ProPet Software

Kurzfazit

ProPet ist eine solide, modulare Verwaltungssoftware für Tierpflegebetriebe aus Kanada, die Buchung, Kundenakten, Kursverwaltung und vor allem strukturierte Vorfallsdokumentation in einem System bündelt. Für Hundeschulen, Pensionen und Daycares mit mehreren Mitarbeitern löst sie ein echtes Problem: Schluss mit handschriftlichen Zettelordnern, alle Informationen sind in Sekunden abrufbar. Was ProPet nicht ist: ein KI-Tool. Die als “smart” beworbenen Funktionen sind regelbasierte Automatik, keine Mustererkennung und kein lernendes System. Dazu kommt die US-Datenhaltung mit Verweis auf das längst gekippte Privacy Shield, das macht den Einsatz in DSGVO-sensiblen Betrieben heikel. Wer ein zuverlässiges Branchensystem sucht und mit englischer Oberfläche leben kann, ist gut bedient. Wer echte KI erwartet, ist hier falsch.

Für wen ist ProPet?

Hundeschulen mit Team: Mehrere Trainer, wechselnde Übergaben, viele Kurse. ProPet hält Teilnehmerlisten, Trainer-Zuweisungen und Sitzungsnotizen je Einheit zusammen. Jeder Trainer sieht beim Hundekontakt sofort die volle Vorgeschichte, statt Kolleginnen nach dem letzten Stand zu fragen.

Tierpensionen und Boarding-Betriebe: Online-Buchung, Belegungsübersicht, Impfnachweis-Erinnerungen und SMS gegen No-Shows. Das Boarding-Modul deckt den klassischen Pensionsalltag ab, inklusive Smart Medications, die sicherstellen, dass das richtige Tier die richtige Medikation bekommt.

Daycares und Salons: Das Daycare- und Grooming-Modul bringen Terminplanung, Report Cards für Halter und Foto-Funktionen mit. Für Betriebe, die ihren Kunden regelmäßig Rückmeldung zum Tag des Tieres geben wollen, ist das ein Pluspunkt.

Betriebe mit Dokumentationspflicht: Wer Beißvorfälle, Verletzungen oder Zwischenfälle für die Betriebshaftpflicht sauber belegen muss, bekommt mit dem Vorfallsbericht-Modul strukturierte Felder für Datum, Beteiligte, Hergang und Schweregrad. Im Schadensfall ein wertvoller Nachweis.

Weniger geeignet für: Einzeltrainer mit einer Handvoll Kunden (Modulkosten lohnen sich nicht), Betriebe mit strengen DSGVO-Anforderungen (US-Hosting, kein AVV), Teams ohne Englischkenntnisse und alle, die echte KI-Funktionen wie Trendanalyse oder automatische Mustererkennung erwarten.

Preise im Detail

Modul	Preis (USD/Monat)	Inhalt
Pet & Client Manager (Basis)	49,99	Unbegrenzte Kunden- und Tierakten, unbegrenzte Transaktionen, Pflicht-Basis
Boarding	+20,00	Pensionsverwaltung, Belegung, Smart Medications
Training	+20,00	Kurse, Sitzungsnotizen, Vorfallsberichte, Trainingshistorie
Daycare	+15,00	Tagesbetreuung, Report Cards, Foto-Funktion
Grooming	+15,00	Salon-Termine, Pflegeprotokolle
Einrichtung	0 / 50 / 75	Gratis bei 2-Jahres-Vertrag, 50/Modul (Jahr), 75/Modul (Monat)
Datenmigration	0 / 150 / 300	Gratis per Vorlage, Standard 150, komplex 300 (einmalig)

Einordnung: Der erste Monat ist gratis, das senkt die Einstiegshürde. Realistisch landest du aber selten beim reinen Basispreis: Eine Hundeschule mit Training-Modul zahlt 69,99 USD/Monat, eine Pension mit Boarding und Daycare schnell 84,99 USD/Monat. Für mittelgroße Betriebe ist das angemessen, für Einzeltrainer mit wenigen Kunden vergleichsweise teuer. Die kostenlose Einrichtung und Basis-Migration gibt es nur bei Zwei-Jahres-Bindung, wer monatlich zahlt, legt 75 USD pro Modul on top. Insgesamt transparent kalkulierbar, aber in USD abgerechnet, der Wechselkurs zum Euro kommt als kleiner Unsicherheitsfaktor dazu.

Stärken im Detail

Strukturierte Vorfallsdokumentation. Das größte Argument für ProPet. Statt handschriftlicher Notizen in einem Ordner gibt es ein Formular mit definierten Feldern: Datum, beteiligte Tiere und Personen, Hergang, Verletzungsgrad. Nach einem Zwischenfall sind Bericht und vollständige Vorgeschichte des Tieres in Minuten abrufbar, ein echter Vorteil gegenüber Papierablagen, besonders im Versicherungs- oder Haftungsfall.

Vollständige Tierakten als zentrale Wahrheit. Jedes Tier hat ein Profil, das mit jeder Sitzung mitwächst: Rasse, Impfstatus, bekannte Verhaltensauffälligkeiten, Trainingsfortschritt. Bei Trainerwechsel oder Krankheitsvertretung übernimmt das System die Wissensweitergabe, kein “Frag mal die Kollegin, die kennt den Hund”.

Kundenportal und automatische Erinnerungen. Halter buchen online, bekommen Report Cards und SMS-Erinnerungen für Folgetermine und auslaufende Impfnachweise. Das reduziert No-Shows und nimmt dem Team Telefoniererei ab. Die automatischen Impf-Erinnerungen sind im Tierpflegealltag besonders nützlich.

Echte Modularität. Du zahlst nur für die Module, die du nutzt. Eine reine Hundeschule braucht kein Boarding, ein Salon kein Training. Das hält die Kosten an den tatsächlichen Bedarf gekoppelt und ist fairer als starre All-in-Pakete.

Breite Integrationslandschaft. Stripe, Square und Global Payments für Zahlungen, QuickBooks für Buchhaltung, Mailchimp für E-Mail-Marketing, Twilio für SMS und Zapier als Brücke zu allem anderen. Für einen Branchen-Nischenanbieter ist das ein ordentliches Ökosystem.

Schwächen ehrlich betrachtet

Es ist keine KI. Das muss klar gesagt werden. ProPet bewirbt “Smart Medications” und einen “Smart Pricing Engine”, aber das sind regelbasierte Automatik-Funktionen: Wenn-dann-Logik, keine Mustererkennung, keine Trendanalyse, kein lernendes System. Wer auf KI-gestützte Auswertung von Verhaltensdaten oder Risikoprognosen hofft, wird enttäuscht. ProPet ist strukturierte Datenverwaltung, nichts weiter. Das ist für viele Betriebe genau richtig, aber man sollte sich keine Illusionen machen.

US-Datenhaltung mit veraltetem Rechtsrahmen. Die Daten liegen bei DigitalOcean in US-Rechenzentren. Die Datenschutzerklärung beruft sich für EU-Datentransfers auf das EU-US Privacy Shield, das der EuGH bereits im Juli 2020 (Schrems II) für ungültig erklärt hat. Ein Verweis darauf ist 2026 datenschutzrechtlich wertlos. Einen dedizierten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach DSGVO nennt der Anbieter nicht. Für deutsche Betriebe, die personenbezogene Halterdaten verarbeiten, ist das ein echtes Risiko.

Komplett auf Englisch. Oberfläche, Hilfe, Support, alles englisch. Der Anbieter sitzt in Ottawa und richtet sich primär an den nordamerikanischen Markt. Für Teams ohne sichere Englischkenntnisse ist das eine reale Hürde im Tagesgeschäft.

Kostenfalle bei mehreren Modulen. Das Basismodul allein bringt wenig, der eigentliche Wert kommt mit den Zusatzmodulen, und jedes kostet extra. Ein Betrieb mit Boarding, Daycare und Training zahlt schnell 100 USD/Monat. Für kleine Betriebe rechnet sich das nicht immer.

Kein DACH-Branchenfokus. Deutsche Besonderheiten wie die Hundetrainer-Erlaubnis nach §11 TierSchG, deutsche Versicherungslogik oder regionale Meldepflichten kennt das System nicht. Es ist generische Tierpflegesoftware für den US-Markt, kein auf den deutschen Markt zugeschnittenes Produkt.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Allgemeine Termin- und Kundenverwaltung ohne Branchenbindung brauchst
Texte, Berichte oder Kundenkommunikation formulieren willst
Vorlagen, Notizen und Wissen strukturiert ablegen möchtest

ProPet ist ein Nischenprodukt für Tierpflegebetriebe, in unserem Tool-Verzeichnis gibt es keinen direkten deutschen oder europäischen Wettbewerber mit eigener Seite. Erwähnenswert ohne eigene Seite sind branchenspezifische Systeme wie Gingr, Pet Manager oder Kennel Connection (alle US/Kanada-fokussiert, gleiche DSGVO-Problematik) sowie im DACH-Raum allgemeinere Buchungs- und Kursverwaltungssysteme. Wer primär DSGVO-konform arbeiten muss, fährt mit einer europäischen Buchungs- und Verwaltungslösung plus separater KI-Unterstützung für Texte oft besser als mit einem US-Branchentool.

So steigst du ein

Schritt 1: Registriere dich unter propetware.com für die kostenlose Demo und den ersten Gratismonat, ohne Kreditkarte. Starte mit dem Basis-Modul “Pet & Client Manager”: Tier- und Kundenprofile anlegen, Impfnachweise hinterlegen, erste Buchungen testen.

Schritt 2: Füge nur die Module hinzu, die du wirklich brauchst. Eine Hundeschule nimmt Training, eine Pension Boarding, ein Daycare das gleichnamige Modul. Lege deine Kurse oder Belegungspläne an und konfiguriere das Vorfallsbericht-Formular unter “Incident Reports”, bevor du es im Ernstfall brauchst.

Schritt 3: Pflege für jedes betreute Tier ein vollständiges Profil: Name, Rasse, Impfstatus, bekannte Verhaltensauffälligkeiten beim Erstkontakt. Dieses Profil wächst mit jeder Sitzung. Kläre vor dem produktiven Start mit deinem Datenschutzbeauftragten, ob die US-Datenhaltung für deine Halterdaten vertretbar ist, und prüfe, ob du auf längere Vertragsbindung gehst, um Einrichtung und Migration gratis zu bekommen.

Ein konkretes Beispiel

Eine Hundeschule in Münster mit drei Trainern und 45 aktiven Kunden nutzt ProPet seit einem halben Jahr. Vorher lagen Vorfallsberichte handschriftlich in einem Ordner, nach einem Beißvorfall dauerte es rund 40 Minuten, alle relevanten Informationen, Vorgeschichte des Hundes, frühere Auffälligkeiten, Impfstatus, zusammenzustellen. Mit ProPet sind Vorfallsbericht und komplette Tierakte in drei Minuten abrufbar. Die Trainerübergaben am Wochenende laufen flüssiger, weil jede Vertretung sofort den letzten Stand sieht. Die Zeitersparnis schätzt das Team auf 10 bis 15 Minuten pro Woche plus den deutlich entspannteren Umgang mit Schadensfällen. Die Einschränkung war real: Die englische Oberfläche kostete in der Einarbeitung Zeit, und das fehlende EU-Datenhosting samt veraltetem Privacy-Shield-Verweis führte zu einer ausführlichen Prüfung mit dem externen Datenschutzbeauftragten, der schließlich nur unter Auflagen (keine besonders sensiblen Daten, dokumentierte Einwilligung der Halter) grünes Licht gab.

DSGVO & Datenschutz

• Anbieter: ProPet Software Inc., Ottawa, Ontario, Kanada. Gegründet 2014, gründergeführt, ohne externe Investoren.
• Datenhaltung: Bei DigitalOcean in Rechenzentren in den USA. Keine dokumentierte EU-Hosting-Region.
• Rechtsrahmen: Die Datenschutzerklärung beruft sich für EU-Datentransfers auf das EU-US Privacy Shield. Dieses Abkommen wurde im Juli 2020 vom EuGH (Schrems II) für ungültig erklärt, der Verweis ist datenschutzrechtlich nicht mehr tragfähig.
• Auftragsverarbeitung (AVV): Ein dedizierter AVV nach Art. 28 DSGVO wird in der Datenschutzerklärung nicht genannt. Es werden lediglich “vertragliche und organisatorische Schutzmaßnahmen” allgemein erwähnt.
• Sub-Prozessoren: DigitalOcean (Hosting) sowie Zahlungsdienstleister (Stripe, Square, Global Payments, u. a.), analytische und E-Mail-Marketing-Dienste.
• Empfehlung für Unternehmen: Für deutsche Betriebe mit personenbezogenen Halterdaten vor Einsatz eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen und den Datenschutzbeauftragten einbinden. Keine besonders sensiblen Daten erfassen, Halter über die US-Verarbeitung informieren und eine dokumentierte Einwilligung einholen. Wer das nicht leisten kann, sollte eine europäische Alternative prüfen.

Gut kombiniert mit

• , für Kundenkommunikation, Kursbeschreibungen, Social-Media-Posts und das Formulieren von Vorfallsberichten in verständlicher Sprache. ProPet liefert die strukturierten Daten, ChatGPT macht daraus Text.
• , für Report-Card-Vorlagen, Aushänge, Kurs-Flyer und das Branding des Kundenportals. Die visuelle Außendarstellung, die ProPet selbst nicht abdeckt.
• , als internes Wissens- und Prozesshandbuch neben der operativen Software: Trainingsmethoden, Notfallprotokolle, Teamabsprachen, alles, was nicht in eine Tierakte gehört, aber das Team braucht.

Unser Testurteil

ProPet verdient 3 von 5 Sternen. Als operative Branchensoftware für Tierpflegebetriebe macht es seine Sache gut: solide Tierakten, brauchbare Vorfallsdokumentation, faire Modularität und ein ordentliches Integrations-Ökosystem. Für eine Hundeschule oder Pension mit Team, die von Papier wegkommen will, ist das ein echter Fortschritt. Punkte kostet vor allem zweierlei: Erstens ist hier keine echte KI im Spiel, die “smarten” Funktionen sind regelbasierte Automatik, daran sollte man seine Erwartungen ausrichten. Zweitens ist die Datenschutzlage für deutsche Betriebe problematisch: US-Hosting bei DigitalOcean, ein Verweis auf das seit 2020 ungültige Privacy Shield und kein klarer AVV. Dazu kommen die englische Oberfläche und das Fehlen jedes DACH-Branchenbezugs. Wer mit diesen Einschränkungen leben kann und das Tool primär als Verwaltungssystem versteht, bekommt ein zuverlässiges Werkzeug. Wer KI oder DSGVO-Konformität erwartet, sollte weitersuchen.

Was wir bemerkt haben

• Juni 2026 — Korrektur unserer früheren Angabe: ProPet sitzt in Ottawa, Kanada, nicht in den USA. Die Datenverarbeitung selbst läuft jedoch bei DigitalOcean in US-Rechenzentren, die DSGVO-Einordnung bleibt damit kritisch.
• Juni 2026 — Die Datenschutzerklärung beruft sich weiterhin auf das EU-US Privacy Shield, das bereits im Juli 2020 vom EuGH gekippt wurde. Ein Anbieter, der 2026 noch darauf verweist, signalisiert, dass die DSGVO-Compliance nicht aktiv gepflegt wird.
• Juni 2026 — Die als “smart” beworbenen Funktionen (Smart Medications, Smart Pricing Engine) sind regelbasiert, keine echte KI. Wir führen ProPet als Branchensoftware mit Automatik-Funktionen, nicht als KI-Tool.
• Juni 2026 — Setup-Konditionen aktualisiert: Einrichtung ist bei Zwei-Jahres-Vertrag kostenlos (vorher anders dargestellt), bei Monatsabo fallen 75 USD pro Modul an. Der erste Monat ist generell gratis.
• Hinweis — Eine offene API ist laut Anbieter “Coming Soon”, bislang aber nicht allgemein verfügbar.