Honorarermittlung und HOAI-Angebote mit KI

Das echte Ausmaß des Problems

Ein HOAI-Angebot zu erstellen ist eine doppelte Aufgabe: Kalkulieren und Kommunizieren. Die Kalkulation — Anrechenbare Kosten nach DIN 276 ermitteln, Honorarzone einordnen, Grundhonorar ablesen, Prozentuell auf Leistungsphasen aufteilen, Besondere Leistungen bewerten — das ist handwerklich erlernbar und mit einem HOAI-Rechner in 30–90 Minuten zu lösen.

Das Kommunikationsproblem ist schwieriger: Ein Honorarangebot muss dem Bauherrn erklären, was er für sein Geld bekommt — nicht in Gesetzessprache, sondern so, dass er im Angebotsvergleich mit drei anderen Büros versteht, warum dieses Angebot seinen Preis hat. Das ist keine Normenaufgabe. Das ist Überzeugungsarbeit.

Seit dem EuGH-Urteil von 2021 ist die HOAI nicht mehr als verbindliches Preisrecht anwendbar — Honorare sind frei verhandelbar, soweit kein deutsches Gericht die HOAI-Mindestsätze als Untergrenze festlegt. In der Praxis bedeutet das: Büros, die ihre Leistungen klar und überzeugend erklären, erzielen bessere Honorarvereinbarungen als Büros, die Formulare ausfüllen. Die Angebotsqualität ist direkt wettbewerbsrelevant.

Laut einer Befragung der Architektenkammer NRW aus 2023 verbringen Architekturbüros im Durchschnitt 4–8 Stunden pro Honorarangebot. Bei kleinen Büros mit 1–3 Personen, die monatlich 2–4 Angebote schreiben, sind das 8–32 Stunden pro Monat für Angebotsarbeit — ohne Garantie, dass der Auftrag kommt.

Mit vs. ohne KI — ein ehrlicher Vergleich

¹ Eigene Einschätzung basierend auf Rückmeldungen aus der Praxis; keine repräsentative Erhebung verfügbar.

Einschätzung auf einen Blick

Zeitersparnis — mittel (3/5) Die HOAI-Kalkulation übernimmt KI nicht — das bleibt beim Rechner oder beim Architekten. Was KI deutlich beschleunigt, ist die Textarbeit: Anschreiben formulieren, Leistungsphasen beschreiben, Besondere Leistungen erklären. Typisch sind 2–4 Stunden Ersparnis pro Angebot. Das ist real, aber im Vergleich zur Zeitersparnis bei Bauherrenkommunikation oder Visualisierungen nicht der höchste Wert in dieser Kategorie.

Kosteneinsparung — hoch (4/5) Hier ist der Hebel am größten: Ein gewonnener Auftrag mehr pro Quartal durch überzeugendere Angebote übersteigt die gesamten KI-Werkzeugkosten eines Jahres. Das lässt sich nicht mit einer Formel beweisen — aber der kausale Zusammenhang zwischen Angebotsklarheit und Auftragserfolg ist aus der Vertriebspraxis gut belegt. Dieser Use Case zahlt sich in gewonnenen Projekten aus, nicht nur in gesparter Zeit.

Schnelle Umsetzung — hoch (4/5) Du brauchst keinen technischen Aufbau. Du nimmst ein bestehendes Angebot, gibst es in ChatGPT oder Claude und bittest um eine überarbeitete, bauherrenverständliche Version. In einer Woche hast du einen reproduzierbaren Workflow. Das macht diesen Use Case zu einem der schneller einsetzbaren in der Kategorie.

ROI-Sicherheit — hoch (4/5) Du kannst direkt vergleichen: Wie viele der nach alter Methode verschickten Angebote wurden in Aufträge umgewandelt, wie viele nach neuer? Das ist ein klarer Vorher-Nachher-Indikator. Der Zusammenhang ist messbar — auch wenn andere Faktoren immer mitspielen.

Skalierbarkeit — mittel (3/5) Jedes neue Angebot profitiert, aber der Aufwand pro Angebot bleibt ähnlich — KI beschleunigt die Textarbeit, ersetzt aber nicht die inhaltliche Kalkulation. Mit wachsendem Angebotsvolumen steigt der Nutzen linear, nicht überproportional.

Richtwerte — stark abhängig von Angebotsvolumen und Komplexität der Projekte.

Was KI bei HOAI-Angeboten konkret macht

KI übernimmt den Textteil des Angebots — die Kalkulation bleibt beim Architekten oder beim HOAI-Rechner. Das ist eine klare Aufgabenteilung, die funktioniert weil sie keine Überschneidung hat.

Konkret einsetzbar für:

Leistungsphasen verständlich beschreiben: Die HOAI-Formulierungen für LPH 1–9 sind rechtssicher, aber für Bauherren ohne Fachkenntnis kaum verständlich. KI formuliert daraus projektspezifische Beschreibungen: “In Phase 3 (Entwurfsplanung) entwickeln wir auf Basis Ihrer Genehmigungen den ausführungsreifen Entwurf — inklusive Detailplänen, Materialbeschreibungen und der Abstimmung mit dem Tragwerksplaner. Sie erhalten Zeichnungen, die das Gebäude vollständig zeigen — mit allem, was für die Ausführungsplanung und die spätere Ausschreibung gebraucht wird.”

Besondere Leistungen begründen: Warum kostet BIM-Koordination extra? Warum ist Bauherrenberatung eine Besondere Leistung und nicht im Grundhonorar enthalten? KI formuliert diese Begründungen so, dass der Bauherr den Mehrwert versteht — nicht als Rechtfertigung, sondern als Leistungsbeschreibung.

Anschreiben individualisieren: Statt eines Standard-Anschreibens erhältst du einen Entwurf, der auf das konkrete Projekt, den Bauherrn und den Wettbewerbskontext eingeht. Du gibst die Fakten — KI baut daraus ein überzeugendes Einleitungsschreiben.

Was KI nicht übernimmt: Die Kalkulation bleibt Facharbeit. Welche Honorarzone trifft auf das Projekt zu? Wie werden die anrechenbaren Kosten ermittelt? Welche Leistungsphasen werden beauftragt? Das sind inhaltliche Entscheidungen, die du triffst — und die du mit einem HOAI-Rechner wie dem BKI Honorarermittler oder dem Online-Rechner auf hoai.de absicherst.

Der kritische Qualitätsschritt

Halluzinationen sind bei HOAI-Beschreibungen relevant: Ein LLM kann HOAI-Leistungsbilder inhaltlich falsch wiedergeben, Leistungen Phasen zuordnen, zu denen sie nicht gehören, oder Besondere Leistungen als Grundleistungen beschreiben. Jede KI-Formulierung zu konkreten Leistungsinhalten muss gegen die aktuelle HOAI-Anlage gegengeprüft werden. Das ist kein enormer Aufwand — aber kein optionaler Schritt.

Konkrete Werkzeuge — was wann passt

BKI BauKosten — Honorarermittler — Der BKI Honorarermittler ist das Standardwerkzeug für die HOAI-Kalkulation in Deutschland. Er ermittelt das Grundhonorar nach anrechenbaren Kosten und Honorarzone, berechnet die Aufteilung auf Leistungsphasen und dokumentiert die Berechnung für die Projektakte. Kein KI-Tool, aber unverzichtbar als Kalkulationsgrundlage. Kosten: im BKI-Paket ab 269 €.

ChatGPT (GPT-4o) — Für die Textarbeit am Angebot das direkteste Werkzeug. Du fütterst es mit den Eckdaten des Projekts (Gebäudeart, Leistungsumfang, Besondere Leistungen) und einem kurzen Stimmungshinweis zum Bauherrn — und erhältst Entwürfe für Anschreiben, Leistungsbeschreibungen und Begründungen. Kosten: 20–25 €/Monat.

Claude — Besonders stark wenn du bestehende Angebots-Formulierungen umschreiben willst: Claude überarbeitet Texte mit weniger “KI-Klang” als ChatGPT — der Output klingt natürlicher, was bei Angeboten wichtig ist. Kosten: 20 USD/Monat (Pro).

Perplexity Pro — Wenn du während der Angebotsvorbereitung aktuelle HOAI-Interpretation oder Kammerpositionen recherchieren musst (“Gilt BIM-Koordination als Grundleistung oder Besondere Leistung in LPH 5?”), kombiniert Perplexity Websuche mit Quellenangaben. Kein Ersatz für juristische Beratung, aber nützlich für schnelle Orientierung. Kosten: 20 USD/Monat.

Datenschutz und Datenhaltung

Honorarangebote enthalten Projektdaten, Budgetrahmen und manchmal auch Bauherren-Kontaktdaten. Wenn du diese Daten in eine KI-Plattform eingibst, gelten die DSGVO-Regeln.

Für die Praxis: In der Consumer-Version von ChatGPT (chatgpt.com) werden Eingaben standardmäßig für Training genutzt, sofern nicht in den Einstellungen deaktiviert. Für die API-Version von OpenAI und Claude gilt kein Training auf Eingabedaten — und ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist erhältlich.

Wenn du Angebotsunterlagen mit Bauherren-spezifischen Daten in KI-Tools verwendest: entweder die professionellen Tarife mit klarem Datenschutzrahmen nutzen, oder Personendaten durch Platzhalter ersetzen (“Bauherr B”, “Projekt München-Nord”). Die Formulierungsqualität ist dieselbe.

Was es kostet — realistisch gerechnet

Setup-Aufwand (einmalig):

• Prompt-Vorlagen für Angebote entwickeln und testen: 4–8 Stunden
• HOAI-Rechner-Abonnement: wenn nicht vorhanden, ca. 269 € einmalig (BKI)
• KI-Tool: 0 € Zusatzkosten bei bereits vorhandenem Abonnement

Laufende Kosten:

• ChatGPT Plus oder Claude Pro: 20–25 €/Monat (ohnehin in Nutzung)
• BKI Honorarermittler: einmalig oder jährlich

Konservative ROI-Rechnung:

• 3 Angebote pro Monat, je 3 Stunden Zeitersparnis: 9 Stunden/Monat
• Interner Stundensatz: 80–120 €/Stunde
• Zeitersparnis: 720–1.080 €/Monat
• Plus: 1 zusätzlich gewonnener Auftrag pro Quartal durch überzeugendere Angebote, Honorar 15.000 € → 5.000 €/Monat gemittelt
• Mehrkosten: faktisch 0 € (kein Zusatz-Tool nötig)

Der Haupthebel liegt nicht in der Zeitersparnis, sondern in der Angebotsqualität und der damit verbundenen Auftragserfolgsquote.

Drei typische Einstiegsfehler

1. Die KI mit der HOAI-Kalkulation beauftragen. KI kann keine verlässliche HOAI-Kalkulation erstellen. Anrechenbare Kosten, Honorarzone, Grundhonorar — das sind strukturierte Berechnungen, für die ein validierter Rechner nötig ist. KI “schätzt” Werte, die in einem Honorarstreit problematisch werden können. Nutze KI nur für den Textteil, nicht für die Zahlen.

2. Einen allgemeinen Angebots-Prompt ohne Projektkontext verwenden. “Schreib mir ein HOAI-Angebot” liefert Boilerplate. “Schreib mir ein Anschreiben für ein Honorarangebot für ein 12-Einheiten-Mehrfamilienhaus, Bauherr ist ein privater Investor mit drei bestehenden Immobilien, das Büro wird zum zweiten Mal angefragt, Wettbewerb mit zwei anderen Büros” — das liefert einen Entwurf, den du anpassen kannst. Kontext ist die entscheidende Variable.

3. HOAI-Formulierungen aus dem KI-Output direkt übernehmen ohne Prüfung. KI kann Leistungen Phasen zuordnen, zu denen sie nicht gehören, oder “Besondere Leistungen” aus der HOAI-Anlage beschreiben, die inhaltlich unvollständig oder falsch sind. Prüfe jede Leistungsbeschreibung gegen die HOAI-Anlage, bevor du sie ins Angebot übernimmst.

Was mit der Einführung wirklich passiert

Der Einstieg ist schneller als bei anderen Use Cases in der Kategorie. Du brauchst keine technische Einrichtung — du öffnest das Tool und probierst es mit dem nächsten Angebot, das du ohnehin schreiben müsstest.

Die erste Überraschung ist oft, wie viel besser ein KI-Entwurf eines Anschreibens klingt als dein eigener Rohentwurf — nicht weil die KI mehr weiß, sondern weil du die Fakten zusammenstellst und die KI daraus strukturierten, lesbaren Text macht. Dieser erste Moment überzeugt schneller als jede Erklärung.

Die zweite Überraschung ist, dass die Angebots-Erfolgsquote schwer zu messen ist. Du weißt selten genau, warum ein Bauherr dein Angebot gewählt hat oder nicht. Manche Büros führen deshalb eine Liste: Wie viele Angebote pro Monat, wie viele Aufträge. Das ist kein perfektes Instrument, aber es schafft zumindest eine Grundlage, um die Entwicklung zu verfolgen.

Realistischer Zeitplan mit Risikohinweisen

Häufige Einwände — und was dahintersteckt

„Wir haben ein Angebots-Template, das gut funktioniert.” Gut — dann nutze KI, um dieses Template projektspezifisch zu befüllen. Du gibst die Eckdaten des Projekts ein, die KI füllt die variablen Textteile. Das Template bleibt, die Individualisierung wird schneller.

„HOAI-Texte müssen rechtssicher sein, das kann ich nicht der KI überlassen.” Richtig — du überlässt sie ihr auch nicht. Du lässt sie einen Entwurf formulieren, den du prüfst und anpasst. Der Unterschied zur jetzigen Praxis: du startest mit einem strukturierten Textentwurf statt mit einem leeren Blatt.

„Unsere Bauherren sind Profis, die lesen keine langen Angebotserklärungen.” Dann brauchst du kürzere, präzisere Texte — und KI hilft dabei genauso. Du kannst explizit sagen: “Formuliere knapp, kein Marketingtext, der Leser ist erfahrener Investor.”

Woran du merkst, dass das zu dir passt

• Du schreibst mehr als 2 HOAI-Angebote pro Monat — dann lohnt sich der Aufbau reproduzierbarer Prompt-Vorlagen
• Angebotsarbeit kostet dich regelmäßig mehr als 4 Stunden — und du bist danach nicht zufrieden mit dem Ergebnis
• Du verlierst Ausschreibungen gegen Büros, die aufwendigere Angebotsunterlagen präsentieren
• Du hast Schwierigkeiten, Besondere Leistungen im Angebot klar zu begründen

Wann es sich (noch) nicht lohnt — drei harte Ausschlusskriterien:

1. Weniger als 2 Angebote pro Monat. Bei sehr geringem Angebotsvolumen lohnt sich die Prompt-Entwicklung kaum. Ein Büro mit 1–2 Angeboten pro Jahr sollte das Tool für einzelne Schreibaufgaben nutzen, aber keinen systematischen Workflow aufbauen.

2. Nur öffentliche Vergabeverfahren. Bei öffentlichen Vergaben nach VOF/VgV gibt es strenge Formvorgaben, die KI-generierte Texte nicht zuverlässig einhalten. Wer ausschließlich im öffentlichen Sektor akquiriert, hat weniger Spielraum für Individualformulierungen.

3. Keine Bereitschaft, die Kalkulation extern zu validieren. Wenn das Büro die HOAI-Kalkulation bisher nach Schätzung oder Erfahrungswerten macht und keinen verlässlichen Rechner nutzt, löst KI das Grundproblem nicht — und kann es verschlimmern, wenn KI für die Zahlen benutzt wird.

Das kannst du heute noch tun

Nimm ein bestehendes, bereits abgeschicktes Honorarangebot aus den letzten Monaten. Lade es in Claude oder ChatGPT hoch und bitte um eine überarbeitete Version mit dem Hinweis: “Formuliere das Anschreiben so um, dass ein Bauherr ohne Architektenkenntnisse versteht, was er für sein Geld bekommt — klar, ohne Fachbegriffe, ohne Floskeln.” Vergleiche beide Versionen.

Das dauert 15 Minuten und zeigt dir direkt, ob der Ansatz für dein Büro funktioniert.

Für die projektspezifische Angebotsarbeit findest du hier einen Prompt, der für die meisten Angebotssituationen funktioniert:

Quellen & Methodik

• Angebotsaufwand Architekturbüros: Architektenkammer NRW, Praxisbefragung 2023 (Ergebniszusammenfassung auf kammerweb.de)
• HOAI nach EuGH-Urteil: EuGH, Urteil C-377/17 vom 4. Juli 2019; Bundesarchitektenkammer, Hinweis zum Preisrecht nach dem HOAI-Urteil, Stand 2021
• HOAI 2021 Leistungsbilder: Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) 2021, Anlage 10 (Gebäude und Innenräume)
• Preise ChatGPT / Claude: Veröffentlichte Tarife der Anbieter, Stand April 2026
• BKI Honorarermittler: bki.de, Produktinformationen, Stand April 2026