ExpoFP

Kurzfazit

ExpoFP ist eine spezialisierte Hallenplan-Software für Messeveranstalter, die ihre Standverwaltung digitalisieren wollen. Die Kombination aus interaktivem Plan, Online-Reservierung und Besucherstrom-Analyse adressiert genau das Problem, das viele Veranstalter mit Excel-Listen und PDF-Plänen quälte. Stärken: sofort einsatzbereit, skaliert von 10 bis 10.000 Stände, Free-Plan zum Testen. Schwächen: kein EU-Hosting, kein deutschsprachiger Support, Indoor-Positioning (das eigentlich spannende KI-Feature) als sehr teures Add-on. Wer eine integrierte Messemanagement-Suite mit Registrierung, CRM und Lead-Retrieval sucht, ist mit Plattformen wie Cvent oder Swapcard besser bedient, ExpoFP bleibt das spezialisierte Werkzeug für den Hallenplan, nicht mehr und nicht weniger.

Für wen ist ExpoFP?

Kleine und mittlere Messeveranstalter: Wer eine Fach- oder Regionalmesse mit 50–500 Ausstellern organisiert, bekommt mit ExpoFP eine professionelle Hallenplan-Lösung zu einem überschaubaren Preis, und das ohne IT-Projekt im Hintergrund. Die Free-Plan-Variante eignet sich für die erste Auflage einer neuen Veranstaltung, um das Konzept zu testen.

Veranstalter mit Standreservierungs-Schmerz: Wenn die Stand-Vergabe heute in einer Excel-Liste passiert und Aussteller per E-Mail nach Platzwünschen fragen, ist der größte Hebel eine Online-Reservierung mit Live-Übersicht. ExpoFP liefert das, ohne dass Aussteller eine eigene App installieren müssen.

Datengetriebene Veranstaltungsplaner: Wer die nächste Standvergabe auf Basis echter Besucherdaten optimieren will, kann das Indoor-Positioning-Modul für eine Veranstaltung buchen. Die gewonnenen Heatmaps sind oft das beste Argument, das gegenüber Ausstellern für eine differenzierte Preisstruktur (Premium-Flächen) ins Feld geführt werden kann.

Permanente Veranstaltungsorte (Resorts, Krankenhäuser, Hochschulen): Die ExpoFP-Variante „Permanent Maps” (preislich kalkuliert pro Quadratmeter) eignet sich für dauerhaft installierte Beacon-basierte Wegführung. Das ist ein anderes Geschäft als Messeplanung, aber das gleiche Tool.

Weniger geeignet für: Großmessen mit komplexer Mehrjahres-Planung und CRM-Integration (Cvent oder MapYourShow sind besser), DACH-Veranstalter mit hohen Compliance-Anforderungen (US-Hosting ist ein Hindernis), und alle, die eine integrierte Lösung aus Registrierung, Ticketing, Matchmaking und Lead-Retrieval suchen.

Preise im Detail

Plan	Preis	Was du bekommst
Free	0 USD	Begrenzte Grundfunktionen, 7-Tage-Vollzugriff zum Test (ohne Kreditkarte)
DIY ≤100 Stände	149 USD/Monat	Self-Service-Designer, interaktiver Plan, Reservierung
DIY ≤200 Stände	199 USD/Monat	Wie ≤100, größerer Maßstab
DIY ≤500 Stände	299 USD/Monat	Wie ≤200, größerer Maßstab
DIY ≤1.000 Stände	399 USD/Monat	Wie ≤500, größerer Maßstab
Standard Design Service	1.500–3.900 USD/Event	Professional erstellt den Plan, 1-Jahres-Subscription inklusive
PRO Design Service	2.100–4.800 USD/Event	Wie Standard, plus komplexe Geometrien, mehrere Hallen/Ebenen
Indoor Positioning Add-on	8.500–25.000 USD	Live-Wegführung, Besucher-Heatmaps, Analytics
Basic Event App	ab 1.000 USD	Map-fokussierte mobile App für eigenes Event
Bus Route Tracking	3.000 USD	Echtzeit-Anfahrtsrouten
Permanent Maps	0,05–55 USD/m²	Dauerhaft installierte Beacon-Wegführung

Einordnung: Der DIY-Plan ist der Sweetspot für kleinere und mittlere Messen, 149–399 USD/Monat sind kalkulierbar und liefern alles, was im operativen Betrieb gebraucht wird. Der Design Service lohnt sich, wenn keine eigene Designer-Kapazität vorhanden ist oder die Geometrie kompliziert wird (gedrehte oder unregelmäßige Stände, mehrere Hallen). Das Indoor-Positioning-Add-on ist die echte Investition, 8.500–25.000 USD sind viel Geld, liefern aber Besucherdaten, die sich oft schon durch eine einzige Premium-Standpreis-Anpassung amortisieren. Wer Indoor-Positioning testen will, sollte das auf einer ausgewählten Messe pilotieren statt flächendeckend einzuführen.

Stärken im Detail

Sofort einsatzbereit ohne IT-Projekt. Du lädst einen Grundriss (SVG, DXF, PDF) hoch, ziehst Stände hinein, und der Plan ist innerhalb weniger Stunden online. Keine Server-Installation, kein Onboarding-Workshop, kein Custom-Development. Für kleine Veranstaltungs-Teams ohne dedizierte IT ist das der größte praktische Hebel.

Aussteller-Reservierung verkürzt Vergabeprozesse drastisch. Statt E-Mail-Schleifen („Welcher Stand?”, „Wann frei?”, „Wer hat reserviert?”) sieht jeder Aussteller den Live-Status im Browser. Der Reservierungsprozess geht von Wochen auf Tage. Das funktioniert besonders gut bei wiederkehrenden Messen, wo Stammaussteller ihre bevorzugten Plätze direkt online sichern wollen.

Besucher-Wegführung im Browser ohne App-Installation. Besucher rufen den Plan über einen Link oder QR-Code auf, keine App nötig. Die Suchfunktion findet Aussteller per Name oder Kategorie und zeigt die Wegführung. Das ist im Vergleich zu nativen Event-Apps eine niedrigere Hürde und erreicht damit auch Gelegenheitsbesucher, die keine App installieren wollen.

Echtzeit-Besucherstrom-Analyse mit Indoor-Positioning. Das Add-on kombiniert Beacon-Technologie mit dem Hallenplan und zeigt während der Veranstaltung Heatmaps, Verweilzeiten und Bewegungsmuster. Für Veranstalter, die ihre Standvergabe datengetrieben gestalten wollen, ist das die einzige verlässliche Datenbasis, ohne lassen sich die richtigen Schlüsse über „heiße” und „kalte” Bereiche kaum ziehen.

Skalierung ohne Tool-Wechsel. Die gleiche Oberfläche bedient eine Regionalmesse mit 50 Ausstellern und eine internationale Fachmesse mit 5.000 Ständen. Das vermeidet teure Migrationen, wenn eine Messe über Jahre wächst.

Saubere Daten-Exports. Belegungslisten, Reservierungsstatistiken und Aussteller-Stammdaten lassen sich exportieren, wichtige Voraussetzung, um die Daten in das eigene CRM oder Abrechnungssystem zu überführen.

Schwächen ehrlich betrachtet

Kein deutschsprachiger Support, Doku auf Englisch. Für DACH-Veranstalter ist das je nach Team eine spürbare Hürde. Die Bedienung ist intuitiv, aber bei komplexen Fragen (Datenexport-Strukturen, API-Anbindung, Sonderwünsche) ist Englisch Pflicht. Für Veranstaltungen, in denen das Tool von Saisonkräften bedient wird, ist das ein realer Reibungspunkt.

US-Hosting ohne EU-Region. Sämtliche Daten, Aussteller-Stammdaten, Reservierungsdaten, gegebenenfalls Besucher-Bewegungsdaten, werden in US-Rechenzentren verarbeitet. Für deutsche Messeveranstalter mit datenschutzbewussten Ausstellern und Behörden-Auflagen ist das ein Punkt, der vor Vertragsschluss sauber abgeklärt werden muss (AVV, Standardvertragsklauseln, Datenschutz-Folgenabschätzung).

Indoor-Positioning ist teuer. Das eigentlich spannende KI-/Analytics-Feature beginnt bei 8.500 USD und kann je nach Hallengröße auf 25.000 USD und mehr klettern. Für eine einzelne Messe pro Jahr ist das ein hartes Investment, vor allem, wenn die Daten nicht direkt in eine messbare Mehrwertstrategie überführt werden.

Keine integrierte KI-Standoptimierung. ExpoFP visualisiert, bucht und misst, aber es schlägt nicht aktiv vor, wie die Standverteilung optimal sein sollte. Algorithmische Optimierung (Aussteller-Kategorien, Konkurrenz-Abstände, Besucherflüsse) musst du außerhalb des Tools machen. Für eine Software mit „FP” (FloorPlan) im Namen ist das vertretbar, aber wer mehr erwartet, wird enttäuscht.

Keine integrierte Messemanagement-Suite. Registrierung, Ticketing, Lead-Retrieval, Matchmaking, Networking, all das ist nicht Teil von ExpoFP. Wer eine Komplettlösung sucht, muss ExpoFP mit anderen Tools koppeln oder gleich zu einer Suite wie Cvent wechseln.

Mehrhallen-Komplexität braucht Professional-Service. Mehrere Hallen, mehrere Ebenen, rotierte oder unregelmäßige Stände, das ist im DIY-Plan möglich, aber arbeitsintensiv. Sobald die Geometrie nicht trivial ist, lohnt sich der Professional Design Service, und der kostet zusätzlich.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Eine integrierte Messemanagement-Suite mit Registrierung und CRM brauchst	Cvent
Eine spezialisierte Plattform für Aussteller-Listen und Floorplan im Verbund mit Networking suchst	MapYourShow
Matchmaking und Networking als Kernfunktion brauchst	Swapcard
Eine deutschsprachige Lösung für Eventplanung mit DSGVO-Fokus willst	EventMachine

Erwähnenswert ohne eigene Tool-Seite: A2Z Events / Personify (etablierter US-Spezialist mit langer Messemanagement-Historie), ExhibitCore (älterer Wettbewerber mit Schwerpunkt auf 3D-Ansichten), AllSeated (eher Hochzeits- und Bankett-Floorplans), Hopin und Hubilo (eher Virtual/Hybrid-Events). ExpoFP ist im engen Teilbereich Hallenplan und Standreservierung sehr gut positioniert, wer mehr braucht, kombiniert es mit einer der oben genannten Suiten oder wechselt komplett.

So steigst du ein

Schritt 1: Registriere dich auf expofp.com, der Free-Plan und der 7-Tage-Vollzugriff laufen ohne Kreditkarte. Lade einen bestehenden Hallenplan als SVG, DXF oder PDF hoch und konvertiere ihn in eine interaktive Karte. Das dauert bei einem vorbereiteten Grundriss ca. 30–60 Minuten, bei komplexer Geometrie auch länger.

Schritt 2: Lege Aussteller an und weise Stände zu, manuell über die Oberfläche oder per CSV-Import. Die Reservierungsfunktion ermöglicht es Ausstellern, ihren Stand direkt online zu buchen und zu bezahlen (Zahlungsintegration kostenpflichtig). Plane für die erste Veranstaltung eine zweiwöchige Test-Phase mit ausgewählten Stamm-Ausstellern, bevor du den Link öffentlich machst.

Schritt 3: Aktiviere Analytics für Besucherstromdaten nach dem Event. Wenn du das Indoor-Positioning-Modul buchst (ab 8.500 USD), erhältst du Echtzeit-Heatmaps während der Veranstaltung, die wichtigste Datenquelle für zukünftige Standoptimierung. Plane das Modul als gezielte Pilotinvestition für eine einzige Veranstaltung und entscheide nach dem Event, ob du es ausweiten willst.

Schritt 4 (für Veranstaltungs-Teams): Vor dem Live-Betrieb einen Testlauf mit zwei oder drei Stamm-Ausstellern fahren und prüfen, ob der Reservierungs- und Bezahlprozess ohne Reibung läuft. Ergänzend einen Hilfe-Kanal (E-Mail oder Tel-Hotline) für Aussteller bereitstellen, fragwürdige Bedienungssituationen sollten nicht erst während des heißen Anmeldefensters auffallen.

Ein konkretes Beispiel

Eine Fachhandwerksmesse mit 320 Ausstellern in drei Hallen führt ExpoFP im zweiten Jahr ein. Der erste Vorteil: Die Aussteller-Reservierungsphase verkürzt sich von sechs auf drei Wochen, weil keine E-Mail-Ping-Pong-Schleife mehr nötig ist. Das Veranstalter-Team spart in dieser Phase rund 80 Stunden Verwaltungsarbeit. Der zweite Vorteil: Nach dem Event liefert das Analytics-Dashboard (in diesem Fall mit gebuchtem Indoor-Positioning-Modul für 12.000 USD) eine Heatmap, die zeigt, dass Halle B Nord 35 Prozent weniger Besucherfrequenz hatte als die restliche Hallenfläche. Diese Erkenntnis fließt ins nächste Standplatzkonzept ein, erstmals auf Datenbasis statt Gefühl. Ergebnis im Folgejahr: Die Premium-Standpreise in Halle A wurden um 18 % erhöht (akzeptiert, weil datenbasiert begründet), die Auslastung in Halle B Nord stieg durch attraktiveres Pricing und Repositionierung um 28 %. Die Indoor-Positioning-Investition rechnete sich in einer einzigen Folgesaison.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: USA, kein EU-Rechenzentrum verfügbar. Anbieter ist ExpoFP Inc.
• Personenbezogene Daten: Aussteller-Stammdaten und Reservierungsdaten werden verarbeitet. Mit Indoor-Positioning kommen pseudonyme Bewegungsdaten von Besuchern dazu, je nach Konfiguration auch personenbezogen (z. B. wenn Besucher sich vorher mit Account oder QR-Code identifizieren).
• Auftragsverarbeitung (AVV): Auf Anfrage verfügbar. Standardvertragsklauseln nach EU-Modell sollten Bestandteil sein. Vor Vertragsschluss prüfen, ob der angebotene AVV alle für DACH-Veranstalter relevanten Punkte abdeckt.
• Besucher-Information: Wer Indoor-Positioning einsetzt, muss Besucher transparent über die Datenerhebung informieren, am Eingang, in der App, in den AGB. Eine reine „Steckdose im Raum”-Implementierung ohne Hinweis ist DSGVO-rechtlich nicht haltbar.
• Empfehlung für Veranstalter: Vor Einsatz mit dem eigenen Datenschutzbeauftragten klären, ob die geplante Datennutzung (Reservierungsdaten, ggf. Besucher-Tracking) mit der eigenen Datenschutzerklärung und den Erwartungen der Aussteller vereinbar ist. Für reine Standreservierung ohne Tracking ist der Einsatz unkritisch.

Gut kombiniert mit

• Cvent, wenn ExpoFP den Hallenplan bedient und du eine vollwertige Registrierungs-, Ticketing- und CRM-Lösung brauchst, ist Cvent die natürliche Ergänzung. Die beiden Tools überschneiden sich nur leicht und können parallel betrieben werden.
• Swapcard, Matchmaking und Networking laufen über Swapcard, der Hallenplan über ExpoFP. Das ist eine typische Konstellation für Messen mit Konferenzteil, die beides ernst nehmen wollen.
• MapYourShow, für US-orientierte Großmessen ist MapYourShow oft der Standard für Aussteller-Verzeichnis und Floorplan. Wer ExpoFP nutzt, sollte beide Plattformen kennen und vergleichen, die Wahl hängt stark vom Veranstaltungstyp ab.

Unser Testurteil

ExpoFP verdient 3 von 5 Sternen. Im engen Anwendungsfall, interaktiver Hallenplan mit Online-Reservierung und optionalem Besucherstrom-Tracking, leistet es Solides. Die Skalierung von kleinen Regionalmessen bis zu internationalen Fachmessen funktioniert ohne Tool-Wechsel, und der Free-Plan macht den Einstieg risikofrei. Den vierten Stern verliert ExpoFP für DACH-Veranstalter wegen des fehlenden EU-Hostings, der englischen Oberfläche und Doku, und der Tatsache, dass das wirklich spannende Indoor-Positioning-Modul preislich in einer ganz anderen Liga spielt. Den fünften Stern kostet die fehlende Integration in eine breitere Messemanagement-Suite, wer mehr will als „Plan + Reservierung”, muss zwingend ein zweites System dazustellen. Für Veranstalter, die exakt die Hallenplan-Lücke schließen wollen und keine integrierte Suite suchen, bleibt ExpoFP eine pragmatische, faire Wahl.

Was wir bemerkt haben

• Mai 2026, Die Preisstaffelung des DIY-Plans bleibt unverändert bei 149–399 USD/Monat je nach Standanzahl. Indoor-Positioning hat sich preislich klar als Add-on-Investition (8.500–25.000 USD) positioniert, ein Sprung, der für viele Veranstalter den Unterschied zwischen „Tool” und „strategischem Werkzeug” markiert.
• 2025, Die Variante „Permanent Maps” (preislich pro Quadratmeter) wurde stärker beworben. Damit zielt ExpoFP zunehmend auf dauerhaft installierte Wegführung in Resorts, Krankenhäusern und Hochschulen, ein anderes Geschäft als reine Messeplanung, aber dasselbe Tool.
• Hinweis, Eine echte KI-gestützte Standoptimierung (algorithmisches Vorschlagswesen für die optimale Standverteilung) ist auch in der aktuellen Version nicht erkennbar. Wer das erwartet, muss die Datenauswertung aus ExpoFP exportieren und mit eigenen Optimierungsroutinen kombinieren.
• Keine wesentlichen DACH-Initiativen bekannt, kein deutschsprachiger Support, kein EU-Hosting in der Pipeline. Veranstalter mit harten DSGVO-Anforderungen sollten das vor Vertragsabschluss explizit prüfen.