Standorte oder Sicherheitsfachkräfte parallel arbeiten lässt, muss sich um Datenaustausch, Backup und Versionierung selbst kümmern. Das ist gegenüber Cloud-EHS-Plattformen ein echter Bruch im Workflow.

Keine mobile Auditierung. Im Wach- oder Objektschutz wäre eine Smartphone-App ideal: vor Ort fotografieren, Gefährdung notieren, sofort dokumentieren. GEDOKU bietet das nicht, wer mobil arbeiten will, kombiniert mit SafetyCulture iAuditor für die Felddatenerhebung und nutzt GEDOKU für die rechtssichere Konsolidierung.

KI-Vorschläge brauchen Prüfung. Die KI-Textgenerierung ist hilfreich, aber nicht fehlerfrei. Vorschläge können generisch ausfallen oder objektspezifische Besonderheiten verfehlen. Ohne fachkundige Sifa-Prüfung wird die GB schnell zur Compliance-Fassade ohne reale Schutzwirkung, das ist ein generelles KI-Problem, aber bei rechtlich relevanten Dokumenten besonders riskant.

Reporting und Auswertung schwach. Kennzahlen-Dashboards, KPI-Aggregation über Standorte, Audit-Trail-Auswertung, alles, was kommerzielle Plattformen ausmacht, fehlt oder ist nur rudimentär vorhanden. Wer Arbeitsschutz als Steuerungssystem mit Managementreporting begreift, stößt an Grenzen.

Keine API, keine Schnittstellen. Integration in HR-, Schichtplan- oder ERP-Systeme: nicht vorgesehen. Mitarbeitende-Stammdaten müssen manuell gepflegt werden. Bei wachsenden Strukturen wird das zum Engpass.

UX wirkt behördlich. GEDOKU ist funktional, aber die Bedienoberfläche stammt erkennbar aus dem Behörden-/BG-Kontext und nicht aus einem modernen SaaS-Design-System. Wer gewohnt ist, mit zeitgemäßen Tools zu arbeiten, braucht eine Einarbeitungsphase, oder die kostenlosen VBG-Schulungen.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Konzernweite EHS-Steuerung mit Dashboards und Audit-Workflows brauchst	Quentic
Standortübergreifendes Compliance- und EHS-Management mit globalem Reporting brauchst	VelocityEHS
Mobile Auditierung mit Smartphone, Foto-Upload und Sofortmaßnahmen brauchst	SafetyCulture iAuditor
Eine andere Berufsgenossenschaft hast	Eigenes Angebot der zuständigen BG prüfen (BGHM „GBU-Online”, BGN-Tools etc.)

Erwähnenswert ohne eigene Tool-Seite: Die DGUV-Plattform „Sichere Seiten”, Eccos Pro (DGUV-Kooperation für KMU) und Hesse & Söhne SmartGB sind weitere Optionen für nicht-VBG-Mitglieder. Für VBG-Mitglieder gibt es aber keinen ökonomischen oder fachlichen Grund, statt GEDOKU zu einer kostenpflichtigen Lösung zu greifen, solange Reporting-Anforderungen, mobile Workflows und Mehrstandort-Setups nicht zwingend sind.

So steigst du ein

Schritt 1: VBG-Mitgliedschaft prüfen. GEDOKU steht ausschließlich VBG-Mitgliedsunternehmen offen. Die VBG-Mitgliedschaftsnummer findest du auf dem Beitragsbescheid. Den Download und die Installationsanleitung gibt es auf vbg.de im Bereich „Arbeitsschutz organisieren → Gefährdungsbeurteilung → GEDOKU”.

Schritt 2: Branchenkatalog wählen. Für Sicherungsdienstleister den Katalog „Sicherungsdienstleistungen” laden, für Banken die Bürowelt-Basiskataloge plus Branchen-Add-on, für Kirchen den entsprechenden Branchenkatalog. Die mitgelieferten Beispielunternehmen ersparen das Aufsetzen einer leeren Datenbank.

Schritt 3: KI-Textgenerierung in Version 2.5+ nutzen. Pro Gefährdung gibt es ein KI-Symbol, das Beschreibungen und passende Schutzmaßnahmen vorschlägt. Die Vorschläge basieren auf DGUV-Regelwerk, immer manuell prüfen und objektspezifisch anpassen, bevor du sie übernimmst. Die KI ersetzt Schreibarbeit, nicht das Sifa-Urteil.

Schritt 4 (optional): Kostenloses VBG-Webinar zur GEDOKU-Einführung buchen. Über vbg.de buchbar, dauert typischerweise einen halben Tag und vermittelt die wichtigsten Workflows, günstiger und gezielter als jede Selbsteinarbeitung über Hilfetexte.

Ein konkretes Beispiel

Ein mittelständischer Sicherheitsdienstleister aus Hannover mit 80 Mitarbeitenden und 50 betreuten Objekten nutzt GEDOKU für die jährlich fälligen GB-Überprüfungen. Die hauptamtliche Sicherheitsfachkraft startet je Objekt mit dem Branchenkatalog „Sicherungsdienstleistungen”, übernimmt die generischen Gefährdungen (Alleinarbeit, Tätigkeiten bei Nacht, Außenposten, Umgang mit Hunden) und ergänzt nach Ortsbegehung drei bis fünf objektspezifische Punkte (z. B. „Videoüberwachungsanlage im Foyer”, „Pförtnerloge ohne Fluchtweg nach hinten”). Die KI-Textgenerierung schlägt passende Schutzmaßnahmen vor, die Sifa prüft, kürzt und übernimmt. Eine vollständige objektspezifische GB, die früher zwei bis drei Stunden Schreibarbeit kostete, ist jetzt in 45 bis 60 Minuten dokumentiert, inklusive aller DGUV-Referenzen und prüffest abgelegt. Bei 50 Objekten ergibt das pro Jahresturnus rund 75 bis 100 Stunden Ersparnis, und keinen Cent Lizenzkosten, weil die VBG-Mitgliedschaft ohnehin Pflicht ist.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: Lokal auf dem Anwender-PC. Keine Cloud, keine Übermittlung an die VBG oder Dritte. Datenträger und Backup verantwortet der Anwender selbst.
• Datennutzung: Die KI-Textgenerierung läuft nach Anbieterangaben mit kuratierten Modellen auf VBG-/DGUV-Inhalten. Die generierten Texte und Eingaben bleiben in der lokalen Software, eine externe Verarbeitung sensitiver Mitarbeitenden- oder Objektdaten findet nicht statt.
• Auftragsverarbeitung (AVV): Nicht erforderlich, da keine personenbezogenen Daten an Dritte übermittelt werden. GEDOKU agiert technisch als Office-Anwendung, nicht als SaaS.
• Mehrplatz-Setups: Wer Daten zwischen mehreren Sifas oder Standorten austauscht, muss Backup, Datentransport und Versionierung organisatorisch regeln, der Datenschutz bleibt einfach, aber die IT-Logistik wird zur Eigenleistung.
• Empfehlung für Unternehmen: Für die meisten KMU im VBG-Bereich ist GEDOKU datenschutzrechtlich die einfachste verfügbare Lösung. Wer standortübergreifend zentral arbeiten will und nicht selbst Datenaustausch organisieren möchte, sollte zu einer Cloud-EHS-Plattform mit AVV greifen, und die Mehrkosten gegen die organisatorische Einfachheit abwägen.

Gut kombiniert mit

• SafetyCulture iAuditor, für mobile Felddatenerhebung im Wach- oder Objektdienst (Foto, Checkliste, Sofortmaßnahme). GEDOKU bleibt das rechtssichere Konsolidierungs- und Dokumentationswerkzeug, iAuditor die Feldkomponente.
• DATEV / Sage HR, für die Ankopplung der GB-Tätigkeiten an Personalstammdaten. GEDOKU bietet keine HR-Schnittstelle, aber die Tätigkeitskataloge lassen sich aus HR-Exporten anlegen.
• Microsoft 365 / OneDrive, für Backup, Versionierung und Freigabe der GEDOKU-Datenbankdateien im Team. Da GEDOKU lokal speichert, ist eine versionierte Cloud-Ablage der einfachste Mehrplatz-Workaround.

Unser Testurteil

GEDOKU verdient 4 von 5 Sternen. Für VBG-Mitgliedsunternehmen ist es das fachlich und ökonomisch beste Werkzeug für die Pflicht-Gefährdungsbeurteilung, kostenlos, branchenspezifisch, mit aktueller KI-Textgenerierung und rechtssicherer DGUV-Anbindung. Den fünften Stern verliert es durch die Windows-Only-Architektur, das Fehlen einer mobilen App, die schwachen Reporting- und Auswertungsfunktionen und die nicht vorhandenen Schnittstellen. Für reine Pflichtdokumentation reicht das vollständig; wer Arbeitsschutz als Managementsystem mit standortübergreifendem Reporting begreift, kommt um eine kommerzielle Lösung wie Quentic nicht herum. Für die meisten KMU im VBG-Bereich ist GEDOKU aber die klar richtige erste Wahl, und eine, bei der die Wechselkosten zu einer Profilösung erst dann auf die Tagesordnung kommen, wenn die Organisation wirklich gewachsen ist.

Was wir bemerkt haben

• Oktober 2025, Mit Version 2.5 hat GEDOKU eine KI-Textgenerierung und eine semantische Suche bekommen. Bemerkenswert ist, dass eine deutsche Berufsgenossenschaft hier vergleichsweise früh produktive KI-Funktionen ausgerollt hat, viele kommerzielle EHS-Anbieter haben bis Anfang 2026 nur Demo-Status.
• 2025, Der Branchenkatalog „Sicherungsdienstleistungen” wurde überarbeitet und um Tätigkeiten im Veranstaltungsschutz und Geld- und Wertdienst erweitert. Für Wach- und Sicherheitsunternehmen, deren Mitarbeitende in unterschiedlichsten Kontexten eingesetzt werden, ist das ein deutlicher Praxisgewinn.
• Mai 2026, Eine offizielle macOS-, Linux- oder Browser-Version ist weiterhin nicht angekündigt. Wer auf Apple-Hardware arbeitet, muss GEDOKU per Parallels, Bootcamp oder einer Windows-VM betreiben, eine echte Hürde für moderne Sifa-Arbeitsplätze, die nicht mehr standardmäßig Windows sind.
• Bemerkenswerter Markthintergrund, Die VBG ist nicht die einzige BG mit eigener GB-Software (BGHM, BG ETEM, BGN haben jeweils eigene Angebote), aber GEDOKU gilt als eines der ausgereiftesten BG-Tools. Wer als Sifa zwischen mehreren BGs wechselt, merkt die Qualitätsunterschiede deutlich.