Calendly ist das meistgenutzte Tool für automatisierte Terminplanung. Statt endlosem E-Mail-Ping-Pong teilt man einen Link — der Gegenüber bucht selbst einen freien Slot. Beliebt bei Vertriebs-, Sales- und HR-Teams für Demos, Interviews und Beratungsgespräche. Keine deutsche Oberfläche, aber in deutschen Unternehmen sehr verbreitet.
Kosten: Kostenlos (1 Event-Typ); Standard 10 USD/Seat/Monat (jährlich); Teams 16 USD/Seat/Monat (jährlich); Enterprise ab 15.000 USD/Jahr
Stärken
- Eliminiert E-Mail-Abstimmung komplett — Link teilen, fertig
- Integriert mit Google Calendar, Outlook, Zoom, HubSpot, Salesforce u.v.m.
- Round-Robin-Verteilung im Teams-Plan — ideal für Vertriebs-Teams
Einschränkungen
- Keine deutsche Benutzeroberfläche
- Datenspeicherung auf US-Servern — DSGVO-Prüfung empfohlen vor Einsatz mit Kundendaten
- Free-Plan sehr eingeschränkt: nur 1 Event-Typ
Passt gut zu
So steigst du ein
Schritt 1: Erstelle einen kostenlosen Account auf calendly.com und verbinde deinen Google Calendar oder Outlook. Calendly liest deine Verfügbarkeit in Echtzeit aus und zeigt Buchenden nur freie Slots. Das Setup dauert unter 10 Minuten.
Schritt 2: Erstelle einen Event-Typ für deinen wichtigsten Termin — z.B. “30-Minuten-Demo” mit Zoom-Link. Kopiere den personalisierten Buchungslink und füge ihn in deine E-Mail-Signatur, LinkedIn-Profil und Website ein. Ab jetzt buchen Interessenten selbst.
Schritt 3: Aktiviere Routing-Formulare (Standard-Plan): Bevor jemand bucht, beantwortet er 2–3 Qualifikationsfragen. Calendly leitet dann automatisch zur richtigen Person oder zum richtigen Event-Typ weiter — ideal für Vertriebs-Teams mit verschiedenen Zuständigkeiten.
Ein konkretes Beispiel
Ein Vertriebsteam einer Kölner B2B-Software-Firma hat das übliche E-Mail-Ping-Pong für Demo-Buchungen eliminiert. Jeder Sales-Mitarbeiter hat seinen Calendly-Link in der Signatur. Wenn ein Lead auf einer Messe oder LinkedIn Interesse zeigt, bekommt er sofort einen personalisierten Buchungslink — ohne Rückfragen. Das Team bucht so 40 % mehr Demos in der gleichen Zeit, weil Interessenten rund um die Uhr selbst buchen können, auch außerhalb der Bürozeiten.
Gut kombiniert mit
- HubSpot — Calendly-Buchungen direkt als Aktivitäten im HubSpot-CRM erfassen — kein manuelles Nachtragen von Terminen
- Apollo.io — Outreach-E-Mail-Sequenzen in Apollo mit Calendly-Link abschließen für direkte Demo-Buchung ohne Umwege
- Salesforce — Calendly-Buchungen als Opportunities in Salesforce anlegen via nativer Integration für lückenlose Pipeline-Dokumentation
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