Deutsches Event-Management-Tool mit Fokus auf Gäste- und Einladungsmanagement. Sweap automatisiert Einladungskampagnen, Registrierungsflüsse und Check-in-Prozesse — inklusive DSGVO-konformer Datenhaltung auf deutschen Servern.
Kosten: Ab 99 EUR/Monat für Einsteiger; Preise skalieren nach Nutzeranzahl und Registrierungsvolumen; kostenloser Plan bis 500 Registrierungen/Jahr verfügbar
Stärken
- Vollständige DSGVO-Konformität mit Datenhaltung in Deutschland
- Automatisierte Einladungskampagnen mit personalisierten E-Mails und Remindern
- Digitaler Check-in über QR-Codes — beschleunigt Einlass um bis zu 80 Prozent
- Übersichtliche Gästelisten-Verwaltung ohne manuelle Tabellenpflege
- Deutsche Oberfläche und deutschsprachiger Support
Einschränkungen
- Fokus auf B2B- und Corporate-Events — weniger geeignet für öffentliche Stadtfeste mit offener Registrierung
- KI-Funktionen begrenzt: Automatisierung ja, prädiktive Besucherprognosen nein
- Kein natives Matchmaking oder Networking-Feature wie bei Swapcard oder Cvent
- Für große Veranstaltungen über 5.000 Gäste werden die Preise schnell erheblich
Passt gut zu
So steigst du ein
Schritt 1: Kostenlos registrieren auf sweap.io — der Free-Plan erlaubt bis zu 500 Registrierungen pro Jahr und ist ein guter Ausgangspunkt für ein Pilotevent.
Schritt 2: Eine Veranstaltung anlegen und die Einladungsvorlage konfigurieren: Branding, Anmeldeformular, Bestätigungsmail und automatische Erinnerung einrichten. Das dauert typisch 1–2 Stunden pro Veranstaltungstyp — der Aufwand amortisiert sich beim zweiten Event durch Kopieren der Vorlage.
Schritt 3: QR-Code-Check-in aktivieren und beim nächsten Event einsetzen. Statt Namenslisten abzuhaken, scannt das Team Eintrittscodes — Auswertung wer erschienen ist, erfolgt automatisch und ist sofort als Export verfügbar.
Ein konkretes Beispiel
Eine regionale Tourismusorganisation verwaltet mit Sweap zwölf Fachveranstaltungen pro Jahr: Branchen-Netzwerktreffen, Presseevents und Partnerworkshops. Früher bedeutete jedes Event drei Tage Aufwand für Einladungsversand, Anmeldeverwaltung und Nachabrechnung. Heute: Einladungskampagne nach Vorlage in zwei Stunden aufgesetzt, automatische Reminder ohne manuellen Eingriff, Check-in-Auswertung am nächsten Morgen per Export fertig. Zeitersparnis pro Event: ca. 6–8 Stunden.
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Empfohlen in 1 Use Cases
Tourismus & Reise
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