Raumnutzung messen und Desk-Sharing intelligent steuern

Das echte Ausmaß des Problems

Die Situation, die Miriam beschreibt, ist kein Ausnahmefall. Laut der Studie “Büronutzung im Wandel” von pro m², die im Sommer 2024 mehr als 125.000 Mitarbeitende und über drei Millionen Quadratmeter Bürofläche im DACH-Raum erfasste, liegt die durchschnittliche Belegungsquote bei gerade einmal 61 Prozent — an schwachen Tagen wie Freitagen fällt sie auf 31 Prozent. Spitzentage übersteigen selten 75 Prozent. 77 Prozent der befragten Unternehmen sehen Potenzial, ihre Fläche zu reduzieren — tun es aber nicht, weil die Datenbasis fehlt.

Der Office Report 2025 des gleichen Anbieters, der auf Daten von über 201.000 Mitarbeitenden und 4,32 Millionen Quadratmetern basiert, macht das Problem konkret: Der aktuelle Durchschnitt in deutschen Büros liegt bei 19,5 m² pro Person. Wäre eine Zielgröße von 14 m² pro Person der Benchmark, könnten deutschlandweit rund 120 Millionen Quadratmeter eingespart werden — das entspricht etwa dem Fünffachen der Fläche des Frankfurter Flughafens.

Der eigentliche Grund für diese Lücke zwischen Potential und Realität ist nicht fehlender Wille, sondern fehlende Daten:

• Buchungssysteme allein lügen. Gebuchte Räume gelten als belegt — tatsächlich stehen sie häufig leer. Aus Buchungsdaten entsteht ein systematisch überhöhtes Belegungsbild.
• Stichproben sind nicht repräsentativ. Wer donnerstags zählt, hat keine Ahnung von Montagen. Wer im September zählt, übersieht die Januardelle.
• Desk-Sharing-Quoten werden geraten. Viele Unternehmen greifen nach der Post-COVID-Wende zur Faustregel 0,7 oder 0,8 Schreibtische pro Person — ohne zu wissen, ob das zu ihrem spezifischen Nutzungsmuster passt.

Das Ergebnis: Zu aggressive Quoten führen zu Platzmangel und Mitarbeiterfrust an Spitzentagen. Zu konservative Quoten verschwenden Fläche und Mietkosten.

Mit vs. ohne KI — ein ehrlicher Vergleich

Der entscheidende Vorteil liegt nicht in der täglichen Zeitersparnis — Belegungsdaten spart keine Facility-Managerin Stunden pro Tag. Der Vorteil ist die Fähigkeit, eine Flächenentscheidung mit sechs- oder siebenstelligen Folgekosten auf einer belastbaren Datenbasis zu treffen, statt auf Schätzungen.

Einschätzung auf einen Blick

Zeitersparnis — gering (2/5) Raumnutzungsanalyse spart der Facility-Managerin kaum direkte Arbeitszeit. Manuelle Zählrunden entfallen, der monatliche Reporting-Aufwand sinkt — aber der Kern des Nutzens liegt in Kosteneinsparung, nicht in Zeitgewinn. Andere Anwendungsfälle wie die CAFM-System-Datenauswertung oder das automatische Gebäudetechnik-Störungsdiagnose haben hier höheres Potenzial.

Kosteneinsparung — sehr hoch (5/5) Dies ist der stärkste Kostenhebel in der gesamten Facility-Kategorie. Unternehmen, die auf Basis echter Belegungsdaten ihre Desk-Sharing-Quote und Flächenstrategie optimieren, erreichen laut der pro-m²-Studie 2024 im DACH-Raum durchschnittlich 15–30 Prozent Flächenreduktion; Vorreiter im New-Work-Bereich berichten von bis zu 44 Prozent. Bei typischen Mietkosten von 200–800 Euro pro Quadratmeter und Jahr in deutschen Großstädten sprechen wir von sechsstelligen Jahreseinsparungen — selbst in mittleren Unternehmen.

Schnelle Umsetzung — langsam (2/5) Sensorinstallation, Kalibrierung und vor allem die Verhandlung einer Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat machen dieses Projekt zeitaufwendiger als die meisten anderen Anwendungsfälle in dieser Kategorie. Realistisch sind 12–18 Wochen bis zum produktiven Betrieb. Wer kein Buchungssystem hat, braucht außerdem eine parallele Einführungsphase. Einstieg:2 ist ehrlich, nicht pessimistisch.

ROI-Sicherheit — hoch (4/5) Die Einsparungen sind messbar und direkt zuzuordnen: weniger Quadratmeter Mietfläche ergeben konkrete Zahlen in der Nebenkostenabrechnung. Die Amortisation der Investition liegt bei gut geplanten Projekten bei 12–24 Monaten. Die Unsicherheit kommt aus dem organisatorischen Teil: Flächenreduktion setzt Mietkündigung oder -neuverhandlung voraus, und die gelingt nicht immer zum Wunschzeitpunkt.

Skalierbarkeit — gut (4/5) Die Analysesoftware skaliert ohne nennenswerten Mehraufwand auf weitere Etagen und Standorte. Der Bremsfaktor ist die Hardware: Jede zusätzliche Etage oder jeder neue Standort braucht eigene Sensoren — deren Beschaffungs- und Installationskosten skalieren linear mit. Bei Software-only-Ansätzen (nur Buchungsdaten ohne Sensoren) entfällt dieser Faktor; dort ist die Skalierung tatsächlich fast kostenlos.

Richtwerte — stark abhängig von Gebäudegröße, Mietpreisniveau, Sensortyp und der Bereitschaft des Betriebsrats, eine Betriebsvereinbarung zu schließen.

Was das System konkret macht

Der technische Kern ist eine Datenpipeline aus drei Quellen:

Quelle 1: Belegungssensoren. PIR-Sensoren (Passiv-Infrarot) unter dem Schreibtisch oder an der Zimmerdecke registrieren Wärme- und Bewegungsmuster und melden: belegt oder leer. CO₂-Sensoren messen die Luftqualität — ein indirekter, datenschutzfreundlicherer Indikator für Personenzahl in Räumen. In größeren Gebäuden kommen WLAN-Zähler oder Zugangsdaten hinzu.

Quelle 2: Buchungsdaten. Wenn ein Desk-Booking-System wie Flexopus oder ein vergleichbares Tool bereits im Einsatz ist, liefern dessen Buchungs- und Check-in-Daten eine zweite Ebene: Wann ist eine Fläche reserviert, wann wurde die Buchung tatsächlich angetreten?

Quelle 3: Gebäudetechnikdaten. Plattformen wie Spacewell oder Siemens Building X verknüpfen Belegungsdaten mit HVAC-Daten und erkennen: Welche Räume werden klimatisiert, ohne dass jemand anwesend ist?

Die KI-Schicht macht aus diesen Rohdaten etwas Nutzbares: Trendlinien über Wochen und Monate, Heatmaps nach Uhrzeit und Wochentag, Spitzenlastprognosen für Personalplanung und Reservierungssysteme, und konkrete Empfehlungen — “Etage 3 freitags unter 25 % Auslastung, Klimatisierung kann reduziert werden” oder “Desk-Sharing-Quote 0,75 in Zone A ist sicher, in Zone B solltest du auf 0,85 gehen.”

Entscheidend ist, was das System nicht macht: Es erstellt keine Anwesenheitslisten. Es identifiziert keine Personen. Es weiß, dass Schreibtisch 42 in Zone B von 9:15 bis 14:30 Uhr belegt war — nicht, von wem. Diese Abgrenzung ist technisch und rechtlich wesentlich.

Sensorik-Auswahl: Was misst wie genau?

Die Wahl des Sensortyps entscheidet über Genauigkeit, Datenschutzrisiko und Kosten — und die Unterschiede sind erheblich. Diese Entscheidung sollte vor der Auftragsvergabe getroffen sein, weil sie die gesamte Infrastruktur prägt.

Für die meisten Büroprojekte in Deutschland ist die Kombination PIR-Desk-Sensor + CO₂-Raumsensor die pragmatischste Wahl: hohe Messgenauigkeit, kein Personenbezug, klare Datenschutzlage. Kamerabasierte Systeme erhöhen das Datenschutzrisiko massiv und verlängern die Betriebsvereinbarungsverhandlung erheblich — sie sollten nur eingesetzt werden, wenn Personenzählung in öffentlichen Bereichen unbedingt nötig ist.

Raumnutzungssensoren, die Bewegungsprofile aufzeichnen können, gelten als technische Einrichtungen zur Verhaltens- und Leistungsüberwachung im Sinne von §87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG — der Betriebsrat hat volles Mitbestimmungsrecht. Eine Betriebsvereinbarung ist vor der Einführung zwingend. Die konkrete rechtliche Bewertung hängt vom Sensortyp und den gespeicherten Daten ab — vor der Einführung ist rechtliche Beratung empfohlen.

Betriebsrat und Betriebsvereinbarung — der unterschätzte Zeitfaktor

Kein anderer Aspekt dieses Projekts wird so konsequent unterschätzt wie der Betriebsratsprozess. Er ist der häufigste Grund dafür, dass Raumnutzungsprojekte monatelang steckenbleiben oder komplett scheitern.

§87 Abs. 1 Nr. 6 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) gibt dem Betriebsrat volles Mitbestimmungsrecht bei der Einführung technischer Einrichtungen, die dazu geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu überwachen. Der Schlüsselbegriff ist “geeignet” — nicht “beabsichtigt”. Ein PIR-Sensor unter dem Schreibtisch, der Bewegungsmuster aufzeichnet, ist technisch geeignet, Anwesenheitszeiten nachzuvollziehen, auch wenn das nicht das Ziel des Projekts ist. Der Betriebsrat hat damit automatisch Mitbestimmungsrecht, und zwar ohne Einschränkung: Er kann die Einführung verweigern oder an Bedingungen knüpfen.

Was typischerweise in die Betriebsvereinbarung muss:

• Welche Sensoren werden wo installiert? Genaue Bestandsliste.
• Welche Daten werden erfasst und wie lange gespeichert? (Empfehlung: maximal 90 Tage Rohdaten, danach nur Aggregate)
• Wer hat Zugriff auf welche Datentiefe? (Facility-Management: Zonenaggregate; kein Einzelschreibtisch-Profil für HR)
• Ausdrückliches Verbot, Daten für Leistungsbeurteilung oder Zeiterfassung zu nutzen
• Pseudonymisierungspflicht: Buchungsdaten nicht mit Sensordaten zu Personenprofilen verknüpfen
• Informationspflicht gegenüber Mitarbeitenden (Aushang, Betriebsversammlung)

Realistische Zeitplanung: Von der ersten Anfrage an den Betriebsrat bis zur unterzeichneten Betriebsvereinbarung vergehen typischerweise 3–6 Monate. In dieser Zeit solltest du trotzdem planen: Sensortyp festlegen, Angebote einholen, Testinstallation in einem unkritischen Bereich (Empfangsbereich, Gemeinschaftsküche) vorbereiten, die kein Mitbestimmungsrecht auslöst.

Der häufigste Fehler: Sensoren bestellen und installieren, bevor die Betriebsvereinbarung steht. Das erzeugt erzwungene Rückbauten und beschädigt das Vertrauen dauerhaft.

Dieser Abschnitt fasst typische Praxisanforderungen zusammen und ersetzt keine arbeitsrechtliche Beratung. Die konkrete Ausgestaltung der Betriebsvereinbarung, die zulässigen Speicherfristen und die DSGVO-Rechtsgrundlage sollten vor der Einführung mit einer arbeitsrechtlich versierten Anwältin oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht abgestimmt werden.

Konkrete Werkzeuge — was wann passt

Die Marktlandschaft ist zweigeteilt: Buchungssoftware mit Analytics auf der einen Seite, IoT-Belegungsplattformen auf der anderen. Viele Unternehmen brauchen beides.

Flexopus — Einstieg ohne Sensor-Hardware Buchungssystem aus Deutschland (DSGVO-konformes Hosting), das per Check-in-Validierung prüft, ob gebuchte Schreibtische tatsächlich genutzt werden. Kein PIR-Sensor nötig. Starter ab 1,59 €/Ressource/Monat (Abrechnung per Schreibtisch, nicht per Nutzer), Business ab 2,99 €/Monat mit vollständigen Auslastungsstatistiken. Ideal für Unternehmen, die eine solide Buchungsgrundlage und Basisanalytics brauchen, ohne in Sensorhardware zu investieren. 30 Tage kostenlos testbar.

Wann passt Flexopus: Du willst Buchungsverhalten und grobe Belegungsquoten messen, hast einen überschaubaren Schreibtischbestand und brauchst eine DSGVO-konforme Lösung Made in Germany. Du akzeptierst, dass Buchungsdaten tatsächliche Anwesenheit nur annähern — nicht exakt abbilden.

Spacewell — Enterprise IoT-Plattform Belgische IWMS-Plattform mit echtem IoT-Kern: Unterstützt Milesight, Disruptive Technologies, Steinel und andere PIR-/CO₂-Sensorhersteller. Echtzeit-Belegungsdashboard, automatische Reinigungsauftrags-Generierung auf Basis gemessener Belegung, Desk-Booking-Integration. Implementierungsprojekte starten ab ca. 20.000–50.000 €; SaaS-Subskription auf Anfrage. Wirtschaftlich sinnvoll ab ca. 3.000–5.000 m² verwalteter Fläche. EU-Datenhaltung.

Wann passt Spacewell: Du verwaltest mehrere Etagen oder Standorte, willst echte Sensorbelegung (nicht nur Buchungsdaten) und brauchst eine Plattform, die auch Reinigungssteuerung und HVAC-Integration abdeckt.

Siemens Building X — Wenn Energieoptimierung der primäre Treiber ist Wenn das Hauptziel nicht Flächenreduktion, sondern HVAC-Optimierung auf Basis von Belegungsdaten ist, ist Building X stärker als reine Space-Management-Tools. Die Plattform verknüpft Belegungsmessung direkt mit Heizungs- und Lüftungssteuerung und erreicht laut Referenzprojekten 20–30 % Energieeinsparung im HVAC-Bereich. Ab ca. 1.000 €/Monat je Gebäude. Sinnvoll nur für größere Portfolios.

Planon — Wenn ein IWMS bereits vorhanden ist Wer Planon als CAFM-/IWMS-System nutzt, kann Belegungsdaten direkt integrieren und in bestehende Raummanagement-Workflows einbetten. Kein separates Tool nötig, aber hoher Konfigurationsaufwand. Nur sinnvoll für Unternehmen, die Planon bereits betreiben.

Zusammenfassung: Wann welcher Ansatz

• Einstieg ohne Hardware, DSGVO-konform aus Deutschland → Flexopus
• Echte PIR-Sensoren + Plattform, mehrere Etagen → Spacewell
• HVAC-Energieoptimierung als Primärziel → Siemens Building X
• IWMS schon vorhanden → Planon

Datenschutz und Datenhaltung

Raumnutzungssensoren verarbeiten in der Regel keine personenbezogenen Daten im engen Sinne — PIR-Sensoren erfassen Bewegungsmuster, keine Identitäten. Trotzdem gelten DSGVO Anforderungen, sobald Buchungsdaten hinzukommen, weil dann einzelne Schreibtischnutzungen Personen zugeordnet werden können.

Die relevante Rechtsnorm für Beschäftigtendaten ist DSGVO Art. 88 in Verbindung mit §26 BDSG. Kernpunkte:

Pseudonymisierung ist Pflicht. Buchungs-IDs dürfen in der Analyseschicht nicht mit Personendaten verknüpft sein. Die Frage “Wie oft war Schreibtisch 42 belegt?” muss ohne Personenbezug beantwortbar sein. Die Frage “Wie oft war Frau Müller anwesend?” darf das System nicht beantworten können.

Datenhaltung eingrenzen. Rohsensordaten sollten nicht unbegrenzt gespeichert werden. Empfehlung: Rohdaten nach 30–90 Tagen in aggregierte Monatsstatistiken überführen und dann löschen. Die Betriebsvereinbarung sollte diese Frist festschreiben.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) für alle Cloud-Anbieter. Sowohl für buchungssystembasierte Lösungen wie Flexopus als auch für IoT-Plattformen gilt: Vor dem produktiven Einsatz muss ein AVV gemäß Art. 28 DSGVO unterzeichnet sein. Flexopus hostet in Deutschland und stellt DSGVO-Dokumentation bereit. Spacewell ist EU-gehostet (Belgien). Für US-basierte Anbieter gelten Standardvertragsklauseln — klären, bevor du bestellst.

Betriebsrat und Mitbestimmung. Wie im vorigen Abschnitt ausgeführt: Betriebsvereinbarung gemäß §87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG vor der Einführung. Die Betriebsvereinbarung ist gleichzeitig die DSGVO-Rechtsgrundlage nach Art. 88 für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten. Beide Anforderungen erfüllt ein gut formuliertes Dokument gemeinsam.

Datenschutz-Folgenabschätzung prüfen. Bei kamerabasierten Systemen oder wenn WLAN-Tracking genutzt wird, empfiehlt sich eine DSFA gemäß Art. 35 DSGVO. Bei reinen PIR-/CO₂-Sensoren ohne Buchungssystemverknüpfung ist sie in der Regel nicht erforderlich.

Die hier zusammengefassten Anforderungen sind allgemeine Praxisleitlinien und ersetzen keine datenschutzrechtliche Einzelberatung. Vor produktivem Einsatz empfiehlt sich Abstimmung mit dem oder der betrieblichen Datenschutzbeauftragten und gegebenenfalls einer auf Datenschutzrecht spezialisierten Kanzlei.

Was es kostet — realistisch gerechnet

Einmalige Kosten: Hardware

Für eine typische Etage mit 40 Schreibtischen und 5 Besprechungsräumen:

• 40 × Milesight VS341 Desk-Sensor (97,46 €/Stück brutto, iot-shop.de): ca. 3.900 €
• 5 × CO₂-/PIR-Raumsensor (150–250 €/Stück): ca. 1.000 €
• LoRaWAN-Gateway für die Etage (wenn nicht vorhanden): 300–600 €
• Montage und Konfiguration (externe Dienstleistung): 1.000–2.000 €

Zwischensumme Hardware eine Etage: ca. 6.200–7.500 €

Einmalige Kosten: Plattform und Einrichtung

• Software-Only-Lösung wie Flexopus Business (ohne Sensoren): 0 € Einrichtung, keine Setupgebühr
• IoT-Plattform Spacewell: Implementierungsprojekt typisch 20.000–50.000 €

Laufende Kosten monatlich

• Flexopus Business: 40 Ressourcen × 3,20 € + 10 € Plattformgebühr = ca. 138 €/Monat
• Spacewell SaaS: auf Anfrage, typisch im vierstelligen Bereich/Monat für Mittelbetriebe
• Sensorwartung: PIR-Desk-Sensoren sind typisch wartungsarm (Batterielaufzeit 3–5 Jahre)

Was du gegenstellen kannst

Bürofläche in einer deutschen Großstadt kostet typisch 200–800 Euro pro Quadratmeter und Jahr. Für eine Etage mit 950 m² in Stuttgart (Richtwert ~300 €/m²/Jahr) bedeutet das: Jeder Prozentpunkt Flächenreduktion spart ca. 2.850 € pro Jahr.

Wenn die Datenanalyse ergibt, dass 20 % der Fläche zurückgegeben werden kann — konservativ gerechnet — sind das 57.000 € jährliche Mietersparnis. Die Sensorinvestition von 6.000–8.000 € amortisiert sich dann in weniger als zwei Monaten nach der Flächenreduktion.

Realistische ROI-Rechnung (konservatives Szenario):

• Fläche: 950 m², Stuttgart, 300 €/m²/Jahr
• Flächenreduktion durch datenbasierte Entscheidung: 15 % = 142 m²
• Mietersparnis jährlich: 42.600 €
• Investition Sensoren + Flexopus (Jahr 1): ca. 10.000 €
• Amortisation: < 3 Monate nach Mietvertragsanpassung

Das Worst-Case-Szenario: Die Daten zeigen, dass keine Flächenreduktion sicher möglich ist, weil Spitzentage zu nah am Limit liegen. Auch dann waren 10.000 € für gesicherte Entscheidungsbasis gut investiert — besser als eine falsche Kündigung und nachträgliche Bürosuche.

Typische Einstiegsfehler

1. Sensoren kaufen, bevor die Betriebsvereinbarung steht. Das ist der teuerste Fehler in diesem Use Case. Sobald Sensoren im Lager stehen oder installiert werden, entsteht Druck. Der Betriebsrat merkt das und verhandelt ungünstiger. In einigen Fällen mussten Installationen komplett rückgängig gemacht werden. Richtige Reihenfolge: erst Betriebsvereinbarung, dann Hardware, dann Installation.

2. Buchungsdaten für Anwesenheitsdaten halten. Buchungen sagen aus, wann jemand einen Platz reserviert hat — nicht, ob er tatsächlich dort war. Studien zeigen, dass 30–50 % der Buchungen “phantom bookings” sind: gebucht, nicht genutzt, nicht storniert. Wer die Desk-Sharing-Quote auf Buchungsquoten aufsetzt, landet systematisch bei falschen Ergebnissen und zu wenig Puffer.

3. Nur Spitzentage messen. Ein weitverbreiteter Fehler: Man zählt stichprobenartig — und zählt unbewusst an normalen bis guten Tagen. Montage in Hochsaison ergeben ein verzerrtes Bild. Sensor-basierte Systeme messen kontinuierlich über Monate, Saisons und Sondereffekte (Feiertage, Firmenfeiern, Kurzarbeit) hinweg. Erst diese Breite der Daten macht belastbare Entscheidungen möglich.

4. Fehlende Zuständigkeit für die Daten nach Go-Live. Wer pflegt die Dashboards? Wer reagiert auf Anomalien (“Etage 4 komplett unbeleuchtet, aber Sensoren zeigen Bewegung”)? Wer aktualisiert die Schreibtischzahl, wenn Arbeitsplätze umgebaut werden? In der Praxis verfallen Belegungsdashboards nach 6–12 Monaten, weil niemand explizit zuständig ist. Das System liefert weiter Daten — aber niemand schaut hin. Eine namentlich benannte Person mit 2–3 Stunden monatlichem Zeitbudget verhindert dieses Szenario.

Was mit der Einführung wirklich passiert — und was nicht

Die technikaffinen Facility Manager unterschätzen regelmäßig zwei Widerstände:

Der Betriebsrat als Gesprächspartner, nicht als Hindernis. Viele Projekte scheitern, weil das Facility Management den Betriebsrat erst informiert, wenn das Konzept fertig ist — und dabei Fakten schafft, die der Betriebsrat als Überrumpelung empfindet. Was hingegen funktioniert: Den Betriebsrat früh einzuladen, gemeinsam die Datenschutzkonzeption zu entwickeln und ihn als Mitgestalter zu gewinnen. Betriebsräte, die das Konzept mitentwickelt haben, tragen es in der Belegschaft deutlich aktiver mit.

Die “Überwachungsangst” in der Belegschaft. Selbst wenn der Betriebsrat zugestimmt hat, kursieren Gerüchte: “Jetzt können die sehen, wann ich im Büro bin.” Diese Angst ist nicht irrational — schließlich erfassen die Sensoren tatsächlich Anwesenheitszeiten. Was hilft: Proaktive, konkrete Kommunikation darüber, was gespeichert wird (Zonenaggregate, keine Personenprofile), was nicht (keine Verknüpfung mit Buchungsnamen in den Auswertungen), und wer Zugriff hat (Facility Management, nicht HR oder Führungskräfte). Eine Betriebsversammlung mit Live-Demo der Dashboard-Ansicht baut mehr Vertrauen auf als jede E-Mail.

Was konkret hilft:

• Pilotzone in einem Bereich starten, der nicht als Überwachungsbereich gilt (z.B. Gemeinschaftsbereich, externe Meeting-Räume)
• Belegschaftsvertreter in den ersten 4 Wochen einladen, das Dashboard selbst einzusehen und Fragen zu stellen
• Regelmäßige Berichte der Belegungsquoten transparent machen — nicht nur intern, sondern auch für Mitarbeitende (“So genutzt wird euer Büro”)

Realistischer Zeitplan mit Risikohinweisen

Häufige Einwände — und was dahintersteckt

„Unsere Mitarbeitenden sitzen hybrid — die Daten zeigen dann ja immer wenig Auslastung.” Das ist genau der Punkt. Wenn die Daten zeigen, dass eure Bürofläche systematisch zu 40–60 Prozent genutzt wird — was der DACH-Durchschnitt laut pro-m²-Studie 2024 ist — dann habt ihr zu viel Fläche. Die Frage ist nicht, ob man das weiß, sondern ob man es dokumentiert beweisen kann. Für eine Mietverhandlung oder Flächenrückgabe braucht man Belege, keine Schätzungen.

„Wir haben schon ein Buchungssystem — reicht das nicht?” Buchungssysteme allein messen geplante Anwesenheit, keine tatsächliche. Die Differenz liegt laut verschiedenen Untersuchungen bei 30–50 Prozent: phantom bookings, vergessene Stornierungen, spontane Änderungen. Für grobe Planung reicht ein Buchungssystem mit Check-in — für belastbare Flächenentscheidungen braucht man Sensordaten oder zumindest konsequentes Check-in-Tracking.

„Das klingt nach viel Aufwand. Können wir nicht einfach zählen?” Manuelle Zählungen sind günstig und schnell für eine Momentaufnahme — aber eine fundierte Flächenstrategie braucht Längsschnittdaten über mindestens 3–4 Monate und verschiedene Jahreszeiten. Wer im Oktober zählt und daraus eine Jahresentscheidung ableitet, ignoriert die Januardelle und den Sommerdurchhänger. Sensorbasierte Systeme messen kontinuierlich. Eine manuelle Alternative für den Einstieg: 4 Wochen lang täglich um 10 Uhr und um 14 Uhr zählen — und zwar von einer neutralen Person, nicht dem Facility Manager, der vielleicht unbewusst an guten Tagen zählt.

Woran du merkst, dass das zu dir passt

Du kannst keine der folgenden Fragen aus dem Stand korrekt beantworten:

• An welchem Wochentag ist eure Bürofläche in der Regel am leersten?
• Wie viele eurer Schreibtische waren letzte Woche an keinem einzigen Tag belegt?
• Was ist eure tatsächliche Spitzenauslastung — nicht die Buchungsrate, sondern die physische Anwesenheit?
• Läuft die Klimaanlage in Räumen, die regelmäßig leer stehen?

Wenn du drei dieser vier Fragen nicht beantworten kannst, fehlen dir die Daten für eine fundierte Flächenstrategie.

Weitere Signale, dass dieses Thema für dich relevant ist:

• Dein Unternehmen hat Hybrid Working eingeführt und plant jetzt, Fläche zu reduzieren oder zu vermieten — aber ohne Datenbasis
• Ihr habt eine Desk-Sharing-Quote eingeführt und wart schon einmal in einer Situation, wo nicht genug Schreibtische da waren oder umgekehrt die Hälfte leer stand
• Die Energiekosten eures Gebäudes sind auffällig hoch im Verhältnis zur tatsächlichen Belegung
• Die Verhandlung mit dem Betriebsrat ist bereits im Gange oder als nächstes geplant

Wann es sich (noch) nicht lohnt — drei harte Ausschlusskriterien:

1. Unter 30–40 Schreibtischen oder weniger als 500 m² Bürofläche. Die Investition in Sensorhardware und Plattform ist dann nicht wirtschaftlich. Buchungssystem plus konsequentes Check-in — zum Beispiel mit Flexopus im Starter-Tarif — reicht für diese Größe aus. Manuelle Auswertungen sind in dem Umfang noch handhabbar.

2. Kein Betriebsrat oder kein Commitment der Geschäftsführung für einen mehrmonatigen Genehmigungsprozess. Ohne Betriebsvereinbarung kann das System nicht in Betrieb gehen — jedenfalls nicht in Bereichen, in denen Mitarbeitende arbeiten. Wer das Thema lieber ohne Betriebsrat-Einbindung umsetzen will, unterschätzt die rechtliche Verbindlichkeit von §87 BetrVG erheblich. Das Risiko ist erheblich.

3. Mietvertrag läuft unter 12 Monaten aus oder enthält feste Flächenklauseln. Wenn das Ziel der Messung ist, Flächenstrategie zu verändern, braucht man den Hebel dafür — nämlich vertragliche Flexibilität beim Mietvertrag. Ohne diese Flexibilität ist die Analyse zwar wertvoll für die Zukunft, hat aber kurzfristig keine finanziellen Konsequenzen.

Das kannst du heute noch tun

Noch bevor du die erste Betriebsratssitzung anberaumst oder einen Sensor kaufst: Starte mit einer strukturierten Ist-Aufnahme auf Basis vorhandener Daten. Die meisten Unternehmen haben bereits Zugangsdaten, WLAN-Logs oder Buchungssystemdaten — und haben diese nie systematisch ausgewertet.

Der folgende Prompt hilft dir, aus verfügbaren Rohdaten einen ersten Belegungsbericht zu erstellen:

Mit diesen Ergebnissen hast du eine erste Datengrundlage für das Gespräch mit der Geschäftsführung und dem Betriebsrat. Der nächste Schritt ist ein Termin mit dem Betriebsrat — nicht um zu präsentieren, sondern um gemeinsam zu definieren, welche Daten du für welchen Zweck erheben darfst.

Quellen & Methodik

• pro m², “Büronutzung im Wandel: Studie zur Büroarbeitswelt 2024” (Architekturblatt.de, 2024): Erhebung mit mehr als 125.000 Mitarbeitenden und über 3 Millionen m² Bürofläche im DACH-Raum. Kernbefunde: durchschnittliche Belegungsquote 61 %, Freitag-Minimum 31 %, 77 % der Unternehmen sehen Reduktionspotenzial, New-Work-Vorreiter erzielen durchschnittlich 44 % Flächenreduktion. URL: architekturblatt.de/bueronutzung-im-wandel-studie-zur-bueroarbeitswelt-2024/
• pro m², “Office Report 2025” (Architekturblatt.de, 2025): Daten von 201.000+ Mitarbeitenden, 4,32 Millionen m² DACH. Aktueller Durchschnitt 19,5 m²/Person; Ziel 14 m²/Person würde deutschlandweit ~120 Mio. m² einsparen. URL: architekturblatt.de/effizienz-statt-ueberfluss-office-report-2025-zeigt-massives-optimierungspotenzial-in-der-bueronutzung/
• DGUV Forum 9/2024, “Desk-Sharing-Studie zu psychischen Belastungsfaktoren”: Querschnittsstudie, n=1.996, Erhebungszeitraum März–Juli 2023. Zielgruppe: Beschäftigte im Desk-Sharing-Betrieb mit mind. einem Tag/Woche Büropräsenz. URL: forum.dguv.de/9-2024/desk-sharing-studie
• Milesight VS341 Desk-Sensor Preis: 97,46 € brutto (inkl. 19 % MwSt.), iot-shop.de, Stand Mai 2026. URL: iot-shop.de/en/shop/mil-vs341-868-milesight-vs341-lorawan-workplace-sensor-6654
• Flexopus Preise: Starter ab 1,59 €/Ressource/Monat, Business ab 2,99 €/Ressource/Monat; Hosting in Deutschland. URL: flexopus.com/flexopus-preise-und-kosten, Stand Mai 2026.
• BetrVG §87 Abs. 1 Nr. 6: Betriebsverfassungsgesetz, aktuelle Fassung. Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei technischen Einrichtungen, die “geeignet sind”, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Quelle: gesetze-im-internet.de/betrvg/__87.html
• DSGVO Art. 88 / §26 BDSG: Rechtsgrundlage für Verarbeitung von Beschäftigtendaten. Betriebsvereinbarungen nach §26 Abs. 4 BDSG können als Rechtsgrundlage dienen.
• Spacewell Implementierungskosten: Erfahrungswerte aus Anbieter-Kommunikation und Marktbeobachtung; wirtschaftlich sinnvoll ab 3.000–5.000 m² verwalteter Fläche (Stand April–Mai 2026).

Du willst wissen, ob sich eine Sensorinstallation für euer Gebäude rechnet, oder brauchst Unterstützung beim Betriebsratskonzept? Meld dich — das klären wir gerne gemeinsam in einem kurzen Gespräch.